蘇州市相城區(qū)陸慕高級中學 顧 云
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Word文檔個性化打印技巧
蘇州市相城區(qū)陸慕高級中學 顧 云
【摘要】充分利用Word文檔的各種功能,靈活處理各類打印要求,進行個性化打印,提高文字輸入工作效率。
【關鍵詞】Word文檔;個性化打印
大多數(shù)人可能會認為,文字錄入員的工作環(huán)節(jié)中,重中之重是文檔的輸入,其次是編輯,至于打印環(huán)節(jié),那還不是點擊一下“打印”就可以了。其實往往由于工作的具體需要,我們對打印有著非常具體的個性化的要求,在這種情況下,Word文檔的打印便有講究了[1]。
當我們只想打印某頁面的內(nèi)容時,可以這樣來操作:單擊菜單欄 “文件→打印”,在打開的“打印”對話框中,選中“當前頁”單選按鈕,就可以打印鼠標停留的頁面的內(nèi)容;如果我們選中“頁碼范圍”單選按鈕,就能夠指定頁碼了,例如在“頁碼范圍”處輸入“1,4,9”,就打印第1、4、9頁的全部內(nèi)容。如果我們要打印的頁碼是連續(xù)的,那么只要在“頁碼范圍”處輸入第一和最后的頁碼,中間用“-”連接就可以了,比如輸入“3-6”,打印出來的就是第3頁到第6頁的內(nèi)容。
如果打印的頁碼不連續(xù),就在中間用逗號隔開,按順序輸入要打印的頁碼。如輸入“2,3,6,9”,那就會打印第2、3、6、9頁的內(nèi)容。而且,這兩種方法還可以結(jié)合使用。比如輸入“1,5-7”,就可以打印出第1頁,以及第5頁到第7頁的全部內(nèi)容。
有時候,我們要打印的只是文檔中的某些特定內(nèi)容,它們也許跨節(jié)或跨頁。那么,這時應該怎么操作?首先是在文檔中將這些內(nèi)容選中,然后單擊菜單欄“文件→打印”。在打開的“打印”對話框中,“所選內(nèi)容”單選按鈕不變灰成為可用的了,直接選中就行了。
有些時候,文本框中的內(nèi)容打印不出,這時應該怎么操作?只要把文本框轉(zhuǎn)換為圖文框,那么就可以打印了。操作步驟為:選中文本框點擊右鍵,然后選擇“設置文本框格式”,在彈出的對話框中選擇“文本框”→“轉(zhuǎn)換為圖文框”就行了。
有時候編輯的文檔相對復雜,往往會插入一些分節(jié)符,將文檔分成一些節(jié),并在各個小節(jié)中分別設置頁碼。但我們在打印文檔時,可能會只打印某節(jié)中的幾頁紙至另一節(jié)中的幾頁紙,如第三節(jié)的第二頁到第六節(jié)的第四頁。那么,這時應該怎么辦呢?
首先單擊菜單命令“文件→打印”,打開 “打印”對話框,選中“頁碼范圍”單選項,在后面的輸入框中輸入“P3S4—P5S7”就可以了。“P”后的數(shù)字代表頁碼,“S”后的數(shù)字代表節(jié)號。
如需要打印第四節(jié)全部的內(nèi)容,那么在輸入框中直接輸入“S4”就行了。如果輸入“S2,S6”,打印出來的就是第二節(jié)和第六節(jié)的內(nèi)容了。同理,需要打第三節(jié)的第四頁到第七頁的內(nèi)容,那么需要輸入“P4S3—P7S3”了。
平時在幫老師制作試卷時,為了便于資料整理、歸類,會把試卷中的答案一起打好,只是將答案設成了隱藏文字,但往往在打印文檔時也許會要求把這些隱藏文字一起打印出來,供教師參考,那么,這些隱藏的內(nèi)容該怎么打印呢?
