熊 英

促進高職檔案管理工作創(chuàng)新途徑研究

熊 英

高職院校想要獲得長效發(fā)展，就必須借助檔案管理這類核心推動力量，而隨著計算機信息化技術的普及，使得檔案管理工作規(guī)范訴求變得愈加迫切。在此類背景下，筆者針對高職院校檔案管理工作的現實意義、在信息時代下面臨的全新形勢、日后管理方式創(chuàng)新改進的具體建議等內容，加以系統化論證解析，以期為高職院校教育、管理實力大幅度提升，提供較為完善的指導性線索。

高職院校；檔案管理；信息時代；創(chuàng)新改進

隨著社會的發(fā)展，其對于人才的需求愈加強烈，檔案工作亦由此迅猛改進，在贏得愈來愈多家長、學生、社會、企業(yè)的認同前提下，更經歷著豐富的社會考驗，朝著更為壯大的前景過渡扭轉。同時檔案管理又是高職院校發(fā)展的核心力量，不斷加強高職院校檔案改革和規(guī)范化管理實效，能夠同步提升高等教育水準，推動高職院校管理制度建設進程。

一、高職院校實施檔案管理工作的必要性

1.滿足高職院校豐富的信息資源積累需求

高職院校檔案可以說是將院校實際發(fā)展歷程予以清晰化映射，為今后院?？沙掷m(xù)改革發(fā)展，維持院校整體精神面貌和歷史條件等，提供極為可靠的輔助條件，即印證出高職院校辦學歷史和充滿特色的歷史沉淀。而檔案保存的完整，更是鑒定其實際管理水準和教學質量的核心標志。

2.為今后高職院校改革發(fā)展奠定基礎

處于全新時代條件下的高職院校改革工作，亦面對著全新的狀況，要想令高職院校管理和發(fā)展工作真正做到科學有序，就必須保證教育發(fā)展觀念和時代發(fā)展趨勢的貼合性，由此看來，檔案管理事務的確是高職院校發(fā)展的基礎。在檔案工作的積極配合作用下，高職院校事業(yè)發(fā)展的一切問題都將得到充分解決，進一步大幅度提升高職院校整體管理能力，努力開創(chuàng)出適應高校服務與建設的全新局面。

3.是落實科學發(fā)展觀和群眾路線的內在要求

高職院校檔案管理工作一直發(fā)揮著資教育人的功用，時刻承擔著推動高職院校發(fā)展和為社會提供多元化服務的歷史重任，即所謂的教學、科研和社會三大服務，由此看來，其對我國社會發(fā)展的意義重大。

二、信息時代下我國高職院校檔案管理的全新改革趨勢

1.計算機技術的推廣沿用

隨著時代的進步，計算機信息技術在社會不同領域之中日趨融入，尤其是在高職院校檔案管理工作中，該類技術克服了傳統手工操作環(huán)境下的信息重復問題，不但規(guī)范了既有檔案管理方式，同時還大幅度提升了檔案管理實效。

2.網絡技術的貫穿

網絡體系的拓展，使得高職院校檔案管理、保存和應用過程，變得愈加人性化，工作人員可以借助電腦進行無紙化操作，使以往諸多困境得到了妥善解決。最為重要的是，網絡技術令檔案管理工作完全擺脫空間束縛。過往檔案都是大量庫存，需要的時候要去一一翻閱，顯得極為繁雜，可自從貫穿網絡化設備之后，檔案便不再靜止，只要任何機構、區(qū)域想要應用，通過電腦聯網檢索關鍵詞，便可以下載觀看對應的資料。

3.創(chuàng)新信息載體的銜接

在以往較長一段時間內，紙張可以說是唯一的信息保存載體，但是經過社會和科技持續(xù)革新發(fā)展之后，各類創(chuàng)新樣式的信息載體接連涌現，包括計算機磁盤和光盤等存儲媒介等被廣泛使用。這樣不但能夠節(jié)約紙張，同時還能夠確保檔案信息保存的安全和有效。

三、高職院校進行檔案管理工作創(chuàng)新改進的具體措施

1.強化宣傳力度，提升高職院校檔案管理意識

一直以來，我國高職院校一直未能對檔案管理事務進行正確認知，許多領導人員認定檔案管理職務可有可無，因此在對應資金、辦公區(qū)域、人力資源配備等方面，沒有提供充足的支持資金，使得檔案工作發(fā)展前景一片模糊。某些科研機構人員則更加不愿配合檔案管理機構，無法在第一時間內將最新科研成果予以歸檔處理，而一些職能機構同樣如此，使得許多關鍵性檔案材料過分積壓甚至直接丟失，導致高校檔案管理活動進展極為緩慢。相比之下，有關高職院校師生也無法認清檔案的重要意義，甚至不知道院校內部的檔案室究竟在哪里。面對此類狀況，作為高職院校領導和檔案管理機構，務必要盡心竭力地進行檔案的重要性宣傳，使得領導、師生的檔案應用意識得以改善。如借助學校網站、校園廣播和校報等平臺進行宣傳，使得廣大師生順利地了解檔案知識。此外，要求檔案室定期組織不同形式的講座和培訓活動，鼓勵所有師生參與進來，學會怎樣查詢和應用所需檔案，從而使得高職院校檔案的價值發(fā)揮到極限狀態(tài)。

