●羅淇方

財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息化實(shí)現(xiàn)方式探析

●羅淇方

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化，企業(yè)發(fā)展規(guī)模增大，跨地區(qū)、跨國貿(mào)易的增加，企業(yè)面臨越來越激烈的全球化市場競爭。如何不斷保持、提升企業(yè)核心競爭力，是企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要課題。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是目前公認(rèn)的符合大型企業(yè)財(cái)務(wù)管理要求的先進(jìn)方案，它能夠有效解決管理流程標(biāo)準(zhǔn)化的問題，提升財(cái)務(wù)部門整體能力和效率并降低成本。本文將從如何將業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的功能需求入手，通過功能分解，實(shí)現(xiàn)共享中心的控制邏輯；通過系統(tǒng)功能規(guī)劃，解決企業(yè)的瓶頸問題，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的高效運(yùn)作，最終為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)搭建提供強(qiáng)有力的信息化支撐平臺(tái)。

一、術(shù)語及定義

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)就是將信息技術(shù)作為企業(yè)財(cái)務(wù)流程處理的基礎(chǔ)，把組織結(jié)構(gòu)的合理配置、相應(yīng)流程的規(guī)范、提高流程效率、減少運(yùn)營成本的支出以及創(chuàng)造價(jià)值作為最終目標(biāo)，站在市場視角上為企業(yè)客戶提供專業(yè)化服務(wù)，進(jìn)而對企業(yè)進(jìn)行有效的分布式管理模式。共享服務(wù)中心則是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，為企業(yè)部門提供標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的財(cái)務(wù)工作方式。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息化

財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息化是指通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的功能，維系財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系的運(yùn)作，展示財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的成效，同時(shí)存儲(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)安全，為決策服務(wù)提供數(shù)據(jù)支持。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)的意義

（一）踐行財(cái)務(wù)一體化、集約化的先進(jìn)理念

加強(qiáng)企業(yè)一體化、集約化管理，加速信息在企業(yè)內(nèi)部的流通，從而提高管理效益，是企業(yè)管理的方向，也是企業(yè)走上良性發(fā)展道路的保障。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式將同質(zhì)化的、重復(fù)性的交易性業(yè)務(wù)流程進(jìn)行集中處理，有力的保障了集團(tuán)的一體化管控，正是對集約化的管理思路踐行，符合未來發(fā)展的趨勢。

（二）迎合財(cái)務(wù)專業(yè)化分工的趨勢

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，財(cái)務(wù)人員從繁瑣的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)中脫離出來，并可以專注于向財(cái)務(wù)決策、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)以及共享服務(wù)轉(zhuǎn)變：高端財(cái)務(wù)管理決策人員負(fù)責(zé)宏觀業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)被服務(wù)的基層單位的前端業(yè)務(wù)處理；共享服務(wù)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)專門的財(cái)務(wù)處理。專業(yè)化分工將原本橫向覆蓋的財(cái)務(wù)工作集中于某個(gè)小的領(lǐng)域，有助于各自專業(yè)領(lǐng)域的技能提升，能更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

（三）降低企業(yè)的運(yùn)作成本

財(cái)務(wù)共享服務(wù)通過集中處理同質(zhì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)，發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)，優(yōu)化了資源配置，從而降低了企業(yè)運(yùn)作成本；通過實(shí)現(xiàn)扁平化的管理，減少中間管理層級(jí)，節(jié)約管理成本，提高了管理效率；通過建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，減少了財(cái)務(wù)人員數(shù)量，降低了配備辦公場所的規(guī)模，降低了人員數(shù)量和辦公成本。

（四）提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)運(yùn)作模式下，財(cái)務(wù)人員既處理基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，同時(shí)兼具財(cái)務(wù)分析等管理職能，造成財(cái)務(wù)人員分工不明確、財(cái)務(wù)管理效率低等問題。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員的專業(yè)化分工，將基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)納入中心進(jìn)行處理，解放了部分財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)處理職責(zé)，使這部分人員能夠更加專注于財(cái)務(wù)管理職能，從而提高財(cái)務(wù)管理水平。

（五）提升企業(yè)核心競爭力

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提升企業(yè)競爭力的途徑主要是通過統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程。隨著第三次產(chǎn)業(yè)革命的不斷深入開展，區(qū)域化的市場競爭已經(jīng)升級(jí)為全球化競爭。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了集約化、一體化管理模式，面對瞬息萬變的市場情況，能夠及時(shí)制定調(diào)整策略，并迅速在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的信息化建設(shè)思路

