張忠良

當(dāng)下，全國(guó)檔案界在中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》指引下，面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，高校檔案部門(mén)和檔案管理人員將如何揚(yáng)帆起航、創(chuàng)造事業(yè)的輝煌？這將是當(dāng)前高校檔案工作者最迫切的期盼。

1 新時(shí)期高校檔案工作面臨的形勢(shì)和特點(diǎn)

高校檔案工作正進(jìn)入傳統(tǒng)檔案形態(tài)與電子檔案形態(tài)的“雙元并存”時(shí)代。當(dāng)今是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用使諸多領(lǐng)域的工作效率得到了很大程度的提升。在這個(gè)背景下，難以計(jì)數(shù)的電子文件出現(xiàn)在人們的視野之中，電子檔案隨之產(chǎn)生。檔案的存儲(chǔ)正在由傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)向如今的電子光盤(pán)、U盤(pán)之類(lèi)的形式存儲(chǔ)。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案并存，高校檔案管理部門(mén)和檔案管理人員一定要做好這一特殊時(shí)期的檔案管理工作，保證傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化電子檔案時(shí)代的完美過(guò)渡。

從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子信息的特點(diǎn)來(lái)看，這兩種檔案各具優(yōu)勢(shì)，各存不足，這一點(diǎn)不容置疑。在實(shí)際工作中，高校檔案部門(mén)與檔案管理人員只有盡可能地雙向結(jié)合，揚(yáng)長(zhǎng)避短，才能保證檔案管理工作高效安全。

（1）高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到高校檔案數(shù)字化的必然趨勢(shì)。電子檔案從起草、修改、存儲(chǔ)再到印發(fā)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，極其便于修改、復(fù)制和轉(zhuǎn)移，這一特點(diǎn)使得電子檔案獲得了以往傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)無(wú)可比擬的開(kāi)放性，也使得電子檔案具有了極強(qiáng)的檢索性，能夠使檔案工作走向社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)民眾。電子檔案體系使檔案信息用戶(hù)無(wú)需親自跑到檔案管理單位進(jìn)行檔案信息借閱，擺脫了時(shí)空限制，在世界的任何地點(diǎn)只要有計(jì)算機(jī)即可實(shí)現(xiàn)目標(biāo)檔案的查閱。同時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)在檔案管理工作中的應(yīng)用，使得檔案管理進(jìn)入一個(gè)全新的工作時(shí)代，大大提高了檔案工作人員的工作效率。

（2）強(qiáng)化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理力度。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著極強(qiáng)的穩(wěn)定性、安全性、不可替代性。在法律意義上，傳統(tǒng)檔案中的字體、字跡、圖像、印章等信息，有助于檔案內(nèi)容的鑒別，大學(xué)生在就業(yè)、升職、學(xué)歷認(rèn)證、留學(xué)等方面信息利用，有關(guān)部門(mén)都以高校檔案部門(mén)紙質(zhì)憑證作為依據(jù)采納；傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以作為法律憑證，有著電子信息不能比擬的法律效力，在司法實(shí)踐中有非常的權(quán)威性，而電子檔案因其轉(zhuǎn)移方便使得其在這點(diǎn)劣勢(shì)盡顯。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以紙張為主要存儲(chǔ)載體，形式上簡(jiǎn)單直觀，而且可識(shí)別性強(qiáng)，因此，在當(dāng)前廣泛倡導(dǎo)數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)的背景下，高校檔案部門(mén)以及檔案管理人員更須進(jìn)一步強(qiáng)化自身的對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理力度。

通過(guò)傳統(tǒng)檔案形態(tài)與電子檔案形態(tài)的比較，我們對(duì)傳統(tǒng)檔案形態(tài)與現(xiàn)代電子檔案形態(tài)有了進(jìn)一步了解。在信息領(lǐng)域，任何先進(jìn)的只是暫時(shí)的，所有的信息技術(shù)檔案今后將不斷地完善和發(fā)展。

