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        Word文檔個(gè)性化打印技巧

        2016-03-13 14:36:42蘇州市相城區(qū)陸慕高級(jí)中學(xué)
        電子世界 2016年9期
        關(guān)鍵詞:文本框對(duì)話(huà)框頁(yè)碼

        蘇州市相城區(qū)陸慕高級(jí)中學(xué) 顧 云

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        Word文檔個(gè)性化打印技巧

        蘇州市相城區(qū)陸慕高級(jí)中學(xué) 顧 云

        【摘要】充分利用Word文檔的各種功能,靈活處理各類(lèi)打印要求,進(jìn)行個(gè)性化打印,提高文字輸入工作效率。

        【關(guān)鍵詞】Word文檔;個(gè)性化打印

        大多數(shù)人可能會(huì)認(rèn)為,文字錄入員的工作環(huán)節(jié)中,重中之重是文檔的輸入,其次是編輯,至于打印環(huán)節(jié),那還不是點(diǎn)擊一下“打印”就可以了。其實(shí)往往由于工作的具體需要,我們對(duì)打印有著非常具體的個(gè)性化的要求,在這種情況下,Word文檔的打印便有講究了[1]。

        (1)打印頁(yè)碼內(nèi)的部分內(nèi)容

        當(dāng)我們只想打印某頁(yè)面的內(nèi)容時(shí),可以這樣來(lái)操作:?jiǎn)螕舨藛螜?“文件→打印”,在打開(kāi)的“打印”對(duì)話(huà)框中,選中“當(dāng)前頁(yè)”單選按鈕,就可以打印鼠標(biāo)停留的頁(yè)面的內(nèi)容;如果我們選中“頁(yè)碼范圍”單選按鈕,就能夠指定頁(yè)碼了,例如在“頁(yè)碼范圍”處輸入“1,4,9”,就打印第1、4、9頁(yè)的全部?jī)?nèi)容。如果我們要打印的頁(yè)碼是連續(xù)的,那么只要在“頁(yè)碼范圍”處輸入第一和最后的頁(yè)碼,中間用“-”連接就可以了,比如輸入“3-6”,打印出來(lái)的就是第3頁(yè)到第6頁(yè)的內(nèi)容。

        如果打印的頁(yè)碼不連續(xù),就在中間用逗號(hào)隔開(kāi),按順序輸入要打印的頁(yè)碼。如輸入“2,3,6,9”,那就會(huì)打印第2、3、6、9頁(yè)的內(nèi)容。而且,這兩種方法還可以結(jié)合使用。比如輸入“1,5-7”,就可以打印出第1頁(yè),以及第5頁(yè)到第7頁(yè)的全部?jī)?nèi)容。

        (2)打印部分區(qū)域內(nèi)容

        有時(shí)候,我們要打印的只是文檔中的某些特定內(nèi)容,它們也許跨節(jié)或跨頁(yè)。那么,這時(shí)應(yīng)該怎么操作?首先是在文檔中將這些內(nèi)容選中,然后單擊菜單欄“文件→打印”。在打開(kāi)的“打印”對(duì)話(huà)框中,“所選內(nèi)容”單選按鈕不變灰成為可用的了,直接選中就行了。

        (3)打印文本框中的內(nèi)容

        有些時(shí)候,文本框中的內(nèi)容打印不出,這時(shí)應(yīng)該怎么操作?只要把文本框轉(zhuǎn)換為圖文框,那么就可以打印了。操作步驟為:選中文本框點(diǎn)擊右鍵,然后選擇“設(shè)置文本框格式”,在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇“文本框”→“轉(zhuǎn)換為圖文框”就行了。

        (4)打印文中特定章節(jié)

        有時(shí)候編輯的文檔相對(duì)復(fù)雜,往往會(huì)插入一些分節(jié)符,將文檔分成一些節(jié),并在各個(gè)小節(jié)中分別設(shè)置頁(yè)碼。但我們?cè)诖蛴∥臋n時(shí),可能會(huì)只打印某節(jié)中的幾頁(yè)紙至另一節(jié)中的幾頁(yè)紙,如第三節(jié)的第二頁(yè)到第六節(jié)的第四頁(yè)。那么,這時(shí)應(yīng)該怎么辦呢?

