歐陽鳳平 魏 紅

湖南廣播電視大學(xué)

淺談高校會計(jì)檔案管理

歐陽鳳平 魏 紅

湖南廣播電視大學(xué)

高校會計(jì)檔案管理的規(guī)范與否及管理水平的高低直接影響到高校會計(jì)檔案的利用價(jià)值，筆者根據(jù)自己高校會計(jì)檔案管理工作實(shí)踐，就如何做好高校會計(jì)檔案的管理工作，從會計(jì)檔案的合理整理、內(nèi)容規(guī)范、管理手段先進(jìn)、鑒定及銷毀理性等方面來談?wù)勛约旱捏w會。

高校；會計(jì)檔案；管理

高校會計(jì)檔案是指在會計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的的重要史料和證據(jù)。會計(jì)年度終了后，應(yīng)將會計(jì)檔案裝訂成冊，并進(jìn)行整理立卷，規(guī)范管理使之充分服務(wù)于高校的管理。

一、要合理地整理高校會計(jì)檔案

1、會計(jì)檔案分類立卷的基本要求。會計(jì)檔案按材料的類別，分類組成相關(guān)聯(lián)的類型立卷，將立卷按順序編號。會計(jì)檔案按年立卷，統(tǒng)一格式的標(biāo)簽貼在裝訂賬簿歸檔冊上，活頁賬上要加封面，要按會計(jì)類別逐項(xiàng)填寫清楚，簽字蓋章都要求齊全，賬簿使用登記表要按財(cái)務(wù)會計(jì)類別逐項(xiàng)填寫齊全，高校會計(jì)的有關(guān)輔助賬、登記本、賬、冊也應(yīng)該按照會計(jì)規(guī)定整理裝訂、認(rèn)真編制立卷清單，要按照會計(jì)規(guī)定統(tǒng)一歸檔，裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2、高校會計(jì)憑證整理。每月末將會計(jì)憑證裝訂成冊，案卷的目錄要統(tǒng)一登記，每月末要立卷一份。會計(jì)憑證要根據(jù)原始憑證的多少，分類、分項(xiàng)裝訂，會計(jì)憑證裝訂要做到整齊和牢固，財(cái)務(wù)會計(jì)人員月末將會計(jì)憑證整理，按類型順序排列，按統(tǒng)一要求裝訂成冊。

3、高校的基本建設(shè)項(xiàng)目的會計(jì)檔案整理。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，基建會計(jì)結(jié)轉(zhuǎn)完交付使用，并且結(jié)轉(zhuǎn)完債權(quán)、債務(wù)款項(xiàng)及其他未結(jié)算完款項(xiàng)之后，才能進(jìn)行基建會計(jì)檔案的立卷歸檔。在移交的會計(jì)檔案封皮正面及冊背上應(yīng)注明憑單名稱，卷號，封皮注明冊數(shù)、起止年度和檔案編號，會計(jì)檔案歸檔手續(xù)要完備。

4、高校會計(jì)賬簿的裝訂順序。會計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂頁→會計(jì)裝訂封底。會計(jì)賬簿裝訂后應(yīng)牢固，應(yīng)該很平整，不得出現(xiàn)賬簿有折角、掉頁的現(xiàn)象。會計(jì)賬簿裝訂的封口處，裝訂人應(yīng)加蓋印章。會計(jì)賬簿裝訂后，要按會計(jì)規(guī)定注明所屬的賬簿名稱、年度及編號。高校會計(jì)賬簿編號應(yīng)該為一年一編，編號順序應(yīng)該為總賬、分戶、分類、分項(xiàng)明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶、分類輔助賬。

