薛健

（黑龍江省科學(xué)院石油化學(xué)研究院，哈爾濱 150001）

淺談如何做好科技檔案收集工作

薛健

（黑龍江省科學(xué)院石油化學(xué)研究院，哈爾濱 150001）

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，科技檔案的開發(fā)利用取得很大進(jìn)展，但是科技檔案收集工作仍做得不夠到位，需要進(jìn)一步改進(jìn)完善。結(jié)合科研單位實(shí)際情況，從增強(qiáng)科技檔案人員收集意識(shí)、建立健全收集機(jī)制、創(chuàng)新收集方法、強(qiáng)化人員培訓(xùn)等方面進(jìn)行研究探討，為做好科技檔案收集工作提供一些借鑒。

科技檔案；收集；意識(shí)；機(jī)制；培訓(xùn)

1　加強(qiáng)教育，增強(qiáng)科技檔案人員的收集意識(shí)

科技生產(chǎn)活動(dòng)具有連續(xù)性、繼承性，生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，越離不開科技檔案。目前，從一些科研單位情況看，存在檔案資料上交不及時(shí)、收集不齊全的情況，科技檔案收集工作處于被動(dòng)狀態(tài)。檔案收集工作根本在人，只有提高檔案人員收集意識(shí)，充分發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性，才能真正做好科技檔案收集工作。

一是加強(qiáng)思想政治教育。通過“三嚴(yán)三實(shí)”、“兩學(xué)一做”等學(xué)習(xí)教育，促進(jìn)檔案管理人員提升思想政治覺悟，正確認(rèn)識(shí)檔案收集工作的重要性，增強(qiáng)對(duì)黨忠誠(chéng)、對(duì)工作負(fù)責(zé)的責(zé)任心和使命感。

二是改進(jìn)工作作風(fēng)。樹立“準(zhǔn)、快、細(xì)、嚴(yán)”的工作作風(fēng)，做好檔案收集工作。

三是增強(qiáng)工作主動(dòng)性。檔案收集是伴隨著科研工作開展而進(jìn)行的行為，檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)工作主動(dòng)性，及時(shí)跟蹤科研進(jìn)展，以主動(dòng)服務(wù)促進(jìn)檔案收集工作開展，保證收集的科技檔案完整齊全、真實(shí)可靠。

2　明確要求，建立健全科技檔案的收集機(jī)制

健全完善的檔案收集機(jī)制，是科技檔案收集工作的基礎(chǔ)保障。在機(jī)制建設(shè)上，具體應(yīng)做到“四個(gè)明確”。

一是明確收集范圍?？蒲袡n案應(yīng)收集課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用階段形成的有關(guān)材料，產(chǎn)品檔案應(yīng)收集產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)、工藝工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作階段形成的有關(guān)材料，設(shè)備檔案應(yīng)收集設(shè)備開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修以及隨機(jī)圖樣的有關(guān)材料。

二是明確收集時(shí)間。歸檔時(shí)間設(shè)定是否科學(xué)合理，是保證檔案完整以及各部門正常工作的關(guān)鍵因素。實(shí)際工作中，對(duì)周期短的科技生產(chǎn)活動(dòng)形成的文件材料，可以在活動(dòng)全部結(jié)束后限期歸檔。對(duì)于周期較長(zhǎng)的科技生產(chǎn)活動(dòng)形成的文件材料，可以根據(jù)活動(dòng)情況劃分幾個(gè)歸檔階段，每一階段結(jié)束后限期整理歸檔。

三是明確收集人員。科研單位的業(yè)務(wù)人員直接參與科研生產(chǎn)活動(dòng)，對(duì)科技檔案材料的產(chǎn)生、用處、價(jià)值及各類材料之間的相互關(guān)系非常熟悉，最適合承擔(dān)科技檔案材料收集工作，可以保障收集材料的完整和質(zhì)量。因此，科技檔案收集工作應(yīng)由業(yè)務(wù)技術(shù)部門參與科研生產(chǎn)活動(dòng)的人員承擔(dān)，并建立專人負(fù)責(zé)制，每項(xiàng)科研活動(dòng)開始時(shí)，就應(yīng)明確專人具體負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

四是明確收集標(biāo)準(zhǔn)。科研單位要對(duì)收集歸檔材料進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)范整理，收集的書寫材料、照片及視音頻材料，應(yīng)該字跡、圖樣、影像清晰完整、真實(shí)可用，各類材料應(yīng)按照規(guī)定裝訂、存儲(chǔ)，以利于長(zhǎng)期保存?？蒲猩a(chǎn)活動(dòng)整體結(jié)束或某一階段結(jié)束后，檔案收集人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)限范圍內(nèi)，收集齊全歸檔資料，制作歸檔資料目錄，填寫歸檔審批表，撰寫移交材料說明書，由收集人員核對(duì)無誤后簽字，經(jīng)科研單位領(lǐng)導(dǎo)簽批后，移交給科技檔案部門。移交時(shí)按目錄清點(diǎn)，由交接雙方簽字。

