謝建波

規(guī)范城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理

趙敦芳在《中國檔案》2015年第9期撰文，指出山東省滕州市檔案局創(chuàng)新城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方法，積極接收全市70余萬份城鄉(xiāng)居民社保檔案進(jìn)館，成為山東省第一個(gè)全面接收社保檔案進(jìn)館并進(jìn)行規(guī)范化管理的縣級檔案館。按照養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案“參保一生，記錄一生，管理一生，服務(wù)一生”的要求，他們結(jié)合實(shí)際，探索出了科學(xué)實(shí)用的城鄉(xiāng)居民社保檔案整理方法。首先，對接收的檔案材料進(jìn)場鑒定，確定保管期限，要求歸檔的各種表、冊、卡及相關(guān)證明材料復(fù)印件齊全。其次，對歸檔材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，區(qū)分類別和劃分保管期限。類別分為登記類（年滿16歲～59歲的居民）和申請類（年滿60周歲及以上的，可不繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)的居民）兩大類。登記類用代號“DJ”表示，申請類用代號“SQ”表示。根據(jù)國家檔案局第3號令第十三條的規(guī)定，把這兩大類的保管期限都劃為永久保管，把同一年度、同一類別、同一保管期限的歸檔材料以“件”為單位歸檔。再次，進(jìn)行組卷。在準(zhǔn)確認(rèn)定所屬類別和保管期限的基礎(chǔ)上，對每個(gè)鎮(zhèn)（街）同一年度、同一保管期限、同一類別的歸檔文件以“村（居）”進(jìn)行組卷，50戶組成一卷，如第1戶～第50戶為第1卷，第51戶～第100戶為第2卷，以此類推。最后，以“卷”為單位錄入全宗號、案卷號、件號、責(zé)任者、文件標(biāo)題等，制定詳細(xì)的索引目錄并進(jìn)行檔號編制。檔號編制由鎮(zhèn)（街）全宗號、村居、分類號、案卷號、年度組成。檔號示例：116—善文居委—DJ—1—2010。裝訂時(shí)，采用“三孔一線”的方式裝訂成冊。裝盒時(shí)，以2卷（100戶）或厚度不超過40毫米為宜。

檔案館運(yùn)用社交媒體傳承文化的主客體理論前提

陳祖芬在《檔案學(xué)通訊》2015年第5期撰文，指出在檔案館運(yùn)用社交媒體傳承文化這個(gè)實(shí)踐活動(dòng)中，檔案館是主體，用戶是客體，運(yùn)用社交媒體是手段，文化傳承既是主體的功能，又是實(shí)踐活動(dòng)的目的。作者從主客體兩方面研究“檔案館運(yùn)用社交媒體傳承文化”的相關(guān)理論前提。其一，有關(guān)主體的理論前提，包含了諸多“傳承文化”的基因。一是功能定位：檔案館具有文化傳承功能；二是資源條件：文化類檔案信息可以優(yōu)先開放；三是能動(dòng)作用：有關(guān)社交媒體的若干理論前提。社交媒體是一種工具，檔案館發(fā)揮能動(dòng)作用方可使這個(gè)工具發(fā)揮最佳效益。從研究的現(xiàn)狀看，有以下幾種社交媒體理論：1.公共領(lǐng)域理論。德國法蘭克福派人物哈貝馬斯的代表作《公共領(lǐng)域的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型》認(rèn)為：“所謂公共領(lǐng)域，是指我們的社會(huì)生活的一個(gè)領(lǐng)域，在這個(gè)領(lǐng)域中，像公共意見這樣的事物能夠形成。”公共領(lǐng)域原則上向所有公民開放。檔案館在互聯(lián)網(wǎng)支持下建立的各種網(wǎng)上社區(qū)、博客、微博、微信等社交媒體都可以稱為公共領(lǐng)域，在此交流各種信息是對“公共領(lǐng)域”理論的拓展與實(shí)踐。2.六度空間理論（也叫“六度分割理論”、“小世界理論”）和“弱聯(lián)系”理論。在這兩種理論指導(dǎo)下，檔案館可以發(fā)布有用的高質(zhì)量信息，提高影響力。3.鄧巴數(shù)字理論。要提高檔案信息的傳播質(zhì)量，要發(fā)現(xiàn)自己的鄧巴數(shù)字“朋友圈”，培育自己的忠實(shí)用戶。其二，有關(guān)客體的理論前提：用戶的人性需求。在運(yùn)用社交媒體進(jìn)行文化傳承的客體理論前提時(shí)，作者提出了3個(gè)假設(shè)，即：1.社會(huì)人假設(shè)。在檔案館運(yùn)用社交媒體傳播活動(dòng)中，用戶也是“社會(huì)人”。2.信息人假設(shè)。在社交媒體傳播中，當(dāng)用戶以“信息人”出現(xiàn)時(shí)，首先他是個(gè)愿意接收信息的人，檔案館就可向他推送優(yōu)秀的文化檔案信息。3.文化人假設(shè)。作為“文化人”的用戶在社交媒體中希望獲得語言、藝術(shù)、科學(xué)等文化新知時(shí)，檔案館可以滿足他的需要。以上從主體和客體兩方面看，檔案館運(yùn)用社交媒體傳承文化已經(jīng)具備了一定的理論前提。以近年來我國發(fā)展較快的新浪微博和騰訊微信兩種社交媒體為例，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前已有大約260個(gè)檔案館擁有新浪微博賬號，大約150個(gè)檔案館擁有微信公眾號（統(tǒng)計(jì)時(shí)間均截止到2015年7月11日）。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作探析

