陳水燕（福州市公路局，福建福州350002）

紙質檔案管理的保護工作

陳水燕（福州市公路局，福建福州350002）

隨著我們國家的交通運輸行業(yè)的不斷發(fā)展變化，電子信息化發(fā)展迅速，檔案的管理保護工作也逐漸越來越重要，但是當前的交通運輸部門和建設運營單位之間仍然對交通檔案的重要性認識不足，有些單位對檔案管理工作的經費投入較少，檔案管理人員的培養(yǎng)工作并沒有落到實處，對交通信息化建設和交通檔案管理以及檔案信息的完整性方面缺乏嚴格系統(tǒng)的管理，對電子文件和多媒體攝像以及專業(yè)性應用系統(tǒng)數(shù)據的保存仍然存在很大的盲區(qū)，對交通檔案資源的開發(fā)利用存在很大不足，電子信息檔案由于其自身的界面簡潔，操作方便便于保管不易丟失等特點逐漸被人們所熟知并廣泛的應用在很多領域和單位部門，但是紙質檔案仍然普遍存在，本文對紙質檔案管理保護工作中出現(xiàn)的問題提出相關解決方案并進行詳細介紹。

紙質檔案；路橋公司；管理保護

引言

當前信息化進程的不斷發(fā)展，電子信息化時代步伐不斷加快，電子檔案由于其自身的簡單便捷，便于保存不易丟失等特點逐漸被人們應用在各個領域和單位部門，但是這并不能替代紙質檔案的存在，我們國家大多數(shù)的企業(yè)單位仍然沿用紙質檔案。紙質檔案是以紙張為載體的一種檔案，比如需要進行保存的公文，戶籍信息以及證書，日記和筆記等，對于路橋公司來說，紙質檔案主要保存的就是交通檔案，每個交通運輸?shù)娜沼浺约跋嚓P的維修和保養(yǎng)等。

1 紙質檔案管理保護工作的重要性

檔案對于任何一個國家或者是單位來說，都是十分重要的，如果檔案的管理保護工作不到位那么不僅會破壞原始檔案的損壞，同時還有可能會泄漏國家和單位的機密文件，對檔案管理工作帶來一定的威脅。但是紙質檔案的存在符合人們生活工作習慣，人們不可能因為電子信息技術的發(fā)展和電子信息檔案的特點而立刻摒棄紙質檔案，雖然電子信息檔案逐漸得到推廣，但是紙質檔案仍然普遍存在在每一個機構和單位，另外具有印章或者是簽署的法律條文或者是文件都是具有法律意義的，因此這類文件必須是通過紙質文件的方式來進行保管。路橋公司是一種特殊的企業(yè)，交通作為國民經濟發(fā)展的基礎設施行業(yè)，屬于一種資產密集型技術密集型的產業(yè)，在當今交通企業(yè)逐漸走向市場化的大背景下，采用先進的管理方案思想以及現(xiàn)代化的計算機技術手段，可以提高企業(yè)的競爭力。

2 紙質檔案管理工作中存在問題

所有的紙質文件都是紙筆以及筆跡材料的集合，紙質檔案可以保存的時間和檔案本身的紙張本身的材料和檔案管理人員的管理工作態(tài)度以及單位的檔案管理條例規(guī)定存在密切直接的關系。

2.1 檔案管理人員管理工作態(tài)度問題

從紙質檔案管理人員對紙質檔案管理工作態(tài)度和紙質檔案的管理條件綜合來看，當前我們國家相關單位的紙質檔案管理流程一般是收集檔案之后對檔案資料進行整理編輯然后對檔案實行除塵和除蟲工作，最后將紙質檔案進行歸檔入庫形成紙質檔案管理。但是嚴格按照這些流程進行操作的單位少之又少，另外在紙質檔案管理室一般都配備有溫濕度管理系統(tǒng)，能夠仔細的根據檔案室內的溫度變化來對溫濕度調整的管理人員幾乎沒有，部分單位還存在一些借閱檔案不進行記錄或者是不入計算機管理系統(tǒng)的現(xiàn)象，這些都對紙質檔案的管理保護工作帶來了很大的不便。

2.2 檔案借閱者和管理者自身意識的缺乏

從檔案的借閱者角度來看，部分借閱者缺乏對紙質檔案的保護意識，在查閱檔案資料時，不查看桌面是否干凈，也不在乎不戴手套會對手套造成一定的損壞，在翻閱資料時不注意查看檔案的借閱期限和檔案的保護方法，對紙質檔案造成了很大的破壞。而對于檔案的管理工作人員來說，在紙質檔案進行借閱的時候不對檔案資料進行記錄和查看，也不告知借閱者相關的檔案的保護和管理方法甚至是檔案管理者都不清楚檔案的管理保護事項，這就在很大程度上造成了對做紙質檔案的破壞。另外從預防突發(fā)事件的情況上來看，由于每個單位檔案管理工作室的室內條件不行對檔案管理工作的相關規(guī)定不同，有的檔案室位置比較偏僻房屋出，有的檔案室處在山區(qū)受到自然災害的影響較大，大部分的檔案資料管理工作室都沒有嚴格處理突發(fā)事件的應急處理預案，即使是有處理應急預案但是也很少進行演習。

