時立新

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中小專利代理機構(gòu)的管理和發(fā)展

時立新

1　前言

截至2014年底，全國專利代理機構(gòu)已突破1100家，專利代理行業(yè)在十二五期間取得了長足發(fā)展，已初步形成一批有規(guī)模、有實力的名所和大所，但大部分代理機構(gòu)仍是規(guī)模小、業(yè)務(wù)單一的中小型專利代理機構(gòu)，迫切需要在業(yè)務(wù)知識和管理經(jīng)營方面做進一步的提升。因此，如何完善中小專利代理機構(gòu)的內(nèi)部管理機制，提高代理人整體素質(zhì)，建立一套完整、科學(xué)并行之有效的內(nèi)部管理制度，從而提高整個代理機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量和競爭力，就成為擺在專利代理機構(gòu)管理者面前不可回避的重要任務(wù)。

2　中小專利代理機構(gòu)在發(fā)展中應(yīng)注意的問題

很多中小型代理機構(gòu)在發(fā)展中存在短視現(xiàn)象即短期內(nèi)一味追求盲目擴張，追逐眼前利益，但缺少長遠的目標(biāo)規(guī)劃，這樣就會給代理機構(gòu)的健康發(fā)展造成隱患?？焖俚陌l(fā)展可使中小代理機構(gòu)在短時間內(nèi)獲得一定經(jīng)濟效益，給股東或合伙人心理上帶來一定的滿足感，但如果對快速發(fā)展缺少必要的心理準(zhǔn)備，在管理中缺少必要的配套措施，一時的快感可能會給以后的發(fā)展埋下隱患。因此，中小型代理機構(gòu)在尋求發(fā)展的過程中，還應(yīng)時刻保持清醒頭腦、特別注意在規(guī)模、成本、風(fēng)險等方面進行適度的控制。

2.1中小專利代理機構(gòu)的規(guī)模與發(fā)展速度的控制

“發(fā)展才是硬道理”，任何企業(yè)只有在不斷發(fā)展和創(chuàng)新中才能具有活力和生命力。但是，事實證明，中小專利代理機構(gòu)的發(fā)展規(guī)模和速度應(yīng)當(dāng)與其人員、業(yè)務(wù)吞吐能力，管理能力等要素相適應(yīng)；規(guī)模大、業(yè)務(wù)量大必然會造成代理人數(shù)增加，要求代理機構(gòu)對收結(jié)案管理、案件質(zhì)量監(jiān)控、代理人培訓(xùn)等各方面加大相應(yīng)的管理力度，繼而要求代理機構(gòu)的負責(zé)人、合伙人及行政管理人員投入更多的管理精力，提高管理效率；合理調(diào)配及分配案件，提高業(yè)務(wù)效率；甚至還需要增加管理人員數(shù)量，提高服務(wù)效率。如果這些配套的管理措施準(zhǔn)備不足，代理機構(gòu)在短時高速發(fā)展過后，反而會進入一種更為糟糕的惡性循環(huán)。

管理是一門獨立的學(xué)科，中小型專利代理機構(gòu)在專業(yè)管理人才匱乏的情況下，單靠經(jīng)驗管理帶來的企業(yè)盈利，遠遠趕不上人員增加、經(jīng)營風(fēng)險等其它因素造成的成本增速，管理能力的薄弱與滯后是中小型專利代理機構(gòu)發(fā)展過程中的瓶頸。因此，中小專利代理機構(gòu)在追求發(fā)展的過程中，有意識地適當(dāng)控制機構(gòu)的發(fā)展規(guī)模和速度，對后續(xù)發(fā)展提前作更多準(zhǔn)備是非常必要的。

