山東省科技情報(bào)研究院 吳曉輝 劉 濤 蔡馨燕

淺談聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)管理

山東省科技情報(bào)研究院 吳曉輝 劉 濤 蔡馨燕

【摘要】近年來(lái)，電子、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字技術(shù)飛速革新，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等前沿技術(shù)更是廣泛運(yùn)用，為適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，聲像檔案數(shù)字化管理成為必然。如何對(duì)聲像檔案加以科學(xué)保存、規(guī)范管理并使其價(jià)值得以高效發(fā)揮，是檔案管理者需要解決的一個(gè)重要課題。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；音視頻數(shù)字化；照片數(shù)字化；媒資管理系統(tǒng)

所謂聲像檔案，一般是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、錄音、錄像、影片、唱片等不同材質(zhì)為載體，以影像、聲音為主，并配以文字描述的歷史記錄，是一個(gè)行業(yè)檔案建設(shè)的重要組成部分。因其具有真實(shí)性、紀(jì)實(shí)性、形象性等特征，并能廣泛提供利用，使得它成為檔案中一大重要門(mén)類(lèi)。

聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理，可以概括理解為將各種載體的聲像檔案資源數(shù)字化，然后，通過(guò)媒資管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)、管理以及提供網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用服務(wù)，是建立在標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的數(shù)字化檔案。

一、聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理的必要性

聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理對(duì)加快檔案管理信息化進(jìn)程，提高檔案資源的現(xiàn)實(shí)利用率，提高檔案現(xiàn)代化管理水平有著重要意義。延續(xù)傳統(tǒng)聲像檔案的保管方式，長(zhǎng)此以往，將會(huì)在聲像資料質(zhì)量和使用等方面，很大程度上限制其價(jià)值的充分發(fā)揮。

1、聲像檔案的儲(chǔ)存、保管不利

由于現(xiàn)實(shí)中多方面原因，當(dāng)前聲像檔案以多種載體并存，保存相對(duì)分散且保存環(huán)境不夠理想，不利于其長(zhǎng)期保存。年長(zhǎng)日久，其中以感光材料或磁性材料為載體的照片、錄像資料等，會(huì)因受到光、熱、潮等外部因素的影響，質(zhì)量明顯下降；分散保管存儲(chǔ)的聲像資料也會(huì)因人員、設(shè)備的變更，造成不同程度的損失。

2、聲像檔案的檢索、利用不便

首先，缺乏科學(xué)健全的分類(lèi)規(guī)范和管理體系，從而使得聲像檔案檢索效率低。目前聲像資料的分類(lèi)歸檔主要憑借崗位工作人員自身的想法，長(zhǎng)此以往，自己都難以精確、全面地檢索和利用這些聲像檔案，更不用說(shuō)后人或其他用戶(hù)了。其次，設(shè)備的不斷更新，限制了原有聲像資料的充分利用。例如錄像設(shè)備的淘汰更新，造成舊規(guī)格的錄像帶無(wú)法識(shí)別播放，造成資源浪費(fèi)。

如此看來(lái)，打造完善的保存環(huán)境、標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格的管理制度、合理有效的存儲(chǔ)管理系統(tǒng)，才能使聲像檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，更安全、長(zhǎng)久、高質(zhì)量地傳承下去。

二、聲像檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

聲像檔案的數(shù)字化主要是將模擬信號(hào)的音視頻以及紙質(zhì)圖像資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息。數(shù)字化后的檔案信息，進(jìn)一步在相應(yīng)設(shè)備如媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行科學(xué)管理操作。

1、音視頻數(shù)字化建設(shè)

音視頻數(shù)字化是將模擬信號(hào)的音視頻經(jīng)過(guò)模數(shù)轉(zhuǎn)換，使之成為電腦可以處理的數(shù)字信號(hào)，一般使用影視后期非編設(shè)備、音視頻播放設(shè)備以及相關(guān)處理軟件進(jìn)行處理。數(shù)字化后的音視頻資料在音質(zhì)、色彩、清晰度及穩(wěn)定性方面都會(huì)有不同程度的提高。MPEG是一個(gè)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的視頻格式，主要針對(duì)全動(dòng)態(tài)影像，兼容性很好、壓縮比高、數(shù)字的損失。

2、照片數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)照片的數(shù)字化，主要利用照片掃描儀以及專(zhuān)用膠片掃描儀，將歷史照片、底片經(jīng)掃描轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖片存儲(chǔ)到電腦等設(shè)備中，也可用數(shù)碼相機(jī)對(duì)其進(jìn)行翻拍后直接存儲(chǔ)。數(shù)碼照片記錄了數(shù)碼相機(jī)傳感器的原始信息，同時(shí)包括拍攝時(shí)所產(chǎn)生的一些原數(shù)據(jù)。因此，由數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，直接按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔即可。文件格式的選擇，無(wú)損不壓縮文件以TIFF格式為主，有損壓縮的文件以JPEG格式為主。JPEG格式文件體積小，掃描速度、傳輸速度、文件處理效率等大幅度提高。一般的記錄性照片、新聞性照片采用JPEG格式歸檔足以。

3、聲像檔案數(shù)字化信息管理

數(shù)字化的信息資源如不及時(shí)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的組織，就會(huì)像一盤(pán)散沙，無(wú)頭無(wú)序。為此，需要建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于信息的管理、傳輸和開(kāi)發(fā)利用。

聲像檔案數(shù)字化信息管理應(yīng)遵循以下要求。首先，在聲像檔案數(shù)字化過(guò)程中描述信息的著錄。著錄項(xiàng)目、內(nèi)容、格式等要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這對(duì)檔案自動(dòng)檢索系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化起著決定性作用；其次，聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，要符合國(guó)家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又要結(jié)合本行業(yè)工作實(shí)際；再者，健全聲像檔案查詢(xún)功能，通過(guò)設(shè)立主題、關(guān)鍵詞、拍攝者、時(shí)間、地點(diǎn)等多種查詢(xún)途徑，使用戶(hù)能夠全面、快速、準(zhǔn)確地查找到所需要的聲像資料。

