蘇州市相城區(qū)陸慕高級中學 顧 云

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Word文檔個性化打印技巧

蘇州市相城區(qū)陸慕高級中學 顧 云

【摘要】充分利用Word文檔的各種功能，靈活處理各類打印要求，進行個性化打印，提高文字輸入工作效率。

【關鍵詞】Word文檔；個性化打印

大多數(shù)人可能會認為，文字錄入員的工作環(huán)節(jié)中，重中之重是文檔的輸入，其次是編輯，至于打印環(huán)節(jié)，那還不是點擊一下“打印”就可以了。其實往往由于工作的具體需要，我們對打印有著非常具體的個性化的要求，在這種情況下，Word文檔的打印便有講究了［1］。

（1）打印頁碼內(nèi)的部分內(nèi)容

當我們只想打印某頁面的內(nèi)容時，可以這樣來操作：單擊菜單欄 “文件→打印”，在打開的“打印”對話框中，選中“當前頁”單選按鈕，就可以打印鼠標停留的頁面的內(nèi)容；如果我們選中“頁碼范圍”單選按鈕，就能夠指定頁碼了，例如在“頁碼范圍”處輸入“1，4，9”，就打印第1、4、9頁的全部內(nèi)容。如果我們要打印的頁碼是連續(xù)的，那么只要在“頁碼范圍”處輸入第一和最后的頁碼，中間用“-”連接就可以了，比如輸入“3-6”，打印出來的就是第3頁到第6頁的內(nèi)容。

如果打印的頁碼不連續(xù)，就在中間用逗號隔開，按順序輸入要打印的頁碼。如輸入“2，3，6，9”，那就會打印第2、3、6、9頁的內(nèi)容。而且，這兩種方法還可以結(jié)合使用。比如輸入“1，5-7”，就可以打印出第1頁，以及第5頁到第7頁的全部內(nèi)容。

（2）打印部分區(qū)域內(nèi)容

有時候，我們要打印的只是文檔中的某些特定內(nèi)容，它們也許跨節(jié)或跨頁。那么，這時應該怎么操作？首先是在文檔中將這些內(nèi)容選中，然后單擊菜單欄“文件→打印”。在打開的“打印”對話框中，“所選內(nèi)容”單選按鈕不變灰成為可用的了，直接選中就行了。

（3）打印文本框中的內(nèi)容

有些時候，文本框中的內(nèi)容打印不出，這時應該怎么操作？只要把文本框轉(zhuǎn)換為圖文框，那么就可以打印了。操作步驟為：選中文本框點擊右鍵，然后選擇“設置文本框格式”，在彈出的對話框中選擇“文本框”→“轉(zhuǎn)換為圖文框”就行了。

（4）打印文中特定章節(jié)

有時候編輯的文檔相對復雜，往往會插入一些分節(jié)符，將文檔分成一些節(jié)，并在各個小節(jié)中分別設置頁碼。但我們在打印文檔時，可能會只打印某節(jié)中的幾頁紙至另一節(jié)中的幾頁紙，如第三節(jié)的第二頁到第六節(jié)的第四頁。那么，這時應該怎么辦呢？

首先單擊菜單命令“文件→打印”，打開 “打印”對話框，選中“頁碼范圍”單選項，在后面的輸入框中輸入“P3S4—P5S7”就可以了。“P”后的數(shù)字代表頁碼，“S”后的數(shù)字代表節(jié)號。

如需要打印第四節(jié)全部的內(nèi)容，那么在輸入框中直接輸入“S4”就行了。如果輸入“S2，S6”，打印出來的就是第二節(jié)和第六節(jié)的內(nèi)容了。同理，需要打第三節(jié)的第四頁到第七頁的內(nèi)容，那么需要輸入“P4S3—P7S3”了。

（5）打印隱藏內(nèi)容

平時在幫老師制作試卷時，為了便于資料整理、歸類，會把試卷中的答案一起打好，只是將答案設成了隱藏文字，但往往在打印文檔時也許會要求把這些隱藏文字一起打印出來，供教師參考，那么，這些隱藏的內(nèi)容該怎么打印呢？

單擊菜單命令“工具→選項”，在打開的“選項”對話框中單擊“打印”選項卡，選中“打印文檔的附加信息”下的“隱藏文字”選項，那么，隱藏的內(nèi)容就會被一起打印出來了。

（6）逆頁序打印

如果需要打印的內(nèi)容很多。按照word自動的設置，結(jié)果打印出來的材料的順序是最后一頁在上，第一頁在最下了，跟我們所需的順序恰好相反，那么還需要我們手工來重新排序調(diào)整，很不方便，其實在打印前，可以這樣操作：單擊菜單欄“工具→選項→打印”，在打開的“打印”選項卡中選中“逆頁序打印”單行按鈕，就可以進行逆序打印了，這樣，打印好的文檔就按第一頁到最后一頁順序排列。

