鐘冬梅

(淮北師范大學綜合檔案室，安徽淮北235000)

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論現(xiàn)代檔案管理人員的素質(zhì)與能力結(jié)構(gòu)

鐘冬梅

(淮北師范大學綜合檔案室，安徽淮北235000)

摘要：現(xiàn)代檔案管理是一種對人員素質(zhì)與知識、能力要求很高的文獻信息管理工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境影響下，政治、經(jīng)濟、法律、管理、人文等學科互相滲透、交叉，對圖書情報檔案工作的從業(yè)人員，提出了更高的素質(zhì)、知識與能力要求。從服務(wù)意識、文獻意識、法律意識和學習意識等方面對具體檔案管理工作者的從業(yè)素質(zhì)進行分析，從信息管理能力、文獻檢索能力、專業(yè)檔案能力和知識貫通能力等方面對具體檔案管理工作者的能力結(jié)構(gòu)問題進行分析，并提出了自我進修提高的內(nèi)容與途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理人員；信息管理；素質(zhì)；能力

按照《中華人民共和國檔案法》的定義，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。[1]檔案的管理與使用，關(guān)系到人類過去、現(xiàn)在和未來活動憑證的留存與持續(xù)再用，關(guān)系到組織社會記憶的維護、忘卻或重構(gòu)，關(guān)系到公民身份的識別、隱私保護、權(quán)益維護和社會認同，甚至關(guān)系到國家社會轉(zhuǎn)型和數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的國家信息化能力。[2]

檔案管理人員工作在文獻檔案系統(tǒng)、檔案局等政府部門、機關(guān)、公共圖書館與文化工作系統(tǒng)及其他企事業(yè)單位的管理職能機構(gòu)。在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境影響下，政治、經(jīng)濟、法律、管理、人文等學科互相滲透、交叉，對圖書情報檔案工作的從業(yè)人員，提出了更高的素質(zhì)、知識與能力要求。單一的學科知識背景、純經(jīng)驗的保管員式的工作方法、缺乏更新與不斷充實的知識結(jié)構(gòu)、前瞻與創(chuàng)新精神的缺失，均無法適應現(xiàn)代的檔案管理工作。

一

素質(zhì)，是對人員天賦基礎(chǔ)、思想意識、知識習得、工作潛力等等的綜合考量。素質(zhì)有時表現(xiàn)為隱性因素，不可把握，難以計量，但卻是起決定作用的因素。素質(zhì)有時體現(xiàn)為觀念與意識，我們常說的政治素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，多偏于思想觀念與心理潛質(zhì)等，務(wù)虛為多。素為底子，質(zhì)為質(zhì)地，其實是基礎(chǔ)性、先決性的條件。這里從觀念意識角度來談素質(zhì)，就涵蓋了思想、觀念、心理、態(tài)度等等。

1.服務(wù)意識

研究揭示，從文化層面，保護社會文化遺產(chǎn)，提供信息的公共獲取，支持公眾終身學習，是檔案館與圖書館、博物館等文化設(shè)施的共同目標。[3]檔案管理工作屬于信息服務(wù)性質(zhì)。但這種服務(wù)不同于一般流水式的機關(guān)文件、信息的傳達接收工作，也不同于企事業(yè)單位的后勤物資供應服務(wù)，而是重要的、特殊的資料與信息服務(wù)。雖然不一定要走出去，跑上門，拉客戶，但也要了解服務(wù)對象，講求服務(wù)方式與工作效率，把沉寂的檔案資料，與火熱的現(xiàn)實社會連接起來。著名的《圖書館五法》認為：書是為了用的，書有其人，人有其書，充分利用讀者時間，圖書館是一個生長著的機體。其重在服務(wù)社會的精神內(nèi)涵，應是同樣適用于檔案工作的。檔案機構(gòu)的性質(zhì)與所存檔案的特殊性決定了檔案工作具有綜合性、社會性、實踐性、理論性、技術(shù)性、實用性等特點，但其為社會服務(wù)的性質(zhì)卻是最根本的。所以，檔案管理人員要樹立牢固的服務(wù)意識，遵守檔案服務(wù)的特殊則，提供充分的檔案信息資源。

