隋向前

平泉縣財(cái)政局

論檔案管理的創(chuàng)新

隋向前

平泉縣財(cái)政局

檔案資源是一種重要的公眾資源，具有不可替代的地位，我國(guó)的檔案工作起步較晚，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較落后，傳統(tǒng)的檔案管理工作，工作內(nèi)容繁重、復(fù)雜，因此必須要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，不斷提高檔案工作的質(zhì)量和效率，才能夠適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的切實(shí)需要。

檔案管理；創(chuàng)新

創(chuàng)新是一個(gè)社會(huì)進(jìn)步的靈魂，沒有創(chuàng)新就沒有進(jìn)步，創(chuàng)新是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的共同課題，檔案管理也一樣，本文就將對(duì)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行分析與探討。

一、檔案管理創(chuàng)新的必然性

檔案是歷史的記載者，有了檔案，才能了解歷史的發(fā)展，它匯聚著大量的可用信息，是科學(xué)考察的基礎(chǔ)，是單位、企業(yè)和業(yè)務(wù)工作的查考依據(jù)，檔案的信息是真實(shí)的、可靠的，也是最直觀的、最原始的，它對(duì)于歷史文明的發(fā)展起到了極大的推動(dòng)作用，其價(jià)值是不可估量的，由此可以看出檔案管理工作的重要性，人類社會(huì)的進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理工作也有了新的更高的追求，傳統(tǒng)的檔案管理在現(xiàn)今社會(huì)爆發(fā)出了一系列的弊端，比如：管理手段的老化、管理技術(shù)水平不高、管理檔案工作者的現(xiàn)代化意識(shí)低下以及資金短缺、硬件設(shè)備落后等等，從這些問題可以看出傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠跟上時(shí)代的步伐，無法滿足社會(huì)的需求了，為此，檔案管理的創(chuàng)新就顯得尤為迫切與重要。

二、檔案管理創(chuàng)新的途徑

1.更新檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理方法。創(chuàng)新意識(shí)是一個(gè)民族得以生存和發(fā)展的重要保證，事業(yè)單位的檔案管理工作也一樣，不能固步自封，必須創(chuàng)新檔案管理思路，提出更多能夠跟得上時(shí)代節(jié)奏的工作方法，此外，還需要不斷革新現(xiàn)在的工作，改變傳統(tǒng)的工作方式，通過新思路、新方法和新技術(shù)去革新工作，因此，要想做好檔案管理創(chuàng)新工作，必須不斷豐富和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識(shí)，并將其貫穿于工作的始終。

2.創(chuàng)新檔案保存管理環(huán)境，進(jìn)一步完善優(yōu)化檔案管理模式 。檔案管理的建設(shè)離不開堅(jiān)實(shí)的硬件設(shè)施建設(shè)，尤其是隨著信息化社會(huì)的到來，檔案保存也開始逐步進(jìn)入信息化，但是目前在很多企業(yè)檔案管理過程中，傳統(tǒng)意識(shí)仍然很濃，過于依賴傳統(tǒng)的檔案保存方式，總感覺紙質(zhì)或者其它實(shí)物形式的檔案存放起來真實(shí)，因此，他們?nèi)狈?duì)檔案保存形式和管理的學(xué)習(xí)，包括計(jì)算機(jī)軟硬件水平、其他影音保存設(shè)備都沒有過多的了解，而信息化時(shí)代的背景下，各種音頻、視頻等數(shù)據(jù)形式保存的檔案已經(jīng)成為檔案保存的主流，因此，我們需要進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善和優(yōu)化檔案保存保管環(huán)境，提高檔案保存效率，首先要加大投入力度，改善檔案館內(nèi)的溫、濕度控制措施，比如一些磁帶，濕度過大的時(shí)候容易粘連變質(zhì)：再比如，很多檔案數(shù)據(jù)保存在電腦中，尤其是一些涉及企業(yè)發(fā)展的機(jī)密檔案，在網(wǎng)絡(luò)上有可能會(huì)被不法分子員竊取，或者說丟失等。

3.創(chuàng)新服務(wù)手段。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔，傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化，因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替，隨著改革開放的不斷深入，到檔案館查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息，為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

4.創(chuàng)新檔案搜集整理制度，為檔案數(shù)量和質(zhì)量提供保障。一是各中層單位都要建立相應(yīng)的檔案信息搜集員，負(fù)責(zé)整理和搜集本單位的檔案信息，為了提高檔案搜集的效率，各中層單位的檔案搜集員可以建成模板式的流水檔案記錄，把檔案生成的速度提高，以最大限度的收集本單位的檔案；二是要不斷完善檔案管理制度，包括從收集、整理、清退、銷毀與歸檔等每個(gè)過程，都等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，做到任何過程必須經(jīng)指定的主管領(lǐng)導(dǎo)審批，認(rèn)真履行登記、簽字蓋章手續(xù)；三是對(duì)于檔案搜集可以采取獎(jiǎng)勵(lì)的制度，對(duì)于那些能夠主動(dòng)發(fā)現(xiàn)檔案，而且檔案有價(jià)值的工作人員，尤其是非檔案管理人員可以采取一定的激勵(lì)制度；而對(duì)于那些能夠積極的在檔案管理和搜集中創(chuàng)新方法、創(chuàng)新模式的員工也可以給與一定的精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)全體職員都參與到企業(yè)檔案的搜集工作中來，只有不斷的創(chuàng)新和改進(jìn)檔案搜集整理制度，才能使檔案的數(shù)量和質(zhì)量有保障，使檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

5. 創(chuàng)新檔案存儲(chǔ)方式 。運(yùn)用電子壓縮技術(shù)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙張存儲(chǔ)方式，把檔案錄入到電子設(shè)備上，再提供給利用者，可以確保檔案的原文件不會(huì)受到損害，能夠延長(zhǎng)檔案的保存壽命。

6.創(chuàng)新檔案的保密管理。在事業(yè)單位的檔案管理過程中，保密工作是我們必須要實(shí)行的一項(xiàng)工作，要求我們?cè)趲旆拷ㄔ旌瓦x址過程中必須要嚴(yán)格按照我國(guó)相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行建造，做到辦公室和庫房分開建造，閱覽室和庫房分開建造，庫房門窗必須要進(jìn)行加固，這樣能夠在一定程度上防止盜竊行為的發(fā)生，在庫房的管理方面，我們要派遣專門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行看管，那些與檔案管理無關(guān)緊要的人員必須要禁止其進(jìn)入，最后，我們要對(duì)庫房管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠正確的對(duì)保密檔案和保管檔案進(jìn)行區(qū)分，如果保密檔案泄露出去，一定會(huì)對(duì)國(guó)家利益和安全造成嚴(yán)重的危害，因此，筆者認(rèn)為，在事業(yè)單位檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理的保密工作是十分必要的。

綜上所述，在各個(gè)行業(yè)中，創(chuàng)新都是必不可少的，創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必要條件，同時(shí)也是能更好的服務(wù)于社會(huì)的先決條件，總而言之，在當(dāng)前的檔案管理工作中，我們必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，并且積極地改進(jìn)創(chuàng)新，從而才能夠使檔案管理工作能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需要，進(jìn)而才能夠促進(jìn)檔案管理的發(fā)展和創(chuàng)新。

［1］王彥芳，王金財(cái).關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思考［J］.機(jī)電兵船檔案，2012（06）

［2］賈博.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考［J］.赤子（上中旬），2014（21）