山東省菏澤第一中學(xué) 孫翠云

中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)探討

山東省菏澤第一中學(xué) 孫翠云

現(xiàn)如今,人類已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì),網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域被廣泛的應(yīng)用,中學(xué)學(xué)校管理工作也逐步使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展,檔案管理是中學(xué)管理工作的重要組成部分,應(yīng)使用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理的效果。但是在實(shí)際的中學(xué)檔案管理信息化過程中,很多方面還存在不足,使得中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)沒有達(dá)到理想的狀態(tài),因此就必須要采取科學(xué)有效地措施,努力推進(jìn)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。本文就中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的不足進(jìn)行分析,提出有效地策略以供參考。

中學(xué);檔案管理;信息化建設(shè)

隨著教育體制的改革與完善,中學(xué)教育教學(xué)也發(fā)生了巨大的變化,建設(shè)規(guī)模日漸擴(kuò)大,檔案數(shù)量也呈現(xiàn)上升趨勢(shì),使得檔案管理工作也面臨著巨大的壓力。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際需要,與中學(xué)信息化管理的推進(jìn)也不相適應(yīng),因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè),這與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng),也能夠很好的衡量中學(xué)管理水平,檔案管理信息化建設(shè)是中學(xué)信息化建設(shè)的重要組成部分,因此需要中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的關(guān)注和重視。

一、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的不足之處

首先缺乏先進(jìn)的管理理念,當(dāng)前中學(xué)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大,對(duì)管理工作的需要也提高增強(qiáng),中學(xué)基本上設(shè)立了專門的檔案管理室。但是由于管理理念具有一定的滯后性,因此很多中學(xué)的檔案管理依舊使用傳統(tǒng)的管理方法,使得學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的積極性受挫。[1]此外中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員沒有將檔案管理信息化建設(shè)放在重要的位置上,思想認(rèn)識(shí)缺乏創(chuàng)新性,與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng),不利于檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

其次中學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較薄弱,不利于檔案管理信息化建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就必須要有現(xiàn)代化的電子設(shè)備,但是很多中學(xué)都將經(jīng)費(fèi)投入到學(xué)校擴(kuò)建、教學(xué)設(shè)施的采購(gòu)中,檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施并不足,不能及時(shí)引進(jìn)功能齊全的刻錄機(jī)、掃描儀以及檔案管理軟件等,[2]使得中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)無法順利開展。

第三檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)?，F(xiàn)如今中學(xué)對(duì)檔案管理信息化人才的引進(jìn)以及培養(yǎng)的重視程度不足,絕大多數(shù)中學(xué)都將工作的重點(diǎn)放在教育教學(xué)上,注重升學(xué)率的提升,優(yōu)化教學(xué)質(zhì)量水平。人才的引進(jìn)上也側(cè)重于專業(yè)教育。當(dāng)前中學(xué)檔案管理的工作人員是兼職的,他們沒有多余的時(shí)間全身心的投入到檔案管理信息化建設(shè)中,而且由于不是專業(yè)出身,對(duì)檔案管理信息技術(shù)以及專業(yè)知識(shí)等了解不多,使得信息化建設(shè)水平不能順利提升,因此必須要提高重視,將檔案管理信息化建設(shè)納入到日常工作中,并積極引進(jìn)高素質(zhì)的人才。

最后當(dāng)前很多中學(xué)對(duì)于數(shù)字化理念認(rèn)識(shí)不足,單純的認(rèn)為檔案數(shù)字化管理就是將紙質(zhì)檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)中,檔案的管理、查閱等還是通過手工操作進(jìn)行的,現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段應(yīng)用不足,數(shù)字化檔案管理無法實(shí)現(xiàn)。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)策略

1、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

中學(xué)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)干部需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用,將檔案管理信息化建設(shè)納入到學(xué)校的日常管理工作中,并提高重視。強(qiáng)化學(xué)校檔案基礎(chǔ)建設(shè),在今后的檔案信息化管理過程中,能夠?yàn)橥ㄟ^檔案記錄師生以及相關(guān)工作的具體情況。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè),完善相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)使得檔案工作得到有效地保障與監(jiān)管。中學(xué)可以結(jié)合自身實(shí)際制定科學(xué)的檔案管理流程,[2]對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行有效地保存,實(shí)行電子檔案管理,并對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督,將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化,通過計(jì)算機(jī)設(shè)備開展檔案的儲(chǔ)存、檢索、修改、使用等,提高檔案管理以及利用的效率。學(xué)校還需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子儲(chǔ)存,在電子儲(chǔ)存過程中需要加強(qiáng)管理,避免信息錯(cuò)誤。

