王曉紅

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事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究

王曉紅

（吉林省四平市特種設(shè)備檢驗中心，吉林 四平 136500）

信息化的推進(jìn)促使我國事業(yè)單位檔案管理工作的變革日益深化，事業(yè)單位檔案管理逐步向信息化管理靠攏。通過闡述事業(yè)單位檔案管理信息化的主要特點及其優(yōu)勢，對我國當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)水平進(jìn)行一定的分析，在此基礎(chǔ)上探討推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的策略，以期為日后進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平提供一定的參考建議。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；對策研究

當(dāng)前，在信息化智能化的大背景之下，各行各業(yè)為了實現(xiàn)工作效率提高的目標(biāo)，都不斷向這一趨勢靠攏，事業(yè)單位的檔案管理工作也不應(yīng)例外。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和人們認(rèn)識水平的提高，我國事業(yè)單位檔案管理工作在信息化方面已經(jīng)取得了一定的成就，檔案管理工作的效率得到了很大程度的提高。但是隨著社會發(fā)展對檔案管理工作要求的不斷提高，我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)當(dāng)繼續(xù)發(fā)展提高，以滿足人們的要求。此外，同西方發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理信息化建設(shè)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在日后的信息化建設(shè)方面還應(yīng)當(dāng)加大力度，借鑒西方國家的先進(jìn)技術(shù)手段，促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)。

1　檔案管理信息化建設(shè)的主要優(yōu)勢

信息化管理是今后管理工作發(fā)展的趨勢，對于事業(yè)單位檔案管理工作來說，信息化建設(shè)能夠在很大程度上提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和高效化。在日后的檔案管理工作的發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)加快對檔案管理的信息化建設(shè)研究，從而在根本上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，信息化的檔案管理工作主要具有以下優(yōu)勢。

1.1檔案管理信息化有利于檔案的長期保存

在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，事業(yè)單位的人事檔案大多是以紙質(zhì)的形式存在，而紙張這種材料很容易因環(huán)境的原因而受到影響，如環(huán)境一旦潮濕，則檔案很容易出現(xiàn)發(fā)霉等情況，甚至可能出現(xiàn)信息遺失的現(xiàn)象，大大不利于人事檔案的長久保存。信息化的檔案管理手段則從根本上避免了這種情況，在這種檔案管理的模式之下，人事檔案信息通過信息化備份，存儲于電子磁盤當(dāng)中。如此一來，外界的環(huán)境便不能夠?qū)n案信息造成影響，最大限度地實現(xiàn)了對檔案的長久保存。

1.2檔案管理信息化有利于規(guī)范事業(yè)單位檔案管理信息

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，由于檔案資料數(shù)目眾多，在對檔案進(jìn)行檢索時，程序非常復(fù)雜，這種工作不僅耗時長，而且極有可能在查找的過程中對其他檔案造成影響，使得日后的管理工作更加煩瑣。檔案管理的信息化意味著日后在對某位職工的人事檔案進(jìn)行搜索查詢時，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字，這種檢索模式不僅能夠節(jié)約時間、大大提高檔案管理的效率，還能夠在不對其他檔案造成影響的情況下進(jìn)行。

1.3檔案管理信息化有利于拓展檔案的職能

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往是以紙張作為介質(zhì)，采用人工錄入信息的方式來對檔案進(jìn)行管理。同這種管理模式相比，信息化檔案管理模式不僅能夠完成檔案保存的職能，還能夠在很大程度上拓展檔案的職能，使得檔案不僅承擔(dān)信息保存的職能，還能夠成為信息采集、管理的來源，推動事業(yè)單位的全面發(fā)展。

2　當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的主要問題

2.1檔案管理信息化平臺更新較慢

當(dāng)前，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息化的大背景之下，我國很多事業(yè)單位的職工檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)建立了信息化管理平臺，但是由于以往認(rèn)識的局限，管理人員往往意識不到檔案管理信息化的重要性，也就使得檔案管理信息化平臺更新較慢，單位的人才管理往往也難以達(dá)到最優(yōu)化的程度。

2.2檔案管理工作人員專業(yè)水平偏低

從整體上來說，我國事業(yè)單位檔案管理信息化起步較晚，在部分事業(yè)單位中，很多的檔案管理者并沒有達(dá)到熟練運用信息化平臺的程度，其專業(yè)水平亟待提高。部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒有相應(yīng)的計算機(jī)操作能力，這就大大限制了我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步深化。

3　加強事業(yè)單位檔案管理信息化的措施

為了更好地推進(jìn)我國事業(yè)單位的發(fā)展，在實際的工作中，必須加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。但是，當(dāng)前條件下，我國的檔案管理信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。正因如此，有關(guān)部門應(yīng)加大力度加強事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，著力推進(jìn)我國事業(yè)單位信息化檔案管理。

3.1加強信息化建設(shè)平臺的推廣

事業(yè)單位檔案管理信息化平臺建設(shè)的最終目的是為了滿足社會發(fā)展對人才檔案管理的需求，因此，為了給信息需求者提供更為便捷的服務(wù)，達(dá)到有效提升平臺知名度和影響力的目的，事業(yè)單位檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)從一些檔案管理信息化建設(shè)較好的大企業(yè)借鑒相關(guān)的管理經(jīng)驗，以更好地推動本單位的檔案管理信息化進(jìn)程。

3.2加強管理人員同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的交流合作

信息化的檔案管理模式要求檔案管理者對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定的了解，因此，為了保障檔案管理信息化的有效性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行溝通交流，從而確保檔案信息數(shù)據(jù)錄入和更新的及時性。

3.3設(shè)立專門的檔案管理崗位，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

長期以來，我國事業(yè)單位往往對檔案管理工作不夠重視，大多不會設(shè)立專門的檔案管理崗位，而多是由其他人員代為管理。實踐證明，這種管理方式是不科學(xué)的，為了提高檔案管理的工作效率，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的崗位對檔案進(jìn)行管理，著力培養(yǎng)一批專業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員來從事檔案管理工作，如此，檔案管理工作必然能夠得到很大的改善。

4　結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)對于單位的長遠(yuǎn)發(fā)展來說有著重要的作用，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，各方應(yīng)積極響應(yīng)號召，在大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，有關(guān)部門和負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)著力提高員工的專業(yè)素養(yǎng)，將信息化建設(shè)的工作落到實處。

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［3］ 邢莎莎.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012，（07）：88-89.

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Strategies study on archives management information construction of public institution

WANGXiao-hong
（SipingSpecial Equipment Inspection Center ofJilin Province，Siping136500，China）

The advance of information has promoted transformation of archives management more deepening，and records management of public institutions has gradually developed toinformation management.The level of current file management information construction was analyzed through elaboratingits main characteristics and advantages，and strategies were proposed to promote information construction based on this，hoping to provide a reference for further promoting the level of file management information construction of public institutions.

Public institutions；File management；Information construction；Countermeasures

G275.3

A

1674-8646（2016）15-0143-02

2016-07-01

王曉紅（1968-），女，吉林四平人，學(xué)士，政工師，中級館員，從事檔案管理研究。