        首先單擊菜單命令“文件→打印”,打開(kāi) “打印”對(duì)話(huà)框,選中“頁(yè)碼范圍”單選項(xiàng),在后面的輸入框中輸入“P3S4—P5S7”就可以了?!癙”后的數(shù)字代表頁(yè)碼,“S”后的數(shù)字代表節(jié)號(hào)。

        如需要打印第四節(jié)全部的內(nèi)容,那么在輸入框中直接輸入“S4”就行了。如果輸入“S2,S6”,打印出來(lái)的就是第二節(jié)和第六節(jié)的內(nèi)容了。同理,需要打第三節(jié)的第四頁(yè)到第七頁(yè)的內(nèi)容,那么需要輸入“P4S3—P7S3”了。

        (5)打印隱藏內(nèi)容

        平時(shí)在幫老師制作試卷時(shí),為了便于資料整理、歸類(lèi),會(huì)把試卷中的答案一起打好,只是將答案設(shè)成了隱藏文字,但往往在打印文檔時(shí)也許會(huì)要求把這些隱藏文字一起打印出來(lái),供教師參考,那么,這些隱藏的內(nèi)容該怎么打印呢?

        單擊菜單命令“工具→選項(xiàng)”,在打開(kāi)的“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中單擊“打印”選項(xiàng)卡,選中“打印文檔的附加信息”下的“隱藏文字”選項(xiàng),那么,隱藏的內(nèi)容就會(huì)被一起打印出來(lái)了。

        (6)逆頁(yè)序打印

        如果需要打印的內(nèi)容很多。按照word自動(dòng)的設(shè)置,結(jié)果打印出來(lái)的材料的順序是最后一頁(yè)在上,第一頁(yè)在最下了,跟我們所需的順序恰好相反,那么還需要我們手工來(lái)重新排序調(diào)整,很不方便,其實(shí)在打印前,可以這樣操作:?jiǎn)螕舨藛螜凇肮ぞ摺x項(xiàng)→打印”,在打開(kāi)的“打印”選項(xiàng)卡中選中“逆頁(yè)序打印”單行按鈕,就可以進(jìn)行逆序打印了,這樣,打印好的文檔就按第一頁(yè)到最后一頁(yè)順序排列。

        (7)雙面打印

        為了節(jié)約資源,要將打印文檔減少紙張數(shù),就需要雙面打印了。在打印對(duì)話(huà)框的“打?。跼]”的下拉列表框中選擇“奇數(shù)頁(yè)”選項(xiàng)后指定打印份數(shù),單擊確定按鈕打印。打印后,將打印紙反面按順序插入。在打印對(duì)話(huà)框“打?。跼]”下拉列表框中選中“偶數(shù)頁(yè)”選項(xiàng)后指定打印份數(shù),單擊確定按鈕打印即可完成。

        我們還可以通過(guò)手動(dòng)送紙的方式實(shí)現(xiàn)雙面打印。方法是在打印機(jī)選項(xiàng)中選擇“手動(dòng)雙面打?。踃]”復(fù)選框,單擊確定按鈕打印,打印一頁(yè)后,打印機(jī)停下等待裝紙,將剛剛打印一面的紙張翻個(gè)面后手動(dòng)裝入打印機(jī)打印。

        (8)打印冊(cè)子

        編輯好要打印的文檔,不用作特殊處理,打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框,在“頁(yè)碼范圍”中輸入“8,1,6,3”,在“每頁(yè)的版數(shù)”中選 “2版”,點(diǎn)擊“確定”按鈕。再打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框。在“頁(yè)碼范圍”中輸入“2,7,4,5”,“每頁(yè)的版數(shù)”仍為“2版”,將第一次已打印完的紙翻過(guò)來(lái)整理好裝回進(jìn)紙器,單擊“確定”按鈕。將打印好的文稿整理好疊放在一起,沿中線(xiàn)折疊后裝訂,這樣小冊(cè)子就好了。

