付雯馨

摘 要：在現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為人們的生活帶來了創(chuàng)新發(fā)展，對于檔案管理工作也具有十分重要的意義。聲像檔案也在時(shí)代發(fā)展的腳步中進(jìn)入人們的視野，這種檔案管理的手段實(shí)際上是一種全新的檔案管理途徑，與傳統(tǒng)的檔案管理相比可以說是具有創(chuàng)新性的發(fā)展意義。因此本文針對這一檔案管理模式展開了相關(guān)的探討，希望是對原有檔案管理的一種創(chuàng)新發(fā)展，并且從檔案收集的角度進(jìn)一步闡述了在聲像檔案管理過程中應(yīng)該注意的問題，以此為相關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理；注意事項(xiàng)

作為檔案管理中的重要組成部分，聲像檔案是在近幾年才出現(xiàn)的一個(gè)概念。主要是因?yàn)槲覈茖W(xué)技術(shù)手段的進(jìn)步，過去紙質(zhì)檔案的管理形式已經(jīng)不符合現(xiàn)代化建設(shè)的需要了，更何況在大型事件進(jìn)行過程中大多都需要錄像或者是錄音進(jìn)行保留，這些具有歷史價(jià)值的檔案要想得以有效的保管，就必須要采用相對完善的檔案管理手段。聲像檔案，顧名思義就是運(yùn)用影像以及聲音為主要載體進(jìn)行保管的檔案內(nèi)容，與文字檔案的管理形成鮮明的差異，因此筆者認(rèn)為值得進(jìn)一步的研究，并且提出了幾點(diǎn)思考性的意見。

1 聲像檔案管理中存在的不足

在聲像檔案管理的過程中，并不是十全十美的，其中必然是存在一些差異，需要得到進(jìn)一步的完善。整個(gè)檔案的管理涉及眾多環(huán)節(jié)，例如資料的形成、資料收集以及整理，進(jìn)而加以有效的保管等，因此對聲像檔案的管理要求更加嚴(yán)格，但是在歸檔的過程中，檔案管理人員的意識不強(qiáng)是造成數(shù)量與質(zhì)量存在差異的主要原因，很多檔案管理人員對于資料的收集不及時(shí)，造成一些檔案不能得到統(tǒng)一的保管，這樣一來就極容易引起檔案的流失，可以說是國家的損失。

其次，對于聲像檔案的使用效率不高，這主要是因?yàn)槁曄裨O(shè)備受到一定的限制，在過去的使用過程中，大多都是采用照相機(jī)進(jìn)行，很少有部門擁有攝像機(jī)，不同部門所使用的設(shè)備參差不齊，所以很難形成統(tǒng)一并且完整的檔案資料，并且聲像設(shè)備并沒有專人進(jìn)行管理，甚至還經(jīng)常出現(xiàn)人員隨意變動的情況，總之就是聲像設(shè)備的使用率不高，最終造成很多聲像資料不完整，必然就會影響到聲像檔案的管理以及后續(xù)的利用情況，要想保證檔案的有效應(yīng)用，還需要對這一問題進(jìn)行解決。

再次，在進(jìn)行聲像檔案的管理過程中，缺少必要的管理制度對其進(jìn)行有效的約束，因此造成檔案管理情況并不樂觀。部分聲像檔案在管理時(shí)沒有明確的范圍，不知道應(yīng)該歸為哪一類別，有些檔案在移交的過程中也并不是十分順暢，正是因?yàn)槿鄙傧鄬ν晟频墓芾沓绦?，所以造成無法可依的現(xiàn)象，在具體的實(shí)踐中，有些檔案管理人員甚至在不具備明確要求的前提下隨意將檔案資料存儲在自己的電腦中，這實(shí)際上是一種違規(guī)的現(xiàn)象，但是管理制度并沒有對此作出明確的解釋。

第四，聲像檔案缺少必要的技術(shù)手段作為支持。對于聲像檔案的管理，與一般的檔案資料管理還有所不用，因此在實(shí)踐中如果不能對歸檔情況作出明確的要求，那么極有可能造成一些聲像檔案不能進(jìn)行有效的歸檔。還有一些影響需要加以文字說明才可以為今后的工作提供幫助，但是因?yàn)槿鄙偌夹g(shù)上的支持，所以文字與聲像不能共存，這些問題的出現(xiàn)對于檔案管理都會造成一定程度的損失，如果不能將技術(shù)手段提升上來，那么對于我國的檔案事業(yè)來說將會造成極大的不利。

此外，在聲像檔案的管理過程中，對于環(huán)境具有嚴(yán)格的要求，并不是隨意的環(huán)境下都能進(jìn)行聲像檔案的保管，甚至可以說，聲像檔案所要求的環(huán)境更加嚴(yán)格，一些保管環(huán)境不能達(dá)到恒溫以及恒濕的狀態(tài)，也是影響聲像檔案管理的主要問題。

