朱紅娟

隨著社會文明的發(fā)展、技術(shù)的進步，各個血站也開始實施數(shù)字化管理模式，關(guān)于檔案的數(shù)字化就是將不同記錄模式以及不同載體模式的檔案信息利用數(shù)字化模式轉(zhuǎn)化為計算機能夠順利識別的數(shù)字模式，形成一種能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化利用和管理的信息資源庫，對血站各項檔案實施數(shù)字化建設(shè)與管理可以更好地保障檔案主體，便于相關(guān)人員的查閱。在社會的發(fā)展下，檔案管理模式開始朝著數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的模式發(fā)展，血站檔案數(shù)字化管理開始成為數(shù)字化醫(yī)療的有機組成部分，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理也成為一種必然的發(fā)展趨勢。

1 對血站檔案實施數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 可以促進血站檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。在傳統(tǒng)檔案文件管理模式下，由檔案室負責所有的檔案接收、檔案保管以及檔案查閱工作，其類型均為紙質(zhì)檔案，該種管理模式是非常落后、封閉的，很容易導(dǎo)致檔案管理人員產(chǎn)生“重保管，輕利用”的不良思想觀念。目前，人們已經(jīng)迎來了數(shù)字化時代，數(shù)字化時代讓人們的各項生活都發(fā)生了巨大的變化，計算機對各項檔案進行管理不僅可以節(jié)約大量的人力、物力和財力，還讓檔案管理工作變得比以往更加準確、快捷，有效提升了檔案管理質(zhì)量，促進檔案管理工作的順利開展。

1.2 可以保護原件，避免原件被損毀。血站檔案數(shù)字化成果與檔案的原件具有相同的內(nèi)容，經(jīng)檔案部門確認后，可以具有與原件同等的效力。最重要的是，可以對數(shù)字化成果實施異地保存，還可以進行永久性保存，這樣，即便是出現(xiàn)天災(zāi)和人禍，檔案資料也不會被損毀。此外，如果檔案資料出現(xiàn)無損殘缺的問題，也可以采用數(shù)字化模式對檔案實施修復(fù)。

1.3 實現(xiàn)了多種媒體與技術(shù)綜合應(yīng)用。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推進了現(xiàn)有檔案工作格局及服務(wù)方式的加速轉(zhuǎn)變，原有的“看門守攤”、被動地等待檔案利用者上門查詢的服務(wù)方式，已逐步地向積極的、主動的、零距離的服務(wù)轉(zhuǎn)變。通過對血站各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，并充分對各類多媒體技術(shù)、數(shù)字化儲存技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)等綜合應(yīng)用，為血站檔案管理工作提供了輔助功能，利用該種技術(shù)可以將聲音、動畫、文字與圖像集合起來，這讓血站的檔案管理工作更加具有活力，提升檔案管理工作的直觀性和高效性。

1.4 檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。信息資源的網(wǎng)絡(luò)化徹底地改變了現(xiàn)代人類的生活。與此同時，對于血站檔案實施網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化管理可以有效提升工作人員的工作效率，為血站的主要業(yè)務(wù)工作的高效、順利開展提供保障。數(shù)字化后的檔案信息可以保障用戶不受空間與時間因素的限制，只要電腦可以上網(wǎng)，就可以利用檔案管理系統(tǒng)來查閱信息，舉例來說，只要使用聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可在血站檔案信息管理平臺中完成檔案收集、檔案整理、檔案歸檔以及資源共享等工作。

1.5 檔案數(shù)字化管理能夠為輸血事業(yè)發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參與。通過數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)分析，可以了解各時期工作環(huán)境、業(yè)務(wù)狀況，獻血者的人群分布、年齡階段、血型分布及專業(yè)技術(shù)人員的科研情況等，使領(lǐng)導(dǎo)在管理決策過程中可以從中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，有的放矢制定出發(fā)展規(guī)劃和作出合理的工作安排。

2 血站檔案數(shù)字化管理建設(shè)需要遵循的原則

2.1 標準性原則。任何檔案信息的管理必須嚴格遵照文本格式、技術(shù)要求以及工作標準實施數(shù)字化管理，此外，還需要采用通用化的管理標準。無論是對于館藏檔案信息，還是電子文件，都必須嚴格遵照規(guī)范性管理原則，根據(jù)檔案的類型制定出科學的管理標準，嚴格按照這一標準開展管理工作，防止發(fā)生重復(fù)建設(shè)以及各自為政的問題。

2.2 合法性原則。對于血站檔案的數(shù)字化管理，不僅要嚴格遵循《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，還要遵循《關(guān)于制作數(shù)字化作品的著作權(quán)規(guī)定》以及《著作權(quán)法》等相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)。

2.3 安全性原則。在實現(xiàn)血站檔案數(shù)字化的過程中，要保障每一項信息都與原有的信息一致，嚴禁檔案信息出現(xiàn)泄露問題。要知道，與傳統(tǒng)檔案信息相比而言，數(shù)字化檔案信息并不穩(wěn)定，其位置與內(nèi)容也很容易出現(xiàn)變化，信息是非常容易產(chǎn)生變動的，這在很大程度上影響著檔案信息的安全。在血站檔案信息數(shù)字化管理過程中，要保障三個環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量，在信息錄入時，要最大限度地保障原件的安全性，在處理與貯存信息時，則必須保障數(shù)字檔案信息與原件的一致性，避免信息內(nèi)容出現(xiàn)泄露問題。

