丁 輝

綿陽(yáng)市城市綠化中心

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔存在的問(wèn)題及解決辦法

丁 輝

綿陽(yáng)市城市綠化中心

本文對(duì)基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔工作中所產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的策略，僅供參考。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；文件材料歸檔；問(wèn)題與解決措施

前言

文件歸檔是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。完整、規(guī)范的文件歸檔工作可以較為真實(shí)地記錄單位活動(dòng)的發(fā)展過(guò)程，提高檔案利用的效率，更好地為單位工作及個(gè)人工作生活服好務(wù)。在實(shí)際工作中，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔還存在著一些問(wèn)題，如只歸檔紅頭文件、文件缺失、記錄過(guò)程不完整等，給檔案收集、整理、利用工作增加了難度，如何較好地解決基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔所存在的問(wèn)題，應(yīng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作者的重視。

一、基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔存在的問(wèn)題

機(jī)關(guān)檔案是國(guó)家檔案資源的重要來(lái)源。如果各機(jī)關(guān)歸檔文件質(zhì)量不高，今后移交進(jìn)檔案館，就要導(dǎo)致檔案館館藏質(zhì)量的下降，不能完整反映某一段歷史時(shí)期國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的面貌。目前我國(guó)基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔存在著較為明顯的問(wèn)題，首先是文件材料收集的不完整性，大多數(shù)單位只重視對(duì)紅頭文件的收集歸檔，會(huì)議及活動(dòng)的文件歸檔皆是以紙質(zhì)文件為主，但對(duì)照片、影像、實(shí)物等載體的檔案未進(jìn)行收集、歸檔管理，缺乏對(duì)事態(tài)發(fā)展進(jìn)程的直接、真實(shí)表現(xiàn)資料。其次，單位對(duì)檔案工作沒(méi)有給予足夠的重視，檔案人員更換頻繁且缺乏必備的專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致工作銜接不到位，對(duì)應(yīng)該歸檔的文件沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的收集與整理，致使檔案的收集不齊全、整理不規(guī)范。

二、基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔優(yōu)化策略

1.材料收集。單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件材料的收集工作，按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定相應(yīng)的規(guī)章制度，要求各部門和個(gè)人對(duì)在公務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實(shí)物等不同載體的歷史記錄要及時(shí)移交歸檔，任何個(gè)人不得丟失、自行銷毀或據(jù)為己有，這樣收集來(lái)的文件材料才能較為齊全完整，有利于檔案作用的發(fā)揮。

2.區(qū)分歸檔。在對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，同時(shí)應(yīng)注意區(qū)分不同載體、不同保管期限、不同問(wèn)題、不同部門、不同密級(jí)等要素，進(jìn)行全面、綜合性的判斷，才有利于今后檔案的查找、利用工作方便快捷高效。

3.去除重件、不歸檔文件。對(duì)所收集的文件材料進(jìn)行電腦的清單列舉，再將現(xiàn)有資料按照文件名稱或是序號(hào)進(jìn)行有序排列，逐步篩選出重復(fù)的文件材料和不需要?dú)w檔的文件材料，進(jìn)行剔除，同時(shí)對(duì)文件列表中缺失的文件進(jìn)行及時(shí)的收集，保證歸檔文件齊全完整。

4.劃分保管期限、機(jī)構(gòu)。對(duì)歸檔文件的保管期限及機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確的劃分。在對(duì)文件保管期限進(jìn)行劃分時(shí)應(yīng)充分考慮文件的重要程度及資料的相互關(guān)聯(lián)性，假如一份文件的保管期限為10年，但與另外幾份30年的文件有著不可拆分的聯(lián)系，則可以將其保管期限從10年調(diào)整為30年或更長(zhǎng)。同一部門、相同問(wèn)題的文件資料歸檔在一起，便于工作的查考和利用。

5.補(bǔ)充收集材料。檔案人員通過(guò)對(duì)各部門移交的文件材料進(jìn)行比對(duì)，列出缺失文件清單，并將其交給相關(guān)部門進(jìn)行材料的補(bǔ)充收集，力求確保全部文件材料歸檔。

6.修整、裝訂。文件多為紙質(zhì)，經(jīng)不起長(zhǎng)時(shí)間的存放及翻閱，特別是熱敏紙傳真件的保存，因此對(duì)歸檔文件的修整及裝訂就顯得尤為重要。對(duì)翻閱過(guò)程中產(chǎn)生的卷邊、折頁(yè)、破損等情況應(yīng)進(jìn)行有效的修整，盡可能地保持原有材料的狀態(tài)，對(duì)于無(wú)法修復(fù)的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行復(fù)印，保證文件的完整性。

根據(jù)保管期限不同，確定裝訂方式。永久、30年保存的歸檔文件要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂制品，采用線裝法裝訂，不使用不銹鋼夾或封套；短期保存的歸檔文件不必去掉金屬物。

7.蓋歸檔章、編號(hào)。每份歸檔的文件都需要蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章包括全宗號(hào)、年度、件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、頁(yè)數(shù)6個(gè)要素。

通過(guò)對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)可以有效加強(qiáng)文件管理，對(duì)后期的文件利用工作起著重要的作用。在編號(hào)時(shí)不應(yīng)考慮分盒問(wèn)題，即裝盒后最低一級(jí)類目中各盒內(nèi)的文件編號(hào)是連續(xù)的，如第一盒從1-18號(hào)，第2盒從19號(hào)開始編起。如果是以年度-保管期限分類，一個(gè)單位在一個(gè)年度內(nèi)永久編一個(gè)流水號(hào)，定期30年編一個(gè)流水號(hào)，定期10年編一個(gè)流水號(hào)。對(duì)遺留的帳外文件的歸檔，可以采取將其排列在相應(yīng)年度相應(yīng)類別歸檔文件的最后。

8.裝盒。將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒；不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限、不同密級(jí)的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

9.填寫備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明主要填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；整理人指負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名；檢查人指負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；日期填寫歸檔文件整理完畢的日期。

10.編目。對(duì)文件材料的歸檔過(guò)程中的最后一步就是對(duì)整理好并裝入盒的資料進(jìn)行目錄的編寫及蓋印。按照歸檔文件的要求對(duì)歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行目錄制作并進(jìn)行打印，放在文件盒的首頁(yè)位置，便于文件的翻閱與查看。同時(shí)按照國(guó)家對(duì)文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，不同年限的有效文件應(yīng)建立多套復(fù)印文檔，避免資料的丟失。

三、結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的眾多文件材料，做好相應(yīng)的歸檔工作尤為重要。檔案工作者要按照新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則(DA＿T22-2015)》的相關(guān)規(guī)定，讓文件材料的歸檔更加齊全完整、準(zhǔn)確，使查詢的過(guò)程更加方便快捷，更好地促進(jìn)基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率和質(zhì)量的提升，為單位工作的順利開展和社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)。

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