（7）雙面打印

為了節(jié)約資源，要將打印文檔減少紙張數(shù)，就需要雙面打印了。在打印對話框的“打?。跼］”的下拉列表框中選擇“奇數(shù)頁”選項后指定打印份數(shù)，單擊確定按鈕打印。打印后，將打印紙反面按順序插入。在打印對話框“打印［R］”下拉列表框中選中“偶數(shù)頁”選項后指定打印份數(shù)，單擊確定按鈕打印即可完成。

我們還可以通過手動送紙的方式實現(xiàn)雙面打印。方法是在打印機選項中選擇“手動雙面打?。踃］”復選框，單擊確定按鈕打印，打印一頁后，打印機停下等待裝紙，將剛剛打印一面的紙張翻個面后手動裝入打印機打印。

（8）打印冊子

編輯好要打印的文檔，不用作特殊處理，打開“打印”對話框，在“頁碼范圍”中輸入“8，1，6，3”，在“每頁的版數(shù)”中選 “2版”，點擊“確定”按鈕。再打開“打印”對話框。在“頁碼范圍”中輸入“2，7，4，5”，“每頁的版數(shù)”仍為“2版”，將第一次已打印完的紙翻過來整理好裝回進紙器，單擊“確定”按鈕。將打印好的文稿整理好疊放在一起，沿中線折疊后裝訂，這樣小冊子就好了。

通過上面的方法，我們在平時打印多頁成冊的材料時，也可以借鑒此方法，如打印8頁A4申報表，先單擊菜單欄“文件→頁面設置”，在打開的“頁面設置”紙型［R］下拉列表中選擇“A3”選項，在方向中選“橫向”單選按鈕，單擊確定按鈕。單擊菜單欄“格式→分欄”，在“分欄”對話框中選預設“兩欄”單選按鈕，“欄寬”、“間距”按自己要求輸。在設置好的版面中按“8、1、2、7、6、3、4、5”頁的內(nèi)容輸，頁碼自己在每欄最后一行手動輸“8、1、2、7、6、3、4、5”，全部結(jié)束后，再打開“打印”對話框中“頁碼范圍”輸入“1，3”（此頁碼指A3紙的頁碼），單擊確定按鈕，再打開“打印”對話框，在頁碼范圍中輸入“2，4”（英文狀態(tài)輸），將第一次已打印完的紙翻過來整理好，裝回進紙器，單擊“確定”按鈕，最后，與上面類同，折疊后裝訂，這樣A4版面的冊子就好了。

（9）壓縮打印，大紙變小紙

如果我們要打印的文檔是A3幅面的，而一般家用打印機通常是A4幅面的，那么該怎么辦？可以這樣操作：還是單擊菜單命令“文件→打印”，打開“打印”對話框。在“縮放”下，在“按紙張大小縮放”框中選擇要使用的紙張大小—A4。Word會自動對所需內(nèi)容進行縮放以適應選擇的紙張，A3的文檔很輕松地就會就可以在A4紙上打印出來，這就等同于復印機的“縮小/放大”功能。

（10）直接打印

一般我們打印都是這樣操作的：啟動Word，打開需要打的文檔，然后單擊“打印”按鍵進行打印。這是一般的程序，但如果我們需要打印的文件太多，而且我們卻并不需要逐個文檔進行打印設置，那應該怎么辦？可以這樣操作：打開資源管理器窗口中，選中所需打印的一個或多個Word文檔，點右鍵，點擊彈出的“打印”項，這樣，Word應用程序就會依次自動打開，并且直接將內(nèi)容發(fā)送給打印機進行打印。并且在打印結(jié)束后，Word程序會自動關閉。

（11）打印到文件

沒有打印機，又要打印文件，而有打印機的電腦又沒裝Word，那么該怎么辦？可以這樣操作：在Word的“文件”菜單中選中“打印”選項，在彈出的“打印”對話框中再選 “打印到文件”選項，確定后選擇保存該文件的位置，再輸入文件名，那么就可以生成一個后綴名為prn的打印機文件，這樣就可以在沒有word但有打印機的電腦上打印該文件了。

個性化的打印工作不但能夠非常準確地完成定制化的打印任務，而且提高了工作的效率，增加了工作的樂趣和技術(shù)含量，對于從事打印工作的辦公人員來講，應該需要熟練掌握。需要進行針對性的個體訓練并精選教學軟件激發(fā)學習的主動性和積極性，只有做到這些，才能有效提高個人的個性化打印水平［2］。

參考文獻

［1］趙樹剛.計算機文字錄入的科學訓練方法研究［J］.計算機光盤軟件與應用，2014（01）.

［2］徐海晶.淺談計算機文字錄入［J］.電腦知識與技術(shù)，2015.11（19）﹕129-131.