李紅梅、張棟在《檔案學(xué)研究》2015年第4期撰文，指出紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的重要基礎(chǔ)，直接決定了檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。如何進(jìn)行前處理工作？首先是確定進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案范圍。有以下重點(diǎn)：1.檔案館中最為珍貴的紙質(zhì)檔案；2.能體現(xiàn)檔案館館藏特色的紙質(zhì)檔案；3.瀕危、經(jīng)過鑒定確認(rèn)具有極其重要保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案；4.館藏中咨詢和利用頻率高的紙質(zhì)檔案（長期和短期及未經(jīng)鑒定的紙質(zhì)檔案不作為數(shù)字化處理的范圍）。其次是確定不掃描紙質(zhì)檔案范圍。如，已經(jīng)縮微過的紙質(zhì)檔案、重份文件、有正式文件的一般性底稿、本級文件的告知性文件及已經(jīng)匯編成冊的資料及出版物。再次是數(shù)字化前處理要檢查以下內(nèi)容：案卷是否有卷內(nèi)目錄，沒有卷內(nèi)目錄應(yīng)補(bǔ)上卷內(nèi)目錄；卷內(nèi)目錄的信息是否完整，卷內(nèi)目錄與檔案內(nèi)容是否吻合，卷內(nèi)目錄不完整的要補(bǔ)充；卷內(nèi)目錄與檔案內(nèi)容不一致的必須重新著錄目錄信息；文件是否原件，請示與批復(fù)是否成套、正文與附件和轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件是否完整，等等。最后，要嚴(yán)把館藏檔案目錄庫建設(shè)的質(zhì)量關(guān)。

我國自然災(zāi)害檔案管理現(xiàn)狀與對策

鄧嵐在《檔案與建設(shè)》2015年第6期撰文，概括了自然災(zāi)害檔案的概念：是指過去和現(xiàn)在人們從事自然災(zāi)害預(yù)警、準(zhǔn)備、響應(yīng)、應(yīng)急、恢復(fù)、防御、減輕、科研等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種災(zāi)害文字、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。其特征是形成部門多、材料來源廣，內(nèi)容全面、涉及領(lǐng)域多，載體類型多、形式獨(dú)特，專業(yè)性和轉(zhuǎn)制性強(qiáng)。指出了自然災(zāi)害檔案管理的現(xiàn)狀：一是制度不健全，管理不規(guī)范；二是館藏不豐富，服務(wù)不主動(dòng)；三是資源不共享，利用不充分。提出了加強(qiáng)自然災(zāi)害檔案管理的對策建議：一要把握業(yè)務(wù)發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)災(zāi)害檔案規(guī)劃；二要拓寬檔案信息渠道，豐富災(zāi)害檔案內(nèi)容；三要序化挖掘檔案信息，實(shí)現(xiàn)災(zāi)害檔案增值；四要強(qiáng)化科技支撐能力，提升災(zāi)害檔案服務(wù)。自然災(zāi)害檔案是人類社會(huì)的自然災(zāi)害及其管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握自然災(zāi)害規(guī)律的重要依據(jù)。在新常態(tài)下，自然災(zāi)害檔案工作要有新思路、新作為，要為自然災(zāi)害管理和科學(xué)研究提供服務(wù)，為國家和社會(huì)留存下珍貴的災(zāi)害檔案史料，更好地滿足新常態(tài)下政府工作和社會(huì)公眾對自然災(zāi)害檔案工作的新期待。

