李成鳳

（中鐵四局集團(tuán)電氣化工程有限公司，安徽蚌埠，233040）

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編研工作的思考

李成鳳

（中鐵四局集團(tuán)電氣化工程有限公司，安徽蚌埠，233040）

在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶給檔案編研工作機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了一些挑戰(zhàn)和問題。如何應(yīng)對這些問題，提升檔案編研工作水平，以適應(yīng)新形勢下檔案編研工作發(fā)展的需要，顯得較為迫切和重要。本文將從用戶需求分析、編研工作模式創(chuàng)新與功能拓展、編研合作、編研成果宣傳推介、檔案編研信息系統(tǒng)研發(fā)和編研人員的信息素養(yǎng)等方面作一些探討。

一、加強(qiáng)檔案編研工作用戶需求分析

隨著信息化進(jìn)程的加快，檔案用戶對檔案編研成果的認(rèn)識逐步加深，與此同時(shí)，不斷產(chǎn)生的檔案用戶需求成為檔案編研工作不可忽視的重要因素。現(xiàn)實(shí)需要是編纂工作的最大動(dòng)力，只有在宏觀上符合時(shí)代發(fā)展潮流，在整體上配合中心工作的編纂成果，才能在社會(huì)上有市場，也只有在這一大前提下，才能進(jìn)一步去捕捉各種社會(huì)熱點(diǎn)問題［1］。因此，對用戶需求進(jìn)行分析就顯得尤為重要。只有深入分析用戶需求，全面準(zhǔn)確地了解社會(huì)的需求及其變化規(guī)律，才能有針對性地生產(chǎn)出內(nèi)容豐富且滿足社會(huì)和用戶需要的編研成果。否則，編研出來的東西就有可能因?yàn)椴环仙鐣?huì)和利用者的需求而前功盡棄，從而浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

檔案編研工作中的用戶需求分析，應(yīng)主要強(qiáng)調(diào)對其專題性與系統(tǒng)性需求的研究。對檔案編研信息內(nèi)容的專題性需求，是由具體的檔案用戶需求所決定的。這類檔案用戶利用編研成果，其目的在于要準(zhǔn)確而迅速地獲取所需的檔案信息?？梢哉f，此類需求是由檔案用戶所需解決的實(shí)際問題所決定的，主要有學(xué)術(shù)研究、行政管理、編史修志等利用活動(dòng)。在滿足用戶專題性需求的基礎(chǔ)上，追求檔案編研信息的系統(tǒng)性也是一項(xiàng)基本要求。建立用戶分類體系，是滿足檔案編研系統(tǒng)性需求的有效途徑。檔案用戶的類型主要包括政府機(jī)關(guān)、學(xué)術(shù)科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及社會(huì)公民等類型。只有針對不同的檔案用戶類型，開發(fā)不同的編研成果，才能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案編研工作的更好發(fā)展。

二、創(chuàng)新模式，拓展檔案編研的社會(huì)化服務(wù)功能

檔案編研工作的傳統(tǒng)模式經(jīng)費(fèi)投入較大、出版周期延宕、信息交流受阻、成果形式單一的現(xiàn)實(shí)狀況，已難以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和現(xiàn)代檔案工作變革的客觀需要，必須加以更新。應(yīng)重視對新的思想觀念、理論方法和技術(shù)手段等的研究掌握，注意用新的思想觀念、理論方法和技術(shù)手段探討檔案編研工作的新規(guī)律、新特點(diǎn)，并將其應(yīng)用于檔案編研工作的業(yè)務(wù)實(shí)踐。這就要求檔案館（室）在進(jìn)一步強(qiáng)化檔案編研工作的過程中，努力結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，開拓檔案編研工作的新途徑，創(chuàng)新檔案編研工作的新模式、新體制，以集成綜合高效的檔案信息服務(wù)滿足社會(huì)公眾利用的需要。但應(yīng)強(qiáng)調(diào)指出的是，檔案作為具有原始記錄屬性的信息，內(nèi)容的唯一性和載體的典型性特點(diǎn)，又使其難以簡單地被電子文件、電子載體等其他形式徹底取代。新舊兩種模式、兩種體制所形成的檔案編研工作成果，作用與特點(diǎn)也不盡相同，各有優(yōu)勢，相互彌補(bǔ)?？傊?，傳統(tǒng)編研與網(wǎng)絡(luò)編研將長期共存與互動(dòng)，這是檔案館（室）在進(jìn)一步強(qiáng)化檔案編研工作過程中的必然選擇。

