陶秀芳

（甘南縣農(nóng)村公路管理站，黑龍江甘南162100）

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公路檔案管理信息化建設(shè)

陶秀芳

（甘南縣農(nóng)村公路管理站，黑龍江甘南162100）

摘要：通過分析我國傳統(tǒng)公路檔案管理的現(xiàn)狀，探討了公路檔案管理信息化的必要性，提出了規(guī)范檔案管理體制、實行檔案管理實名負(fù)責(zé)制度，加大資金投入、鼓勵檔案管理軟件的研發(fā)，對公路檔案管理做到全國聯(lián)網(wǎng)、形成開放式的管理模式等提升公路檔案信息化管理水平的措施，以加快實現(xiàn)公路檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：公路檔案管理；信息化建設(shè)；管理模式

公路系統(tǒng)是我國公路基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要組成部分，關(guān)乎我國交通事業(yè)發(fā)展的完善程度和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。公路建設(shè)從前期立項，經(jīng)過招標(biāo)、施工直至竣工，每一個過程都是環(huán)環(huán)相扣、不可缺少，并且相互聯(lián)系的。而在公路項目全程的建設(shè)過程中，檔案管理是一項十分重要和艱巨的工作。工程檔案涉及整個工程項目中的各個參建單位，各個施工階段、各種施工技術(shù)、不同層次管理建設(shè)人員等諸多方面。覆蓋范圍廣、工作內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)都促使公路檔案的管理工作越來越受到重視和關(guān)注。

1我國傳統(tǒng)公路檔案管理的現(xiàn)狀

1.1公路檔案管理工作不受重視

很多工程項目參建單位在公路建設(shè)中對檔案管理工作都不重視，只是一味地追求工程量和工程進(jìn)度，經(jīng)濟(jì)利益是最終目的。這種商業(yè)利益驅(qū)使各個參建單位把更多的人力、物力、財力放在公路場地的實際施工中，從而忽略了后臺資料的整合和收集。很多現(xiàn)場的施工檔案、材料信息、會議紀(jì)要等相關(guān)文件丟失、破壞、混亂，從而導(dǎo)致后期審計、監(jiān)管部門無法及時完整的查閱資料，甚至?xí)苯佑绊懞笃诘目⒐を炇展ぷ?，造成的不良后果非常?yán)重。

1.2檔案管理人員水平參差不齊

一個專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員隊伍能在公路檔案管理工作中發(fā)揮事半功倍的作用，然而縱觀我國公路檔案管理工作中，檔案人員專業(yè)素質(zhì)欠缺，水平也是參差不齊。其一，很多施工現(xiàn)場都是上歲數(shù)的老檔案員，年輕的檔案員還沒有成長起來，出現(xiàn)我們說的青黃不接的現(xiàn)象。其二，很多檔案員選擇這份工作只是當(dāng)成了生存的工作和謀生的手段，對待工作也只是局限于皮毛上的認(rèn)知，深層次的了解不到位，缺乏探索和創(chuàng)新，往往是循規(guī)蹈矩，照葫蘆畫瓢。這種對知識的惰性和自滿，會使他們在面臨現(xiàn)代檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變中很難適應(yīng)。

1.3管理模式落后，大部分還是手工管理

公路檔案中有很多信息是需要手工直接參與編制，但是這種手工管理也僅限于部分資料的編制，大部分的檔案管理工作已經(jīng)可以完全依托計算機(jī)信息技術(shù)的便利來完成。比如，在錄入施工檔案中涉及檢驗批的信息時，很多錄取信息都是相同的，如果人工參與直接編寫，將會浪費(fèi)大量的人力，而且還不能保證完全的正確?，F(xiàn)代高科技計算機(jī)技術(shù)能讓我們利用最簡單文字粘貼、復(fù)制功能就可實行對不同路段檔案的編制和填寫，這種高效率的檔案管理方式十分適應(yīng)現(xiàn)代飛速發(fā)展的公路事業(yè)。

2公路檔案管理信息化的必要性

2.1公路檔案管理信息化能提高檔案管理工作的效率和水平

傳統(tǒng)的檔案管理模式大部分依托于人為親自編寫，很多檔案員伏案夜夜疾書的成果可能只是幾張表格的成果，而這種成果完全可以通過敲打幾個鍵盤按鈕，耗時幾分鐘就能完成。加之很多檔案操作軟件的研發(fā)，很多功能都被人性化的開發(fā)出來，人們可以輕松的利用各種計算機(jī)功能實現(xiàn)對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準(zhǔn)性。

