蘇州市相城區(qū)陸慕高級(jí)中學(xué) 顧 云

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Word文檔個(gè)性化打印技巧

蘇州市相城區(qū)陸慕高級(jí)中學(xué) 顧 云

【摘要】充分利用Word文檔的各種功能，靈活處理各類(lèi)打印要求，進(jìn)行個(gè)性化打印，提高文字輸入工作效率。

【關(guān)鍵詞】Word文檔；個(gè)性化打印

大多數(shù)人可能會(huì)認(rèn)為，文字錄入員的工作環(huán)節(jié)中，重中之重是文檔的輸入，其次是編輯，至于打印環(huán)節(jié)，那還不是點(diǎn)擊一下“打印”就可以了。其實(shí)往往由于工作的具體需要，我們對(duì)打印有著非常具體的個(gè)性化的要求，在這種情況下，Word文檔的打印便有講究了［1］。

（1）打印頁(yè)碼內(nèi)的部分內(nèi)容

當(dāng)我們只想打印某頁(yè)面的內(nèi)容時(shí)，可以這樣來(lái)操作：?jiǎn)螕舨藛螜?“文件→打印”，在打開(kāi)的“打印”對(duì)話(huà)框中，選中“當(dāng)前頁(yè)”單選按鈕，就可以打印鼠標(biāo)停留的頁(yè)面的內(nèi)容；如果我們選中“頁(yè)碼范圍”單選按鈕，就能夠指定頁(yè)碼了，例如在“頁(yè)碼范圍”處輸入“1，4，9”，就打印第1、4、9頁(yè)的全部?jī)?nèi)容。如果我們要打印的頁(yè)碼是連續(xù)的，那么只要在“頁(yè)碼范圍”處輸入第一和最后的頁(yè)碼，中間用“-”連接就可以了，比如輸入“3-6”，打印出來(lái)的就是第3頁(yè)到第6頁(yè)的內(nèi)容。

如果打印的頁(yè)碼不連續(xù)，就在中間用逗號(hào)隔開(kāi)，按順序輸入要打印的頁(yè)碼。如輸入“2，3，6，9”，那就會(huì)打印第2、3、6、9頁(yè)的內(nèi)容。而且，這兩種方法還可以結(jié)合使用。比如輸入“1，5-7”，就可以打印出第1頁(yè)，以及第5頁(yè)到第7頁(yè)的全部?jī)?nèi)容。

（2）打印部分區(qū)域內(nèi)容

有時(shí)候，我們要打印的只是文檔中的某些特定內(nèi)容，它們也許跨節(jié)或跨頁(yè)。那么，這時(shí)應(yīng)該怎么操作？首先是在文檔中將這些內(nèi)容選中，然后單擊菜單欄“文件→打印”。在打開(kāi)的“打印”對(duì)話(huà)框中，“所選內(nèi)容”單選按鈕不變灰成為可用的了，直接選中就行了。

（3）打印文本框中的內(nèi)容

有些時(shí)候，文本框中的內(nèi)容打印不出，這時(shí)應(yīng)該怎么操作？只要把文本框轉(zhuǎn)換為圖文框，那么就可以打印了。操作步驟為：選中文本框點(diǎn)擊右鍵，然后選擇“設(shè)置文本框格式”，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇“文本框”→“轉(zhuǎn)換為圖文框”就行了。

（4）打印文中特定章節(jié)

有時(shí)候編輯的文檔相對(duì)復(fù)雜，往往會(huì)插入一些分節(jié)符，將文檔分成一些節(jié)，并在各個(gè)小節(jié)中分別設(shè)置頁(yè)碼。但我們?cè)诖蛴∥臋n時(shí)，可能會(huì)只打印某節(jié)中的幾頁(yè)紙至另一節(jié)中的幾頁(yè)紙，如第三節(jié)的第二頁(yè)到第六節(jié)的第四頁(yè)。那么，這時(shí)應(yīng)該怎么辦呢？

