田煜

摘 要：準(zhǔn)確性是項目檔案質(zhì)量的靈魂，對項目日后的維護、管理、改建、擴建等工作具有決定性影響。文章結(jié)合中國聯(lián)通河南省分公司通信光纜建設(shè)項目檔案管理及驗收工作實踐，對項目檔案準(zhǔn)確性的衡量標(biāo)準(zhǔn)、判別方法、保障措施進行分析探討，以豐富項目檔案管理經(jīng)驗，進而提升管理效率和效果。

關(guān)鍵詞：項目檔案；準(zhǔn)確性；標(biāo)準(zhǔn)；方法；措施

由于通信光纜線路多屬于隱蔽工程，受不可抗力、人為因素破壞后，搶修工作對通信光纜建設(shè)項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）的依賴性很大，項目檔案的準(zhǔn)確性對其搶修效果往往具有決定性影響。項目檔案準(zhǔn)確性有無衡量標(biāo)準(zhǔn)？如何判別項目檔案準(zhǔn)確性？怎樣在項目檔案形成時保障其準(zhǔn)確性？筆者結(jié)合項目檔案管理及驗收工作實踐，進行分析探討。

1 衡量標(biāo)準(zhǔn)

1.1 依據(jù)性。依據(jù)性是項目檔案準(zhǔn)確性的前提，項目建設(shè)的醞釀、決策、立項、可研等過程都不是隨心所欲的，而是一個有理有據(jù)、環(huán)環(huán)相扣、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的過程，每一個建設(shè)階段或?qū)I(yè)都應(yīng)有相應(yīng)的批復(fù)文件、會議紀(jì)要、合同、協(xié)議等作為建設(shè)依據(jù)，以確保建設(shè)過程的合法性、合理性。因此，項目檔案也必須真實反映這一客觀過程，準(zhǔn)確體現(xiàn)事物的來龍去脈，以避免項目成為無源之水、無本之木。

1.2 完整性。完整性是項目檔案準(zhǔn)確性的保障，不完整的項目檔案準(zhǔn)確性便無從談起。只有從立項到竣工投產(chǎn)各階段，從線路、設(shè)備、工藝各專業(yè)都形成完整的項目檔案，并滿足以下三個條件方能稱得上完整：一是歸檔文件應(yīng)辦理完畢，各項內(nèi)容填寫完整，不缺項漏項；二是載體形態(tài)完整，在確保紙質(zhì)檔案完整的基礎(chǔ)上，查看照片、錄音帶、錄像帶、光盤等各種載體形態(tài)的檔案資料，與紙質(zhì)檔案對應(yīng)的電子文檔，以及與項目有關(guān)的實物檔案等是否完整；三是法定手續(xù)完備，項目檔案的完整性不能忽視其印章、簽字等法律手續(xù)，責(zé)任人的全稱或通用簡稱、簽字日期及簽署意見不能隨意省略，應(yīng)清楚、規(guī)范、完整。

1.3 一致性。一致性是項目檔案準(zhǔn)確性的核心，只有整套項目檔案反映的內(nèi)容與線路、配套設(shè)備、建筑物、構(gòu)筑物、隱蔽工程等竣工時的實際概貌一致，并隨改、擴建活動及時準(zhǔn)確地進行相應(yīng)變更和補充，與實物保持持續(xù)一致性，方能體現(xiàn)項目檔案的準(zhǔn)確性。具體來講，項目檔案的一致性體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.3.1 設(shè)計文件與建設(shè)目標(biāo)的一致性。建設(shè)目標(biāo)反映項目建設(shè)單位的業(yè)務(wù)需求、投資額度、建設(shè)規(guī)模、預(yù)期效益等，設(shè)計文件應(yīng)與建設(shè)目標(biāo)保持一致，在設(shè)計說明、概預(yù)算、施工圖等方面不應(yīng)與建設(shè)目標(biāo)出現(xiàn)較大偏差，除非建設(shè)目標(biāo)發(fā)生變化，也不宜進行過多設(shè)計變更。