2 突出高校檔案部門(mén)的雙重職能，強(qiáng)化行政管理

當(dāng)前形勢(shì)下，個(gè)別高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)還不夠重視，其部門(mén)的地位相對(duì)其他職能部門(mén)較低，可以用“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”來(lái)概括有些高校檔案部門(mén)在高校中的地位。在學(xué)校組織的改革，檔案部門(mén)位置往往削弱，只看到了它的服務(wù)功能，而忽視其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)職能。要把檔案工作作為學(xué)校內(nèi)部行政管理的重要部門(mén)，根據(jù)《檔案法》及27號(hào)令《高校檔案管理辦法》賦予檔案管理人員的職責(zé)，明確規(guī)定了高校檔案館（室）具有檔案行政管理、檔案業(yè)務(wù)管理與服務(wù)職能。因此，高校檔案部門(mén)在積極做好檔案工作的同時(shí)，要主動(dòng)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)溝通，得到主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。檔案工作不僅是簡(jiǎn)單地做好歸檔、保管和利用，還要依法開(kāi)展檔案工作，“對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”，同時(shí)還要“負(fù)責(zé)保管本校的檔案”。高校檔案部門(mén)應(yīng)具有雙重性，作為職能部門(mén)，負(fù)有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的職能；作為業(yè)務(wù)部門(mén)，具有“保管”的職責(zé)。因此，在學(xué)校工作中高校檔案部門(mén)要理直氣壯地強(qiáng)調(diào)所做檔案工作的雙重職能。

3 更新觀念，促進(jìn)高校檔案工作創(chuàng)新

習(xí)近平總書(shū)記在2015年5月29日指出，綜合國(guó)力競(jìng)爭(zhēng)說(shuō)到底是創(chuàng)新的競(jìng)爭(zhēng)。要深入實(shí)施創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，推動(dòng)科技創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新、 企業(yè)創(chuàng)新、市場(chǎng)創(chuàng)新、產(chǎn)品創(chuàng)新、業(yè)態(tài)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新等，加快形成以創(chuàng)新為主要引領(lǐng)和支撐的經(jīng)濟(jì)體系和發(fā)展模式。足見(jiàn)“創(chuàng)新”對(duì)于事業(yè)發(fā)展、對(duì)于國(guó)家昌盛、對(duì)于民族復(fù)興的重大作用。在高校檔案管理中，創(chuàng)新同樣有著舉足輕重的作用。

首先，要更新檔案工作人員的觀念。由于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案館工作人員思想僵化，接受新事物、新方法遲緩，難以適應(yīng)新的檔案管理工作發(fā)展的新時(shí)代的要求。在新形勢(shì)下，高校檔案工作人員要與時(shí)俱進(jìn)、更新觀念，要把封閉保守的觀念，轉(zhuǎn)換成為積極創(chuàng)新的理念；把滿(mǎn)足現(xiàn)狀的觀念，轉(zhuǎn)換成為敢闖敢干、開(kāi)拓進(jìn)取的觀念；把就檔案論檔案的單純業(yè)務(wù)觀念，轉(zhuǎn)換成密切關(guān)注改革發(fā)展新情況，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)的觀念；把被動(dòng)利用檔案資料的觀念，轉(zhuǎn)換成為主動(dòng)創(chuàng)造條件為學(xué)校發(fā)展和一線(xiàn)師生服務(wù)的觀念；將開(kāi)展自己經(jīng)驗(yàn)的檔案工作理念，轉(zhuǎn)化為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的概念；把因循守舊，無(wú)所作為變成勇于實(shí)踐、大膽創(chuàng)新的理念。

其次是實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新。

①制度創(chuàng)新。有的高校檔案管理體制和制度不夠完善和健全，高校要依據(jù)《檔案法》、《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本學(xué)校的實(shí)際情況，制定出本校檔案管理的規(guī)章制度和規(guī)范性文件，使高校檔案部門(mén)對(duì)檔案工作的開(kāi)展有法可依，有章可循，從而使高校的檔案工作步入法制化、規(guī)范化管理的軌道。