5、其它會計(jì)檔案整理。高校會計(jì)報(bào)表及其它會計(jì)資料分類按年裝訂，編號要統(tǒng)一，目錄要認(rèn)真編寫，月報(bào)表和年報(bào)表，要按月份和年度分開組卷，歸檔保管的會計(jì)檔案盒要統(tǒng)一，涉及到外事的會計(jì)資料應(yīng)分類按年單獨(dú)裝訂，包括：會計(jì)的移交清單、會計(jì)檔案的保管清單、鑒定及銷毀的清單，都要統(tǒng)一編號，并要加封面，分類編寫目錄，統(tǒng)一歸檔保管。

二、要規(guī)范高校會計(jì)檔案的內(nèi)容

1、會計(jì)檔案的內(nèi)容要求。會計(jì)檔案首先是高校的所有相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，其次，又是會計(jì)檔案資料管理的重要組成部分，是高校重要的經(jīng)濟(jì)信息資源。會計(jì)檔案的精確性、完整性以及會計(jì)檔案的真實(shí)性，都將直接影響到會計(jì)檔案管理的發(fā)展。所以規(guī)范會計(jì)檔案的內(nèi)容就顯得尤為重要。只要具有保管價(jià)值的所有高校會計(jì)事項(xiàng)記錄的資料、核算的資料、財(cái)務(wù)會計(jì)管理類的資料，都要認(rèn)真、細(xì)致、及時(shí)地收集，不應(yīng)該有缺少。如果發(fā)生了缺少，要立即向經(jīng)辦人追回，確保會計(jì)檔案材料的完整性。會計(jì)檔案管理人員工作調(diào)崗時(shí)，要按要求填寫“工作交接明細(xì)單”存檔，以保證會計(jì)工作的連續(xù)性。

2、會計(jì)檔案資料分類。高校財(cái)務(wù)根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，將會計(jì)檔案資料按性質(zhì)分為：第一，《會計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年度會計(jì)報(bào)表，報(bào)表附注及財(cái)務(wù)會計(jì)情況說明書，上級主管部門對報(bào)告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。第二，會計(jì)總賬、會計(jì)明細(xì)賬，會計(jì)現(xiàn)金日記賬和銀行存款(借款)日記賬、固定資產(chǎn)卡片、會計(jì)的各種輔助登記簿等。第三，會計(jì)原始憑證，包括外來的原始憑證、自制的原始憑證、會計(jì)原始憑證的匯總表、會計(jì)記賬憑證、會計(jì)記賬憑證的匯總表。涉及對外對私改造資料，匯總憑證及其他會計(jì)憑證，銀行存款(借款)余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。第四，會計(jì)檔案保管、經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告和總結(jié)報(bào)告、會計(jì)制度、經(jīng)濟(jì)合同、內(nèi)部以及外部審計(jì)資料、凡與會計(jì)核算緊密相關(guān)的，由會計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參與價(jià)值的數(shù)據(jù)，會計(jì)移交清冊單、資產(chǎn)評估報(bào)告、驗(yàn)資的報(bào)告、所有專用發(fā)票、鑒定及銷毀清冊單等資料。第五，電算化會計(jì)檔案的收集，是指在一定的期限內(nèi)，會計(jì)電算化的一切數(shù)據(jù)資料，把計(jì)算機(jī)會計(jì)軟件系統(tǒng)中，所有的會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)或磁盤、光盤上，成為脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高校會計(jì)檔案。

