曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區(qū)管理部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000)

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區(qū)管理部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000)

當(dāng)前事業(yè)單位處在不斷的改革與發(fā)展中，與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理工作也需要加強(qiáng)改革并不斷創(chuàng)新。因此，分析檔案管理工作的重要性，找出檔案管理工作中的缺陷，提出具有創(chuàng)新性的解決思路，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展有著極為重要的作用。

事業(yè)單位檔案管理；檔案管理人員；檔案管理制度；檔案管理創(chuàng)新

1 事業(yè)單位檔案管理工作重要意義

集合了信息、科技、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的當(dāng)下，各行業(yè)領(lǐng)域都面臨著一場(chǎng)與時(shí)俱進(jìn)的改革。事業(yè)單位同樣不例外，需要基于自身的發(fā)展和工作展開情況，從而有效對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行改革，以此來突破傳統(tǒng)管理方法對(duì)于單位發(fā)展所產(chǎn)生的瓶頸與制約。

事業(yè)單位檔案管理工作主要對(duì)事業(yè)單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措、單位發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行記錄和整理。由于事業(yè)單位性質(zhì)特殊，其工作開展、進(jìn)展、重大舉措等工作內(nèi)容記錄，對(duì)整個(gè)事業(yè)單位和社會(huì)公眾服務(wù)事業(yè)來說意義重大。檔案管理工作作為保障事業(yè)單位內(nèi)部協(xié)調(diào)、高效開展工作的重要保證，其對(duì)原始檔案信息整理、歸類、統(tǒng)計(jì)、保存等工作都至關(guān)重要。隨著我國(guó)科技信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位機(jī)構(gòu)、體制、制度以及人事管理等方面的不斷深入改革，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性日益突出，面臨新機(jī)遇與挑戰(zhàn)，深刻認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新性措施對(duì)整個(gè)事業(yè)單位具有重要意義。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理，廣義上說，是對(duì)實(shí)體檔案或信息檔案進(jìn)行管理，并提供與之相關(guān)的各類型服務(wù)的工作總稱。從其工作流程來說，主要包括收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和歸檔、檢索與研究。對(duì)于檔案管理者而言，其每天所從事的正是將混亂無序的檔案資料、將分散質(zhì)雜的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一整合，使其按照統(tǒng)一的管理要求進(jìn)行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用?；谀壳笆聵I(yè)單位現(xiàn)狀而論，普遍存在下述幾點(diǎn)較為突出的問題:

第一，事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)比較薄弱。檔案管理目前越來越受到事業(yè)單位各部門的重視。但是，由于資金的缺乏和觀念的落后，事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱。首先從檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平來說，事業(yè)單位的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍不高。其次，從檔案管理的專業(yè)性上來說，部分事業(yè)單位的檔案管理者并不是專業(yè)人員，對(duì)檔案管理知之甚少，影響檔案管理工作的優(yōu)化。

第二，事業(yè)單位檔案管理設(shè)施不完善。檔案存放的硬件條件決定檔案的完好程度。事業(yè)單位對(duì)檔案管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)就是基礎(chǔ)設(shè)施落后。首先，有些單位沒有專門的檔案室，一般都是把檔案與其他物品堆放在一處，更有甚者在庫(kù)房里堆放易燃易爆的物品。其次，有檔案室的單位，檔案室的檔案存放條件較差，沒有良好的通風(fēng)條件，致使檔案受潮等。最后，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)，需要建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)接實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，但是由于條件的限制，有些事業(yè)單位的現(xiàn)代檔案保護(hù)設(shè)施以及實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化的設(shè)備不完善。

第三，檔案管理制度不完善。檔案管理制度不完善是導(dǎo)致檔案管理存在問題的一個(gè)重要原因。首先，沒有一個(gè)完善的檔案用人選拔制度。檔案管理有時(shí)候被認(rèn)為是不重要的，因而檔案管理沒有完整的用人選拔制度，這是導(dǎo)致檔案管理人員水平低下的一個(gè)主要原因。其次，對(duì)于國(guó)家頒布的《檔案法》和《檔案管理辦法》不重視，沒有建立相關(guān)的管理制度，因而出現(xiàn)檔案管理工作制度的缺失。最后，對(duì)于檔案管理所規(guī)定的一些制度，執(zhí)行力度不夠，常常使制度流于形式。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 健全單位檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在硬件和軟件上都要有所投入。硬件主要是指辦公場(chǎng)所以及檔案的存放設(shè)備；軟件則主要指存儲(chǔ)量強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)、性能良好的管理軟件和殺毒軟件等。只有將軟硬件結(jié)合起來，才能保證數(shù)字化檔案在現(xiàn)代化社會(huì)中的有效推行。