注重與已有會(huì)計(jì)信息之間的結(jié)合使用，我國國內(nèi)信息化水平較高的企業(yè)已經(jīng)擁有了自己的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，而在財(cái)務(wù)共享服務(wù)背景下，財(cái)務(wù)信息化發(fā)展就不能對現(xiàn)存的信息體系做出否定，同時(shí)還要將其與之進(jìn)行良好的結(jié)合，從而有效地推動(dòng)企業(yè)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的速度。例如，目前南網(wǎng)公司已建立并使用“6+1”管理信息系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)作為其中一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)共享的服務(wù)中心就可以充分利用這一系統(tǒng)，對企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營情況進(jìn)行搜集和整合，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息化。

（一）注重系統(tǒng)功能與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理的符合度

系統(tǒng)功能是否與財(cái)務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)管理相匹配，是系統(tǒng)功能建設(shè)需要關(guān)注的重點(diǎn)，直接影響到財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式實(shí)現(xiàn)的效果。

1.系統(tǒng)功能應(yīng)滿足企業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理思想。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的核心思想，包括統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一流程標(biāo)準(zhǔn)二個(gè)方面。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一包括很多方面，例如納入共享服務(wù)的核算管理，必須統(tǒng)一科目體系，統(tǒng)一輔助核算等內(nèi)容；在報(bào)表管理里，統(tǒng)一報(bào)表格式，統(tǒng)一報(bào)表取數(shù)和稽核方式等內(nèi)容。流程標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一主要包括固定業(yè)務(wù)實(shí)行固定流程管理、固化流程環(huán)節(jié)、統(tǒng)一流程提醒方式等內(nèi)容。

2.滿足標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)集中處理的思想。標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)集中處理是實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)的體現(xiàn)。集中處理需要統(tǒng)一分配待辦事項(xiàng)，并能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)向會(huì)計(jì)主體進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集的功能。傳統(tǒng)模式下，各組織單位的業(yè)務(wù)處理進(jìn)行了隔離，流程和數(shù)據(jù)互不影響，該方式下難以對多單位業(yè)務(wù)處理進(jìn)行有效監(jiān)控。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心基于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程，集中各組織單位的待辦事項(xiàng)，按業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類，分配專人進(jìn)行專門處理，并自動(dòng)生成各組織單位的財(cái)務(wù)憑證。

3.業(yè)務(wù)處理型系統(tǒng)向分析決策型系統(tǒng)發(fā)展。當(dāng)今通用的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，系統(tǒng)支撐的重點(diǎn)在于滿足基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)處理流程的需要，隨著財(cái)務(wù)集約化工作的深入開展，系統(tǒng)支撐的重點(diǎn)應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)移到支撐管理水平的提高上，建設(shè)滿足更高層次的數(shù)據(jù)分析功能，逐漸轉(zhuǎn)變成為分析決策型系統(tǒng)。

（二）選擇合適的信息系統(tǒng)部署方式

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式應(yīng)依據(jù)企業(yè)的管理思想和實(shí)際情況進(jìn)行建設(shè)，目前考慮有兩種建設(shè)方式可供選擇：一步建成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和分步建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

1.一步建成及直接建成共享服務(wù)中心，由集團(tuán)級(jí)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)集團(tuán)公司本部及下級(jí)單位的共享服務(wù)范圍內(nèi)業(yè)務(wù)。

優(yōu)點(diǎn)是標(biāo)準(zhǔn)化程度高，風(fēng)險(xiǎn)管控力度強(qiáng)，容易實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益。集團(tuán)能夠?qū)崟r(shí)查詢到下級(jí)單位數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)做出符合企業(yè)實(shí)際情況的決策，同時(shí)能夠執(zhí)行集團(tuán)統(tǒng)一的管理思想，約束下級(jí)單位財(cái)務(wù)行為，降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；缺點(diǎn)是變革阻力較大，人員調(diào)動(dòng)和轉(zhuǎn)崗較多，人員安置任務(wù)重，共享中心遠(yuǎn)離基層單位，資金支付的時(shí)效性需加強(qiáng)，溝通方式遠(yuǎn)程為主，滿足各單位業(yè)務(wù)需求靈活度下降，對各單位業(yè)務(wù)實(shí)際情況了解程度有一定降低。