2.2中小型專利代理機構(gòu)在發(fā)展中的成本控制

發(fā)展壯大是每一個企業(yè)管理者為之奮斗的目標(biāo)，但是發(fā)展也必然會帶來經(jīng)營成本的增加。例如：業(yè)務(wù)費用、宣傳費用的增加，代理人和行政人員的增加帶來薪資的增加，辦公面積的增加、辦公設(shè)備與辦公用品的增加……等等。因此，中小型專利代理機構(gòu)在管理和發(fā)展中還需要進行必要的成本控制。

從經(jīng)濟學(xué)角度說，投入與產(chǎn)出之間有一個最佳的點，即：全部生產(chǎn)要素的投入量增加一倍，產(chǎn)量將增加一倍以上，規(guī)模的收益遞增。但在某種情況下，如果規(guī)模再繼續(xù)擴大，規(guī)模收益卻會出現(xiàn)遞減。究其原因主要是管理成本的增加和生產(chǎn)要素協(xié)調(diào)難度的增加所致。例如，企業(yè)規(guī)模過大后，會形成過于龐大的管理和指揮系統(tǒng)，無論是自上而下的命令傳達還是自下而上的信息反饋，都會變得十分緩慢，由此會使風(fēng)險和成本加大。

中小型專利代理機構(gòu)在發(fā)展的過程中，應(yīng)當(dāng)注重研究和考察各項經(jīng)營投入與產(chǎn)出之間最佳的結(jié)構(gòu)比例，在這個比例下才能實現(xiàn)規(guī)模收益的遞增。對于希望走特色化，品牌化道路的中小型機構(gòu)來說，控制規(guī)模與成本，找到最佳的投入產(chǎn)出比，優(yōu)化各個要素之間的結(jié)構(gòu)，才是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的根本。否則將“欲速則不達”。

2.3中小型專利代理機構(gòu)在發(fā)展中的風(fēng)險控制

對于中小型專利代理機構(gòu)來說，控制風(fēng)險與追求企業(yè)發(fā)展具有同等重要的地位。風(fēng)險會使我們?yōu)榘l(fā)展所做出的一切努力前功盡棄。中小型專利代理機構(gòu)的管理風(fēng)險主要來自于以下兩方面：

2.3.1案件撰寫質(zhì)量引起的風(fēng)險

專利權(quán)的保護范圍以權(quán)利要求書的內(nèi)容為準(zhǔn)，所以專利代理人撰寫出一篇高質(zhì)量的專利文件是專利保護的前提；這就要求，專利代理機構(gòu)在提高代理人業(yè)務(wù)素質(zhì)上多下功夫，只有提高專利代理人的業(yè)務(wù)水平，才能有效化解代理質(zhì)量的風(fēng)險。關(guān)于代理人業(yè)務(wù)水平提高的問題，需要專利代理機構(gòu)通過對代理人經(jīng)常進行各種培訓(xùn)和教育、制定嚴格的案件審核制度等方式加以控制和解決。

2.3.2案件后續(xù)流程管理引起的風(fēng)險

專利權(quán)具有時間性的特點，所以專利權(quán)的時效管理顯得尤為重要，如果流程管理出現(xiàn)漏洞，可能會給專利權(quán)人造成難以彌補的損失，也會給代理機構(gòu)帶來巨大的經(jīng)營風(fēng)險。

3　中小專利代理機構(gòu)的發(fā)展應(yīng)重視文化建設(shè)

企業(yè)文化是一種價值觀，企業(yè)若沒有自己的企業(yè)文化，就會在發(fā)展中迷失方向從而失去市場競爭力；中小專利代理機構(gòu)也應(yīng)與大型專利代理機構(gòu)一樣，建立起自己的企業(yè)文化。企業(yè)文化所體現(xiàn)的是全體成員所共同認同的價值觀和共同追求的奮斗目標(biāo)，是一個代理機構(gòu)所追求的一切目標(biāo)與夢想的凝聚，是值得所有成員引以自豪的精神支柱。中小型專利代理機構(gòu)通過建立自己獨特的企業(yè)文化，不但可以增強機構(gòu)的凝聚力和戰(zhàn)斗力，還可以成為機構(gòu)持續(xù)發(fā)展的不竭動力。良好的企業(yè)文化對內(nèi)可以加強員工的責(zé)任感、振奮員工精神，從而提高企業(yè)整體的凝聚力，對外可以宏揚企業(yè)精神，提高企業(yè)的知名度。良好的企業(yè)文化為企業(yè)的長久、穩(wěn)定、健康發(fā)展起著非常重要的作用。

