朱奕春（中鐵二十四局集團南昌鐵路工程有限公司）

淺談企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對策

朱奕春（中鐵二十四局集團南昌鐵路工程有限公司）

公文處理是行政機關(guān)實行系統(tǒng)領(lǐng)導和管理的重要手段，是辦公室最主要工作之一。本文分析了當前公文處理中存在的主要問題和原因，進而對如何適應企業(yè)新形勢的需要，加強公文處理工作進行了探討。

公文處理；問題；對策

公文處理工作指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是企業(yè)正常運營的工具，是聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的橋梁與紐帶，是實施領(lǐng)導和處理公務的重要方式，在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮著重要作用。公文處理工作做得好，對于保證政令暢通、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)和推動工作規(guī)范化、精細化、科學化能起到積極的作用。

1對企業(yè)管理中公文處理工作的認識

1.1公文處理過程是貫徹上級工作意圖、傳遞信息、指導工作的過程

在實際工作當中，上級機關(guān)除了召開會議、布署工作、批示文件等等之外，通常運用制發(fā)公文這個管理手段來傳達指導下屬單位和部門進行各項公務活動。公文處理過程通過一系列緊密聯(lián)系、環(huán)節(jié)相扣的程序達到貫徹上級文件、督促檢查和傳遞信息等作用。

1.2公文處理水平體現(xiàn)企業(yè)的管理水平

公文處理工作質(zhì)量的好壞與公文運轉(zhuǎn)的效率，直接影響到管理的質(zhì)量和效率。公文處理水平代表著企業(yè)的決策和管理的整體水平。假若在公文處理過程中出現(xiàn)疏漏或錯誤，則很可能歪曲或錯誤理解管理意圖，給文件執(zhí)行帶來不良后果；假若在公文處理過程中出現(xiàn)梗阻，則會延誤或妨礙工作的進程，降低工作效率。一個正規(guī)、成熟、高效的企業(yè)，必須有一套正規(guī)、成熟、高效的公文運轉(zhuǎn)系統(tǒng)，它的公文處理工作也必須是高質(zhì)量的。反之，公文處理混亂既是一個機關(guān)管理混亂、工作缺乏效率的標志，同時又是加劇這種混亂和低效的催化劑。因此，有必要予以糾正和克服。

2公文處理中存在的主要問題

2.1公文格式不規(guī)范

格式不規(guī)范現(xiàn)象是公文處理實踐中存在的常見和多發(fā)問題。具體表現(xiàn)在：發(fā)文字號不規(guī)范、文種使用不當、公文標題冗長煩瑣、一文數(shù)事、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂、標點符合號使用不規(guī)范等等，公文格式的各個要素都有出現(xiàn)不規(guī)范情況。

2.2公文處理程序不規(guī)范

公文擬制更加強調(diào)程序規(guī)范。具體表現(xiàn)在：①公文的“倒流”現(xiàn)象時有發(fā)生。按照規(guī)范的公文處理程序，公文文稿應按部門擬稿、部門負責人復核、辦公室審核、領(lǐng)導簽發(fā)的流程運轉(zhuǎn)。但有的部門違背公文處理的程序，擬制的文稿不經(jīng)辦公室審核，而直接送領(lǐng)導簽發(fā)后文稿才轉(zhuǎn)到辦公室核稿，造成公文“倒流”。②公文直接送呈領(lǐng)導個人或者多頭主送，越級行文、在報告等非請示性公文中夾帶請示事項，這些現(xiàn)象多出現(xiàn)在上行文中。③忽視協(xié)商會簽環(huán)節(jié)。當公文內(nèi)容涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應當主動協(xié)商會簽，與相關(guān)的部門溝通意見、統(tǒng)一認識，避免決策失誤，但在實際工作當中往往出現(xiàn)脫節(jié)。

2.3公文處理不及時

公文辦理時間有明確規(guī)定，但在實際工作中，公文處理遲緩，甚至相互推諉扯皮、積壓滯辦等不能按規(guī)定時限處理文件的現(xiàn)象時有發(fā)生，致使降低效率，貽誤工作。具體表現(xiàn)在：①在承辦公文時，對辦理有難度或不屬于本部門辦理的公文，不及時與相關(guān)部門協(xié)商說明情況，擅自延誤和積壓。②沒有建立限時辦結(jié)制。在辦文過程中，文件運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)不嚴密，出現(xiàn)拖拉延誤。比如在發(fā)文處理中，因某一環(huán)節(jié)辦理不及時，導致留給上級機關(guān)研究決策或下級機關(guān)貫徹執(zhí)行時間不夠，在一定程度上影響了公文效能的發(fā)揮。

