何　靜（合肥職業(yè)技術學院　學生處，安徽　巢湖　238000）

高職院校學籍管理工作現(xiàn)狀初探
——基于某高職學院當前一線學籍管理工作的思考

何靜
（合肥職業(yè)技術學院學生處，安徽巢湖238000）

高校學籍管理工作是一項精確性的、時限性的、繁雜性的工作，在學生管理工作中占有重要地位。由于高職院校學生的特點及院校自身的管理缺陷，使得高職院校學籍管理工作有其自身特點。針對這些特點及當前高職院校學籍管理工作中存在的規(guī)章制度宣傳不力不廣、執(zhí)行力度不強、管理工作信息化程度低、重管理輕育人等問題，運用相關教育管理理論及管理實踐經驗，著力有效地提高學籍管理水平，實現(xiàn)服務育人。

高職院校學籍管理信息化育人

高校學籍管理是指根據《普通高等學校學生管理規(guī)定》及學校實況所延伸出的相關規(guī)章制度，如具體的校學生管理規(guī)定、校學生學籍管理規(guī)定等，對取得入學資格的學生，圍繞其學籍展開的系列管理工作，包括學生入學注冊，學籍復核審查，學生檔案管理，學期學年注冊，轉專業(yè)、轉學、升級、留級、休學、復學、退學、畢業(yè)資格審核，新生學籍電子注冊和學歷證書電子注冊等。除此之外，包括學生詳細信息的收集和維護，日常學習生活中的獎懲記錄，學生火車票優(yōu)惠卡注冊，學生證的辦理等［1］。高校學籍管理工作的對象是在校學生，學籍管理是對學生從報到入學開始到取得畢業(yè)證書離校的整個培養(yǎng)過程的管理。

一、高職院校學籍管理工作的地位和特點

普通高等學校學籍學歷管理工作是完善高等教育學歷證書電子注冊制度，進一步規(guī)范辦學行為，保障高等教育改革健康發(fā)展的需要［2］。在對高校學籍管理工作的內容解讀后可以看出，它是高校教學管理和學生管理工作的重要組成部分?？偟膩砜?，高職院校的學生相對于普通本科院校的學生來說，擁有更明顯的個性，普遍缺乏良好的學習和生活習慣，更加難于說教與管理，需要教育者予以更多耐心引導。高職院校學生學籍管理，是要在穩(wěn)定高校正常的教育教學秩序過程中，提高教育教學質量，幫助學生養(yǎng)成良好的行為習慣。其作為高職院校學生管理工作的一部分，旨在通過有效的管理發(fā)揮約束力和強制性的功能，進而促進學生自律，警示違紀學生和激勵先進的學生［3］。近幾年各層各類高校的擴招、教育的多元化、辦學的多層次化、市場對于人才需求的多規(guī)格化，意味著高職院校的學籍管理工作越來越復雜，這就對學籍管理工作的嚴肅性、精確性和適應性、高效性提出了更高要求。

高職院校學籍管理的特點有以下幾個方面：

1.報到率較低。報考高職的學生一部分是學習成績不是很好，想學某項技術技能，以便謀取一份工作。這部分人可能一旦找到合適的崗位或對高職教育沒信心，便放棄了高等教育的機會。另一部分人由于高考發(fā)揮失常，或者填報志愿不夠合理，進而被高職錄取，這部分人容易選擇復讀。這幾種情況在學生中占據了一定的比例，導致高職院校的新生報到率較低。

2.轉專業(yè)率較高。現(xiàn)今的高職院校之間存在生源之爭，每年都有部分高職院校不能滿額完成招生工作。為了能夠留住生源，高職院校一般都會對于學生轉專業(yè)不設任何門檻，幾乎都是在一入學就辦理了轉專業(yè)，并且存在一個學生轉了兩三個專業(yè)的情況，這些都給學籍管理帶來了困難。

3.退學率較高。高職學生退學情況可能出現(xiàn)在一年級到三年級，即任何時期都有可能退學。而且退學的原因紛繁復雜，有因缺乏學習的興趣，有覺得高職教育沒有意義，有急于走上社會找工作的等。也有因為長期不在學校，或者長期不參加正常教育教學活動而被學校勒令退學的。退學頻繁也造成了學籍的變動不居。

4.應征入伍率較高。2013年《高等學校學生應征入伍服義務兵役國家資助辦法》發(fā)布，規(guī)定高校學生應征入伍服義務兵役國家資助資金，全部由中央財政安排。學費補償、國家助學貸款代償及學費減免標準，本?？粕咳嗣磕曜罡卟怀^6000元，且在校期間參軍的，保留學籍。這些政策的制定，表明國家對于大學生參軍的鼓勵，高職生學習興趣不濃，但是參軍興趣不低。學生從拿到錄取通知書到取得高校畢業(yè)證書這段時間內，都可能參軍，這也增強了學籍管理的復雜性。