首先單擊菜單命令“文件→打印”，打開(kāi) “打印”對(duì)話(huà)框，選中“頁(yè)碼范圍”單選項(xiàng)，在后面的輸入框中輸入“P3S4—P5S7”就可以了?！癙”后的數(shù)字代表頁(yè)碼，“S”后的數(shù)字代表節(jié)號(hào)。

如需要打印第四節(jié)全部的內(nèi)容，那么在輸入框中直接輸入“S4”就行了。如果輸入“S2，S6”，打印出來(lái)的就是第二節(jié)和第六節(jié)的內(nèi)容了。同理，需要打第三節(jié)的第四頁(yè)到第七頁(yè)的內(nèi)容，那么需要輸入“P4S3—P7S3”了。

（5）打印隱藏內(nèi)容

平時(shí)在幫老師制作試卷時(shí)，為了便于資料整理、歸類(lèi)，會(huì)把試卷中的答案一起打好，只是將答案設(shè)成了隱藏文字，但往往在打印文檔時(shí)也許會(huì)要求把這些隱藏文字一起打印出來(lái)，供教師參考，那么，這些隱藏的內(nèi)容該怎么打印呢？

單擊菜單命令“工具→選項(xiàng)”，在打開(kāi)的“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中單擊“打印”選項(xiàng)卡，選中“打印文檔的附加信息”下的“隱藏文字”選項(xiàng)，那么，隱藏的內(nèi)容就會(huì)被一起打印出來(lái)了。

（6）逆頁(yè)序打印

如果需要打印的內(nèi)容很多。按照word自動(dòng)的設(shè)置，結(jié)果打印出來(lái)的材料的順序是最后一頁(yè)在上，第一頁(yè)在最下了，跟我們所需的順序恰好相反，那么還需要我們手工來(lái)重新排序調(diào)整，很不方便，其實(shí)在打印前，可以這樣操作：?jiǎn)螕舨藛螜凇肮ぞ摺x項(xiàng)→打印”，在打開(kāi)的“打印”選項(xiàng)卡中選中“逆頁(yè)序打印”單行按鈕，就可以進(jìn)行逆序打印了，這樣，打印好的文檔就按第一頁(yè)到最后一頁(yè)順序排列。

（7）雙面打印

為了節(jié)約資源，要將打印文檔減少紙張數(shù)，就需要雙面打印了。在打印對(duì)話(huà)框的“打?。跼］”的下拉列表框中選擇“奇數(shù)頁(yè)”選項(xiàng)后指定打印份數(shù)，單擊確定按鈕打印。打印后，將打印紙反面按順序插入。在打印對(duì)話(huà)框“打?。跼］”下拉列表框中選中“偶數(shù)頁(yè)”選項(xiàng)后指定打印份數(shù)，單擊確定按鈕打印即可完成。

我們還可以通過(guò)手動(dòng)送紙的方式實(shí)現(xiàn)雙面打印。方法是在打印機(jī)選項(xiàng)中選擇“手動(dòng)雙面打?。踃］”復(fù)選框，單擊確定按鈕打印，打印一頁(yè)后，打印機(jī)停下等待裝紙，將剛剛打印一面的紙張翻個(gè)面后手動(dòng)裝入打印機(jī)打印。

（8）打印冊(cè)子

編輯好要打印的文檔，不用作特殊處理，打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框，在“頁(yè)碼范圍”中輸入“8，1，6，3”，在“每頁(yè)的版數(shù)”中選 “2版”，點(diǎn)擊“確定”按鈕。再打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框。在“頁(yè)碼范圍”中輸入“2，7，4，5”，“每頁(yè)的版數(shù)”仍為“2版”，將第一次已打印完的紙翻過(guò)來(lái)整理好裝回進(jìn)紙器，單擊“確定”按鈕。將打印好的文稿整理好疊放在一起，沿中線(xiàn)折疊后裝訂，這樣小冊(cè)子就好了。