2.4 效益性原則。血站檔案數(shù)字化建設(shè)工作需要耗費大量的時間，工作壓力大，在開展這一工作時，必須認真、細致，采取科學的措施提升數(shù)字工作的管理效益。在開展這一工作時，需要先進行科學的調(diào)研，選擇一種最優(yōu)的數(shù)字化方案，優(yōu)化工作流程，選擇合理的技術(shù)手段與數(shù)字化設(shè)施。此外，在實現(xiàn)血站檔案信息數(shù)字化管理過程中，必須抓好領(lǐng)導(dǎo)和管理工作，根據(jù)自身的情況來制訂計劃，選擇經(jīng)典的數(shù)字內(nèi)容，將信息化內(nèi)容與社會熱點問題結(jié)合起來，將重要檔案數(shù)字化處理。在建設(shè)檔案時，要考慮到檔案特點，確定好優(yōu)勢檔案，采取該種措施可以實現(xiàn)管理效益的最大化。

3 血站檔案數(shù)字化建設(shè)的思路分析

3.1 標準化管理模式是非常適合應(yīng)用在技術(shù)工作領(lǐng)域的，具有非常強的可操作性，與管理體制之間也有著密切的關(guān)系，為此，在不與法律沖突的前提條件下，實施標準化管理可以提升各個部門管理的協(xié)調(diào)性。一般情況下，制度都是以法規(guī)形式來出現(xiàn)，雖然具有一定的約束力，但是管理范圍不足，為此，在開展標準化管理工作時，需要根據(jù)檔案的情況制定出科學的管理體系。

3.2 加強各類軟硬件的建設(shè)。要從根本上實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，為血站檔案管理部門提供硬件設(shè)置，相關(guān)單位與部門需要根據(jù)自身的需求來升級現(xiàn)有的基本設(shè)備，根據(jù)管理要求的發(fā)展不斷地進行完善與升級。在條件許可的情況下，部門中可以建立起專業(yè)化的檔案管理服務(wù)器，采用先進的數(shù)字化管理系統(tǒng)，構(gòu)建出綜合應(yīng)用平臺，在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫技術(shù)的背景下，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與智能檢索技術(shù)實現(xiàn)儲存與管理工作的數(shù)字化。

3.3 完善現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化過程中，對檔案室檔案進行分類，整理成來源、醫(yī)療結(jié)果、科研成果等數(shù)據(jù)庫，方便用戶的查閱利用。這就需要注重文件級目錄數(shù)據(jù)的建設(shè)工作，將人力與物力集中起來輸入檔案目錄，在建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫時，可以邊輸入邊打印，將其中的重點文件補齊，看檔案的輸入是否正確無誤，采取多管齊下的措施提升檔案信息的完整性和真實性。

3.4 做好檔案數(shù)字化加工工作。在對檔案信息進行加工時，需要遵循數(shù)字化的管理原則，合理確定數(shù)字化管理范圍，實現(xiàn)所有檔案的數(shù)字化管理，對檔案實施科學的鑒定，將已經(jīng)失去價值的檔案銷毀，這既可以節(jié)約人力、物力和財力，還可以避免產(chǎn)生資金浪費。此外，還可以根據(jù)血站管理工作的特點對現(xiàn)有的檔案進行分類和整理，使用各類新型數(shù)字化設(shè)備對重要的檔案信息進行掃描和整理，拍攝好實物檔案，采集錄像音頻資料，將其轉(zhuǎn)化在儲存媒介上。

3.5 提高檔案室工作人員的專業(yè)素質(zhì)。為提高檔案室工作人員的專業(yè)素質(zhì)，可定期對檔案室工作人員進行培訓，并實施定期考核制度。另外，可有計劃地分期、分批選送檔案業(yè)務(wù)骨干到高等院校進修。同時，在招聘檔案人才時，除考慮檔案文書知識外，更要注重具備軟件開發(fā)能力的人才，調(diào)整檔案人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)組成，更好地為血站檔案數(shù)字化管理服務(wù)。

4 血站檔案數(shù)字化管理及利用過程中需特別注意的方面

（1）確保數(shù)字化檔案的內(nèi)容真實性、完整性（應(yīng)確保內(nèi)容與原件一致，確保完整，不能有少頁缺項等現(xiàn)象）。

（2）確保數(shù)字化成果的安全性（保存的載體、保存的環(huán)境盡可能實現(xiàn)多套制及異地備份等）。

（3）確保數(shù)字化成果利用的合法性（血站檔案屬民生檔案的一種，應(yīng)確保個人隱私。在利用時應(yīng)建立專門的制度加以規(guī)范）。

5 結(jié)束語

血站檔案數(shù)字化已成為血站檔案發(fā)展的必然趨勢。面對這一機遇，我們必須不斷改革和創(chuàng)新，遵循合理的原則、設(shè)立科學的目標、采取正確的方法、逐步走向完善，盡早實現(xiàn)血站檔案管理的現(xiàn)代化，從而使檔案室工作的各個環(huán)節(jié)以更高的效率為血站的采供血管理、科研管理和其他各項工作服務(wù)。

（作者單位：河南省安陽市中心血站辦公室 來稿日期：2015-10-15）