隨著檔案服務(wù)社會(huì)化程度的提高，檔案的社會(huì)功能也隨之拓展，檔案編研作為檔案服務(wù)的一種有效途徑，無論是其本身功能，還是編研成果的功能，都存在不斷拓展的趨勢［2］。傳統(tǒng)編研工作主要包括編纂檔案原文、編制檔案目錄、全宗指南、大事記、組織沿革等，目的在于方便查找利用，保護(hù)檔案原件，或者受政府機(jī)關(guān)之托進(jìn)行編研，很少對外公布或者對成果進(jìn)行大范圍傳播。隨著信息化的加快及檔案資源開發(fā)思想的深入人心，檔案利用大眾化、平民化程度加深，檔案編研本身的功能逐漸從存儲(chǔ)向傳播轉(zhuǎn)變，盡可能主動(dòng)地為社會(huì)提供檔案編研信息。編研成果功能的拓展也是檔案編研深化的主要方面。信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案網(wǎng)站為編研成果提供了多種展示的途徑，實(shí)現(xiàn)視頻、音頻及圖像等的綜合運(yùn)用，既吸引了眾多檔案用戶的光顧，也給檔案編研工作提出了新的要求。在開發(fā)傳統(tǒng)編研內(nèi)容的同時(shí)，針對民生、文化遺產(chǎn)保護(hù)等領(lǐng)域進(jìn)行開發(fā)形成編研成果，將成為新時(shí)期檔案編研工作的新出路。

三、注重檔案編研工作的合作

長期以來，檔案編研的研究工作主要是圍繞紙質(zhì)檔案為載體的傳播方式展開的，由于紙質(zhì)傳播媒體的特點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案編研活動(dòng)主要局限在以單位為主、獨(dú)立研究的狹小范圍內(nèi)，結(jié)果是常常出現(xiàn)相同一段時(shí)間不同地域研究者都在研究同一個(gè)問題，卻互不通氣，各自為政，造成一些研究選題重復(fù)，以及人力、物力與時(shí)間的浪費(fèi)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編研應(yīng)打破傳統(tǒng)的各自為政、小作坊式的檔案編研方式，使編研工作由封閉狀態(tài)轉(zhuǎn)為開放狀態(tài)，使檔案編研與社會(huì)的聯(lián)系更加廣泛。如可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)了解有關(guān)學(xué)科和專業(yè)發(fā)展的最新情況，及時(shí)捕捉有關(guān)學(xué)科的最新研究方向與進(jìn)展，及時(shí)和有關(guān)專家、學(xué)者與相關(guān)單位取得聯(lián)系，加強(qiáng)合作。如檔案館（室）之間、同行之間都可在網(wǎng)上互通信息，互通編研課題，或?qū)で蠛献骰锇?，走?lián)合編研之路，甚至可以實(shí)現(xiàn)跨單位、跨地區(qū)的合作編研和網(wǎng)絡(luò)出版。

因此，各檔案館應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的同時(shí)，借助信息化建設(shè)的有利條件，主動(dòng)地將自身館藏納入社會(huì)檔案信息共建共享的協(xié)作體系之中，努力形成檔案館之間、檔案館與社會(huì)之間、檔案館與公眾個(gè)人之間、檔案館與科研機(jī)構(gòu)之間“多媒合作”的檔案編研工作新體制，以更加有效地解決檔案信息共享、優(yōu)秀人才短缺、經(jīng)費(fèi)瓶頸制約及檔案編研素材相對貧乏等一系列長期困擾檔案編研工作發(fā)展的難題，形成規(guī)模效應(yīng)，擴(kuò)大編研成果的社會(huì)影響，增強(qiáng)整體競爭力，實(shí)現(xiàn)在新的社會(huì)歷史條件下檔案編研工作進(jìn)一步加強(qiáng)［3］。

四、強(qiáng)化檔案編研成果的宣傳與推介

檔案編研成果要想得到社會(huì)廣泛的認(rèn)可，取得顯著的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，就離不開對編研成果的宣傳與推介。因此，編研人員必須具備預(yù)測和把握市場需求的能力，應(yīng)有較強(qiáng)的成果推銷意識，不斷向社會(huì)宣傳和推介自己的產(chǎn)品，并根據(jù)市場和用戶的反饋調(diào)整編研方向。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，宣傳與推介環(huán)節(jié)在編研工作中所占的比重越來越大。要讓編研成果產(chǎn)生社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，其作用得到最大程度的發(fā)揮，就要走出自我封閉的高墻，廣泛地運(yùn)用報(bào)刊、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等多種傳媒手段、拓寬編研成果的宣傳渠道，向社會(huì)推銷自己的成果。例如，可以通過各種媒體進(jìn)行宣傳；主動(dòng)上門推銷；舉辦展覽，向社會(huì)各界展示自己的編研成果；編制編研成果簡介，分發(fā)到用戶手中，等等。而如今，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)普及率已經(jīng)大大提高，利用網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)宣傳并提供檔案編研成果，更是一種不容忽視的手段。用戶坐在辦公室或者家中就可以通過計(jì)算機(jī)利用檔案編研成果，這勢必給用戶帶來極大的方便，吸引大批的利用者，從而有利于樹立檔案編研成果在公眾心目中的新形象，逐步建立起獨(dú)特的品牌。

五、加緊研發(fā)功能完善的檔案編研信息系統(tǒng)