2.文獻意識

檔案管理不同于工廠企業(yè)的物資、原材料與工具管理，只是簡單的出入清楚，不損壞不丟失，基本上是一次性單向使用。按國家《文獻著錄總則》的定義，文獻是“記錄有知識的載體”。而從廣義文獻學、文獻的利用與檢索角度來看，這個定義還可以引申和擴展為“已發(fā)表過的、或未發(fā)表但已被整理、報道過的那些記錄有知識的一切載體”。檔案資料是文獻的一種特殊而重要的形式。文獻一般分為三級：一次文獻（原創(chuàng)文獻）二次文獻（檢索性文獻）三次文獻（參考性文獻）。檔案雖一般地被視作一次文獻，但其中有許多屬于零次文獻，因為包括了未成形、未披露、未整理、未發(fā)表面世的資料信息。更具有稀見性和不公開性，因而也更具有無可替代的文獻價值。檔案管理與一般資料管理與圖書管理相比，雖有一定的通約性，但其專業(yè)的特殊性也是很突出的。當然，這并不是夸大檔案的神秘性，而是強調(diào)檔案的文獻價值，強調(diào)檔案工作者的文獻素質(zhì)的重要性。

3.法律意識

國家制定了《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，對檔案管理作出了嚴格而具體的法律規(guī)定。檔案機構(gòu)負有接收、收集、整理、保管和提供利用分管范圍內(nèi)的檔案的任務(wù)，同時有保護檔案完整與安全的責任，遵守國家規(guī)定，不損害國家安全和利益，不侵犯他人的合法權(quán)益，尤其是嚴格按照相關(guān)法律、法規(guī)，在對保密檔案的管理與利用中，嚴守密級變更與解密的原則與標準，按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理?？梢姡瑱n案管理與提供服務(wù)有著比任何社會信息服務(wù)機構(gòu)更為嚴格而復雜的法律、法規(guī)約束，對從業(yè)人員的政治、思想素質(zhì)及自我約束的能力，要求更高。檔案工作的嚴肅性、嚴謹性、嚴格性以及萬一出現(xiàn)疏漏的嚴重性，都是其他文獻工作不可比擬的。

4.學習意識

檔案工作牽涉到文獻資料、人事因素和知識信息。作為管理人員，必然要具備跨專業(yè)、跨學科甚至跨行業(yè)、跨語際的知識背景。其學習的空間與內(nèi)容必然是復雜豐富的。所以，任何專業(yè)知識背景的人，進入這一領(lǐng)域，都要有不斷學習、充實、更新、提高的意識。像信息學、檔案學、文獻學、咨詢學、圖書館學、工具書學、語言學，以及具體檔案所涉及的專業(yè)知識，現(xiàn)代社會政治、經(jīng)濟、文化知識和傳媒、電腦、互聯(lián)網(wǎng)等等知識都要具備。甚至要有“寧可備而不用，不可用而不備”的打算。還有人特別強調(diào)檔案工作與行政學、電子政務(wù)以及具體的行業(yè)、系統(tǒng)、部門、企事業(yè)單位的聯(lián)系與知識關(guān)系。檔案管理人員面臨的是一個浩瀚的知識環(huán)境與需要終身學習的知識補充前景。

檔案管理人員的培養(yǎng)與進修是一個重要的問題，尤其是在現(xiàn)代檔案知識背景與傳媒時代的信息要求的情況下，檔案管理人員的培養(yǎng)不能適應檔案管理工作的發(fā)展，而光靠大專院校的培養(yǎng)，不僅數(shù)量上供不應求，在具體工作上，也很難適應實踐的要求。這就把檔案實際工作者的自我進修、在實踐工作中學習提高的問題提到了緊迫的日程上來。[4]總之，檔案管理人員要立足本職，搞好服務(wù)，遵守法紀，加強學習，才能提高素質(zhì)，增強能力，更好地適應現(xiàn)代化的檔案管理工作。

