西安體育學院 劉冀

圖書檔案信息化管理及文獻信息資源機制分析

西安體育學院 劉冀

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，人們的生活和工作都發(fā)生了巨大的變化，最顯著的特點就是電子數(shù)據(jù)的增多，不管是工作領域還是生活環(huán)境，都能找到電子產品的身影?？偟膩碚f，社會信息化給人們帶來了更大的社會效益和經濟效益。圖書館隨著時代的變革，在社會上的地位正在逐年提高。為了使圖書館發(fā)揮出最大的功能，需要對圖書館內部資源進行信息化管理，并建立一個可以共享的信息機制。本文介紹了圖書、情報與檔案之間的關系，以及信息資源共享的研究狀況；并對圖書情報檔案進行信息化管理的必然性和文獻信息資源建設共享機制的必然趨勢進行分析；最后，提出相應的管理和建設建議。

圖書情報 檔案 信息化管理 共享機制 建議

以前的圖書檔案和情報一般都是紙質的，即使管理的方法再合理，但是隨著時間的推移，紙質品的弱點就會顯現(xiàn)出來，溫度、濕度、固體、液體等很多因素都會造成圖書檔案情報的損壞，有些很重要的檔案和情報是不能缺少的，所以這一直都是一個管理的難題。同時，時間的推移也帶來了信息資源的增多，但是，由于時間和地域等原因，不能使這些文獻信息資源得到有效地應用。在社會信息化的大趨勢下，可以利用科技帶來的便利解決這些問題。對圖書情報和檔案進行信息化的管理，同時還可以利用互聯(lián)網和電子設備來對文獻信息資料建設一個共享的機制，使所有的信息和資源都能夠得到最大程度地應用［1］。

1　圖書、檔案、情報的關系和文獻信息資源的共享現(xiàn)狀

以前，圖書、檔案和情報屬于三門獨立的部分，彼此之間并沒有多少聯(lián)系，但是現(xiàn)在不管是國際形勢還是工作領域，彼此之間的聯(lián)系都在不斷加深，一方的發(fā)展變化總會影響其他方面的存在狀態(tài)和發(fā)展方向，這也就是我們經常聽到的一體化，所謂一體化指的是有聯(lián)系的事物相互促進、相互制約的關系。圖書檔案和情報都是記錄信息的載體，在這一點上有相通的性質，所以彼此之間存在著一定的聯(lián)系，在管理上可以朝著信息化和一體化方向研究。

文獻資源信息的共享在很早的時候人們已經意識到了，雖然也思考出了很多解決的措施，比如圖書館之間可以辦通過的借閱卡，雖然在一定程度上解決了文獻資源難交流的困境，但是并沒有收到理想的效果，比如有的圖書館距離太遠，或者有的單位不對外開放圖書館，這些都是實際存在的問題?，F(xiàn)如今，科技已經得到了飛速的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網的出現(xiàn)，在解決文獻資源交流的問題上有很好的應用。

2　圖書檔案情報信息化管理的必然性

2.1社會信息化和知識經濟的要求

科技的發(fā)展已經使社會進入了信息化和一體化的狀態(tài)，每個領域每個人之間的聯(lián)系都變得更加緊密，科技的研究、學校的教學、工作的發(fā)展以及人們的研究都朝著信息化的方向發(fā)展，對互聯(lián)網的使用和依賴，以及國家對信息研究投入的力度，都是人們重視信息化的表現(xiàn)，這種信息一體化的大環(huán)境對圖書檔案和情報的管理也發(fā)出了信息一體化的要求。社會始終都是由低級向高級進化的，其中知識所起的作用不容忽視，人們已經越來越意識到知識的重要性，并且隨著經濟體制的調整，知識在經濟模式中占據(jù)著重要的地位，一個企業(yè)或者一個單位要想使經濟長遠地發(fā)展，就必須借助新興的技術對圖書、檔案、情報這些知識信息集合進行信息化的管理。

2.2人們對信息的需要

網絡時代，人們對信息的需求不僅在數(shù)量上越來越多，形式上也呈遞增的趨勢。圖書檔案不僅僅是教學行業(yè)的專屬，隨著社會的發(fā)展已經滲入到了科技領域和經濟領域，同時，行業(yè)和個人為了更好地發(fā)展，也需要全方位各種不同的信息資源，比如科技要想取得進步，除了掌握豐富的科技信息之外，還需要了解一定的政治信息和歷史信息，更要知道人類發(fā)展的需要。對信息的需求增大要求對圖書檔案情報進行信息化的添加和管理。同時在組織單位中還存在著一些比較重要的或者相對比較難懂的檔案文件，這些信息人們要想更好地理解或者保存，就要求有不同的存在形式，比如視頻或者圖片等，這種對信息形式的需求，也要求人們對圖片檔案等的信息化管理。

