張成方

（豐縣衛(wèi)生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，221700）

新形勢下做好衛(wèi)生計生檔案工作的思考——以江蘇豐縣為例

張成方

（豐縣衛(wèi)生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，221700）

檔案管理是衛(wèi)生計生工作的重要組成部分。衛(wèi)生計生檔案不僅是衛(wèi)生計生事業(yè)發(fā)展歷程的全面記錄、服務(wù)衛(wèi)生計生業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)性工作，而且是涉及人民群眾切身利益的極其重要的基礎(chǔ)性民生檔案。近年來，豐縣縣鎮(zhèn)衛(wèi)生計生部門主動適應(yīng)新形勢、新任務(wù)、新常態(tài)的要求，推進(jìn)檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化，取得了很大進(jìn)展，但也存在一些問題，面臨著新的挑戰(zhàn)，需要有針對性地采取措施加以改進(jìn)，以便更好地為新時期衛(wèi)生計生工作服務(wù)，為全縣廣大人民群眾服務(wù)。

一、衛(wèi)生計生檔案管理取得了實實在在的成績

1.各級領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)重視。連續(xù)幾任縣衛(wèi)生計生部門的主要領(lǐng)導(dǎo)，都非常重視檔案工作的開展。在班子成員中明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，并配備了3名檔案管理專職人員。在辦公用房比較緊張的情況下，專門開辟了檔案庫房、閱檔室和展覽用房，千方百計保障檔案工作所必需的經(jīng)費，2014年度投入20余萬元定制專用檔案盒、購買無酸紙裝具等，2015年度又投入30余萬元用于檔案設(shè)備的更新和檔案信息化工作。先后出臺10余份文件加強(qiáng)檔案工作管理，如《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)衛(wèi)生計生檔案管理工作的通知》《關(guān)于實行“五個統(tǒng)一”規(guī)范衛(wèi)生計生檔案工作的意見》和《關(guān)于衛(wèi)生計生檔案實行目標(biāo)管理考核的通知》等文件，對各基層單位做好檔案工作提出了明確的要求，并對檔案工作薄弱的基層單位，嚴(yán)格要求其限期整改，有的基層單位克服專業(yè)檔案人員不足的矛盾，定期不定期全員動員集中整理檔案，實現(xiàn)了收集齊全、整理規(guī)范，確保了檔案工作規(guī)范有序。可以說，正是在連續(xù)幾任領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注下，才讓衛(wèi)生計生檔案工作逐步走上了正常軌道，既實現(xiàn)了檔案的規(guī)范化，也為衛(wèi)生計生工作的開展提供了便利，還積累了極為重要的民生檔案資源。

2.基層單位檔案管理日趨規(guī)范。全縣48家基層衛(wèi)生計生單位，有35家創(chuàng)造條件建立了專門檔案室，其余13家檔案室與辦公室合并建設(shè)，為開展檔案工作提供了基本的平臺和環(huán)境。各單位先后購置充實了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、抽濕機(jī)等多種專業(yè)設(shè)備；研發(fā)添置了文書檔案管理系統(tǒng)、組織人事檔案管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、育齡婦女管理信息庫和居民健康檔案信息庫等10余款軟件。目前全縣庫藏各種計生衛(wèi)生檔案6萬余卷近7萬件，包括組織人事、科技、文書、基建、會計、醫(yī)療設(shè)備等，還有音頻、視頻、影像底片等不同類別、不同載體的檔案，是黨和國家非常珍貴的民生檔案資源。尤其是縣衛(wèi)生計生委作為全縣組織人事檔案4家管檔單位之一（其他3家分別為組織部、人社局、教育局），管理著全縣衛(wèi)生計生系統(tǒng)2萬多份干部職工檔案，在2015—2016年“三齡一歷”認(rèn)定工作中，成績突出，在省市檢查中人事檔案優(yōu)秀率達(dá)95%以上，被縣委、縣政府授予“先進(jìn)單位”稱號。

豐縣開展“情滿雙牽手，幸福夕陽紅”大型關(guān)愛活動

豐縣衛(wèi)計委開展婦幼保健和檔案工作宣傳活動

3.各項規(guī)章制度不斷完善。縣衛(wèi)生計生委明確了《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，建立了《檔案規(guī)范化管理制度》《檔案查閱制度》《檔案庫房保管制度》等，從機(jī)制上保障了檔案工作的有效開展?？h人民醫(yī)院、中醫(yī)院、疾控中心、衛(wèi)生監(jiān)督所和婦幼保健所等基層單位檔案室，也明確了《立卷歸檔制度》《檔案工作人員崗位職責(zé)》等檔案工作制度。