二

在信息時代，一個人的能力，首先是要具有對知識的把握與拓展的能力，才能在具體實踐中應付裕如，游刃有余。這并不是忽視實踐，而是重視有知識引導的實踐與反對盲目的實踐。實踐可以產(chǎn)生知識，也可以檢驗知識，知識是實踐的成果。一個人善于學習、運用知識，就是一種十分重要的能力，在非體力與非技術(shù)操作層面的工作中，尤其如此。當下，一講到能力，就必然強調(diào)所謂“動手能力”，其實，只要是人，任何“動手”都要以“動腦”為基礎(chǔ)。從事具體檔案工作的人，其能力結(jié)構(gòu)也要注意以現(xiàn)代科技發(fā)展的知識信息為基礎(chǔ)。

1.信息管理能力

檔案是文獻，更是特殊的文獻，所以，管理檔案就要有適應現(xiàn)代信息管理的能力。一個物體，其必然有物質(zhì)、有能量、有信息。一個物體發(fā)出的信息應該是無限的，人們對信息的發(fā)現(xiàn)、接收、處理、解讀、利用是有條件的，也是有局限的。被激活的信息才叫知識，所以人類的知識要不斷發(fā)現(xiàn)、采集、擴展、更新。第一次提供的知識信息叫情報。檔案文獻是重要的信息載體，是產(chǎn)生信息、知識、情報的重要來源。檔案工作人員首先要有信息管理觀念，掌握信息管理的能力。

檔案信息在表現(xiàn)形式上多種多樣，不僅有文本文檔，還有圖形、圖像文檔。文本文檔包括自由文體、結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化文本，還有圖文混排、圖表混排文本。檔案信息是經(jīng)過甄別并加以特殊保管的原始記錄信息，其中有知識信息，也有非知識信息。知識信息的管理流程是由知識的獲取、存儲、組織、傳播、檢索、應用，但文獻信息與檔案信息的工作鏈的源頭不同。前者是專家知識與一次文獻為源，是知識的創(chuàng)造與發(fā)揮；后者則是檔案的原始價值信息為源。知識信息的單純與混雜呈現(xiàn)，有明顯的區(qū)別。[5]

傳統(tǒng)文獻學方面的目錄、版本、校勘，辨?zhèn)?、輯佚等知識，雖然未必全部會對應與應用，但檔案的收集、歸類、編目以及審訂、鑒別、補充，都是必須要做的工作，也對檔案管理人員能力有一定的要求。具備一些必要的文獻學知識與文獻處理能力，是完全必要的。

2.文獻檢索能力

檔案千頭萬緒，形式各異，形態(tài)各樣，信息復雜，整理歸類，建立合理的全宗與分級，達到檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，標志之一就是提供利用的效率與效益。檔案管理雖然自有其特點與規(guī)律，但作為信息，其提取方式卻與文獻檢索手段有關(guān)。進入電子化時代，各種宏觀的檢索手段，如電子信息平臺、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等，已成為普遍的信息檢索手段。但對具體的微觀信息的檢索，尤其是暫時沒被網(wǎng)絡(luò)覆蓋的地方或被未電子化處理的內(nèi)容，手動的檢索手段也十分重要。比如，與文字有關(guān)的音序、筆序、部首、筆畫乃至四角號碼法、主題法、關(guān)鍵詞法，等等，如果編排合理，使用得當，都不失為好的檔案信息提取方法。