②機(jī)制創(chuàng)新。第一，高校檔案工作要建立責(zé)任制，明確學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作管理的職責(zé)。要把學(xué)校的檔案工作納入本校的議事日程。學(xué)校各部、系、院等職能部門(mén)相對(duì)也要建立檔案工作管理的職能，各負(fù)其責(zé)，有了明確的檔案管理職責(zé)，就能改變高校檔案工作責(zé)任不明，進(jìn)一步使學(xué)校的檔案工作落到實(shí)處。第二，要建立和完善各項(xiàng)檔案工作的程序、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。第三，要建立健全學(xué)校檔案工作機(jī)構(gòu)，落實(shí)檔案部門(mén)編制和人員，明確責(zé)任和權(quán)利，為學(xué)校檔案工作的開(kāi)展提供組織保證。

③工作創(chuàng)新。工作創(chuàng)新首先就是服務(wù)創(chuàng)新，檔案人員應(yīng)自覺(jué)服從和服務(wù)于學(xué)校的中心，在擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域的實(shí)踐中，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)方式，提升服務(wù)功能，積極拓寬檔案工作為學(xué)校工作服務(wù)的渠道和領(lǐng)域。要以檔案利用為中心，大力宣傳館藏檔案信息，積極參與國(guó)際“檔案日”宣傳活動(dòng)，不斷拓展參與范圍和活動(dòng)內(nèi)容。編制必要的檢索工具；注意檔案信息的二次加工和分析研究，搞好編研工作；收集和整理專(zhuān)題信息；充分挖掘、收集對(duì)檔案價(jià)值的編制研究。

4 適應(yīng)形勢(shì)，加快高校檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)

①建立現(xiàn)代化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。現(xiàn)代高校普遍建立了完善的校園網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為高校各類(lèi)信息的傳遞中心。高校檔案管理工作也要充分利用這一有利條件建立自己的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。因此，第一步是建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)采集系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立一個(gè)可行的軟件系統(tǒng)，建立檔案信息存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)上的網(wǎng)站，涵蓋高校需要的所有檔案材料。讓學(xué)校有關(guān)人員可以隨時(shí)利用相應(yīng)的檔案材料。其次是網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)的建立，內(nèi)容涵蓋了所有的信息已經(jīng)被存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確地為學(xué)校的教師和學(xué)生提供所需的信息使用。這不僅將提高檔案管理機(jī)構(gòu)的效率，也有利于形成檔案信息的收集、存儲(chǔ)、處理、傳輸和利用，更好地為教學(xué)、科研、管理等服務(wù)，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)成為學(xué)校檔案現(xiàn)代化信息服務(wù)中心。

②實(shí)現(xiàn)檔案管理辦法和手段的現(xiàn)代化。高校檔案館（室）應(yīng)盡可能配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)管理。設(shè)置科學(xué)的文件編號(hào)系統(tǒng)、編排系統(tǒng)、歸檔系統(tǒng)。廣泛應(yīng)用更多更好的計(jì)算機(jī)管理軟件，實(shí)現(xiàn)信息交換網(wǎng)絡(luò)、咨詢(xún)業(yè)務(wù)情報(bào)、檔案管理、檔案工作程序規(guī)范化。應(yīng)用光盤(pán)技術(shù)和微編技術(shù)擴(kuò)大信息存儲(chǔ)量，配備現(xiàn)代化設(shè)備必要的攝影、錄音、錄像、掃描和復(fù)制，使檔案能更好地為學(xué)校的改革和發(fā)展服務(wù)。

5 提高自身素質(zhì)，建立一支穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍

在傳統(tǒng)檔案形態(tài)與電子檔案形態(tài)的“雙元并存”的時(shí)代，對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，要做到五個(gè)適應(yīng)：知識(shí)結(jié)構(gòu)要適應(yīng)，人員配備要適應(yīng)，管理理念要適應(yīng)，工作能力要適應(yīng)，服務(wù)態(tài)度要適應(yīng)，造就一支專(zhuān)業(yè)的復(fù)合性人才隊(duì)伍，擔(dān)負(fù)起傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)代的檔案管理重任。

（作者單位：鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來(lái)稿日期：2015-10-16）