3對上述問題的原因分析

上述幾個方面的問題是具有普遍性和多發(fā)性的，直接影響了公文處理的質(zhì)量和運轉(zhuǎn)效率，影響了企業(yè)的工作效能，究其原因主要是：

3.1思想認識不到位

思想認識上的偏差是公文處理存在一些問題的主要原因。長期以來，一些部門認為公文辦理過程就是一種形式，或者認為是一個簡單的程序；認為公文處理只是辦公室的事，職能部門只要把資料準備好、擬出簡單文稿來就可以了，至于其他的程序與自身沒多大關(guān)系；在擬制公文時“拿來主義”，把以往的文章修改后加入幾個新數(shù)字、新名詞，“新瓶裝舊酒”改頭換面就成了新公文，缺少必要的調(diào)查與思考，造成公文“年年歲歲花相似”，對實際工作無任何指導意義。

3.2公文審核不嚴格

公文處理過程中出現(xiàn)的各種問題，特別是公文質(zhì)量不高的現(xiàn)象，其原因盡管是多方面的，但絕大部分都與審核把關(guān)不嚴有關(guān)。按照公文處理程序來分析：①擬稿部門審核不嚴，在擬稿人起草公文和部門負責人復核時沒有做到細致規(guī)范，致使帶有問題的文稿流轉(zhuǎn)到辦公室。②辦公室審核把關(guān)不嚴，實際工作中，辦公室核稿往往停留在錯別字、行文格式等淺層次，忽視了對行文規(guī)則、字詞規(guī)范、語言內(nèi)容表述深層次的把關(guān)。

3.3人員素質(zhì)有待提高

少數(shù)從事文秘工作的人員沒有熟練掌握公文處理規(guī)范，弄通弄懂行文要求和規(guī)則，業(yè)務知識積累較少，公文辦理經(jīng)驗不足。

4針對存在問題建議采取的對策

4.1立足公文處理規(guī)范，做好公文處理的基礎(chǔ)工作4.1.1嚴格審核把關(guān)

公文的審核過程是保證公文質(zhì)量的一個關(guān)鍵步驟，是一項非常細致而又嚴謹?shù)墓ぷ?。未?jīng)審核的公文，不得送領(lǐng)導簽發(fā)，突顯出公文審核把關(guān)不可或缺的重要性。審核的重點應當主要包括：①行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。②內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。③文種是否正確，格式是否規(guī)范；時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、表格、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范等等。在發(fā)文過程中：①擬稿部門負責人要嚴格審核，把好“一審”關(guān)，確保無差錯后方可將文稿交給辦公室進行再次審核。②辦公室對發(fā)文文稿要全面認真審核，把好“二審”關(guān)。具體來說，就是嚴格把好政策關(guān)、內(nèi)容關(guān)、文字關(guān)和格式關(guān)，確保文稿質(zhì)量。

4.1.2正確掌握公文種類

企業(yè)適用的11種公文種類主要有：“決議”、“決定”、“通告”、“意見”、“通知”、“通報”、“報告”、“請示”、“批復”、“函”、“紀要”。在擬制公文時必須根據(jù)公文目的內(nèi)容準確使用，科學地界定文種。同時，要明確文種的適用范圍及行文關(guān)系。例如：避免亂用、混用文種，正確區(qū)分“請示”與“報告”；避免生造文種，不能把“辦法”、“匯報”、“總結(jié)”等作為公文的文種。

4.1.3規(guī)范公文格式

公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現(xiàn)形式，即公文的外觀形式。規(guī)范的公文格式，為大家閱讀、承辦公文和依據(jù)公文進行管理創(chuàng)造了便利條件，為運用計算機技術(shù)和自動化辦公設備進行公文信息處理提供了保證。嚴格按照公文格式寫作、處理，是使公文規(guī)范化、制度化，提高公文質(zhì)量的重要條件，是公文嚴肅性的重要標志。

4.1.4嚴格行文規(guī)則

行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準則。行文規(guī)則可以說是公文處理的“綱”。抓住了這個“綱”，就等于牽住了公文處理的“牛鼻子”。行文規(guī)則包含了行文的原則、行文的方向和行文的要求三個方面內(nèi)容。我們在平時的實際工作中要堅持行文的原則，按照規(guī)定的范圍行文，嚴格遵守限制條件，掌握聯(lián)合行文的要求，以便于提高行文的效用，規(guī)范行文體式。

4.1.5明確辦文時限

對于公文時限性的要求，主要有兩點：①上級機關(guān)交辦的公文，一般應在兩周內(nèi)辦結(jié)；有具體時限要求的，從其要求。②機關(guān)部門之間會簽公文，原則上不超過三個工作日，超時需提前與主辦部門協(xié)調(diào)，否則將視為同意。

公文處理人員要樹立時間觀念，嚴格遵守時限要求，對每一份公文及時辦理，做到不拖、不壓、不誤、不漏。一般公文盡快處理，緊急公文緊急處理，在規(guī)定時間內(nèi)辦結(jié)。確保公文處理件件有著落，事事有結(jié)果。