從保管空間到文化空間：檔案館社會(huì)功能的嬗變

鄧晉芝、李成初在《浙江檔案》2015年第6期撰文，指出作為城市公共文化空間之一的公共檔案館，既是檔案保存的重要場所，又是公民休閑之所在。從廣義上說，它更是市民的公共空間。檔案館不僅保存著歷史的時(shí)間軸，還用空間的形式向世人展示記憶的空間軸，蘊(yùn)含著民族文化的價(jià)值取向，有著獨(dú)特的文化力量。當(dāng)前，檔案館保管空間功能逐漸弱化，文化空間功能不斷增強(qiáng)，從保管空間到轉(zhuǎn)向文化空間，是公共檔案館參與公共文化服務(wù)體系、保障公民文化權(quán)利、塑造公民文化品質(zhì)的重要途徑。作者分析了檔案館社會(huì)功能轉(zhuǎn)變的背景有三：一是政策背景。近年來，國家出臺(tái)了一系列文化發(fā)展的相關(guān)政策，文化政策的增多為檔案館發(fā)揮文化空間提供了支撐。二是經(jīng)濟(jì)背景。近年來，國家重點(diǎn)檔案搶救費(fèi)用由“十五”期間的每年600萬元到“十一五”的每年9000萬元，再到2008年底，國家用于重點(diǎn)檔案搶救的補(bǔ)助費(fèi)用已達(dá)4個(gè)億。從國家對檔案事業(yè)發(fā)展政策支持的力度來看是逐年加大。三是社會(huì)公眾需求背景。近年來，越來越多的人去檔案館或?qū)W習(xí)或休閑或享受文化熏陶，檔案館真正成了公眾學(xué)習(xí)、休閑、娛樂的文化空間。作者最后從建筑意義上、資源意義上、服務(wù)意義上提出了檔案館文化空間的塑造理念。一是建筑選址和設(shè)計(jì)人文化及場館布局人性化；二是多元化的檔案文化資源構(gòu)建和多樣化的檔案文化資源利用；三是創(chuàng)新檔案文化服務(wù)形式和培養(yǎng)檔案文化服務(wù)理念。

“三結(jié)合三階段”檔案開放鑒定工作新模式初探

李艷菊、劉楓在《北京檔案》2015年第6期撰文，指出“三結(jié)合”是指檔案館、檔案移交單位、相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜胰较嘟Y(jié)合，建立多方共同參與的檔案開放鑒定工作體制，共同進(jìn)行檔案開放鑒定工作?！叭A段”是指將檔案開放鑒定工作劃分為三個(gè)階段，即第一階段是指檔案移交單位的文書或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)在立卷歸檔時(shí)，對歸檔文件提出開放期限到期時(shí)是否開放的建議，此階段檔案館派人定期進(jìn)行檢查和指導(dǎo)；第二階段即各單位在向檔案館移交檔案前，移交單位要對每卷檔案進(jìn)行解密和開放控制預(yù)鑒定，如檔案館和移交單位有較大意見分歧時(shí)，可聘用相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍n案的密級、是否開放進(jìn)行專業(yè)化鑒定；第三階段即對到開放年限的檔案進(jìn)行審查，由檔案館進(jìn)行審核?！叭Y(jié)合三階段”工作模式的特征，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是鑒定主體的多元性和專業(yè)性；二是鑒定時(shí)限的及時(shí)性和多重性；三是“三結(jié)合”與“三階段”互相依賴，密不可分（對檔案鑒定主體的問題，國外有兩種最具代表性的觀點(diǎn)：其一是英國著名檔案學(xué)家希拉里·詹金遜提出的“文件形成者是檔案鑒定合適的人選”，其二是美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格提出的“檔案人員才能勝任鑒定工作”。這兩種觀點(diǎn)彼此對立。折中的觀點(diǎn)是多方參與）?！叭Y(jié)合三階段”是檔案開放鑒定工作的一種新模式，北京市檔案館進(jìn)行了創(chuàng)新性嘗試，并初見成效。