2、積極引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才

檔案管理人員的素質(zhì)水平對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)有著極為重要的作用,因此需要檔案管理人員在信息化背景下能夠積極創(chuàng)新檔案管理工作,了解檔案管理工作的服務(wù)性。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)技術(shù)的培訓(xùn),使其能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案文件的傳輸,使工作效率得到提升。同時(shí)注重引進(jìn)先進(jìn)的優(yōu)秀人才,使得先進(jìn)的檔案管理模式能夠順利推進(jìn)。此外要積極利用檔案管理的新技術(shù)、新軟件,加強(qiáng)在崗檔案管理人員的技術(shù)教育,使其掌握操作技能。檔案管理人員還需要有一定的保密意識(shí),禁止泄露檔案信息。對(duì)檔案管理人員的年齡以及專業(yè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化,使得檔案管理人員的職業(yè)能力得到提升,加強(qiáng)檔案管理人員的技能以及職業(yè)道德教育,形成正確的思想認(rèn)識(shí)理念,使其能夠保持積極的工作態(tài)度,強(qiáng)化其職業(yè)能力。

3、進(jìn)一步完善檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理信息化以檔案形式的信息化作為基礎(chǔ)和前提,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為信息化需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間,并且檔案種類不同,其電子文檔的類型也是存在差異的。當(dāng)前的文檔管理一體化系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)以及功能設(shè)計(jì)上是存在差異的,因此數(shù)字化檔案無法順利實(shí)現(xiàn)共享,其開放性和通用性不強(qiáng),在技術(shù)檔案管理中出現(xiàn)諸多問題。比較常見的就是學(xué)校投資使用一種軟件之后,不長(zhǎng)時(shí)間就發(fā)現(xiàn)問題,于是重新編制,或者直接不用,使得檔案資源出現(xiàn)了嚴(yán)重的浪費(fèi),對(duì)影響學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的信心,對(duì)于檔案管理人員工作效率的提升也是極為不利的。要使數(shù)字檔案更加規(guī)范,具有兼容性,[4]就需要有統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范,使得檔案管理更加順利。學(xué)校需要明確檔案管理信息化建設(shè)的目的,制定標(biāo)準(zhǔn)化的程序,檔案管理人員需要將每天工作的內(nèi)容進(jìn)行公示,并接受檢查,充分利用檔案管理軟件開展工作。

4、做好檔案管理信息化建設(shè)的安全維護(hù)工作

中學(xué)檔案中包括很多教師的科研成果,有著很高的價(jià)值,在檔案管理中需要提高認(rèn)識(shí)和重視。但是檔案信息化的形式使得這種檔案面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。所以需要做好檔案管理的安全技術(shù)防范工作,使用先進(jìn)的安全防范技術(shù),如加密技術(shù)、防病毒和入侵技術(shù),照片、電子信息恢復(fù)技術(shù)等,維護(hù)檔案管理的安全性。此外還需要建立異地備份制度,對(duì)于中學(xué)檔案需要異地存放一份,防止出現(xiàn)重大災(zāi)害導(dǎo)致檔案被損壞,避免損失的出現(xiàn)。對(duì)于比較重要的電子檔案,要實(shí)現(xiàn)同質(zhì)備份與異質(zhì)備份相結(jié)合,將其轉(zhuǎn)換成縮微品,從而實(shí)現(xiàn)其長(zhǎng)久的可讀。[5]學(xué)校的檔案安全維護(hù)體系建設(shè)需要大量的人力以及財(cái)力支持,學(xué)校需要為其撥放一定的資金,專門用于檔案保密系統(tǒng)的建設(shè),聘請(qǐng)專門的技術(shù)人員檢查和維護(hù)檔案安全系統(tǒng),使檔案管理更加安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之,當(dāng)前科學(xué)信息技術(shù)快速發(fā)展,檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì),并且已經(jīng)成為中學(xué)檔案管理需要完成的重要任務(wù)。檔案管理工作人員需要承擔(dān)起相關(guān)的責(zé)任,進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)的方案,提高檔案管理信息化的水平。需要認(rèn)識(shí)到中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是長(zhǎng)期的過程,在此過程中中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員需要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用,將檔案信息化建設(shè)落實(shí)到實(shí)處,提高檔案管理的信息化水平。

[1]謝湘平。對(duì)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的分析與研究[J]。經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2011,13:212+227.

[2]陳英。對(duì)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的分析與研究探索[J]。好家長(zhǎng),2016,33:172-173.

[3]黃焱琳,鄭驊。新時(shí)期高級(jí)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方案探究[J]。辦公室業(yè)務(wù),2013,19:158+160.

[4]馬曉蕾。中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略[J]。學(xué)子(教育新理念),2014,17:66.

[5]黃鳳云。信息化條件下創(chuàng)新中學(xué)檔案管理工作的思考[J]。時(shí)代教育,2014,16:172.

孫翠云(1962-),女,山東單縣人,大學(xué)學(xué)歷,檔案館員,研究方向:檔案管理。