4.1.6規(guī)范公文處理程序

公文處理是一項環(huán)環(huán)相扣、聯(lián)系緊密、連貫性較強的工作，要使它有條不紊的高效運轉(zhuǎn)，必須嚴格規(guī)范公文處理程序。公文處理流程要歷經(jīng)若干個工作環(huán)節(jié)和崗位，任何環(huán)節(jié)和崗位出現(xiàn)阻滯，都會影響公文的質(zhì)效。因此，加強各崗位之間的密切配合和協(xié)作，使各環(huán)節(jié)、各崗位之間有序無縫銜接，是確保公文運轉(zhuǎn)自如的關(guān)鍵所在。

辦公室應對文件的收發(fā)、批辦、傳遞、催辦、督辦等個個環(huán)節(jié)實行全過程跟蹤，從頭至尾掌握文件辦理的動態(tài)情況。絕不能“為公文而公文”，把工作標準和要求定位在簡單的收收發(fā)發(fā)上，而應當正確認識和處理好公文的管理和利用的辯證關(guān)系，尤其要努力探索如何在處理好文件的基礎(chǔ)上保證每一份文件的內(nèi)容和精神在公司、部門、項目部都得到認真的貫徹和執(zhí)行，充分發(fā)揮文件在推動企業(yè)管理、服務領(lǐng)導決策、指導本職工作中的權(quán)威作用。

4.1.7做好立卷歸檔

公文辦完后，應當根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和相關(guān)附件整理立卷。保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，以便于保管和利用。每年一季度將上年應歸檔的文件收集齊全，按文書立卷要求進行整理編目、立卷。歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期

向檔案室移交。

4.2加強對公文處理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

4.2.1樹立政治意識

堅定公文處理人員正確的思想導向，培養(yǎng)大局意識和全局觀念，切實增強他們自身的政治素養(yǎng)。如果不講政治，可以說這項工作根本無從做起。因此從事公文處理的人員，必須具有較高的政治素養(yǎng)，特別是要有一定的政策理論和法律水平，有較強的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀律觀念。

4.2.2加強業(yè)務技能培訓

公文處理工作是一項極富責任感和專業(yè)水準的工作，往往因為一個崗位的調(diào)換而發(fā)生巨大的落差。因此，要求公文管理人員進一步熟悉公文處理工作的程序，掌握公文處理工作的規(guī)律。與此同時，要調(diào)整充實辦公室公文把關(guān)人員的力量，加強公文處理人員隊伍建設，并保持人員隊伍的相對穩(wěn)定。在實際工作中，還可以通過組織培訓、辦班講座、研討交流和公文評比等多種形式，提高公文處理人員的業(yè)務水平。

4.2.3加強職業(yè)道德及作風建設

著力培養(yǎng)公文處理人員勤奮敬業(yè)、無私奉獻的職業(yè)道德精神，使其自覺遵守國家法律和工作紀律，確保涉密公文不泄密。同時發(fā)揚精益求精、精雕細刻、精耕細作的工作作風。

4.3定期考核檢查，建立科學的公文處理制度和完善的激勵機制

上級機關(guān)要加強對下級機關(guān)公文處理工作的指導和監(jiān)督檢查。定期對公文處理工作進行總結(jié)、評比、表彰，并制定科學的公文處理量化考核標準。通過檢查、考核、評比等考核辦法，對符合考核標準的要給予表揚，對不符合考核標準要給予批評。

本級機關(guān)可以定期對各部門發(fā)文的千字錯誤率、差錯率進行統(tǒng)計和分析，檢查出的問題逐項提出整改意見，并反饋至部門，以避免類似問題重復出現(xiàn)。以此不斷強化各部門的行文規(guī)范意識和核稿糾錯能力，從行文規(guī)則、文種選用、體例格式等方面高標準、嚴要求。

建立完善各類公文處理制度、檢查制度，嚴格辦文程序和辦文規(guī)則，是解決公文處理過程中存在問題的重要途徑。只有建立健全并不斷完善這些制度，用制度規(guī)范辦文程序，嚴格執(zhí)行辦文規(guī)則，并輔之以必要的檢查制度和激勵機制，方能減少失誤、杜絕錯誤，才能使公文處理工作有序可循、規(guī)范運行。

5結(jié)束語

總之，公文處理是一項多層次，多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工作。要優(yōu)質(zhì)高效地做好企業(yè)公文處理工作，不論是部門還是辦公室人員都要時刻保持高度的責任感和使命感，不斷提高自身的政治素養(yǎng)和專業(yè)技能，自覺依照公文處理程序辦事，嚴格遵守公文處理制度，強化執(zhí)行考核制度，把好公文處理的每一環(huán)節(jié)，以確保公文處理工作正常、有序、高效的運行。

［1］李 雯.淺談企業(yè)公文處理中的問題及對策.中國科技博覽，2014.

［2］陳衛(wèi)軍.企業(yè)公文處理過程中常見問題及對策探析.辦公室業(yè)務，2014.

C931.46

A

2095-2066（2016）02-0180-02

2015-12-28

朱奕春（1973-），女，經(jīng)濟師，大本，主要從事辦公室行政管理工作。