5.學籍管理政策執(zhí)行率不高。目前高職院校學籍管理存在著一些漏洞，主要是由于高職院校生源比較緊張，因此大多數(shù)班主任對于學生逃課、不遵守校紀校規(guī)的情況，只是簡單給予批評教育，并不嚴格根據學籍管理制度采用嚴肅手段加以整治。如此導致學生漠視正常的教育教學秩序，違紀行為屢教屢犯。例如學校規(guī)定學生考試有四門課程不及格便給予留級，但是政策制定后并沒有得到有效執(zhí)行，有些學生出現(xiàn)八門課程不及格依舊在原班級跟讀。

二、高職院校一線學籍管理工作的現(xiàn)狀和對策

一線學籍管理工作指的是由各系部直接從事的學生學籍管理工作，包括學生信息的搜集、錄入、整理、注冊，學生學籍變動的上報，畢業(yè)證和檔案派發(fā)等工作，是對學籍各項政策的執(zhí)行過程。以某學院為例，高職學院一線學籍管理工作的現(xiàn)狀和對策概括如下：

1.學籍管理規(guī)章制度的宣傳缺乏力度和廣度。規(guī)章制度的制定需要根據院校的教育教學實際，制度制定之后執(zhí)行之前，需要對其進行宣傳。目前高職院校學籍管理的規(guī)章集中在《學生手冊》中，新生入學之后要在班主任、輔導員的帶領下學習《學生手冊》。只通過一次班會講解，并不能夠很好達到宣傳的效果。甚至有些班主任自身都并不是很清楚學籍管理的相關制度條例，學生也只是在概覽之后，將其束之高閣，并不會加以重視。為了加強宣傳力度和廣度，可以在學生進校之初，以考試、知識競賽等形式促進學生對于學校學籍管理制度及校紀校規(guī)的學習，使學生能夠盡快了解所就讀的學校，并且順利適應大學校園的生活與管理。

除此之外，可以在學校官網學籍管理欄目中，設計學籍管理及辦理學籍學歷各類事務的工作詳細流程，如學歷證明應該如何辦理、休學復學的辦理流程等。一些電子表格可以從網上下載，例如最常見的學生證丟失補辦申請表。這樣學生能夠理順辦理手續(xù)，工作人員提高了工作效率，也簡化了工作程序。同時學校的宣傳欄、校園廣播、網絡平臺甚至是微信平臺及學生活動本身都是很好的宣傳手段。

2.學籍管理規(guī)章制度執(zhí)行度不高。無規(guī)矩不成方圓，但是規(guī)矩制定出來之后，不能嚴格執(zhí)行也無法達到預期的效果。在大學校園里，能夠順利完成學業(yè)、學有所成，能夠學到一技之長、順利就業(yè)是師生共同的期盼。學生在校期間，關于學籍一是要讓學生樹立畢業(yè)證書需要付出努力才能拿到的意識。當前很多學生以為，高職院校只要交過學費，按期到校報到，“必修課選逃選修課必逃”，考試抄抄能過，畢業(yè)證就是囊中之物，便不再好好學習。要徹底更正學生的這種錯誤想法，嚴格按學籍管理制度管理學生。另外，告知學生隨著學籍學歷管理全國聯(lián)網，學生在校期間獲得的榮譽、處分及國家助學貸款的誠信記錄等都會在全國學籍管理平臺可以查詢，學生的學籍檔案信息將會跟隨學生的一生，對就業(yè)和未來的生活都有一定影響，督促學生遵紀守法，積極進取。

還可以建立學生學業(yè)預警機制，對學生進行過程教育和管理。學生每一次曠課，班主任、輔導員都要及時與其溝通，對其進行預先警告，告知學校學籍管理規(guī)定中對于累計曠課的處分。如學生掛科，可以采用掛科一門并且補考未過，班主任找其談話，幫其分析原因并制定對策；掛科兩門且補考未過，班主任找其談話通報學生家長；掛科三門且補考未過，系主任找其談話并通報學生家長；掛科四門且補考未過，則執(zhí)行學籍管理規(guī)定留級。

