貴州省黔西南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院 曾 娜

高職院校數(shù)碼照片檔案的科學(xué)管理方案探析

貴州省黔西南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院 曾 娜

數(shù)碼照片在檔案管理使用中為高職院校的人員管理、教學(xué)和科研都帶來(lái)很大的便利。本文從高職院校數(shù)碼照片檔案的管理出發(fā)，分析高職院校數(shù)碼照片檔案管理中可能存在的問(wèn)題，提出一定的解決策略，以科學(xué)的角度，研究高職院校數(shù)碼照片的檔案管理。

高職院校 數(shù)碼照片 檔案管理

一、高職院校數(shù)碼照片檔案管理工作的主要問(wèn)題

1.管理制度不完善。數(shù)碼照片近些年人們普遍使用的新興事物，數(shù)碼照片管理存在一些問(wèn)題。數(shù)碼照片管理的有關(guān)制度不是很完善，科學(xué)管理不完備。一部分高職院校的數(shù)碼照片檔案管理處于混亂狀態(tài)，包括不重視照片的即時(shí)存檔、有序排列和確立相對(duì)應(yīng)部門等。

2.不規(guī)范的整理。數(shù)碼照片拍攝結(jié)束后，一些人將照片保存在計(jì)算機(jī)里。很少有專門的人員分門別類地整理照片。久而久之，如此存放的照片越來(lái)越多，使數(shù)碼照片整理工作困難變得大，整理者往往因?yàn)槲募?nèi)照片信息過(guò)于繁雜和時(shí)間事件的不確定將其整理工作擱置。

3.照片損失的情況比較嚴(yán)重。目前，高職院校數(shù)碼照片損失情況是檔案管理工作的難點(diǎn)。首先，一些數(shù)碼照片的拍攝人員不是專業(yè)攝影師，對(duì)照片保存和數(shù)碼相機(jī)的使用不專業(yè)。其次，高職院校對(duì)存儲(chǔ)數(shù)碼照片的計(jì)算機(jī)等儲(chǔ)備設(shè)備不進(jìn)行及時(shí)檢查修理，導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)故障后照片缺失。

4.照片查閱器的開發(fā)難度大。高職院校沒(méi)有專業(yè)的照片查詢檢索儀器，照片調(diào)出時(shí)會(huì)有較大難度?！案呗氃盒Ｆ毡闆](méi)有專門的數(shù)碼照片檢索系統(tǒng)，數(shù)碼照片檢索查閱現(xiàn)象嚴(yán)重，再加上數(shù)碼照片的漏歸及歸檔的不規(guī)范，更使高職院校數(shù)碼照片檔案資源難以得到有效的開發(fā)和利用?！?/p>

5.影像資料對(duì)學(xué)校檔案管理的重要性以及其在實(shí)際中的被忽視。高科技飛速發(fā)展的今天，普通的文字檔案和照片檔案早已不能滿足高職院校對(duì)檔案管理的需要。影像資料將數(shù)碼照片包括于其中后，作為學(xué)校檔案的重要組成部分，對(duì)保存當(dāng)時(shí)的事件具有極大的價(jià)值。由于高職院校檔案管理不足，影像資料的管理處于混亂狀態(tài)。

二、高職院校進(jìn)行數(shù)碼照片檔案科學(xué)管理應(yīng)該達(dá)到的條件

1.軟件設(shè)施。首先要建立起數(shù)碼照片數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)和數(shù)碼照片的收集系統(tǒng)。從高職院校的工作流程來(lái)看，在使用數(shù)碼照片最多的部門應(yīng)該是黨政辦公室以及教學(xué)科研部等。大部分高職院校并沒(méi)有設(shè)立一個(gè)專門管理數(shù)碼照片檔案的部門，并沒(méi)有做到專人專管的機(jī)制，因此，這個(gè)部門可以采用兼職的方法進(jìn)行管理。另外，必須要及時(shí)歸檔，保證數(shù)碼照片檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。“各高職院?？梢愿鶕?jù)自身需求、依據(jù)當(dāng)前工作實(shí)際內(nèi)容，制定出一整套適合于本校、本部門的數(shù)碼照片檔案管理制度，并明確數(shù)碼照片檔案管理人員的職責(zé)范圍，通過(guò)相關(guān)制度的建立，對(duì)有關(guān)的管理規(guī)范和操作要求加以層層落實(shí)?！避浖芾硎强梢栽诟髯愿呗氃盒５膶W(xué)校上進(jìn)行變通，摸索出適合本校的管理方法。