單擊菜單命令“工具→選項”,在打開的“選項”對話框中單擊“打印”選項卡,選中“打印文檔的附加信息”下的“隱藏文字”選項,那么,隱藏的內(nèi)容就會被一起打印出來了。
如果需要打印的內(nèi)容很多。按照word自動的設置,結(jié)果打印出來的材料的順序是最后一頁在上,第一頁在最下了,跟我們所需的順序恰好相反,那么還需要我們手工來重新排序調(diào)整,很不方便,其實在打印前,可以這樣操作:單擊菜單欄“工具→選項→打印”,在打開的“打印”選項卡中選中“逆頁序打印”單行按鈕,就可以進行逆序打印了,這樣,打印好的文檔就按第一頁到最后一頁順序排列。
為了節(jié)約資源,要將打印文檔減少紙張數(shù),就需要雙面打印了。在打印對話框的“打?。跼]”的下拉列表框中選擇“奇數(shù)頁”選項后指定打印份數(shù),單擊確定按鈕打印。打印后,將打印紙反面按順序插入。在打印對話框“打印[R]”下拉列表框中選中“偶數(shù)頁”選項后指定打印份數(shù),單擊確定按鈕打印即可完成。
我們還可以通過手動送紙的方式實現(xiàn)雙面打印。方法是在打印機選項中選擇“手動雙面打?。踃]”復選框,單擊確定按鈕打印,打印一頁后,打印機停下等待裝紙,將剛剛打印一面的紙張翻個面后手動裝入打印機打印。
編輯好要打印的文檔,不用作特殊處理,打開“打印”對話框,在“頁碼范圍”中輸入“8,1,6,3”,在“每頁的版數(shù)”中選 “2版”,點擊“確定”按鈕。再打開“打印”對話框。在“頁碼范圍”中輸入“2,7,4,5”,“每頁的版數(shù)”仍為“2版”,將第一次已打印完的紙翻過來整理好裝回進紙器,單擊“確定”按鈕。將打印好的文稿整理好疊放在一起,沿中線折疊后裝訂,這樣小冊子就好了。
通過上面的方法,我們在平時打印多頁成冊的材料時,也可以借鑒此方法,如打印8頁A4申報表,先單擊菜單欄“文件→頁面設置”,在打開的“頁面設置”紙型[R]下拉列表中選擇“A3”選項,在方向中選“橫向”單選按鈕,單擊確定按鈕。單擊菜單欄“格式→分欄”,在“分欄”對話框中選預設“兩欄”單選按鈕,“欄寬”、“間距”按自己要求輸。在設置好的版面中按“8、1、2、7、6、3、4、5”頁的內(nèi)容輸,頁碼自己在每欄最后一行手動輸“8、1、2、7、6、3、4、5”,全部結(jié)束后,再打開“打印”對話框中“頁碼范圍”輸入“1,3”(此頁碼指A3紙的頁碼),單擊確定按鈕,再打開“打印”對話框,在頁碼范圍中輸入“2,4”(英文狀態(tài)輸),將第一次已打印完的紙翻過來整理好,裝回進紙器,單擊“確定”按鈕,最后,與上面類同,折疊后裝訂,這樣A4版面的冊子就好了。
如果我們要打印的文檔是A3幅面的,而一般家用打印機通常是A4幅面的,那么該怎么辦?可以這樣操作:還是單擊菜單命令“文件→打印”,打開“打印”對話框。在“縮放”下,在“按紙張大小縮放”框中選擇要使用的紙張大小—A4。Word會自動對所需內(nèi)容進行縮放以適應選擇的紙張,A3的文檔很輕松地就會就可以在A4紙上打印出來,這就等同于復印機的“縮小/放大”功能。
一般我們打印都是這樣操作的:啟動Word,打開需要打的文檔,然后單擊“打印”按鍵進行打印。這是一般的程序,但如果我們需要打印的文件太多,而且我們卻并不需要逐個文檔進行打印設置,那應該怎么辦?可以這樣操作:打開資源管理器窗口中,選中所需打印的一個或多個Word文檔,點右鍵,點擊彈出的“打印”項,這樣,Word應用程序就會依次自動打開,并且直接將內(nèi)容發(fā)送給打印機進行打印。并且在打印結(jié)束后,Word程序會自動關閉。
沒有打印機,又要打印文件,而有打印機的電腦又沒裝Word,那么該怎么辦?可以這樣操作:在Word的“文件”菜單中選中“打印”選項,在彈出的“打印”對話框中再選 “打印到文件”選項,確定后選擇保存該文件的位置,再輸入文件名,那么就可以生成一個后綴名為prn的打印機文件,這樣就可以在沒有word但有打印機的電腦上打印該文件了。
個性化的打印工作不但能夠非常準確地完成定制化的打印任務,而且提高了工作的效率,增加了工作的樂趣和技術(shù)含量,對于從事打印工作的辦公人員來講,應該需要熟練掌握。需要進行針對性的個體訓練并精選教學軟件激發(fā)學習的主動性和積極性,只有做到這些,才能有效提高個人的個性化打印水平[2]。
參考文獻
[1]趙樹剛.計算機文字錄入的科學訓練方法研究[J].計算機光盤軟件與應用,2014(01).
[2]徐海晶.淺談計算機文字錄入[J].電腦知識與技術(shù),2015.11(19)﹕129-131.