2.2公路檔案管理信息化能用最節(jié)省的空間儲存最大的信息

傳統(tǒng)檔案管理方式下，我們對檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括前期的立項計劃、圖紙、施工許可手續(xù)等都是通過紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進(jìn)檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成國家紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3公路檔案信息化管理能提高項目的檢索功能

很多公路項目竣工驗收之后，就可以形成一套完整的工程檔案，然后放到專門的國家檔案管理機(jī)構(gòu)管理。但是這并不意味著這些檔案就可以在檔案室里睡大覺，后期還是有很大的用處。比如后期某公路項目的改線、擴(kuò)建或者維修等都需要查閱之前該項目的檔案或者相關(guān)的信息，才便于動土施工或是勘察，這對保證工程的安全和質(zhì)量都十分重要。通過建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。

3提升公路檔案信息化管理水平的幾點(diǎn)意見

3.1規(guī)范檔案管理體制，實行檔案管理實名負(fù)責(zé)制度

現(xiàn)行的檔案管理工作中，很多公路項目的管理體制不規(guī)范，甚至是比較混亂。檔案管理沒有專門的人員負(fù)責(zé)，遇到問題更是多個管理部門的領(lǐng)導(dǎo)相互推卸責(zé)任。針對這種相互推諉、責(zé)任不明的管理部門，應(yīng)該規(guī)范檔案管理的形成體制，形成等價劃分明確的制度，并實行領(lǐng)導(dǎo)實名負(fù)責(zé)，以保證檔案管理工作的運(yùn)行。

3.2加大資金投入，鼓勵檔案管理軟件的研發(fā)

公路檔案管理是我國整個基礎(chǔ)建設(shè)行業(yè)都必須重視的問題。因此，國家應(yīng)該加大對檔案管理的資金投入。設(shè)立專門機(jī)構(gòu)、派遣專門人員、分發(fā)專項資金，對檔案管理進(jìn)行全方面的跟蹤管理。此外，政府還應(yīng)該多多鼓勵軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對檔案管理軟件的研發(fā)，采取經(jīng)濟(jì)上的支持和獎勵，鞭策軟件技術(shù)人員對檔案管理軟件的探索和創(chuàng)新。

3.3對公路檔案管理做到全國聯(lián)網(wǎng)，形成開放式的管理模式

各地區(qū)之間應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作上的交流和溝通，學(xué)習(xí)別人先進(jìn)的經(jīng)驗和技術(shù)，規(guī)避自身的缺陷和不足。就像我們的居民身份證一樣，將和一個路段所有的信息檔案實行全國聯(lián)網(wǎng)制度。特別是跨省的高速公路，可能涉及不同省市的區(qū)域管轄，通過這種開放性的管理模式，能及時、準(zhǔn)確地反饋我們所要了解的信息，從而做到對公路更便捷和高質(zhì)量的維修和保養(yǎng)。

4　結(jié)語

公路檔案管理信息化建設(shè)是我國計算機(jī)信息技術(shù)與建設(shè)事業(yè)結(jié)合的產(chǎn)物，是未來公路行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。然而公路檔案管理要想實行信息化，需要一個長期的建設(shè)轉(zhuǎn)變過程，需要我們不斷探索和研究。雖然現(xiàn)在還面臨著各種各樣的問題，但是相信在科學(xué)觀念的指導(dǎo)下，在政府和社會各界的關(guān)心下，我們一定會加快實現(xiàn)公路檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

［1］王一波.公路檔案信息化建設(shè)之初探［J］.網(wǎng)絡(luò)財富，2009，（01）：182.

［2］賀建東.公路檔案管理信息化建設(shè)淺談［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，（11）：251.

Information Construction of Highway Archives Management

TAO Xiu-fang
(Gannan Rural Highway Station, Gannan 162100, China)

Abstract:By analyzing the current situation of the traditional highway archives management, this paper discussed the necessity of the information construction of highway archives management, put forward a standardized archives management system, the implementation of file management is responsible for the real-name system, increase capital investment, encourage the development of archives management software, achieve the national highway network, establish an open management model to enhance highway archives information management level, in order to accelerate information construction of highway archives management.

Key words:Highway archives management; Information construction; Management mode

收稿日期：2015- 12- 18

中圖分類號：G270

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1674-8646（2016）03-0096-02