4.檔案業(yè)務(wù)人員配備進(jìn)一步強(qiáng)化。從原來檔案專職人員比較缺乏，到2015年底全縣48家基層單位配備了51名檔案從業(yè)人員，其中55歲以上2人，45—55歲23人，35—45歲21人，35歲以下5人。這些人員中，10人為檔案專業(yè)或相近專業(yè)，具備一定的檔案業(yè)務(wù)水平，18人有檔案管理專業(yè)職稱，其中高級職稱3人。

二、衛(wèi) 生計生檔案管理存在的問題

1.重視檔案工作的氛圍不夠濃厚。部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)沒有把衛(wèi)生計生檔案工作真正抓在手上，口頭講得多，實際關(guān)心少，沒有將檔案工作列入年度考核體系，檔案意識還沒有在單位全體人員中真正樹立起來。檔案管理制度雖然掛在墻上，但細(xì)化、具體化不到位，缺乏可操作性。在48家基層單位中有13家還沒有配備專門的檔案室，部分檔案室?guī)旆窟_(dá)不到防潮、防蛀等“八防”要求，有的甚至還缺少存儲、檢索設(shè)備，與檔案管理現(xiàn)代化、信息化的要求差距較大。

2.部分單位檔案管理不夠規(guī)范。一是檔案信息收集不規(guī)范，沒有樹立全員抓檔案的意識，導(dǎo)致有的負(fù)責(zé)人將各種會議文件、資料滯留在自己手中，不及時向檔案部門移交歸檔，極易造成歸檔不全現(xiàn)象。二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中出現(xiàn)卷內(nèi)目錄與實際文件不符，偶爾會發(fā)生卷內(nèi)資料重復(fù)、漏失現(xiàn)象等，有的沒有按最新的規(guī)范要求進(jìn)行裝訂立卷，存在格式欠規(guī)范現(xiàn)象。三是檔案利用不規(guī)范。沒有形成規(guī)范的借檔、還檔制度，制約了檔案的利用，大大影響了檔案工作在促進(jìn)基層工作開展、服務(wù)人民群眾作用的發(fā)揮。

3.檔案隊伍建設(shè)不夠有力。不少基層衛(wèi)生計生檔案人員是兼職，外出參加檔案專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會較少，檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能提升較慢。全縣51名檔案人員中，45歲以上檔案管理人員占49%，由于年齡較大，接受新事物的能力較弱，對檔案管理的新知識、新法則了解不深，運用不好；電腦操作水平較低，先進(jìn)設(shè)備沒有發(fā)揮作用。另外，由于一些單位重視不夠，與醫(yī)療等醫(yī)技人員相比，檔案專業(yè)人員職稱晉升明顯滯后，影響了工作積極性。

三、加強(qiáng)衛(wèi)生計生檔案管理的對策

1.加強(qiáng)衛(wèi)生計生檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作是不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是一個單位的重要職責(zé)。同時，檔案工作也是一項綜合性、全局性的工作，強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)是工作順利開展的重要保障。為此，要強(qiáng)化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成主要負(fù)責(zé)人牽頭抓總、分管負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門具體負(fù)責(zé)、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系。一是明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，以便從單位的層面及時解決存在的各種問題。主要領(lǐng)導(dǎo)要重視支持檔案工作，真正做到檔案工作與衛(wèi)生計生工作同部署、同檢查、同考核，營造檔案工作良好的大環(huán)境。二是檔案管理人員要按規(guī)定及時接收、督促檔案的移交，嚴(yán)格按年度規(guī)范歸檔、立卷，做好檔案的日常業(yè)務(wù)。三是單位全體人員都要樹立檔案意識和檔案紀(jì)律意識，自覺對照歸檔范圍及有關(guān)規(guī)定，及時將應(yīng)歸檔的材料收集齊全、整理規(guī)范后移交檔案部門，形成全員關(guān)注檔案的濃厚氛圍，為檔案工作全面開展打下基礎(chǔ)。

2.重視檔案資源開發(fā)利用。社會需求是做好一項工作最主要的動力。在做好檔案基礎(chǔ)工作的同時，要根據(jù)工作開展的需要和人民群眾的需求，深入研究、挖掘衛(wèi)生計生檔案的內(nèi)在價值，讓檔案工作更具活力。衛(wèi)生計生檔案在疾病診斷、醫(yī)療鑒定、獎勵扶助、證件辦理、信息資源共享中具有指導(dǎo)作用，在健康生活、疾病控制、國情國策和人口資源環(huán)境教育中具有積極作用。深入開展檔案編研工作，為民生信息、人口宏觀發(fā)展調(diào)研服務(wù)，為完善生育政策調(diào)整提供實踐依據(jù)，為國策宣傳和人口教育提供素材。檔案部門要做好檔案的日常管理，深入開發(fā)各種檢索、統(tǒng)計、信息抓取工具，提高檔案的可查考性、可檢索性；及時圍繞重點工作、難點問題提出檔案利用的意見，主動為領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員以及社會各界提供檔案利用服務(wù)。衛(wèi)生計生工作人員在做好檔案歸檔移交的基礎(chǔ)上，可將檔案部門作為可靠的后盾，更好地利用檔案資料促進(jìn)工作開展。此外，在遵守保密規(guī)定、尊重個人隱私的基礎(chǔ)上，及時合理劃定開放范圍，向其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體乃至社會開放檔案，用于學(xué)術(shù)研究、政策制定、權(quán)利維護(hù)等方面，不斷滿足社會的檔案利用需求。