一步建成模式對服務(wù)器硬件的要求比較高，數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)損毀應(yīng)急預(yù)案要求非常嚴(yán)格，以確保系統(tǒng)能夠高效地運(yùn)作，對于信息化應(yīng)用比較成熟的大型企業(yè)集團(tuán)，集團(tuán)內(nèi)部有一定的執(zhí)行管理控制基礎(chǔ)，可以考慮一步到位，直接采用集中部署模式。

2.分步建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。第一步：集團(tuán)本部所在地和各地市設(shè)立共享中心，集團(tuán)本部所在地區(qū)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)處理集團(tuán)本部及所屬直屬機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)，地市分中心負(fù)責(zé)地市局、所轄縣級(jí)公司的業(yè)務(wù)；第二步：逐步完成地市分中心和集團(tuán)本部所在地區(qū)共享服務(wù)中心整合，形成集團(tuán)共享服務(wù)中心，集團(tuán)共享服務(wù)中心直接負(fù)責(zé)各地市級(jí)單位及縣級(jí)公司的財(cái)務(wù)核算、資金支付工作，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)式集中。

優(yōu)點(diǎn)是對現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)、人員崗位影響不大，管控力度較強(qiáng)，共享中心與基層單位距離較近，溝通更為方便，容易滿足各單位業(yè)務(wù)需求，工作方式變動(dòng)較少，員工適應(yīng)時(shí)間較短，對地市分中心的管控力度不強(qiáng)；缺點(diǎn)是一定程度影響規(guī)模效應(yīng)和共享服務(wù)的效果，逐步完成地市分中心和省公司本部所在地區(qū)共享服務(wù)中心整合，實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)集中的時(shí)間較長。

對于信息化建設(shè)相對落后，管理手段相對單一的一些企業(yè)，可以考慮先建設(shè)分中心模式的實(shí)現(xiàn)方式，逐步向統(tǒng)一模式過渡。

（三）信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性控制

數(shù)據(jù)安全性控制是信息系統(tǒng)必須考慮的一個(gè)重要內(nèi)容。財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)融合了其他業(yè)務(wù)運(yùn)行系統(tǒng)，同時(shí)集成影像系統(tǒng)、銀行支付系統(tǒng)等，涉及的數(shù)據(jù)內(nèi)容廣泛，數(shù)據(jù)交互頻繁，對于數(shù)據(jù)的安全性控制更需要詳細(xì)規(guī)劃。

1.通過制定合理的工作管理規(guī)范加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性保障。數(shù)據(jù)安全性的提升需要從方方面面開展，合理的工作管理規(guī)范必不可少。從密碼的規(guī)范性來說，制定復(fù)雜的密碼結(jié)構(gòu)規(guī)則，以及定期更換密碼是保障數(shù)據(jù)安全的第一步；在工作過程中對于密碼的管理和交接方式制定嚴(yán)密的規(guī)程，可以防止密碼泄露。

2.通過信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)加密實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全傳輸。由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，給黑客帶來了可乘之機(jī)，可能利用對數(shù)據(jù)信息的截取使信息數(shù)據(jù)泄密。信息系統(tǒng)通過加密方式進(jìn)行密文傳輸，可以有效防止黑客對數(shù)據(jù)信息的獲取，為數(shù)據(jù)安全加上了一把鎖。另外，數(shù)據(jù)保存服務(wù)器的操作系統(tǒng)和防火墻也是一道防止數(shù)據(jù)被竊取的屏障，也需要關(guān)注和考慮。

3.信息系統(tǒng)權(quán)限控制。信息系統(tǒng)在使用過程中，必須通過權(quán)限控制實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的訪問，權(quán)限控制從崗位、菜單、數(shù)據(jù)查看等層面進(jìn)行劃分，權(quán)限外數(shù)據(jù)禁止查看，以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的嚴(yán)格控制。

4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。必須制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，并對可能發(fā)生的所有風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行窮舉，生成對應(yīng)的解決方案。數(shù)據(jù)備份考慮開啟歸檔模式以及雙機(jī)等方式，防止數(shù)據(jù)因局部毀損而造成系統(tǒng)整體使用上的毀滅性打擊。