        通過(guò)上面的方法,我們?cè)谄綍r(shí)打印多頁(yè)成冊(cè)的材料時(shí),也可以借鑒此方法,如打印8頁(yè)A4申報(bào)表,先單擊菜單欄“文件→頁(yè)面設(shè)置”,在打開(kāi)的“頁(yè)面設(shè)置”紙型[R]下拉列表中選擇“A3”選項(xiàng),在方向中選“橫向”單選按鈕,單擊確定按鈕。單擊菜單欄“格式→分欄”,在“分欄”對(duì)話(huà)框中選預(yù)設(shè)“兩欄”單選按鈕,“欄寬”、“間距”按自己要求輸。在設(shè)置好的版面中按“8、1、2、7、6、3、4、5”頁(yè)的內(nèi)容輸,頁(yè)碼自己在每欄最后一行手動(dòng)輸“8、1、2、7、6、3、4、5”,全部結(jié)束后,再打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框中“頁(yè)碼范圍”輸入“1,3”(此頁(yè)碼指A3紙的頁(yè)碼),單擊確定按鈕,再打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框,在頁(yè)碼范圍中輸入“2,4”(英文狀態(tài)輸),將第一次已打印完的紙翻過(guò)來(lái)整理好,裝回進(jìn)紙器,單擊“確定”按鈕,最后,與上面類(lèi)同,折疊后裝訂,這樣A4版面的冊(cè)子就好了。

        (9)壓縮打印,大紙變小紙

        如果我們要打印的文檔是A3幅面的,而一般家用打印機(jī)通常是A4幅面的,那么該怎么辦?可以這樣操作:還是單擊菜單命令“文件→打印”,打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框。在“縮放”下,在“按紙張大小縮放”框中選擇要使用的紙張大小—A4。Word會(huì)自動(dòng)對(duì)所需內(nèi)容進(jìn)行縮放以適應(yīng)選擇的紙張,A3的文檔很輕松地就會(huì)就可以在A4紙上打印出來(lái),這就等同于復(fù)印機(jī)的“縮小/放大”功能。

        (10)直接打印

        一般我們打印都是這樣操作的:?jiǎn)?dòng)Word,打開(kāi)需要打的文檔,然后單擊“打印”按鍵進(jìn)行打印。這是一般的程序,但如果我們需要打印的文件太多,而且我們卻并不需要逐個(gè)文檔進(jìn)行打印設(shè)置,那應(yīng)該怎么辦?可以這樣操作:打開(kāi)資源管理器窗口中,選中所需打印的一個(gè)或多個(gè)Word文檔,點(diǎn)右鍵,點(diǎn)擊彈出的“打印”項(xiàng),這樣,Word應(yīng)用程序就會(huì)依次自動(dòng)打開(kāi),并且直接將內(nèi)容發(fā)送給打印機(jī)進(jìn)行打印。并且在打印結(jié)束后,Word程序會(huì)自動(dòng)關(guān)閉。

        (11)打印到文件

        沒(méi)有打印機(jī),又要打印文件,而有打印機(jī)的電腦又沒(méi)裝Word,那么該怎么辦?可以這樣操作:在Word的“文件”菜單中選中“打印”選項(xiàng),在彈出的“打印”對(duì)話(huà)框中再選 “打印到文件”選項(xiàng),確定后選擇保存該文件的位置,再輸入文件名,那么就可以生成一個(gè)后綴名為prn的打印機(jī)文件,這樣就可以在沒(méi)有word但有打印機(jī)的電腦上打印該文件了。

        個(gè)性化的打印工作不但能夠非常準(zhǔn)確地完成定制化的打印任務(wù),而且提高了工作的效率,增加了工作的樂(lè)趣和技術(shù)含量,對(duì)于從事打印工作的辦公人員來(lái)講,應(yīng)該需要熟練掌握。需要進(jìn)行針對(duì)性的個(gè)體訓(xùn)練并精選教學(xué)軟件激發(fā)學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性,只有做到這些,才能有效提高個(gè)人的個(gè)性化打印水平[2]。

        參考文獻(xiàn)

        [1]趙樹(shù)剛.計(jì)算機(jī)文字錄入的科學(xué)訓(xùn)練方法研究[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用,2014(01).

        [2]徐海晶.淺談?dòng)?jì)算機(jī)文字錄入[J].電腦知識(shí)與技術(shù),2015.11(19)﹕129-131.

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