3.抓好檔案制度建設(shè)和宣傳。完善的規(guī)章制度是提高和規(guī)范檔案工作的基礎(chǔ)和前提。首先，各級衛(wèi)生計生單位要結(jié)合實際建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，如《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》等，利用制度解決檔案管理中收集不規(guī)范、整理不規(guī)范和利用不規(guī)范等問題。其次，在具體工作中，要印發(fā)檔案工作手冊，明確檔案工作任務(wù)和檔案實際操作要求，每年年底對檔案管理工作進(jìn)行考核和評比，有效激勵檔案人員貫徹執(zhí)行檔案管理制度的自覺性，推動各項制度得到真正落實。第三，要搭建檔案宣傳平臺，通過多種途徑積極開展檔案法律法規(guī)的宣傳。要在本單位網(wǎng)站、宣傳欄、櫥窗張貼《檔案法》《檔案法實施辦法》和《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等檔案法律法規(guī)，強(qiáng)化本單位職工檔案意識；利用“國際檔案日”加強(qiáng)檔案宣傳，如開展檔案法知識競賽、開展檔案法演講比賽、組織有關(guān)人員參觀檔案室等，不斷增強(qiáng)本單位職工參與、支持檔案工作的意識。

4.加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)。人才隊伍建設(shè)是搞好檔案工作的核心保障。要按照“政治強(qiáng)、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精”的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)衛(wèi)生計生檔案隊伍建設(shè)。一要及時充實、合理調(diào)配檔案人員。注意吸收專業(yè)型、復(fù)合型人才，逐步解決檔案人員年齡偏大、兼職較多等問題。二要大力實施職業(yè)素質(zhì)提升工程。通過“走出去、請進(jìn)來”以及實地培訓(xùn)、跟班培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)?！白叱鋈ァ?，即定期組織外出觀摩學(xué)習(xí)，分批組織檔案人員參加省、市、縣組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。如積極組織全縣衛(wèi)計系統(tǒng)檔案人員參加省檔案從業(yè)人員資格網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)、省市檔案高研班學(xué)習(xí)等?！罢堖M(jìn)來”，即邀請省、市專家對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行專題講課，通過舉辦各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、開辦專題講座、開展業(yè)務(wù)大練兵等形式，有計劃、有層次地對檔案人才進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的政治素養(yǎng)、道德水平和專業(yè)能力。同時充分利用各種學(xué)習(xí)平臺，定期組織檔案人員結(jié)合政治、檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)內(nèi)容開展演講評比活動，采用“一人講、大家評”的方式進(jìn)行，不斷提升干部隊伍政治理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)。三要關(guān)心檔案人員的成長進(jìn)步。努力培養(yǎng)和造就一批熱愛衛(wèi)生計生檔案事業(yè)，掌握法律、檔案、計算機(jī)等專業(yè)知識和先進(jìn)管理理念的復(fù)合型檔案管理人才，為衛(wèi)生計生檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。

5.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案部門一定要主動適應(yīng)新形勢，充分用好現(xiàn)代化的信息手段助推檔案工作。各級衛(wèi)生計生檔案室要配備高標(biāo)準(zhǔn)的電腦、A4高速掃描儀、A3平板掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等必需的檔案信息化設(shè)備，有條件的單位，檔案管理系統(tǒng)可配備專用服務(wù)器，也可由專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)中心托管和安全維護(hù)。各級衛(wèi)生計生單位要以電子病歷信息化、育齡婦女信息庫、OA辦公等電子公文處理系統(tǒng)全面使用為契機(jī)，加快衛(wèi)生計生檔案信息資源的開發(fā)利用，確保衛(wèi)生計生檔案信息化建設(shè)與衛(wèi)生計生機(jī)關(guān)信息化建設(shè)同步發(fā)展。積極推進(jìn)衛(wèi)生計生檔案數(shù)字化工作，建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫，對利用頻繁、重要的紙質(zhì)檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，同時建立照片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺。在加強(qiáng)衛(wèi)生計生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時，建立豐富多樣的衛(wèi)生計生檔案資源體系和方便廣大需求者的衛(wèi)生計生檔案利用體系，在確保檔案信息資源保密安全的前提下，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

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