3.2 進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)設(shè)備的投入，更新應(yīng)用軟件和技術(shù)服務(wù)，提高檔案信息利用率，進(jìn)而改善檔案管理信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理工作的綜合力度。事業(yè)單位須在檔案管理中的行政管理模式上形成統(tǒng)一，提高檔案在事業(yè)單位工作中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)資源共享，為事業(yè)單位更好發(fā)展提供平臺(tái)。

3.3 深化檔案管理改革

檔案管理工作是事業(yè)單位重要的信息資源，其整理歸檔的人才信息和社會(huì)信息對(duì)事業(yè)單位制定未來發(fā)展計(jì)劃，確定未來發(fā)展目標(biāo)具有重要作用。檔案管理還是事業(yè)單位發(fā)展歷史的見證，因此其連續(xù)性、真實(shí)性、可靠性非常重要。事業(yè)單位必須深化檔案管理工作改革創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。首先，規(guī)范檔案管理部門秩序，深入加強(qiáng)各部門對(duì)檔案管理工作的了解和重視。其次，設(shè)置專業(yè)檔案管理工作人員，嚴(yán)格按照檔案管理制度規(guī)范工作。最后，加強(qiáng)檔案管理工作的保密性。檔案資源記載的是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重大決策和絕密信息，加強(qiáng)保密工作有利于提高事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

3.4 完善事業(yè)單位檔案管理制度

健全合理的檔案管理制度是優(yōu)化檔案管理工作的重要措施之一，主要包括以下四點(diǎn):第一，建立合理科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理工作用人制度。首先從專業(yè)水平方面來說，要制定一套檔案管理人員選拔制度。選拔制度應(yīng)重點(diǎn)體現(xiàn)專業(yè)性，只有把專業(yè)水平放在第一位，才能夠使檔案管理工作更好地進(jìn)行。第二，從獎(jiǎng)勵(lì)懲罰制度來說，要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對(duì)員工，同樣也針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領(lǐng)導(dǎo)之間相互監(jiān)督和相互引導(dǎo)。與此同時(shí)，建立物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合的激勵(lì)制度，以精神激勵(lì)鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質(zhì)激勵(lì)推動(dòng)檔案管理工作者的工作效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化。第三，建立簡(jiǎn)明實(shí)用的檔案管理制度。檔案管理制度針對(duì)的是檔案管理這項(xiàng)工作，不是搞學(xué)術(shù)、寫文章，不需要制定復(fù)雜的、難以實(shí)現(xiàn)的制度讓工作人員去執(zhí)行。只有簡(jiǎn)單實(shí)用的制度，才能夠更好發(fā)揮檔案管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第四，堅(jiān)持制度的嚴(yán)肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時(shí)又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門，這就要求在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)該以制度為行事標(biāo)準(zhǔn)，做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性和嚴(yán)明性。

3.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理人才的培養(yǎng)工作。檔案管理工作人員應(yīng)具備基本的檔案管理專業(yè)知識(shí)，事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)專業(yè)的管理人才，重視人才的輸入和培養(yǎng)。檔案管理人員不僅要具備基礎(chǔ)的檔案分類、整理、歸檔、保存知識(shí)，還應(yīng)具備綜合管理能力和現(xiàn)代信息科技應(yīng)用水平。事業(yè)單位應(yīng)有針對(duì)性地加強(qiáng)專業(yè)人才的崗前培訓(xùn)和技術(shù)能力考核，從理論知識(shí)和實(shí)際工作能力入手，培養(yǎng)具備專業(yè)素養(yǎng)的人才。此外，事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，端正工作人員的工作態(tài)度，提高工作人員的工作熱情和積極性。建立考核制度和績(jī)效獎(jiǎng)金制度，將工作表現(xiàn)與實(shí)際工資相掛鉤，鼓勵(lì)工作人員更好完成工作。最后，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)交流，不斷更新檔案管理知識(shí)和現(xiàn)代科技應(yīng)用技術(shù)，提高檔案管理的整體水平。

[1] 程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，(20):59.

[2] 巴云紅.新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作[J].科技傳播，2016，(18):48-49.

[3] 樊美麗.事業(yè)單位電子檔案管理芻議[J].山西檔案，2016，(S1):36.

Innovative thoughts of the public institution archive management

CAO Li-hong

(Chifeng Housing Reserved Funds Management Center, Management Department of Hongshan District, Chifeng 024000, China)

The public institutions have been through the continuous development and reform nowadays, at the same time, the archive management should be strengthened. Therefore, to analyze the significance of archive management, find the defects in the management, and propose the innovative solving thoughts are important for the development of archive management of the public institutions.

Public institution archive management; Archive manager; Archive management system; Archive management innovation

2016-11-06

曹麗紅(1966-)，女。

G271

B

1674-8646(2016)24-0110-02