楊 英（國(guó)網(wǎng)四川省電力公司蓬安縣供電分公司，四川蓬安637800）

新形勢(shì)下談電力檔案科學(xué)化管理

楊 英（國(guó)網(wǎng)四川省電力公司蓬安縣供電分公司，四川蓬安637800）

大型國(guó)有電力部門作為中國(guó)電力部門的供電監(jiān)管的主要部門。建立良好的服務(wù)，良好的監(jiān)管和國(guó)際電網(wǎng)企業(yè)形象勢(shì)在必行。在此期間需要注意和加強(qiáng)檔案監(jiān)管，當(dāng)前電力部門檔案館在維護(hù)企業(yè)發(fā)展歷史，文明遺產(chǎn)，民生和社會(huì)服務(wù)等方面的作用正在得到大眾和相關(guān)部門的認(rèn)可。本文分析目前電力部門檔案監(jiān)管面臨的問題，提出加強(qiáng)電力部門檔案監(jiān)管，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)監(jiān)管的需要。

電力檔案；管理；科學(xué)化

引言

電力檔案具有信息量大、涉及層面廣以及類型繁多等特點(diǎn)，電力檔案能夠真實(shí)的反映出企業(yè)的發(fā)展過程，同時(shí)對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果有著決定性的影響。電力檔案管理工作不是簡(jiǎn)單將材料裝訂成冊(cè)或者抄寫文件，是需要檔案管理人員和科技人員一起協(xié)作，把檔案的價(jià)值轉(zhuǎn)化成電力企業(yè)的生產(chǎn)力，幫助企業(yè)創(chuàng)造豐厚的經(jīng)濟(jì)效益。但是目前面臨的現(xiàn)狀是，很多單位的電力檔案沒有得到有效的保存，給后續(xù)的使用，工程的擴(kuò)建和用電需求等數(shù)據(jù)的調(diào)用造成一定的困難，不利于電力部門內(nèi)部管理，也不利于工程建設(shè)情況，因此建立科學(xué)有效管理方式，對(duì)于電力部門和相關(guān)企業(yè)單位都是至關(guān)重要的選擇，本文將簡(jiǎn)單論述電力檔案管理科學(xué)化、合理化的方式和策略。

1 電力部門檔案監(jiān)管的重要性

電力檔案可以有效反應(yīng)真實(shí)的電力工程情況，對(duì)于具體施工項(xiàng)目來說，是必不可少的材料，直接關(guān)系到以后的維修和監(jiān)管相關(guān)工作內(nèi)容，對(duì)于工程的改建和擴(kuò)建可以提供詳實(shí)的電力數(shù)據(jù)以供參考，是工程建設(shè)中重要的參考材料之一。

電力文件詳細(xì)記錄了電力科技的相關(guān)信息，對(duì)整個(gè)電力項(xiàng)目使用維護(hù)具有至關(guān)重要的作用。電力檔案的先進(jìn)性，均勻性和網(wǎng)絡(luò)水平都將有利于后期電力項(xiàng)目的運(yùn)行和維護(hù)工作順利運(yùn)行。因此，做好電力檔案監(jiān)管的工作具有重要現(xiàn)實(shí)意義，電力部門需要引起足夠的重視。

電力檔案在電力發(fā)展中起重要作用。作為電力部門日常監(jiān)督的重要組成部分，電力檔案管理對(duì)于電力部門在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中是否有堅(jiān)實(shí)的立足點(diǎn)起著重要的穩(wěn)健作用。電力部門檔案是電力部門生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)最原始的記錄。檔案不僅反映了電力部門的發(fā)展進(jìn)程，而且包含了大量的科技資源和知識(shí)信息更新?lián)Q代的過程，可以促進(jìn)電力部門的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，積極的完善電力部門檔案監(jiān)管，使電力部門的檔案監(jiān)管工作更好地適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的監(jiān)管制度，最終促進(jìn)電力部門實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效率。