3　注重效果，以創(chuàng)新舉措做好檔案收集工作

科技檔案收集要達(dá)到良好效果，需要?jiǎng)?chuàng)新的思維和舉措。

一是實(shí)行預(yù)歸檔管理。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與科研項(xiàng)目計(jì)劃管理部門的聯(lián)系，密切配合做好科技檔案收集工作，計(jì)劃部門部署科研生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)同步部署檔案收集歸檔工作?？蒲猩a(chǎn)活動(dòng)啟動(dòng)后，計(jì)劃部門要督促科研生產(chǎn)部門開展預(yù)歸檔工作，將需要?dú)w檔的資料預(yù)先收集歸檔，待科研生產(chǎn)活動(dòng)整體完成或某一階段結(jié)束后，統(tǒng)一向檔案部門移交。

二是將檔案收集與科研生產(chǎn)緊密結(jié)合?？蒲袉挝粦?yīng)把科技檔案收集工作列入工作計(jì)劃，同步安排部署科研生產(chǎn)活動(dòng)和檔案收集工作。檔案部門應(yīng)及時(shí)培訓(xùn)檔案收集人員，明確檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，確保各類檔案資料都按照標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行歸檔、審批、簽署、運(yùn)轉(zhuǎn)。計(jì)劃部門應(yīng)把科技檔案收集作為科研項(xiàng)目驗(yàn)收的重要內(nèi)容，科研項(xiàng)目成果驗(yàn)收時(shí)，檔案部門同步對(duì)收集的科技檔案進(jìn)行驗(yàn)收，符合條件的方能通過驗(yàn)收。

三是主動(dòng)跟蹤主動(dòng)收集。檔案部門應(yīng)主動(dòng)與科研部門聯(lián)系，加強(qiáng)檔案收集人員教育培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案收集的重要性，主動(dòng)配合檔案部門開展收集工作。要幫助科研部門確定科技檔案收集范圍，積極參與科研生產(chǎn)活動(dòng)的檔案收集，有效控制檔案形成過程，保證收集的檔案資料齊全完整。檔案收集人員應(yīng)增強(qiáng)主動(dòng)性，熟悉了解項(xiàng)目開展情況，主動(dòng)跟蹤收集檔案資料，主動(dòng)深入科研生產(chǎn)一線收集歸檔材料。

4　強(qiáng)化培訓(xùn)，提高科技檔案人員能力素質(zhì)

科技檔案人員是科技檔案收集工作的根本力量，做好檔案收集工作必須培養(yǎng)一支高素質(zhì)的科技檔案人員隊(duì)伍。

一是加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)。合格的科技檔案人員不僅要具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力和理論水平，還應(yīng)具備良好的職業(yè)道德。因此，必須加強(qiáng)科技檔案人員職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，使其熱愛檔案工作，尊重檔案和歷史，養(yǎng)成熱心服務(wù)，忠實(shí)可靠、嚴(yán)守機(jī)密等優(yōu)良品質(zhì)。

二是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。科技檔案管理工作業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，必須加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，培育和弘揚(yáng)鍥而不舍、精益求精、精雕細(xì)琢的“工匠精神”，做到“干一行、愛一行，專一行”。

三是加強(qiáng)現(xiàn)代科技知識(shí)培訓(xùn)?？萍紮n案人員只有不斷學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)、電腦等現(xiàn)代科技知識(shí)，不斷充實(shí)自己，才能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要，更好地完成科技檔案收集工作。

四是注重提高培訓(xùn)實(shí)效性。探索培訓(xùn)新形式、新方法，使培訓(xùn)收到事半功倍的效果。可以采取“菜單式”自選培訓(xùn)，針對(duì)不同需求列出“菜單”，供檔案人員自主選擇；采取互動(dòng)式雙向培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)教與學(xué)兩方面積極性，達(dá)到以教帶學(xué)、教學(xué)相長(zhǎng)；采取專題講座或研討，請(qǐng)資深檔案業(yè)務(wù)人員或?qū)＜覍W(xué)者現(xiàn)場(chǎng)授課指導(dǎo)，檔案人員與其面對(duì)面深入交流。

［1］ 閆立衡.談如何做好科技檔案收集工作［J］.黑龍江檔案，2010，（05）：63.

［2］ 王鴻雁，姜學(xué)義.科技檔案收集工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化［J］.黑龍江檔案，2009，（03）：35.

［3］ 姚桂芬，鄭翠軍，洪艷.實(shí)行科技檔案的一體化管理［J］.河北企業(yè)，2001，（Z1）：37-38.

［4］ 馬玉賢，許壘彬.科技檔案實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理［J］.中國(guó)公路，2002，（06）∶114-115.

［5］ 楊曉華.科技檔案市場(chǎng)的建立與私營(yíng)個(gè)體企業(yè)建檔［J］.四川檔案，2002，（04）∶61-62.

Discuss on how to do a good job of technical record collection

XUE Jian
（Institute of Petrochemistry，Heilongjiang Academy of Sciences，Harbin 150001，China）

As the economic development and the progress of science and technology，great progress was made in the development and utilization of science and technology archives，but it still needs to be further improved.Combining with the practical situation of scientific research units，this paper discussed on aspects of strengthening collection consciousness，establishing collection mechanism，innovating collection methods and strengthening personnel training，etc，and provided some reference for archives collection work.

Technical record；Collection；Consciousness；Mechanism；Training

F272

A

1674-8646（2016）12-0096-02

2016-05-06