陳陽

1 史志編纂工作中檔案資料查找的作用

史志是綜合記述一個地區(qū)從自然面貌到人文歷史全面情況的資料性著述，可傳承文明、記錄歷史、弘揚文化、服務(wù)社會、借史鑒今、啟迪后人。而編纂一部志書的質(zhì)量如何，特別是史料是否真實可信，在很大程度上取決于搜集的檔案資料是否豐富完整。唐代史學(xué)家劉知幾在《史通·采撰》里，論述史料對編史修志的重要性時，明確指出：“蓋珍裘以眾腋成溫，廣廈以群材合構(gòu)。自古探穴藏山之士，懷鉛握槧之客，何嘗不征求異說，采庶群言，然后能成一家，傳諸不朽。”檔案資料是編史修志的基礎(chǔ)，沒有充實的作為歷史真實記錄的檔案史料，要編修好一部內(nèi)容豐富、可資征信的志書是不可能的。由于檔案資料具有數(shù)量浩大，內(nèi)容繁復(fù)的特點，在編纂工作中對檔案資料的查找收集是一個非常重要的問題，它直接關(guān)系到史志編纂工作的質(zhì)量和進度。

2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則

首先，要堅持實事求是的原則。搜集檔案資料必須真實、客觀地抄錄有用資料，做到真實存史。其次，要堅持全面查找的原則。全面查找與題目有關(guān)的檔案全宗與類別，在搜集查找過程中，廣征博采，巨細(xì)皆收，做到“寧多勿漏”“橫不缺項”“縱不斷線”，避免“依據(jù)孤證作出結(jié)論，武斷歷史”。按照這一要求則應(yīng)對檔案資料進行全面搜集，為下一步選材、編纂工作提供一個比較完整、系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)。如果搜集檔案資料時漏一份與題目有關(guān)的材料往往要輾轉(zhuǎn)復(fù)查。特別是在史志編纂工作中所涉及的資料浩繁，有時竟難以復(fù)得。因此要做到查找宜寬，選材宜嚴(yán)。最后，要堅持為現(xiàn)實服務(wù)的原則。搜集檔案資料時，本著為歷史負(fù)責(zé)，既要搜集反映成績和經(jīng)驗的資料，也要有反映失誤和教訓(xùn)的資料，以借鑒歷史、開拓未來、服務(wù)社會。

3 史志編纂工作中檔案資料查找的方式

3.1 分清先后緩急，循序漸進。分藏在若干全宗的反映同一題目的檔案資料，在各個全宗中保存的數(shù)量有多寡之分，與題目的關(guān)系有直接和間接之別。因此，在查找檔案資料時，應(yīng)首先查找與題目有直接關(guān)系的藏量較豐富的全宗，然后再推及與題目有間接關(guān)系的藏量較少的全宗。這種“循序漸進”的查找方法，是可以避免重復(fù)勞動節(jié)省查找時間的。因為“直接”的全宗，常常保存的是與題目有關(guān)的檔案的正本或原稿，具有一定的“權(quán)威性”。而“間接”的全宗則往往藏有同一檔案的抄件。先查到正本原稿檔案材料，抄本則可不收。如果按相反的次序查找，則事倍功半，影響編纂工作的質(zhì)量和進度，做一些不必要的重復(fù)勞動。

3.2 注意把握檔案資料的線索，跟蹤追跡。在史志編纂工作中，所涉及的題目或者人物的活動，總有一定的時間期限。從大的范圍講，編纂一個歷史時期某一方面的題目，就可以從保存這一時期的若干檔案全宗中去查找；就小的范圍講，一個題目屬于某一年或者某一事件，就應(yīng)該從當(dāng)年或與這一事件有關(guān)的檔案中去搜尋。具體的題目中闡明的事件或人物的活動，又總有一定的地區(qū)或單位的范圍，按地區(qū)或者單位的線索查找檔案資料也是常用的方法。此外，還要注意從各級檔案館的新、舊檔案文獻(xiàn)匯編中發(fā)現(xiàn)新的材料線索。編纂人員在利用檔案匯編時，要注意這些材料中引文的出處，以發(fā)現(xiàn)新的資料線索。這對史志編纂工作中查找檔案資料趨于全面深入，是大有益處的。

