李樹(shù)

（常州市國(guó)土資源局，江蘇常州，213003）

國(guó)土資源管理檔案系統(tǒng)與OAOA系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接的注意要項(xiàng)

李樹(shù)

（常州市國(guó)土資源局，江蘇常州，213003）

隨著國(guó)土資源管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱國(guó)土資源OA系統(tǒng)）的不斷深入應(yīng)用，如何推進(jìn)國(guó)土資源管理檔案信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱國(guó)土資源檔案系統(tǒng)）與國(guó)土資源OA系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，是當(dāng)前國(guó)土資源管理機(jī)關(guān)文檔信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。結(jié)合常州市國(guó)土資源管理局應(yīng)用“常州國(guó)土資源管理檔案信息系統(tǒng)”的實(shí)踐，筆者談?wù)剬?duì)國(guó)土資源檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無(wú)縫鏈接工作中的一些注意事項(xiàng)。

一、應(yīng)注意公文歸檔管理的規(guī)范性

國(guó)土資源OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中產(chǎn)生的公文進(jìn)行在線歸檔時(shí)，需要增加“歸檔年度”“機(jī)構(gòu)名稱”“保管期限”“歸檔部門(mén)”等歸檔和目錄數(shù)據(jù)的著錄，由于辦公室文秘人員和檔案管理人員往往不是同一人，由辦公室文秘人員直接在線歸檔往往不是很規(guī)范。為兼顧效率和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)兩系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，公文文秘人員可以將掃描的公文或電子文件按照一定的規(guī)范直接發(fā)送給國(guó)土資源檔案系統(tǒng)，國(guó)土資源檔案系統(tǒng)收到數(shù)據(jù)后，可通過(guò)相應(yīng)的軟件提醒檔案管理員進(jìn)行接收歸檔處理。檔案管理員對(duì)收到的待歸檔公文進(jìn)行審核、確認(rèn)，補(bǔ)充需要的檔案管理信息，進(jìn)行檔案案卷著錄，最后完成一整套歸檔入庫(kù)流程。這樣，通過(guò)兩系統(tǒng)的無(wú)縫在線對(duì)接，極大地提高了公文文書(shū)歸檔的效率和歸檔信息的準(zhǔn)確程度。

二、應(yīng)注意檔案數(shù)據(jù)管理的可靠性

國(guó)土資源檔案系統(tǒng)不僅要匯集管理國(guó)土資源OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的文書(shū)類檔案，而且要匯集管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)檔案，因此國(guó)土資源檔案系統(tǒng)應(yīng)具有比國(guó)土資源OA系統(tǒng)更高的安全等級(jí)。為此，國(guó)土資源檔案系統(tǒng)根據(jù)高可靠、高安全的要求，獨(dú)立部署在服務(wù)器虛擬化云集群中，這樣單臺(tái)服務(wù)器節(jié)點(diǎn)的軟硬件故障就不會(huì)影響系統(tǒng)的正常連續(xù)運(yùn)行，可以極大地提高系統(tǒng)的安全性和可靠性。同時(shí)，為了保障檔案數(shù)據(jù)的安全，所有檔案數(shù)據(jù)，包括圖像文件可全部保存在如Oracle這樣的大型數(shù)據(jù)庫(kù)中，這不但可以利用操作系統(tǒng)的安全保障機(jī)制，還可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)的安全機(jī)制。與此同時(shí)，國(guó)土資源檔案系統(tǒng)還應(yīng)對(duì)保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有文件信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，這樣即使非法用戶獲取了服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)權(quán)限，也無(wú)法使用獲取的檔案數(shù)據(jù)，從而保障了國(guó)土檔案系統(tǒng)達(dá)到很高的數(shù)據(jù)安全級(jí)別。

三、應(yīng)注意登錄信息驗(yàn)證的單一性

為保證用戶不必在兩系統(tǒng)中分別登錄驗(yàn)證身份，實(shí)現(xiàn)良好的用戶體驗(yàn)，提高工作效率，國(guó)土資源檔案系統(tǒng)和國(guó)土資源OA系統(tǒng)應(yīng)對(duì)一些基礎(chǔ)信息資源進(jìn)行深度集成，充分利用OA系統(tǒng)中組織機(jī)構(gòu)和人員等基礎(chǔ)信息。這樣不但可以避免這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)多頭維護(hù)所造成的各種弊端和隱患，而且在公文文書(shū)歸檔和檔案借閱、審批時(shí)，兩個(gè)系統(tǒng)可以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行用戶身份的甄別和驗(yàn)證，用戶的身份可以在兩個(gè)系統(tǒng)中通行。

四、應(yīng)注意檔案借閱利用的便捷性

檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理工作之目的所在。為方便所有具有權(quán)限的用戶查詢檔案，應(yīng)在OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)檔案目錄的檢索功能。應(yīng)保證國(guó)土資源檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的無(wú)縫集成，使得整個(gè)檔案借閱流程貫穿于OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)，用戶在整個(gè)借閱過(guò)程中完全感覺(jué)不到兩個(gè)系統(tǒng)的區(qū)別存在，就像在使用一個(gè)系統(tǒng)一樣。即用戶在查詢到自己需要的檔案目錄后，就可以針對(duì)該檔案發(fā)起檔案借閱申請(qǐng)流程，借閱流程根據(jù)檔案借閱管理的制度進(jìn)行審批通過(guò)后，得到授權(quán)的用戶就可以在線查閱該檔案的實(shí)際內(nèi)容。

五、應(yīng)注意檔案檢索引擎的智能性

檔案的利用需要檢索工具的便捷。一般的檢索是根據(jù)檔案的題名、文號(hào)等極其有限的幾項(xiàng)信息，一旦不知道這些信息就很難查詢檔案，此時(shí)往往需要進(jìn)行一些智能化、模糊化的查詢。因此，應(yīng)通過(guò)對(duì)所有檔案的電子掃描，開(kāi)發(fā)出對(duì)檔案所有正文信息，包括各種類型的附件文件信息的全文檢索功能，這樣用戶就可以根據(jù)任何有關(guān)信息，智能化、模糊化地檢索所關(guān)心的內(nèi)容，極大地方便了用戶的使用。由于全文檢索的數(shù)據(jù)量巨大，所以應(yīng)開(kāi)發(fā)高性能的搜索引擎，這樣可以進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地信息檢索。

六、應(yīng)注意綜合檔案庫(kù)藏的包容性

國(guó)土系統(tǒng)目前實(shí)行省、市、縣（區(qū)）三級(jí)垂直管理，各級(jí)國(guó)土部門(mén)在工作中都獨(dú)立地形成了自身的檔案，國(guó)土檔案管理工作中由于行政區(qū)劃調(diào)整等歷史原因，經(jīng)常造成由于不知道要查找的檔案在哪里保管而無(wú)法查找的情況。為實(shí)現(xiàn)未來(lái)各自檔案信息的兼容互通，國(guó)土資源檔案系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)不同單位的需要進(jìn)行異地分布式部署，實(shí)現(xiàn)物理上的各單位各自負(fù)責(zé)，獨(dú)立管理。但在宏觀全局上，又可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的分布式異地云查詢。為此，要加緊開(kāi)發(fā)國(guó)土資源檔案系統(tǒng)的云查詢功能，逐步兼容上下級(jí)檔案信息，這樣用戶就可以在任一地方的檔案庫(kù)中進(jìn)行一次性的云查詢，從而獲取所需要的檔案信息。