2 提高聲像檔案管理的手段

首先，檔案管理人員要對聲像檔案的管理具有明確的管理意識，尤其是在歸檔的過程中，一定要加以重視。將相關(guān)的影像與聲音資料收集完整，并且由專門的部門與管理人員進(jìn)行歸檔，這樣才可以保證在今后利用聲像檔案時(shí)更加便捷，同時(shí)，聲像檔案的價(jià)值也可以得到更加完整的發(fā)揮。各個(gè)部門與攝錄人員都應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)思想意識方面的培訓(xùn)工作，樹立起正確的工作觀念，以便進(jìn)一步提升檔案管理相關(guān)人員的個(gè)人能力。

其次，明確聲像檔案歸檔范圍。明確聲像檔案歸檔范圍，讓各部門攝錄人員有具體的對照標(biāo)準(zhǔn)，將更有利于聲像檔案的歸檔。筆者結(jié)合檔案管理工作實(shí)踐，建議聲像檔案范圍至少包含以下方面的內(nèi)容：反映單位概貌的聲像材料；反映單位名稱的照片；單位歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人的照片；上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予單位或個(gè)人的獎狀、獎旗、證書等的照片；單位召開的各類重要會議形成的主要聲像材料；單位歷年重要科研成果、科技發(fā)明等的聲像材料；單位其它重要活動、重要事件或重大事故形成的聲像材料；搜集來的其它具有保存價(jià)值的聲像材料等。

第三，完善聲像檔案管理制度。應(yīng)建立專門的聲像檔案管理制度，明確聲像檔案預(yù)立卷、移交和管理要求?？紤]到現(xiàn)在的聲像資料多以電子文件為主，建議適當(dāng)縮短聲像檔案移交時(shí)間，重大活動結(jié)束后即要求將活動主辦部門將相關(guān)聲像資料移交檔案室，日常工作中產(chǎn)生的聲像檔案可采取及時(shí)預(yù)立卷，季度或半年度移交檔案室集中管理的歸檔方式，這樣有利于提高聲像檔案歸檔的及時(shí)性和完整率。同時(shí)在聲像檔案管理制度中，應(yīng)明確聲像資料產(chǎn)生部門、檔案管理部門的職責(zé)和相應(yīng)的責(zé)任追究辦法，以更好的督促開展好聲像檔案管理工作。

第四，加強(qiáng)聲像檔案開發(fā)利用。筆者建議一是將傳統(tǒng)的聲像檔案管理模式與信息化技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資料的數(shù)字化，為檔案的查閱使用提供便利。二是以年為界，加強(qiáng)同類事物在不同年度發(fā)展演變的研究。以交管雷達(dá)設(shè)備為例，從當(dāng)初的南瀏交管設(shè)備到現(xiàn)在的交管設(shè)置，經(jīng)過了幾個(gè)時(shí)代的變化，如果聲像資料齊全，通過交管設(shè)備聲像檔案的研究，可以生動形象的展示海事信息化監(jiān)管設(shè)備的過程，同時(shí)可以知微見酌，從設(shè)備的演變推衍出海事監(jiān)管數(shù)字化的演變。三是將聲像檔案材料和紙質(zhì)檔案材料有機(jī)結(jié)合，深度研究海事機(jī)構(gòu)、海事監(jiān)管、海事服務(wù)等方面工作思路、舉措、效果等方面的變化。

第五，加強(qiáng)聲像檔案保管硬件建設(shè)。聲像檔案保管要求較高，一般應(yīng)符合“六防”的要求。一要防火。二要防光。庫房窗子宜少宜小。在窗子上加設(shè)遮陽板或掛放光窗簾或在玻璃上涂些紫外線吸收劑，庫內(nèi)光源應(yīng)使用白熾燈。三要防塵。最好在庫房內(nèi)安裝空調(diào)設(shè)備，以凈化空氣。四要防潮、防高溫。聲像檔案保管對溫濕度的要求極高，必須適中，庫房內(nèi)應(yīng)保持干燥、涼爽，相對濕度保持在50～65%。五要防震。在錄像帶的保管上要注意防碰擊、防振動。工作人員操作時(shí)動作盡量要輕，嚴(yán)禁摔扔。裝具應(yīng)有防震減震設(shè)備。如在裝具內(nèi)放些適量的泡沫塑料等。六要防磁。最好使用防磁柜，對聲像檔案保護(hù)效果較好。

結(jié)束語

聲像檔案管理工作和其他門類檔案管理工作一樣，是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，需要從人、機(jī)、料、法、環(huán)的角度，保障聲像檔案形成、收集、整理、保管和利用各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都到位，這樣聲像檔案的管理才上新臺階。

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