2.硬件設(shè)施。對(duì)數(shù)碼照片來(lái)說(shuō)，數(shù)碼的拍攝離不開數(shù)碼相機(jī)，存儲(chǔ)環(huán)境離不開計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)卡、光盤等。從硬件設(shè)施上看，高校的數(shù)碼照片管理處應(yīng)有數(shù)碼攝像機(jī)（高分辨率的單反攝像機(jī)最好）、數(shù)碼存儲(chǔ)工具等，還需要打印機(jī)，計(jì)算機(jī)和光盤刻錄器等。

三、高職院校數(shù)碼照片檔案科學(xué)管理的措施

1.入檔數(shù)碼照片的甄選。數(shù)碼照相機(jī)拍攝結(jié)束后，未經(jīng)處理的照片進(jìn)入檔案管理處，檔案管理處的工作就開始了。為保證照片的全面性，攝影師要拍攝活動(dòng)中值得記錄的畫面。因此，檔案管理員要根據(jù)活動(dòng)的主題對(duì)所拍攝的照片進(jìn)行過(guò)濾篩選，只有針對(duì)活動(dòng)主題并且具有代表性的照片才會(huì)被留到檔案中。所以，進(jìn)行照片篩選時(shí)，管理人員要考慮到照片的分辨率和清晰度，考慮到照片的真實(shí)性，考慮照片的價(jià)值、照片的整體效果，考慮照片對(duì)時(shí)間的記錄，使其在日后可以提供準(zhǔn)確的信息。

2.明確數(shù)碼照片的收集歸檔范圍。一般在學(xué)校各種活動(dòng)中直接形成的，反映學(xué)校工作活動(dòng)，具有考察利用價(jià)值的照片都屬于收集范圍。在范圍上，照片可以分為以下幾個(gè)方面：①教學(xué)科研方面：高職院校舉辦某科研成果的表彰會(huì)或者研討會(huì)時(shí)所記錄的數(shù)碼照片，高職院校教師進(jìn)行教學(xué)示范時(shí)所記錄的數(shù)碼照片等；②黨政開會(huì)活動(dòng)的照片；③學(xué)校的重要活動(dòng)所拍攝的數(shù)碼照片，如運(yùn)動(dòng)會(huì)、大型晚會(huì)、校慶和學(xué)校外交活動(dòng)等；④人物方面，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、專家和教授等來(lái)校交流與訪問(wèn)的照片；⑤校園建筑風(fēng)景等照片。

3.對(duì)數(shù)碼照片檔案進(jìn)行明確標(biāo)注。新聞信息的標(biāo)注有時(shí)間、地點(diǎn)、人物，事件發(fā)生的起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果。數(shù)碼照片檔案的標(biāo)注需要：來(lái)由、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、人物、拍攝者這六個(gè)要素。這六個(gè)要素需要在檔案中進(jìn)行說(shuō)明，在不完整的數(shù)碼照片檔案中及時(shí)補(bǔ)充說(shuō)明，使其成為完整的數(shù)碼照片檔案。隨后，管理者要對(duì)歸檔的文件進(jìn)行必要的修復(fù)，“主要工作是對(duì)選中的應(yīng)歸檔文件進(jìn)行必要的處理，如影像文件的修復(fù)、說(shuō)明的編輯、說(shuō)明文件與影像文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系的設(shè)置等”。

4.高職院校數(shù)碼照片檔案的保存。檔案的保存以長(zhǎng)期保存和完整性為基本目標(biāo)。數(shù)碼照片的保存依托于電子載體。因此，為保證高職院校數(shù)碼照片檔案的安全性，保存方式應(yīng)為光盤脫機(jī)保存。一份資料可以根據(jù)高職院校的情況進(jìn)行分份保存，對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)版可以放在一起保存，方便需要時(shí)進(jìn)行查閱。

［1］吳定宜，周華青.高校數(shù)碼照片檔案的規(guī)范化管理［J］.蘭臺(tái)世界，2009

［2］張信薇，王亞達(dá).高校數(shù)碼照片檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策［J］.上海檔案，2007

［3］夏 中.簡(jiǎn)論高校數(shù)碼照片檔案的科學(xué)管理［J］.鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2007

ISSN2095-6711/Z01-2016-10-0080