通過(guò)上面的方法，我們?cè)谄綍r(shí)打印多頁(yè)成冊(cè)的材料時(shí)，也可以借鑒此方法，如打印8頁(yè)A4申報(bào)表，先單擊菜單欄“文件→頁(yè)面設(shè)置”，在打開(kāi)的“頁(yè)面設(shè)置”紙型［R］下拉列表中選擇“A3”選項(xiàng)，在方向中選“橫向”單選按鈕，單擊確定按鈕。單擊菜單欄“格式→分欄”，在“分欄”對(duì)話(huà)框中選預(yù)設(shè)“兩欄”單選按鈕，“欄寬”、“間距”按自己要求輸。在設(shè)置好的版面中按“8、1、2、7、6、3、4、5”頁(yè)的內(nèi)容輸，頁(yè)碼自己在每欄最后一行手動(dòng)輸“8、1、2、7、6、3、4、5”，全部結(jié)束后，再打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框中“頁(yè)碼范圍”輸入“1，3”（此頁(yè)碼指A3紙的頁(yè)碼），單擊確定按鈕，再打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框，在頁(yè)碼范圍中輸入“2，4”（英文狀態(tài)輸），將第一次已打印完的紙翻過(guò)來(lái)整理好，裝回進(jìn)紙器，單擊“確定”按鈕，最后，與上面類(lèi)同，折疊后裝訂，這樣A4版面的冊(cè)子就好了。

（9）壓縮打印，大紙變小紙

如果我們要打印的文檔是A3幅面的，而一般家用打印機(jī)通常是A4幅面的，那么該怎么辦？可以這樣操作：還是單擊菜單命令“文件→打印”，打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框。在“縮放”下，在“按紙張大小縮放”框中選擇要使用的紙張大小—A4。Word會(huì)自動(dòng)對(duì)所需內(nèi)容進(jìn)行縮放以適應(yīng)選擇的紙張，A3的文檔很輕松地就會(huì)就可以在A4紙上打印出來(lái)，這就等同于復(fù)印機(jī)的“縮小/放大”功能。

（10）直接打印

一般我們打印都是這樣操作的：?jiǎn)?dòng)Word，打開(kāi)需要打的文檔，然后單擊“打印”按鍵進(jìn)行打印。這是一般的程序，但如果我們需要打印的文件太多，而且我們卻并不需要逐個(gè)文檔進(jìn)行打印設(shè)置，那應(yīng)該怎么辦？可以這樣操作：打開(kāi)資源管理器窗口中，選中所需打印的一個(gè)或多個(gè)Word文檔，點(diǎn)右鍵，點(diǎn)擊彈出的“打印”項(xiàng)，這樣，Word應(yīng)用程序就會(huì)依次自動(dòng)打開(kāi)，并且直接將內(nèi)容發(fā)送給打印機(jī)進(jìn)行打印。并且在打印結(jié)束后，Word程序會(huì)自動(dòng)關(guān)閉。

（11）打印到文件

沒(méi)有打印機(jī)，又要打印文件，而有打印機(jī)的電腦又沒(méi)裝Word，那么該怎么辦？可以這樣操作：在Word的“文件”菜單中選中“打印”選項(xiàng)，在彈出的“打印”對(duì)話(huà)框中再選 “打印到文件”選項(xiàng)，確定后選擇保存該文件的位置，再輸入文件名，那么就可以生成一個(gè)后綴名為prn的打印機(jī)文件，這樣就可以在沒(méi)有word但有打印機(jī)的電腦上打印該文件了。

個(gè)性化的打印工作不但能夠非常準(zhǔn)確地完成定制化的打印任務(wù)，而且提高了工作的效率，增加了工作的樂(lè)趣和技術(shù)含量，對(duì)于從事打印工作的辦公人員來(lái)講，應(yīng)該需要熟練掌握。需要進(jìn)行針對(duì)性的個(gè)體訓(xùn)練并精選教學(xué)軟件激發(fā)學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性，只有做到這些，才能有效提高個(gè)人的個(gè)性化打印水平［2］。

參考文獻(xiàn)

［1］趙樹(shù)剛.計(jì)算機(jī)文字錄入的科學(xué)訓(xùn)練方法研究［J］.計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用，2014（01）.

［2］徐海晶.淺談?dòng)?jì)算機(jī)文字錄入［J］.電腦知識(shí)與技術(shù)，2015.11（19）﹕129-131.