張懿寧

齊齊哈爾公共資源交易中心

人事檔案管理研究述評及方向

張懿寧

齊齊哈爾公共資源交易中心

人事檔案的建立是一種人才信息工程，有利于提高社會公共信息的透明度，人事檔案的管理是現(xiàn)代人力資源管理的重要組成部分。本論文從人事檔案的定義和特點出發(fā)，揭示了人事檔案管理述評和不足，并找出原因，最后對人事管理發(fā)展方向提出了預(yù)見性的觀點，以期為企事業(yè)單位的人事管理工作提供實質(zhì)性的參考。

人事檔案；管理研究；發(fā)展方向

現(xiàn)階段，人事管理作為人力資源工作的重要組成部分，它受到的研究和關(guān)注度也越來越多。那么怎樣管好人事檔案、把人事工作做好，以此來滿足我國當(dāng)前的國內(nèi)新的發(fā)展趨勢也就變得特別重要。但現(xiàn)在我國人事檔案在管理方法等環(huán)節(jié)上仍是問題頻出，這就要求我們?nèi)ゼ皶r得進行解決和完善，下面我就從闡述人事檔案管理的定義和特點出發(fā)，膚淺的分析一下人事檔案管理的現(xiàn)狀不足和未來方向。

一、人事檔案的基本定義和特點

(一)人事檔案的定義

人事檔案是人事管理活動中形成的，是記錄個人自然情況及個人與社會各方面活動的真實性記錄檔案。在我國的人事管理制度中，人事檔案是一項最基本且具有非常重要參考價值的文檔文件。在企、事業(yè)和公務(wù)單位的人事管理制度中，人事檔案不僅涵蓋了每位員工的身份證明、基本學(xué)歷、薪資待遇、工作經(jīng)歷等個人情況，也記錄每個員工的品德作風(fēng)、工作能力等客觀評價情況，是每位員工轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理保險以及考據(jù)相關(guān)證明時起著憑證、依據(jù)和參考的作用。

(二)人事檔案的具體特點

（1）真實性。人事檔案形成的最基本要求就是真實性。對于企、事業(yè)單位來說，擁有可靠的管理人員和工作人員，是保證單位各項工作順利開展的最基本保障。在企事業(yè)單位，人事檔案對于每位員工的個人自然情況、工作經(jīng)歷、思想品德等進行記錄的真實性，是企、事業(yè)單位在開展員工錄用、人才選拔、職位晉升等工作時的最基礎(chǔ)的依據(jù)。因此，人事檔案必須真實可靠。

（2）全面性。一份合格的人事檔案必須要具有全面性。人事檔案不僅僅要對每個人的基本個人信息、家庭成員組成信息、成長學(xué)習(xí)經(jīng)歷等個人自然情況的進行記錄，還要涵蓋以往所在學(xué)校、單位對于個人的學(xué)歷工作能力、思想作風(fēng)等做出的客觀評價記錄。在人事檔案中，要面面俱到，既要直面地記錄著個人的基本情況也要包羅與社會活動時的重要情況，只有全面性的記錄，才能讓每個用人單位對于每位員工進行全面了解，才能體現(xiàn)每個人的社會價值，才能順利的開展工作。因此，人事檔案必須要具有全面性。

（3）可變性。人事檔案的最大特點就是可變性。社會是隨著時間的變化而變化，作為社會的組成部分，每個人也是隨著時間的變化而變化。人事檔案作為每個人社會活動的最基本記錄文件，必須隨著時間的不斷推進和每個人發(fā)展的不斷變化而進行不斷地更新。所以，作為人事檔案管理人員，我們必須要求及時收集和補充最新的員工個人信息，這樣才能保證每份人事檔案的真實和全面。因此，人事檔案要時刻保持可變性。