3.學籍管理工作信息化程度較低。學籍管理工作除了日常的維護之外，還有兩個忙碌的節(jié)點，即開學和畢業(yè)。尤其是開學，此時需要對所有入學的新生進行基本信息的采集工作。高職院校的學生報到率不及本科院校高，并且一入學就轉專業(yè)的學生多，所以信息容易混亂，各部門需要盡快拿到新生的基本信息，所以時限性較強。學生基本信息采集的數(shù)據門類多、數(shù)目大，包括考生號、學生姓名、性別、身份證號、學號、政治面貌、民族、出生年月、年齡、家庭地址、父母姓名、工作單位、本人聯(lián)系電話、父母聯(lián)系電話、是否應屆畢業(yè)生等。學籍管理是一項精細化的工作，需要做到一個都不能錯，一個都不能多，也一個都不能少。數(shù)據大，時間緊，從事學籍管理工作的人員大部分工作手段比較落后，大都為手工計算輸入，紙質填寫核對，信息化程度較低，工作的重復性較高，效率較低。

提高學籍管理的信息化程度能夠極大提高工作效率，如EXCEL表格的熟練使用。例如統(tǒng)計學生的身份證號碼、出生年月、年齡、性別等。利用EXCEL表格可以先從錄取庫中導入學生的身份證號碼，然后對18位身份證號碼的意義進行解讀和提取。例如從身份證號碼中提取出生年月，語法格式為：mid（text，start_num，num_bytes）等，這樣通過填充柄可以很快地提取出所有學生的出生年月［4］。

4.學籍管理工作重管理輕育人。高職院校進行學籍管理時，習慣性采用硬性的管理方式，只是事務性管理好學生的學籍，及時準確地做好學生學籍信息的更新工作。沒有看到管理背后的本質與意義，通過管理教育學生養(yǎng)成良好的行為習慣和學風，激勵學生更好地發(fā)展。學籍管理日漸行政化、機關化，而缺乏教育性和服務性。

高等職業(yè)教育的核心是育人。學籍管理工作不僅是為了辦理學生的各項與學籍有關的事務，其工作的重點更是通過管理教育學生。要告知學生學籍管理的原則，既要以激勵為主，又要在學生受到處分之后給予勸解與教育，將制度的強制性和教育感化有機結合起來，說明處分的原因、目的，使得學生明白需要改進之處，促進學生逐漸走向健康與成熟。除此之外，要告知學生所擁有的權利，明確學生申訴的途徑。學籍管理工作要做到有理有力有節(jié)，才能真正起到約束、督促和激勵作用。

5.學籍管理工作缺乏創(chuàng)新。學籍管理工作的繁瑣與程式化，導致從事學籍管理工作的人員缺乏創(chuàng)新意識的同時無暇對工作展開鉆研，思考怎樣提高工作的效率和管理水平，簡化工作程序，進行工作改革以適應不斷變化的工作對象及工作環(huán)境，沒有把學籍管理當做一門學問進行研究。學籍管理既要嚴肅又要靈活，特別是隨著高職教育的發(fā)展，學院人才培養(yǎng)方案的不斷修正，學籍管理也應該進行相應的改革。例如高職學院近年來進行的素質教育學分制，將素質教育學分納入學生的升級、留級管理之中等及選修課的開設，這都給傳統(tǒng)的學籍管理帶來了挑戰(zhàn)。

三、結語

學籍管理工作的本質是育人。學籍管理工作是一項細致而又繁雜的工作，從事此項工作的人員需有極大的耐心和責任心。學籍管理工作隊伍建設特別是信息化管理的水平有待加強，要改變對管理人員重使用輕培訓的現(xiàn)狀，為管理人員提供管理上、技術上的專業(yè)培訓。積極組織管理人員向先進兄弟院校學習，加強和本院其他部門及學生家長之間的聯(lián)系，建立部門之間、家校之間的聯(lián)動機制，共同做好學生教育管理工作，做好學籍規(guī)章制度的宣傳工作，增強執(zhí)行力度，注重管理背后的育人工作。學籍工作需要在實踐中不斷地創(chuàng)新，需要相關工作人員認真研究工作中出現(xiàn)的新情況和新問題，不斷改進工作方法和工作機制，進而提升學籍管理工作水平。

［1］董姜穎.淺析學籍管理在高校管理工作中的地位和作用［J］.教育時空，2014.08.180.

［2］王云波.高職院校學籍學歷管理存在的問題［J］.合作經濟與科技，2015.06.112-113.

［3］鄭安波.高校學籍管理工作要結合德育教育發(fā)揮育人功能［J］.教育科學，2004.12.222-223.

［4］劉艷慧.EXCEL函數(shù)在學生信息管理中的應用［J］.價值工程，2014.06.145-146.

［5］殷濤.如何提高高校學籍管理工作水平［J］.重慶文理學院學報，2010.03.90-92.

［6］莊麗.基于以人為本理念的獨立學院學籍管理體系研究［J］.中國教育學刊，2014（11）：43-44.

指導老師：胡心紅