李慶雙

華為在其針對(duì)時(shí)間管理的專項(xiàng)培訓(xùn)中曾這樣總結(jié)：大量的時(shí)間浪費(fèi)來(lái)源于工作計(jì)劃的缺乏。比如，沒(méi)有考慮工作的可并行性，結(jié)果使并行的工作以串行的形式進(jìn)行；沒(méi)有考慮工作的后續(xù)性，結(jié)果工作做了一半，發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置；沒(méi)有考慮對(duì)工作方法的選擇，結(jié)果長(zhǎng)期用低效率高耗時(shí)的方法工作。

此外，華為鼓勵(lì)員工特別是新員工敢于說(shuō)“不”。因?yàn)槿藗冊(cè)诠ぷ餍袨橹凶畛Ｒ?jiàn)的一種情況就是不會(huì)或是不敢拒絕，這一現(xiàn)象特別容易出現(xiàn)在熱情洋溢的職場(chǎng)新人身上。新人為了表現(xiàn)自己，往往把來(lái)自于各方的請(qǐng)托都一一不假思索地接受下來(lái)，但這不是一種明智的行為。量力而行地說(shuō)“不”，對(duì)己對(duì)人都是一種負(fù)責(zé)的行為。華為一向強(qiáng)調(diào)，接到別人的請(qǐng)托，不要急于說(shuō)“是”，而是應(yīng)該先分析一下自己能不能如期保質(zhì)保量地完成任務(wù)。如果不能，就需要具體與請(qǐng)托人協(xié)商，在必要的時(shí)刻，要敢于說(shuō)“不”。

俗話說(shuō)，成功地界定問(wèn)題就已經(jīng)解決了問(wèn)題的一半，但如果沒(méi)有切實(shí)可行的解決方案，困境還是不會(huì)改變，讓我們看看華為的時(shí)間管理法則吧。

法則一：以SMART為導(dǎo)向

華為的時(shí)間管理培訓(xùn)指出，目標(biāo)原則不單單是有目標(biāo)，而且是要讓目標(biāo)達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn)，這里SMART標(biāo)準(zhǔn)是指：

具體的（Specific）。這是指目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的。比如，“我要成為一個(gè)優(yōu)秀的華為人”就不是一個(gè)具體的目標(biāo)，但“我要獲得今年的華為最佳員工獎(jiǎng)”就算得上是一個(gè)具體的目標(biāo)了。

可衡量的（Measurable）。這是指目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)。比如上面這個(gè)“我要獲得今年的華為最佳員工獎(jiǎng)”目標(biāo)，它就對(duì)應(yīng)著許多量化的指標(biāo)，比如出勤率、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。

可達(dá)到的（Attainable）。這里“可達(dá)到的”有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該在能力范圍內(nèi)；二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。

相關(guān)的（Relevant）。這里的“相關(guān)”是指與現(xiàn)實(shí)工作和生活相關(guān)，而不是簡(jiǎn)單的“白日夢(mèng)”。

基于時(shí)間的（Time-based）?！盎跁r(shí)間”是指目標(biāo)必須確定完成的日期。在這一點(diǎn)上，華為的時(shí)間管理培訓(xùn)指出，不但要確定最終目標(biāo)的完成時(shí)間，還要設(shè)立多個(gè)時(shí)間段上的“時(shí)間里程牌”，以便掌控工作進(jìn)度。

法則二：重點(diǎn)關(guān)注第二象限

根據(jù)重要性和緊迫性，可以將所有的事件分成四類（即建立一個(gè)二維四象限的指標(biāo)體系，如圖1）。

一類是“重要且緊急”的事件，例如：處理危

機(jī)、完成有期限壓力的工作等。這個(gè)象限包含的是一些緊急而重要的事情，這一類事情具有時(shí)間的緊迫性和影響的重要性，無(wú)法回避也不能拖延，必須首先處理，優(yōu)先解決。

二類是“重要但不緊急”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、發(fā)展新機(jī)會(huì)、長(zhǎng)期工作規(guī)劃、有效的休閑等。不同于第一象限，這一象限的事件不具有時(shí)間上的緊迫性，但對(duì)于個(gè)人或者企業(yè)的存在和發(fā)展，以及周圍環(huán)境的建立維護(hù)，都具有重大的意義。

三類是“不重要但緊急”的事件，例如：不速之客來(lái)訪、某些電話、會(huì)議、信件。第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情。這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認(rèn)識(shí)上有誤區(qū)，認(rèn)為緊急的事情都顯得重要，實(shí)際上，這些不重要的事件往往因?yàn)樗o急，就會(huì)占據(jù)人們很多的寶貴時(shí)間。

四類是“不重要且不緊急”的事件，第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒(méi)有時(shí)間的緊迫性，沒(méi)有任何的重要性，這種事件與時(shí)間的結(jié)合純粹是在浪費(fèi)時(shí)間，是在扼殺生命。發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊、游逛，這是那些飽食終日無(wú)所事事的人們喜歡選擇的生活方式。

華為時(shí)間管理培訓(xùn)指出，第三象限的“收縮”和第四象限的“舍棄”是眾所周知的時(shí)間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往采取不同的方式——很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會(huì)使人長(zhǎng)期處于高壓工作狀態(tài)，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī)，這很容易使人精疲力竭。長(zhǎng)此以往既不利于生活也不利于工作。所以，華為主張關(guān)注第二象限中的關(guān)鍵事件，不提倡在其他象限浪費(fèi)太多的時(shí)間和精力。

法則三：遵循韻律原則

日本一項(xiàng)專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)指出：人們一般每8分鐘就會(huì)受到一次打擾，每小時(shí)大約7次，或者說(shuō)每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約50%的工作時(shí)間。其中80%（約3小時(shí)）的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)，人們被打擾后重拾原來(lái)的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是5小時(shí)。根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。

華為也明顯認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，華為提出了自己的時(shí)間管理法則——“韻律原則”，它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對(duì)于無(wú)意義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要盡量采用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如E-mail）進(jìn)行溝通，要適當(dāng)?shù)刂鲃?dòng)與上司溝通減少來(lái)自上司的打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。

法則四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡(jiǎn)原則

崔西定律指出：任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以，必須要簡(jiǎn)化工作流程。對(duì)于部門的工作流量，華為要求員工們做到“能省就省”，并編制出“分析工作流程的網(wǎng)絡(luò)圖”，每一次去掉一個(gè)多余的環(huán)節(jié)，就少了一個(gè)工作延誤的可能，這也意味著節(jié)省了大量時(shí)間。

責(zé)編/寇斌