（四）系統(tǒng)功能應(yīng)符合易用性原則

信息系統(tǒng)的使用是為了減少工作量，提高工作效率。符合使用習(xí)慣的信息系統(tǒng)是系統(tǒng)建設(shè)需要考慮的重要因素。

1.統(tǒng)一的登陸門戶界面，增加系統(tǒng)視覺感官效果。因共享中心需要將原有的各級(jí)單位統(tǒng)一管理，需要提供靈活的門戶管理功能，統(tǒng)一共享門戶、提高工作效率高度集成待辦、避免反復(fù)切換系統(tǒng)；提供業(yè)務(wù)門戶，所有單據(jù)（含納入共享的單據(jù)）統(tǒng)一在業(yè)務(wù)門戶發(fā)起，同一業(yè)務(wù)人員進(jìn)入門戶后可以處理完有關(guān)的所有業(yè)務(wù)。

2.建立任務(wù)“任務(wù)池”管理功能，共享中心將大量同質(zhì)化業(yè)務(wù)集中辦理，如何均衡合理分配財(cái)務(wù)人員工作量成為首要解決的問題?？深A(yù)先設(shè)置業(yè)務(wù)組的服務(wù)范圍，按業(yè)務(wù)小組對不同單位、不同單據(jù)類型靈活地進(jìn)行分工設(shè)置，實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)中心工作人員可以從“任務(wù)池”中自動(dòng)或手動(dòng)領(lǐng)取屬于自己處理范圍的工作任務(wù)，達(dá)到平衡負(fù)荷的效果，避免任務(wù)堆積，從而可以提高工作效率。

3.系統(tǒng)功能使用模塊化管理，易于擴(kuò)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息系統(tǒng)功能應(yīng)適應(yīng)企業(yè)的不斷發(fā)展變革，可以方便地進(jìn)行變更。系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)采用模塊化開發(fā)，預(yù)留自行配置的空間，在企業(yè)管理模式變更時(shí)通過模塊化配置實(shí)現(xiàn)改造。例如，最典型的系統(tǒng)應(yīng)可以方便地進(jìn)行流程的改造，包括啟用新流程、流程變更、流程停用等功能。

（五）對會(huì)計(jì)信息化的人才進(jìn)行創(chuàng)新

現(xiàn)階段，我國會(huì)計(jì)人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)已經(jīng)呈現(xiàn)出失衡狀態(tài)，傳統(tǒng)形式的核算會(huì)計(jì)人數(shù)占據(jù)了會(huì)計(jì)從業(yè)總?cè)藬?shù)的一大部分，使得我國對于高層次的會(huì)計(jì)管理人員的缺口達(dá)到近乎300萬人數(shù)。企業(yè)在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)以后，財(cái)務(wù)人員就要面臨自身職能上的轉(zhuǎn)變，由原來的核算會(huì)計(jì)逐漸轉(zhuǎn)變成社會(huì)所需要的管理會(huì)計(jì)，由此可知，企業(yè)未來發(fā)展需要核算型會(huì)計(jì)的數(shù)量會(huì)越來越少，管理會(huì)計(jì)的需求量會(huì)呈直線趨勢增加。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對財(cái)務(wù)人員的信息技術(shù)能力要求也逐步提高，既懂業(yè)務(wù)又了解業(yè)務(wù)的人員成為企業(yè)最緊缺的人才。因此，想要更好地應(yīng)對這一變化，就要加大管理會(huì)計(jì)信息化人才的培養(yǎng)力度。此外，還要不斷加強(qiáng)校企之間的有效結(jié)合，構(gòu)建科學(xué)、有效的人才培養(yǎng)計(jì)劃，進(jìn)而更好地滿足企業(yè)發(fā)展對其的切實(shí)需求。

四、結(jié)語

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心離我國大型企業(yè)已經(jīng)越來越近，目前，全球70%以上的《財(cái)富》500強(qiáng)企業(yè)正在應(yīng)用共享服務(wù)，90%的跨國公司正在實(shí)施共享服務(wù)，眾多的成功案例足以說明它的先進(jìn)性。雖然財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心產(chǎn)生于國外，但全球一體化經(jīng)濟(jì)的趨勢決定了這種模式勢必在全世界范圍內(nèi)蔓延，我國國內(nèi)大型企業(yè)接受并應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已是大勢所趨。在未來的幾年中，可以預(yù)見大部分公司將建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，借此契機(jī)，廣西電網(wǎng)公司也將在南方電網(wǎng)公司的指導(dǎo)下，加速推進(jìn)整體財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)共享服務(wù)將成為日后公司財(cái)務(wù)工作中的核心主題?？傊?，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式可以提升企業(yè)的整體競爭力，投入精力去關(guān)注和研究財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式必定會(huì)為企業(yè)創(chuàng)造更高的價(jià)值。

（作者單位：廣西電網(wǎng)公司）