2 電力部門檔案監(jiān)管工作存在的問題

2.1 電力檔案監(jiān)管缺少標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一化、

電力檔案管理和其他所有檔案管理是一樣的，需要統(tǒng)一進(jìn)行集中化管理和分類，但是當(dāng)前電力管理部門檔案管理顯得比較分散，不同類型的檔案分管不明確，容易造成混淆情況，這對(duì)于工作人員搜索和利用檔案是極為不利的，大大減少了搜索效率，更重要是在電力檔案管理過程中沒有做到完善標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)施，因此，做到有章可循變得極為困難，在此背景下，應(yīng)該嚴(yán)格要求相關(guān)電力部門檔案管理人員，應(yīng)該遵循《檔案法》各項(xiàng)管理制度和環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)檔案管理應(yīng)該積極推進(jìn)，從電力項(xiàng)目確定或立項(xiàng)開始，到項(xiàng)目最終完成，相關(guān)部門對(duì)電力項(xiàng)目涉及科學(xué)技術(shù)文件資料電力檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該實(shí)施全過程跟蹤和監(jiān)管，從工程確立、到投產(chǎn)過程中需與工程管理者保持密切聯(lián)系，頒發(fā)《科技檔案分類編號(hào)辦法》，由項(xiàng)目監(jiān)管進(jìn)行協(xié)調(diào)商定檔案編號(hào)，能提高檔案編號(hào)科學(xué)性和流程清晰性。但在一些小問題上尚存在不規(guī)范情況：如，每個(gè)員工不統(tǒng)一的記錄方法，同一件事表現(xiàn)記載方法多種多樣，記載方式不統(tǒng)一的情況十分嚴(yán)重，給檔案監(jiān)管者和使用者造成極大不便之處。此外，不統(tǒng)一著錄，在很大程度上阻礙提高電腦搜索速度，降低檢索效率。

2.2 重視文字記載，忽視聲像檔案收集

許多電力工程項(xiàng)目只注意技術(shù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料收集整理，忽視聲像相關(guān)資料。相比文字資料，聲像檔案具體化，可及時(shí)運(yùn)用且多人運(yùn)用，更精確呈現(xiàn)發(fā)生事件本來狀況。但受到思想觀念的束縛，企業(yè)盡管配置攝像、照相等設(shè)施，但在現(xiàn)實(shí)中并未真正發(fā)揮這些設(shè)備作用。

有的檔案管理者明確提出，檔案主要是文字性材料和記錄，只要妥善保存這部分內(nèi)容即可，不需要加上影像和錄音資料等內(nèi)容，因此也就完全不重視相關(guān)的資料保存和建立，其實(shí)這樣的做法是極其錯(cuò)誤的，文字資料只能是第一手記錄材料，影像資料可以作文字資料的重要補(bǔ)充，一旦發(fā)生文字資料損壞和遺失情況，影像資料就可以作為重要補(bǔ)充材料加以使用，對(duì)于特殊情況下檔案的使用很有幫助，所有應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行影像資料錄入工作，并且隨著我國(guó)信息技術(shù)的高速發(fā)展，無紙化辦公的推進(jìn)，影像資料的地位顯得越來越重要，影像資料有時(shí)還能提供文字記錄無法呈現(xiàn)的重要信息，可以幫助電力檔案全面保存[1]。

2.3 電力檔案電腦管理滯后

受到技術(shù)財(cái)力要素影響，電力公司電力檔案電腦監(jiān)管水平很低，軟件硬件設(shè)施都滯后，升級(jí)緩慢和電力公司發(fā)展不對(duì)應(yīng)。電力檔案監(jiān)管工作中，計(jì)算機(jī)處于條目式監(jiān)管單機(jī)運(yùn)行階段，這是用電腦效仿傳統(tǒng)檔案管控方式，并未從根本上打破傳統(tǒng)檔案管控約束，未進(jìn)行較大的創(chuàng)新突破。

2.4 電力檔案編制成果缺少實(shí)踐價(jià)值

電力檔案編制研究的工作目標(biāo)是成體系地更大程度發(fā)掘電力檔案的信息資源，有效的提高檔案資料信息利用率，促進(jìn)檔案快速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。從多數(shù)電力部門的情況看，科技檔案編研成果缺乏實(shí)踐價(jià)值，具有實(shí)踐價(jià)值檔案編制探究成果很少。盡管以前電力公司檔案機(jī)構(gòu)曾取得部分研究成果，可是伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管控中普遍運(yùn)用，這些成果已經(jīng)無法滿足當(dāng)今電力檔案管理的發(fā)展需求。

3 提高電力檔案監(jiān)管工作水平措施

3.1 嚴(yán)格規(guī)范電力檔案監(jiān)管制度與標(biāo)準(zhǔn)