4　中小專利代理機構(gòu)應(yīng)走專業(yè)化的發(fā)展道路

隨著社會分工的越來越細致，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也越來越專業(yè)化，專利代理機構(gòu)也逐漸由一個代理人可承接多領(lǐng)域?qū)＠椖康摹叭f金油”式代理模式過渡到專業(yè)化的代理模式；充分利用資源優(yōu)先發(fā)展本所擅長業(yè)務(wù)，在某個領(lǐng)域獲取絕對的話語權(quán)才是目前小型專利代理機構(gòu)的生存之道。與其選擇大而全的發(fā)展模式倒不如走精品化發(fā)展道路，不苛求大規(guī)模，但要形成顯著的專業(yè)特點，成為某領(lǐng)域的專家型專利代理機構(gòu)。中小專利代理機構(gòu)要想在激烈的市場競爭中立有一席之地，就必須發(fā)揮自己的優(yōu)勢，不斷強化自己的優(yōu)勢項目，走專業(yè)化、特色化、品牌化經(jīng)營的道路。中小型事務(wù)所本身的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、規(guī)模大小決定了自身的市場定位，只有不斷強化自己的優(yōu)勢業(yè)務(wù)才可能在特定的客戶群體中獲得盡可能多的份額。中小型代理機構(gòu)特色化經(jīng)營的發(fā)展戰(zhàn)略，不僅可以強化自身的核心競爭力，而且特色化經(jīng)營所帶來的輻射效應(yīng)，還可以帶動相關(guān)業(yè)務(wù)的發(fā)展。

5　結(jié)語

在當(dāng)今激烈的市場競爭環(huán)境下，為提高專利代理機構(gòu)的經(jīng)濟效益，增強代理機構(gòu)的核心競爭能力，加強代理機構(gòu)內(nèi)部管理越來越顯示出其不可替代的重要作用。因此，做好內(nèi)部控制管理是中小專利代理機構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑，管理出品牌，管理出效益，只有加強代理機構(gòu)內(nèi)部控制和提高經(jīng)營管理水平，才能提高代理機構(gòu)的抗風(fēng)險能力，從而確保中小專利代理機構(gòu)健康穩(wěn)定的發(fā)展。歷史學(xué)家湯因比說過：“一個國家乃至一個民族，其衰亡是從內(nèi)部開始的，外部力量不過是其衰亡前的最后一擊?！币虼耍訌娖髽I(yè)內(nèi)部控制和管理，是中小專利代理機構(gòu)生存和健康發(fā)展的重要保證。

作者簡介：時立新，鄭州聯(lián)科專利事務(wù)所所長，專利代理人，研究方向：機械、新能源、電氣等領(lǐng)域的專利申請代理、無效宣告代理和專利侵權(quán)訴訟代理。多年來為企事業(yè)單位業(yè)進行過多次有關(guān)專利方面的知識講座及專題講座，具有豐富的授課經(jīng)驗。現(xiàn)為中華全國專利代理人協(xié)會理事、中華全國專利代理人協(xié)會學(xué)術(shù)委員會機械專利專業(yè)委員會委員、河南省知識產(chǎn)權(quán)社會法庭社會法官、河南省知識產(chǎn)權(quán)高層次人才、中國知識產(chǎn)權(quán)培訓(xùn)中心遠程教育河南分站輔導(dǎo)老師，多次被評為河南省知識產(chǎn)權(quán)系統(tǒng)先進工作者。