檔案編研部門應(yīng)與信息技術(shù)部門開展合作，加緊研發(fā)功能完善的檔案編研信息系統(tǒng)，對編研過程中的人流、物流、資金流、信息流進(jìn)行統(tǒng)一管理，協(xié)助檔案編研人員處理日常事務(wù)，優(yōu)化管理流程?？蓪⒄麄€(gè)編研過程分解為編研選題、資料準(zhǔn)備、編輯加工和排版制作等若干模塊，每一模塊的任務(wù)都可由預(yù)先設(shè)定的程序進(jìn)行自動(dòng)化管理和控制。

編研選題模塊建立選題資料數(shù)據(jù)庫，對選題階段所形成的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。數(shù)據(jù)庫中既可保存本次編研活動(dòng)的各種數(shù)據(jù)，也可提供以往歷次編研過程中所積累資料的檢索。資料準(zhǔn)備模塊主要對信息資料的搜集、挑選和審核進(jìn)行控制。系統(tǒng)可按照預(yù)先設(shè)計(jì)的相關(guān)條件和標(biāo)準(zhǔn)（資料收集的途徑和方式、查全率和查準(zhǔn)率、入選材料的數(shù)量、比率等）進(jìn)行資料的自動(dòng)檢索；也可根據(jù)預(yù)先設(shè)計(jì)的選材標(biāo)準(zhǔn)（材料的歸檔時(shí)間、主題內(nèi)容、時(shí)間斷限、地區(qū)范圍、形成機(jī)構(gòu)）自動(dòng)進(jìn)行材料的初選和審核；系統(tǒng)可自動(dòng)生成選材著錄卡片，對每一份入選檔案的處理情況進(jìn)行記錄。編輯加工模塊內(nèi)嵌的編輯軟件可完成檔案文字和圖像的校改，每一份檔案的編輯狀況都可以被系統(tǒng)日志即時(shí)記錄，以便對工作質(zhì)量和進(jìn)度實(shí)行目標(biāo)管理控制。系統(tǒng)的自動(dòng)編目功能可根據(jù)指令準(zhǔn)確、快速地編制不同形式的匯編資料目錄，對檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)的虛擬編排，提供多種檢索手段。排版制作模塊可為檔案匯編的排版制作提供規(guī)范模式，輔助編研人員進(jìn)行版面設(shè)計(jì)、插圖處理等，也可最后對已排好的版面進(jìn)行再次審定和校對［4］。通過檔案編研信息系統(tǒng)的智能規(guī)范，編研工作流程的一系列主要工作環(huán)節(jié)等都可通過計(jì)算機(jī)軟件得到科學(xué)而有效的智能化控制，從而提高檔案編研工作的效率。

六、提高檔案編研人員的信息素養(yǎng)

信息素養(yǎng)可以理解為在信息化社會(huì)中個(gè)體具有的各種信息品質(zhì)，包括信息能力、信息道德、信息意識、信息覺悟、信息觀念、信息潛能、信息心理等。信息素養(yǎng)是個(gè)綜合概念，它不僅蘊(yùn)涵著個(gè)體具備的發(fā)掘和利用社會(huì)信息源的基本技能，還包括了個(gè)體最基本的認(rèn)識和判斷信息的基本品質(zhì)［5］。隨著檔案信息資源的不斷增長和社會(huì)對檔案利用的日益頻繁，檔案編研因其能夠廣泛、系統(tǒng)地提供檔案服務(wù)而日益受到重視。在這種情況下，檔案編研人員的信息素養(yǎng)顯得尤為重要。傳統(tǒng)的編研工作具有收斂性與收縮性的思維傾向，而在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，創(chuàng)新型的檔案編研人員則需要具有宏觀視野、外向發(fā)散性和開拓性的思維取向，掌握一定的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要有意識地處理與轉(zhuǎn)換信息，對其進(jìn)行系統(tǒng)分類和綜合，并融會(huì)貫通為有機(jī)整體，轉(zhuǎn)換并升華為自己的知識技能，最終成為符合新時(shí)期檔案編研工作需要的復(fù)合型人才。

總之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編研工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。盡管網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為檔案編研工作提供了新的環(huán)境與機(jī)遇，但我們更要認(rèn)真對待網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代給檔案編研工作提出的新要求、新任務(wù)、新出路等，并對其進(jìn)行全面、深入的思考，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，強(qiáng)化薄弱環(huán)節(jié)，努力探索出檔案編研工作發(fā)展的新模式、新方法，使檔案編研工作能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展。

［1］陳永生.信息服務(wù)視角中的檔案文獻(xiàn)編纂原則［J］.北京檔案，2004（12）.

［2］黃廣琴，許云峰.新時(shí)期檔案編研工作變化探究［J］.蘭臺世界，2006（2）.

［3］張銳.強(qiáng)化檔案編研工作的對策探討［J］.檔案時(shí)空，2007（2）.

［4］李文以.基于現(xiàn)代信息技術(shù)條件的檔案文獻(xiàn)編纂模式探微［J］.檔案學(xué)通訊，2008（5）.

［5］李淑芳.論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編研工作者的信息素養(yǎng)［J］.蘭臺世界，2005（10）.