2.推動高職院校檔案管理的現代化改革進程

處于信息化環(huán)境之下，我國高職院校檔案管理工作想要愈加順利的開展，就必須沿用現代化管理設備和器具。在某些高職院校之中，因為許多領導不重視檔案管理事務，使得檔案管理機構既有設備過分陳舊落后，也不能提供所需的計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等高端設備，一時間令高職院校檔案工作處理效率全面降低。面對此類弊端，高職院校必須要加強計算機技術在檔案管理中地融入應用進程，加快檔案信息資源的數字和網絡化開發(fā)速度，從檔案資源衍生到歸檔流程都保證實施計算機操作，在貫徹落實檔案管理信息一體化指標的前提下，完成一次輸入、反復應用等任務。如此，還可以令檔案管理人員擺脫以往繁瑣沉重的手工操作壓力，開展更深層次地檔案產品研發(fā)活動，借此迎合知識經濟的需求。

需要加以強調的是，為方便傳輸和聯網控制，有關技術人員可以考慮將館藏中的紙質檔案轉換為電子文件格式，憑借計算機進行目錄讀取，方便后期檔案信息數據庫的建立。如此一來，計算機密集存儲和快速檢索等功能就一一俱全，這可以說是檔案管理現代化改革的前提，使得一些又價值的檔案信息在第一時間內公布于網絡，在提升檔案管理的廣泛性之余，更可以使檔案收集和整理工作順利進行。

3.批量培養(yǎng)合格化的高職檔案管理人才

高職院校檔案管理想要高效改革發(fā)展，就必須預先依靠合理數量的高素質人才隊伍，因此，為了滿足知識經濟時代背景下檔案管理工作的需求，高職院校有必要預先針對內部檔案管理人員進行較大力度的培訓和開發(fā)。

第一，通過繼續(xù)教育將以往檔案管理里人員知識老化的問題予以克制。隨著計算機技術蓬勃發(fā)展，高職院校檔案管理人員開始出現嚴重的專業(yè)性不強和知識面過于狹窄等問題，經過培訓指導，優(yōu)化這部分成員的檔案管理知識結構，明確當前最新的檔案管理理念并掌握高端的操作技能，只有如此才可以勝任檔案工作。

第二，開展多元化的培訓實踐項目。定期邀請一些專業(yè)學者對高職院校進行指導，提升檔案人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)；組織檔案工作人員參加相關學術交流活動，改善個體業(yè)務能力；選擇優(yōu)質化的檔案工作人員到高職院校進行專業(yè)學習，使老化知識革新，發(fā)揮幫傳帶等效用，令愈來愈多的檔案工作人員可以從中受益。為了更為合理地激活高職院校檔案管理人員參與培訓的積極主動性，高職院?？梢钥紤]將繼續(xù)教育和職稱掛鉤處理，鼓勵檔案工作人員借助不同形式進行個人服務意識和技能的提升。

4.加快檔案信息資源的共享應用進程

高職院校檔案信息本身具有豐富的應用價值，只要能夠確保開發(fā)和應用模式的妥當性，便可以令檔案管理效率最大程度地凸顯。許多高職院校師生可以說是高職檔案管理工作的核心服務對象，為了彰顯出現代高職院校檔案資源開發(fā)的針對性，作為專業(yè)化檔案管理人員要針對各類用戶需求進行科學的調研認證，強化科研、教務以及和其余機構之間的交流，進一步確認出相關檔案資源的開發(fā)和應用主題內容。

需要注意的是，在檔案資源開發(fā)前期，作為檔案管理機構，有必要將網絡技術支持效用完全發(fā)揮，即針對各類信息進行妥善地收集整合，使得既有檔案資源數據庫得以健全修繕，為后期檔案資源系統化開發(fā)奠定基礎。處于信息化社會之中，高職院校教師的檔案信息資源需求空間勢必持續(xù)擴張，單個檔案信息資源庫將難以滿足用戶的實際需求，所以高職院校應該預先強化對不同高職和科研院系之間的聯系，聯合其余高職院校進行全新檔案資源產品設計，如此不但能夠彌補以往檔案管理機構人手不足問題，同時還可以加快實現檔案信息資源共享目標的進程，最為重要的是調試了檔案編研質素。另外，高職院校檔案管理機構還可以沿用和校內外科研、經濟機構等開展跨系統的橫向聯合模式，保證彼此合作進行全新樣式的檔案信息編研開發(fā)，使得最終開發(fā)推廣的產品彰顯出應有的時效和針對特性。

5.提供更高端的服務模式，提升檔案服務主動性

高職院校檔案管理工作的重要使命，就是全面發(fā)揮檔案的應用價值，大幅度提升檔案服務的質量。所以，作為高職院校檔案館，有必要及時改變服務理念，盡快將工作重點從以往單純整理模式過渡到檔案信息創(chuàng)新重組形式上來，使得檔案中許多固化和凝結的信息，能夠依照不同用戶和市場需求，配合對應主題得到精準且創(chuàng)新化的重組，進一步為廣大用戶提供綜述、報告、發(fā)展等服務，使得以往過于被動、低層次的知識備查服務，能夠轉化成為積極主動、高層次且超前的知識配送服務，從而使檔案館藏潛能得到充分的發(fā)揮。在為社會服務的過程中，要注意思維模式的前瞻性，更為科學合理地預測市場需求，為社會開發(fā)出所需的檔案信息，使得最終開發(fā)出來的服務型產品擁有超前性和針對性，滿足所有用戶的應用需求。

綜上所述，經過我國高職院校教育體制持續(xù)深入的改革，以及內部信息技術的長期更新發(fā)展，高職院校既有檔案管理模式開始由傳統手工操作過渡到計算機遠程控制形式，服務變得更加多元、開放，逐漸被認定為現代高職院?？蒲小⒔虒W職能落實的保障因素。不過當前高職院校檔案管理工作仍然面臨著較大的挑戰(zhàn)，因此需要有關檔案管理人員和高職院校領導盡快提升認知，創(chuàng)新既有檔案管理工作模式，力求高職院校檔案價值得到前所未有的發(fā)揮。

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（作者單位：湖南交通職業(yè)技術學院）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.24.060