3 紙質檔案管理保護工作中存在問題的對策

3.1 建立科學的公路檔案管理機制

公路檔案是公路工程建設規(guī)劃、設計、施工等活動的真實記錄，是對建設項目進行審計、監(jiān)督、管理驗收及維護、擴建的重要依據。檔案管理人員應積極爭取領導和相關部門的支持，做到全程介入、全面服務，使檔案工作實現(xiàn)“三同步”、“三納入”。“三同步”即下達工程計劃任務與提出文件材料歸檔要求同步；檢查工程進度與檢查文件材料形成情況同步；公路工程檔案驗收與檔案驗收同步?！叭{入”即將檔案工作納入工程建設計劃、工程建設管理環(huán)節(jié)、領導和工作人員的崗位責任制。同時，要健全公路檔案工作的領導體制，明確專人負責項目檔案的收集、整理和保管工作，并通過各種經濟和行政手段，確保公路檔案的系統(tǒng)、準確、完整。

不論公路體制如何變化，我們都要堅持依法治檔，認真貫徹執(zhí)行 《檔案法》《檔案實施條例》《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置辦法》等規(guī)定，按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，借鑒別人成功的經驗，強化檔案管理，初步建立一套適應公路行業(yè)特點的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，并認真地加以實踐、總結、完善，使檔案工作有章可循，有據可依，使檔案工作逐步走向制度化、規(guī)范化，更好地為改制后的公路部門提供科學決策和有效服務，促進公路事業(yè)的迅速發(fā)展。

3.2 全面提升檔案隊伍整體水平

要搞好公路檔案工作，就必須充分調動廣大檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，把關心人、尊重人、發(fā)展人有機統(tǒng)一起來，最大滿足工作者物質上的需求，保障個人權益，尊重勞動成果和工作意愿，讓個人勞動者價值能夠在這份工作上得到充分的體現(xiàn)。要創(chuàng)造良好的學術氛圍，充分發(fā)揮檔案工作者的想象力和創(chuàng)造力，促進新思想不斷涌現(xiàn)、新人才迅速成長。那么也同時需要使得公路檔案工作能夠有機的協(xié)調發(fā)展，還必須對檔案隊伍的發(fā)展進行遠期的預測和規(guī)劃。伴隨這國家社會還有經濟的迅速發(fā)展，基于公路檔案工作對管理人員綜合素質還有能力更加有針對性，需要各級公路檔案管理部門及時調整培訓和教育的重點，培養(yǎng)出符合新形勢需要的檔案人才，以更好地適應新時期公路檔案工作的實際需要。

3.3 注意提高公路檔案管理的效益

路橋公司的檔案部門是輔助性的崗位，會產生直接的經濟效益，這都是由檔案管理工作的性質決定的，在檔案管理人員的選擇上應該具有一定的高標準和要求，合理的對單位內部的檔案管理人員進行配置，要保證檔案管理工作人員的年齡比例差在合適范圍之內，存在合理的知識結構，可以在工作中相互借鑒吸收并且補充來提高自身工作能力。建立檔案管理工作室內的獎勵機制。建立人才競爭機制，以培養(yǎng)人才制度化來保證長效的激勵，通過對人才制度的建立來給檔案管理人員創(chuàng)造出良好的學習和受教育機會，給路橋企業(yè)帶來競爭力。增加紙質檔案管理工作者的升職機會，可以使薪酬上的獎勵或者是職位變動都可以在一定程度上增加檔案管理者的積極性，從而激發(fā)自身對檔案管理工作的動力。

4 結束語

檔案室是一種通過一定形式保存下來的方便人們查閱甚至是帶有一定法律效力的材料，由于人為對檔案管理的意識較為薄弱，自然環(huán)境中的溫濕度和一些性突發(fā)性的自然災害的影響，紙質檔案都會在一定程度上受到損害，但是從長遠來看，只要紙質檔案管理工作人員增加對檔案的管理意識，不斷學習和總結適合本單位使用和保存的檔案管理方法和技術，就可以盡可能的避免紙質檔案在保存過程中出現(xiàn)人為性的損壞還可以降低自然因素對檔案的損壞。

[1]韋愛月.淺談檔案數(shù)字化背景下紙質檔案的保護與管理[J].黑龍江檔案，2013，02.

[2]鄭文暉.紙質檔案的保護策略及方法[J].蘭臺世界，2007，07.

[3]陸賢良，馮 瑋.信息環(huán)境下紙質檔案管理的創(chuàng)新探索[J].蘭臺世界，2015（14）.

G276

A

2095-2066（2016）34-0260-02

2016-11-23