三、利用先進(jìn)管理手段管理高校會計(jì)檔案

要用信息化手段來管理高校會計(jì)檔案。會計(jì)檔案工作，已經(jīng)從原始的紙質(zhì)會計(jì)檔案，發(fā)展到電子的會計(jì)檔案，由于電子系統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)的數(shù)據(jù)易被修改，所以，要嚴(yán)格地執(zhí)行計(jì)算機(jī)的授權(quán)權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行高校會計(jì)管理人員的審批制度。會計(jì)檔案除原始會計(jì)憑證需紙化歸檔以外，還應(yīng)該充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對電算化高校財(cái)務(wù)會計(jì)資料進(jìn)行分類、歸檔整理。會計(jì)資料應(yīng)充分利用優(yōu)質(zhì)的光盤、硬盤等先進(jìn)存儲介質(zhì)，存儲高校會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表。對存儲的介質(zhì)要進(jìn)行一一編號，標(biāo)明存儲的時(shí)間、標(biāo)明存儲的內(nèi)容。要按高校會計(jì)分類、分項(xiàng)的類別進(jìn)行管理，要充分利用壓縮的存儲空間，減少會計(jì)檔案存儲的成本。目前在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化、無紙化的計(jì)算機(jī)技術(shù)安全支持下，既要保證會計(jì)檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，又要提高其管理工作的效益，更為及時(shí)查找高校會計(jì)檔案保管期內(nèi)的所有會計(jì)資料提供極大的方便。

四、要理性地看待高校會計(jì)檔案的鑒定及銷毀

會計(jì)檔案的鑒定及銷毀要按照財(cái)政廳、國家檔案局《會計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，要根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)會計(jì)工作中的實(shí)際情況，制定出適合會計(jì)檔案鑒定及銷毀的規(guī)章制度，并且編制會計(jì)檔案鑒定及銷毀清單。

1、會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，檔案部門提出詳細(xì)的鑒定及銷毀清單，并與高校會計(jì)部門共同鑒定后進(jìn)行銷毀。檔案、財(cái)會、審計(jì)、保衛(wèi)等部門要共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀財(cái)務(wù)會計(jì)檔案前，高校負(fù)責(zé)人在財(cái)務(wù)會計(jì)檔案銷毀清冊上必須簽署意見，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可進(jìn)行銷毀。要認(rèn)真清點(diǎn)、核對，銷毀后，審計(jì)、保衛(wèi)監(jiān)銷人員應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而保證會計(jì)檔案銷毀制度的嚴(yán)肅性。對其中會計(jì)未結(jié)算的債權(quán)、債務(wù)的會計(jì)原始憑證，應(yīng)該單獨(dú)立卷，并且要由檔案部門保管到會計(jì)結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。正在建設(shè)期間的項(xiàng)目建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

2、保管期滿但未結(jié)算清的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未結(jié)算事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未結(jié)算事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的高校會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)保管清冊中列明，要使會計(jì)檔案鑒定和銷毀工作有據(jù)可依。按照會計(jì)檔案規(guī)章制度規(guī)范實(shí)行，要嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)制度往來款項(xiàng)債權(quán)、債務(wù)的管理，對于超過一定期限的會計(jì)的未能追償款項(xiàng)，高校會計(jì)管理人員應(yīng)提前做好單獨(dú)立卷管理，審計(jì)部門要大力加強(qiáng)審計(jì)的力度，使得高校會計(jì)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)改善發(fā)現(xiàn)的問題，做好高校會計(jì)檔案的鑒定和銷毀工作，最大限度合理的利用存儲的空間，節(jié)約人力、物力資源。各種會計(jì)檔案保管期限：高校會計(jì)憑證要保管15年；高校會計(jì)賬簿要保存15年，其中，高校會計(jì)的現(xiàn)金日記賬、銀行存款(借款)日記賬要保存25年；高校會計(jì)報(bào)表要保存10年，其中，高校會計(jì)年度決算報(bào)表要永久保存；收、發(fā)貨等發(fā)票要保管5年；采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存的會計(jì)檔案，按照財(cái)政廳有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

結(jié)論：

根據(jù)自己在高校擔(dān)任會計(jì)工作及會計(jì)檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從合理整理會計(jì)檔案、規(guī)范會計(jì)檔案內(nèi)容、采用先進(jìn)管理手段和理性科學(xué)的鑒定及銷毀會計(jì)檔案等方面來談?wù)勎覀兊捏w會。以期更好地管理高校會計(jì)檔案，使會計(jì)檔案的價(jià)值得以發(fā)揮，更好地為高校管理提供服務(wù)。