3.3 科學(xué)組織查找力量，搞好分工協(xié)作。在編纂修志工作中，一般參加查找、搜集資料的人員較多。為提高工作效率，節(jié)省時間，在查找檔案資料時應(yīng)對資料搜集人員進行科學(xué)的分工。一般可以按檔案資料的分布特點組織力量，即按與篇目有關(guān)的檔案資料所藏的不同館（室）、全宗、類別組織力量分頭查找。這種分工方法，就要求各專業(yè)志的編纂人員，對該專業(yè)志的整個篇目內(nèi)容和與其有關(guān)的檔案材料的分布情況進行摸底，有一個全面的了解，以明確查找方向。另外，還可以按各專業(yè)志篇目內(nèi)容的特點，把較大的題目劃分為幾個階段或幾個問題，針對不同的階段或問題對有關(guān)的檔案資料進行分工查找。無論采用何種分工方法，在查找檔案資料的過程中，都應(yīng)該注意互通情報，緊密配合，以避免出現(xiàn)漏查和重收現(xiàn)象。

3.4 學(xué)習(xí)檔案管理知識，善于利用檔案檢索工具。檔案檢索工具是揭示和介紹檔案館所存的檔案內(nèi)容和成分，并對檔案進行管理和提供利用的工具。它為檔案利用者研究解決各種問題，提供具有參考價值的檔案和查找檔案資料的線索起著向?qū)ё饔?。檢索工具的種類是多種多樣的，從其所揭示和介紹的內(nèi)容與成分的對象劃分，大體可以歸納為三大類。第一，以一個全宗或全宗的一部分檔案為對象而編制的工具有：案卷目錄、全宗介紹、全宗單、全宗卷、卷內(nèi)文件目錄、重要文件卡片、重要文件目錄等。第二，以檔案館的全部或主要部分檔案為對象而編制的檢索工具有：分類卡片、分類目錄、檔案館介紹、全宗卡片，檔案存放地點索引等。第三，以一定的專題為對象而編制的檢索工具有：專題卡片、人物卡片、地名索引卡片、專題目錄、人名索引、地名索引、專題介紹等。編纂人員在查找搜集檔案資料時，只有熟悉和學(xué)會利用以上檢索工具，才能保質(zhì)保量地完成檔案資料的搜集查找工作。這就要求編纂人員學(xué)習(xí)和掌握一定的檔案管理知識。

3.5 開展調(diào)查訪問，補充檔案之不足。有些檔案史料由于社會和自然的原因，已經(jīng)散失不可復(fù)得，造成檔案資料不全，給編史修志工作帶來很大困難。為了彌補檔案史料之不足，采取調(diào)查訪問、開座談會、請知情人撰寫回憶錄等方式，搜集所謂“活”資料，作為以檔案為主的輔助手段是很必要的。這種“活”資料的珍貴之處在于提供了某些為現(xiàn)存檔案中所不見的史實和具體情節(jié)。但是這些“活”資料的參考和憑證價值是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能與檔案史料相比的，由于作者與當(dāng)時事件相隔久遠(yuǎn)和記憶上的局限或其他原因，表述上某些失真或不準(zhǔn)確之處在所難免。因此，史志編纂者在利用這些資料時進行認(rèn)真的考證是必不可少的。

總之，在史志編纂工作中，檔案資料的查找應(yīng)遵循實事求是、全面查找、為現(xiàn)實服務(wù)等原則，結(jié)合實際，科學(xué)地選用查找方法，才能為選材和編纂工作打好基礎(chǔ)，進而編纂出高質(zhì)量的志書。