3　文獻資源信息的共享機制現(xiàn)狀

雖然人們很早已經就意識到了文獻資源等信息需要共享的問題，但是我國在此方面的共享機制還是存在著諸多的問題。首先是政策法規(guī)的不全面，我國關于信息共享的法律法規(guī)剛剛起步，有著很多不全面的地方，再加上互聯(lián)網行業(yè)的發(fā)展比較迅速，信息的出現(xiàn)不管是數(shù)量上、質量上還是形式上所存在的不穩(wěn)定因素比較多，政策法規(guī)的制定還不能完全適應這種情況。其次是管理的體制還存在著一定的問題，目前文獻資源的管理體制是分割式的管理，不注重彼此之間的聯(lián)系，依照的原則是追求全面和繁多的封閉式管理。除此之外，還存在著管理人員的素質和能力都不夠的問題，文獻資源信息的共享機制是一個龐大復雜的系統(tǒng)，需要有專業(yè)的人員來進行管理，但是現(xiàn)在管理人員的知識信息水平還達不到標準，給管理工作造成一定的影響。

4　信息化管理圖書檔案情報和建設文獻信息資源共享機制的建議

4.1增加信息化管理的意識

要想對圖書、檔案、情報進行信息化的管理，首先要加強的是信息化管理的意識，信息化的管理需要社會各界的共同努力，首先是政府部門要意識到信息化的重要性，及時出臺各種關于信息化的政策，加大宏觀調控，起到一個帶頭的作用。其次是各部門也要意識到信息化管理的益處，這樣不僅可以提高企業(yè)單位的工作效率，還可以帶來更大的經濟效益。最后是人們對于各種圖書的信息化要求，有需要才有發(fā)展，對圖書信息化的要求是信息化管理的最大動力。

4.2區(qū)域互聯(lián)網的建設

不管是圖書檔案情報的信息化管理還是文獻信息資源共享機制的建設，都需要進行區(qū)域互聯(lián)網的建設。要想實現(xiàn)信息的管理和共享，就要打破地域之間的障礙，實現(xiàn)信息的互相交流。現(xiàn)在的圖書資料管理模式都是條狀分割、相互為政的局面，所以，首先需要做的就是政治管理上的統(tǒng)一，政府需要下達資源統(tǒng)一管理的政策，打破地域之間各自為政的局面。其次，根據(jù)實際的情況結合網通公司進行區(qū)域互聯(lián)網的建設，為資源信息一體化的管理和互享提供實現(xiàn)的基礎。最后，在區(qū)域互聯(lián)網建成之后，還需要制定出統(tǒng)一的信息規(guī)劃和共享的方案［2］。

4.3規(guī)范完善數(shù)據(jù)庫

圖書檔案情報的信息化管理，會產生很多的電子數(shù)據(jù)，實際來說，是對這些電子數(shù)據(jù)進行管理，一般情況下，數(shù)據(jù)的儲存場所是數(shù)據(jù)庫，如果數(shù)據(jù)庫沒有一個統(tǒng)一的管理標準，就會造成信息的紊亂，這樣不僅沒有對圖書檔案情報進行更好的管理，相反還會打破原來相對安定的管理狀態(tài)。其次，數(shù)據(jù)庫是進行信息共享的先行條件，要想建設信息資源的共享機制，首先要做的就是將信息統(tǒng)一起來，集中在數(shù)據(jù)庫之中，但是集中并不僅僅是簡單地堆積在一起，而是需要合理地分類和管理，按照不同的規(guī)則將信息進行分類儲存，之后才能根據(jù)不同的規(guī)則和要求進行信息的共享，數(shù)據(jù)庫的完善和規(guī)范是建設信息共享機制的重要環(huán)節(jié)。

4.4提高管理人員的工作能力

不管是資源的信息化管理還是資源的共享機制建設，這不僅能夠為人們提供服務，它們的實現(xiàn)還要借助人們的力量，建成之后的穩(wěn)定運行還需要借助人們的管理才能實現(xiàn)，所以需要培養(yǎng)工作人員的管理能力。因為資源的信息化管理和共享借助的都是互聯(lián)網的力量，幾乎都是搭載終端的使用。所以，在選擇管理人員的時候就需要有熟悉互聯(lián)網這一要求，首先對互聯(lián)網不能陌生，還要有一定程度的運用能力。其次，在進行工作之前還需要對他們進行專門的培訓，具有專業(yè)的管理能力之后才能上崗工作。同時，在工作之后還要進行定時或不定時的技能檢驗，來保證管理工作的正常開展以及共享機制的穩(wěn)定運行。

5　結語

圖書檔案情報的信息化管理和文獻資料的共享機制建設，是社會信息化和知識經濟體制以及人們對信息的多方面需要帶來的要求，目前，我國的信息化管理工作和共享工作都存在著諸多問題，但是根據(jù)實際情況，多方面積極地進行配合，定會得到完美的解決方案。

［1］陳蘭杰，趙江燕，張薇.圖書情報檔案信息一體化管理與文獻信息資源共建共享［J］.現(xiàn)代情報，2007（1）.

［2］馮惠玲.從文獻管理到基于信息資源的管理——圖書情報與檔案管理學科的創(chuàng)新發(fā)展之路［J］.情報資料工作，2013（5）.

F062.5

A

2096-0298（2016）10（a）-161-02

劉冀（1982-），女，河北省束鹿縣人，初級，主要從事圖書資料管理方面的研究。