（4）保密性。人事檔案的真實性、全面性決定了它必須進行保密管理。人事檔案是每個人的個人信息和社會活動的記錄文件，其中既儲存著個人的私密信息也反映了個人的在社會活動中功過得失，對于每個人來說，人事檔案可以全面的體現(xiàn)整個人各方面的情況。因此，它屬于個人的機密甚至黨和國家的機密。在《中華人民共和國檔案法》中，已有明文規(guī)定，不得私自泄露和保存人事檔案，檔案管理人員必須進行保密性培訓(xùn)。

二、人事檔案管理的研究述評及不足

進入21世紀(jì)，在我國的人事研究過程中，主要包括三個方面的內(nèi)容，分別是：

(一)對于人事檔案管理問題的探究和對策

在當(dāng)今人事檔案管理的研究中，最主要的課題是針對現(xiàn)有人事檔案管理中出現(xiàn)的問題做出研究，再提出解決人事檔案中出現(xiàn)問題的模式。這些問題中最主要體現(xiàn)在檔案的全面性、檔案的真實度以及檔案的更新程度這三個方面。因此，要做好一份合格的人事檔案，檔案管理人員應(yīng)該針對人事檔案的真實可靠程度進行調(diào)查并不斷進行更新和完善，避免人事檔案出現(xiàn)假檔、死檔。

(二)對于人事檔案進行信息化管理的研究

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到了長足的進步，各行各業(yè)進行信息化管理的步伐也越來越快。作為社會發(fā)展的必然趨勢，人事檔案管理信息化也逐步實行開來。但是，在實行人事管理信息化的過程中，相關(guān)部門沒有開展針對檔案管理人才的信息化培訓(xùn)和進行統(tǒng)一的人事檔案信息化規(guī)范指導(dǎo)，直接導(dǎo)致了人事檔案不能很好地進行錄入，實現(xiàn)人事檔案的區(qū)域聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)共享。

(三)對于流動人才的人事檔案的研究

在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的時代背景下，我國的工、商、服務(wù)等行業(yè)得到了長足的發(fā)展，國內(nèi)許多大中型城市出現(xiàn)了勞動力短缺的問題，因而吸引了大批農(nóng)村人員到各大城市務(wù)工，而這些人員的流動性很強，這增加了管理他們的人事檔案難度。

三、人事檔案管理發(fā)展方向展望

(一)人事檔案管理信息化發(fā)展

社會在發(fā)展、科技在進步，人事檔案管理信息化已成為歷史發(fā)展的必然趨勢，我們應(yīng)放棄過去落后的傳統(tǒng)管理模式，緊隨時代的發(fā)展步伐，全面實現(xiàn)人事檔案管理的電子化和信息化。目前，我國的人事檔案管理信息化，仍然存在著許多的弊端。

(二)人事檔案管理“三化”發(fā)展

人事檔案管理的“三化”主要指的是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。其中標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，主要體現(xiàn)在載體、管理工作等的標(biāo)準(zhǔn)化，它是檔案管理中做到數(shù)字化等的核心問題；規(guī)范化是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，主要是改變檔案書寫管理不規(guī)范、裝訂不整齊等問題，這主要應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度來約束；現(xiàn)代化是人事檔案管理的主要發(fā)展目標(biāo)。

四、結(jié)語

人事檔案的管理工作是一項系統(tǒng)的工程，其工作內(nèi)容瑣碎，但是對于企事業(yè)來說又非常重要，相當(dāng)于企事業(yè)單位人才的信息庫。人事檔案的管理工作一定要從實際出發(fā)，積極吸取以往工作的經(jīng)驗，并做出總結(jié)，不斷完善人事檔案管理工作的細節(jié)問題，通過創(chuàng)新的科學(xué)模式來提升管理的效率。

［1］劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望［J］.檔案學(xué)研究，2011 （05）：20-23.

［2］胡杰軍.淺談人事檔案管理及發(fā)展趨勢展望［J］.科協(xié)論壇（下半月），2012（09）：147-148.