4、媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)

由于聲像資料數(shù)字化后的容量大，儲(chǔ)存和管理成本較高，同時(shí)考慮聲像資料的安全備份和遇到的數(shù)據(jù)遷移等問(wèn)題，就當(dāng)前來(lái)講，聲像檔案現(xiàn)代化管理較為完整、成熟和理想的方式當(dāng)屬媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)數(shù)字化聲像檔案的采集上載，利用批量存儲(chǔ)、分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)對(duì)聲像檔案進(jìn)行科學(xué)存儲(chǔ)，通過(guò)編目軟件對(duì)聲像檔案進(jìn)行規(guī)范完善的編目管理，最終實(shí)現(xiàn)檢索的快速查找和利用，最終實(shí)現(xiàn)媒體內(nèi)容的最大使用價(jià)值。媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)的運(yùn)作程序主要包括：資料的上載采集（或上傳）、編目、存儲(chǔ)、管理（檢索、利用、審核、授權(quán)）等環(huán)節(jié)。從而實(shí)現(xiàn)對(duì)聲像檔案的全面保護(hù)、科學(xué)管理和最高效利用。

三、聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理存在的問(wèn)題

1、檔案人員的綜合素質(zhì)有待完善。檔案工作人員除熟練掌握相關(guān)檔案知識(shí)、檔案意識(shí)外，還應(yīng)熟練電腦操作、使用相關(guān)電腦軟硬件、掌握網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)、具備數(shù)據(jù)庫(kù)文件管理知識(shí)等，具備聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理的基本技能等。只有這樣，才能更好地進(jìn)行數(shù)字化信息管理，做好數(shù)字化資源服務(wù)。

2、缺乏標(biāo)準(zhǔn)完善的建設(shè)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化是聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理中最實(shí)質(zhì)性的保障措施，它要求對(duì)數(shù)字聲像檔案信息資源的“標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、檢索、交換、管理、使用等諸多方面作出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)完善統(tǒng)一的規(guī)范。

3、檔案管理中的危機(jī)處理。隨著聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作的開(kāi)展推進(jìn)，檔案部門(mén)必將面臨存儲(chǔ)系統(tǒng)安全、檔案信息開(kāi)放與保密處理等問(wèn)題。這些問(wèn)題如果不果斷采取措施，及時(shí)處理，可能會(huì)出現(xiàn)信息資源被刪改、檔案內(nèi)容隱私權(quán)被侵犯，使用者的信息權(quán)被剝奪等問(wèn)題，從而對(duì)聲像檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生阻礙，在業(yè)界造成惡劣影響。

四、聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理建議

1、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)，完善檔案管理員的綜合素質(zhì)。聲像檔案形象、生動(dòng)地記錄了某一行業(yè)的發(fā)展歷程，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)和參考。加深聲像檔案數(shù)字化建設(shè)必要性的認(rèn)識(shí)，提升檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、綜合素質(zhì)，增強(qiáng)檔案人員的法律法規(guī)意識(shí)，從而確保聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理的安全有序開(kāi)展。

2、制定規(guī)范完善的檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系。在遵循國(guó)家檔案管理工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，各級(jí)聲像檔案管理部門(mén)和具體工作者協(xié)力研究，考慮采用與國(guó)際接軌的通用性標(biāo)準(zhǔn)，制定切合本單位實(shí)際的聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理規(guī)范，并適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

3、聲像檔案的分類(lèi)和密級(jí)管理。對(duì)外公開(kāi)使用的聲像檔案，應(yīng)對(duì)其內(nèi)容、價(jià)值及權(quán)屬關(guān)系進(jìn)行鑒定，對(duì)是否受知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、

重要程度、限制開(kāi)放程度等進(jìn)行區(qū)分，采取檔案內(nèi)容信息加密、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限設(shè)定等方法進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)、技術(shù)處理。

4、做好軟硬件的適時(shí)更新。聲像檔案資料一般都是保存在相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)上，而任何設(shè)備的使用壽命都是有限的，因此要對(duì)相應(yīng)設(shè)備進(jìn)行適時(shí)更新。硬件設(shè)備更新或增減時(shí)，應(yīng)檢查并解決其兼容性，從而避免檔案資料出現(xiàn)無(wú)法保存或讀取等狀況。

5、定期、不定期檢查。專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)聲像檔案的管理員，應(yīng)做好聲像文件資料的存儲(chǔ)、讀取、登記等工作，做好備份，并建立長(zhǎng)效科學(xué)健康的監(jiān)督機(jī)制，以確保媒資系統(tǒng)內(nèi)聲像檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

6、做好權(quán)限管理。出于安全考慮，媒資系統(tǒng)對(duì)檢索、利用者必須進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。管理者擁有高級(jí)權(quán)限，能夠?qū)λ袛?shù)字聲像檔案進(jìn)行查閱、利用、修改、增刪，能夠獨(dú)立分配普通權(quán)限。普通權(quán)限的工作人員，只能進(jìn)行聲像檔案的檢索查閱。經(jīng)管理者審核授權(quán)后，方可限時(shí)下載使用。任何使用者都要嚴(yán)格遵守檔案保密等相關(guān)規(guī)定，這樣才能確保聲像檔案的統(tǒng)一管理和管理系統(tǒng)的安全使用。

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作者簡(jiǎn)介：

吳曉輝（1981—），男，山東濟(jì)南人，大學(xué)本科，助理研究員，研究方向：科技情報(bào)研究。