鐘 濤

中國電波傳播研究所

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探究強(qiáng)化文書檔案管理的措施

鐘 濤

中國電波傳播研究所

摘 要：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責(zé)任。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理

文書檔案的管理是當(dāng)前我國檔案管理面臨的主要問題，傳統(tǒng)的文章檔案已經(jīng)不能適應(yīng)檔案的發(fā)展，因此加強(qiáng)文書檔案管理勢在必行。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)文書檔案管理的缺陷

第一，借閱文檔必須要到親自到檔案室，檔案的實(shí)效性差。借閱紙質(zhì)文檔必須要親自到檔案室現(xiàn)場，查閱文件既耗時(shí)間又耗人力，如果工作在異地，查閱其檔案來更是困難。有的重要文檔數(shù)量也十分有限，借閱時(shí)還需排隊(duì)等候，大大的降低了文檔使用的實(shí)效性。

第二，管理復(fù)雜。每次借閱文檔都需要登記，另外，檔案資料來自不同的部門和不同的方向，因此集中起來后還必須要指派專人進(jìn)行分類處理﹑存放﹑審查以及編目。借閱和歸還都要辦理很復(fù)雜的手續(xù)。

第三，文檔易損。由于傳統(tǒng)的文檔大部分都是紙質(zhì)的，有很多珍貴的檔案資料都年代久遠(yuǎn)。在借閱和管理文檔的過程，不可避免的要經(jīng)常翻閱和移動(dòng)，這樣就很容易使文檔遭到破損，不利于文書檔案的妥善保管。

2.文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

第一，提高使用文檔的閱讀率。實(shí)施文書檔案的信息化管理在線顯示文檔的存儲(chǔ)狀態(tài)，這樣使用者在查閱文檔時(shí)就可以直接在網(wǎng)上查閱，解決了排隊(duì)等候借閱的問題。如需借閱紙質(zhì)文檔，也可以提前從網(wǎng)上查看檔案是否已被借走，何時(shí)可以歸還，這樣借閱起來更加方便，大大提高文書檔案的閱讀率。

第二，提高查詢速度。實(shí)施文書檔案信息化管理，能有效的提高檔案的查詢速度。在查詢信息資料時(shí)，用戶只需要檢索欄中輸入關(guān)鍵詞就可以查看到所需的資料，而無需親自到檔案部門去索取。

第三，確保了文檔的保密性。實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理可以設(shè)置保密權(quán)限，劃分文件保密等級(jí)，如果使用者只需某卷文檔中的其中一份，信息化管理能夠精確的查詢到所需的單件文件，而傳統(tǒng)的檔案管理是提供整份，不利于文檔的保密性。

第四，提高了管理效率。實(shí)施信息化管理避免了借閱歸還時(shí)一系列復(fù)雜的手續(xù)，使工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度降低了很多。提高了文書檔案的管理水平。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成﹑運(yùn)行﹑積累﹑轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草﹑修改﹑刪減﹑檢索﹑打印﹑登記﹑統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化﹑信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)﹑信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理﹑深化檢索的目的。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性﹑主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。

進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感﹑良好的職業(yè)道德﹑求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度﹑樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)﹑科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野﹑優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)﹑提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》﹑《檔案人員職業(yè)道德》﹑《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成﹑積累﹑歸檔﹑收集﹑整理﹑鑒定﹑統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)﹑檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格，激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性﹑現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位﹑分層次﹑多渠道﹑多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合﹑按需施教﹑注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用﹑用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論﹑新方法﹑新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)﹑歷史學(xué)﹑心理學(xué)﹑行為學(xué)﹑公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)﹑計(jì)算機(jī)﹑科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

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