電力部門檔案監(jiān)管工作需要嚴(yán)格遵循相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，如《歸檔文件整理規(guī)則》、《電力科技檔案監(jiān)管手冊(cè)》、《基本建設(shè)檔案資料監(jiān)管暫行規(guī)定》、《科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求》等文件的要求，以此制度為依據(jù)整理電力檔案，做好檔案文件歸檔，確保文件準(zhǔn)確完整，科學(xué)系統(tǒng)，全方位體現(xiàn)電力項(xiàng)目工作情形，保證案卷品質(zhì)達(dá)到要求，在輸入計(jì)算機(jī)、建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)要規(guī)劃著錄方式必要的時(shí)候還應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)的標(biāo)注[2]。

3.2 深化監(jiān)管者的電力音像檔案觀念

電力公司應(yīng)當(dāng)改變思想，打破過去檔案方式觀念制約，改變思維形式，高度關(guān)注音像材料歸檔、使用保管工作。抓好員工配置財(cái)政支持等工作，為檔案監(jiān)管提供物質(zhì)保障。需建立健全相關(guān)機(jī)制規(guī)章，把搜集音像檔案和使用工作劃到日常監(jiān)管工作中，有效提升檔案監(jiān)管者和電力項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的關(guān)注。在電力項(xiàng)目施工過程中，電力項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)搜集音像材料，保證材料完備；移交音像材料應(yīng)嚴(yán)格遵照規(guī)章制度，防止音像檔案丟失。此外，音像檔案保存、發(fā)掘及利用等，都需嚴(yán)格遵循制度，避免磁場(chǎng)空氣等損害音像材料品質(zhì)，通過材料備份的方式來來保證音像檔案的有效性。對(duì)需要長(zhǎng)時(shí)間保管但是使用頻率較低的音像材料，應(yīng)定期倒帶檢測(cè)，第一時(shí)間解決發(fā)現(xiàn)的問題，或利用刻錄多份光盤等方式進(jìn)行保存，延長(zhǎng)音像材料使用期限。

3.3 提高檔案監(jiān)管人員的素質(zhì)

要建立高素質(zhì)專業(yè)化技術(shù)較強(qiáng)隊(duì)伍，需有目的、有計(jì)劃加強(qiáng)對(duì)電力檔案監(jiān)管人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)學(xué)習(xí)，使他們掌握電力檔案監(jiān)管工作專業(yè)理論和專業(yè)知識(shí)。電力檔案監(jiān)管人員要能夠熟練運(yùn)用檔案監(jiān)管工作方法和原則，在實(shí)際工作中不斷提高檔案監(jiān)管工作技能水平。要熟悉電力檔案的具體內(nèi)容范圍，熟悉電力檔案材料的規(guī)律特點(diǎn)，確保檔案完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。強(qiáng)化檔案保密原則和方法，大力的實(shí)施和運(yùn)用電力部門檔案監(jiān)管新手段[3]。

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案安全維護(hù)變得越來越重要。電子檔案運(yùn)用比紙質(zhì)檔案更加快捷方便，但利用電子檔案同時(shí)，監(jiān)管難度也擴(kuò)大。如果不能有效保護(hù)檔案的安全，會(huì)給電力企業(yè)帶來?yè)p失。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，檔案管理人員要做好電力檔案的安全保密工作，建立制度以及制定標(biāo)準(zhǔn)等方面對(duì)檔案進(jìn)行有效的監(jiān)管。要加強(qiáng)對(duì)電子文檔信息系統(tǒng)的監(jiān)管，保護(hù)好電力部門的核心技術(shù)與科研成果，配合保密工作，對(duì)非法訪問和操作應(yīng)該及時(shí)的采取相關(guān)的防范辦法。

4 結(jié)束語

當(dāng)前我國(guó)電力企業(yè)快速發(fā)展的大環(huán)境之下，對(duì)于電力檔案的保存和調(diào)用工作變得愈加重要，但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前電力檔案監(jiān)管工作中不斷呈現(xiàn)出新的問題，對(duì)于各個(gè)電力企業(yè)的電力檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，電力部門應(yīng)該盡快更新陳舊的管理方式，積極的推進(jìn)高效便捷的管理策略，進(jìn)行電力檔案的科學(xué)化系統(tǒng)化的管理工作，最大程度的發(fā)揮電力檔案在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的重要作用。

[1]尹 鏡.探尋電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性[J].赤子，2012（13）：150.

[2]姜文遠(yuǎn).新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問題和建議[J].科技與創(chuàng)新，2014（19）：121.

[3]朱桂蘭.淺析電力企業(yè)檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技，2011（36）：42.

G271

A

2095-2066（2016）35-0167-02

2016-11-15

楊 英（1970-），女，助理館員，大專，主要從事檔案管理等相關(guān)工作。