3.專業(yè)檔案能力

檔案的內(nèi)容龐雜，其因事因人而產(chǎn)生，但不同于以人為主體帶有創(chuàng)作性的文獻，帶有鮮明突出的主觀個性色彩，而是在政治、軍事、經(jīng)濟、文化、科技、宗教等活動中產(chǎn)生的客觀性文件。所以，檔案的知識性、學科性不好歸類。雖大體可按行業(yè)或系統(tǒng)分類，但具體到某一檔案，則不能靠某一單純的知識手段去看待。于是就要求檔案管理人員具有較廣博的知識背景與盡可能豐富的專業(yè)知識。現(xiàn)在在檔案管理中，有人引進知識管理的概念與方法，看似先進，其實混同了檔案文獻與一般文獻的界線，也就抹掉了檔案文獻的特點。一種檔案，其信息與作用，絕非僅僅在與其知識形態(tài)與內(nèi)容。檔案的產(chǎn)生背景、來源、載體、流傳發(fā)現(xiàn)過程、傳播使用經(jīng)歷，尤其是附麗于其上的許多歷史、人文因素以及某些非知識因素，恰恰是檔案的重要要素。這也就是為什么檔案的復制件要比原件的價值大大降低的原因。

以高校檔案為例，其信息包括了高校在各個時期黨務(wù)、行政、紀檢、教學、科研、研究生等管理過程中形成的所有文件和歷史記錄，信息量非常地豐富，囊括了高校方方面面的原始信息。

4.知識貫通能力

現(xiàn)代檔案管理是一種相當前沿的文獻信息工作，其復雜性既包括了學科知識、專業(yè)知識、通用知識，又包括了具體的操作知識與實踐知識。甚至連檔案修復這樣的專門知識，往往也能派上用場。按照檔案學的學科結(jié)構(gòu)，理論層面與應用層面、管理層面與技術(shù)層面、前沿層面與基礎(chǔ)層面、普通層面與專業(yè)層面是一個復雜而嚴密的知識與能力的網(wǎng)絡(luò)，這就要求每一個合格的檔案管理人員，必須具備貫通各種知識與技能的能力，成為信息方面的多面手，從而明確自己從事的工作的分工位置與意義，更有效而主動地做好工作，也有利于開拓發(fā)展空間。[1]

檔案學科的研究，也是檔案管理人員提高的重要途徑?！秾嵤┺k法》中關(guān)于檔案工作人員的獎勵條件，就在收集、整理、提供利用檔案和保護、現(xiàn)代化管理外，就有檔案研究做出重要貢獻一條。長期從事具體管理實務(wù)的人員，業(yè)務(wù)熟悉，經(jīng)驗豐富，實際上具備了相當?shù)难芯繚撃?。若能在檔案學研究上更上一層樓，不僅可以極大地提高本人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，對檔案管理管理人員與研究教學人員的結(jié)構(gòu)性缺乏，也是一條重要的彌補途徑。

參考文獻:

[1]安小米,鐘文睿,白文琳,孫舒揚.我國國家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)研究現(xiàn)狀及未來研究建議[J].檔案學研究, 2014(2):4-8.

[2]連志英.數(shù)字檔案資源整合影響因素分析:基于建構(gòu)型扎根理論的研究[J].檔案學通訊, 2015(6):54-58.

[3]鄭燃,李晶.我國圖書館、檔案館與博物館數(shù)字資源整合研究進展[J].情報資料工作，2012(3):69-71.

[4]閻德華.提高檔案人員素質(zhì)做好高校檔案工作之我見[J].青海師范大學學報:自然科學版,2013(1):94-96.

[5]王玫,郁影.如何提高現(xiàn)代檔案管理人員的信息素質(zhì)[J].蘭臺世界,2011(30):44-45.

責任編校秋晨

作者簡介:鐘冬梅（1965-），女，安徽淮北人，淮北師范大學綜合檔案室檔案館員。

基金項目：安徽省高校人文社科研究一般項目“高校檔案社會化服務(wù)研究”（sk201626）

收稿日期：2016-01-15

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：2095-0683（2016）02-0160-03