1.3.2 招標(biāo)文件與建設(shè)合同的一致性。投標(biāo)單位只有對招標(biāo)文件的全部內(nèi)容進行點對點應(yīng)答，并符合招標(biāo)文件的要求，否則就不可能中標(biāo)。因此，招標(biāo)文件作為簽訂建設(shè)合同的重要依據(jù)，其內(nèi)容應(yīng)與建設(shè)合同的內(nèi)容保持一致，除非根據(jù)《合同法》第七十七條雙方協(xié)商一致可以變更合同外，不能出現(xiàn)背離招標(biāo)文件實質(zhì)性內(nèi)容的合同。

1.3.3 竣工文件與工程概貌的一致性。只有竣工文件與工程概貌保持完全一致，才能作為工程管理、維護、改擴建的依據(jù)，否則“如果圖物不一，建筑物管理和維修就會瞎子摸魚、到處碰壁、處處開挖，造成極大浪費，甚至造成斷水、斷電、斷氣和安全事故，造成重大損失”。[1]這種一致性體現(xiàn)在：①光纜、通信設(shè)備等的數(shù)量與設(shè)計文件標(biāo)注的數(shù)量相一致；②設(shè)備的規(guī)格、型號、供應(yīng)商、產(chǎn)地、批次與實際相符；③光纜、設(shè)備等的布放位置，相互間的方位關(guān)系與實際一致，做到圖物相符；④各種主材、輔材的品種、質(zhì)量、理化性能與效用同竣工文件一致，否則會造成實際使用壽命與設(shè)計壽命不符。

1.3.4 財務(wù)決算與概預(yù)算的一致性。概預(yù)算是依據(jù)建設(shè)目標(biāo)對投資額度的估算，在實際執(zhí)行過程中可能存在一定的偏差，但誤差率應(yīng)控制在一定的范圍內(nèi)，不能有計劃外支出、變相支出等不合理支出，投資額度調(diào)整應(yīng)進行嚴(yán)格的審批，保持工程竣工決算與概預(yù)算基本一致。

2 判別方法

2.1 日期校驗法。日期校驗法是根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的要求，通過查看項目檔案的成文日期，判斷項目檔案準(zhǔn)確性的方法。其一是通過項目檔案的成文日期判斷建設(shè)過程是否違背正常建設(shè)流程，比如開工日期早于施工合同簽訂日期，試運行日期早于完工日期等，上述成文日期的相互矛盾，說明建設(shè)流程的相互顛倒和混亂，必將為項目檔案的準(zhǔn)確性埋下隱患。其二是通過項目檔案的成文日期判斷項目建設(shè)與檔案編制工作是否同步進行，如果項目檔案形成日期晚于對應(yīng)的建設(shè)進度，說明項目檔案的編制存在事后補缺的嫌疑，特別對于隱蔽工程來說，事后編制的項目檔案的準(zhǔn)確性將令人難以信服。

2.2 按圖索驥法。按圖索驥法是指根據(jù)項目檔案記錄的某項內(nèi)容判斷與之相關(guān)聯(lián)的其他內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確的方法。如根據(jù)設(shè)計變更通知單，去查看設(shè)計變更的依據(jù)及審批流程是否合理，施工文件是否做出了相應(yīng)的修改，竣工文件是否與工程概貌一致等，根據(jù)線索判斷與之相關(guān)的一系列項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性是項目檔案驗收中常用的方法之一。

2.3 重點排查法。重點排查法是汲取同類建設(shè)項目在檔案準(zhǔn)確性管理方面的經(jīng)驗教訓(xùn)，對容易出現(xiàn)問題的地方進行重點排查，并進行補充完善的方法。重點有以下幾個方面：①隱蔽工程檔案的準(zhǔn)確性；②進行設(shè)計變更、施工組織方案調(diào)整的竣工檔案的準(zhǔn)確性；③有不良記錄的參建單位形成的項目檔案的準(zhǔn)確性；④對涉及技術(shù)保密和專利內(nèi)容的項目檔案，因擔(dān)心失密、泄密容易造成項目檔案不完整、不準(zhǔn)確；[2]⑤竣工測試檔案的準(zhǔn)確性，測試內(nèi)容、方式、結(jié)果、人員、日期等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不能隨意簡稱或省略。

2.4 竣工測量法?？⒐y量法是對照建設(shè)項目竣工技術(shù)文件中的相關(guān)內(nèi)容，由設(shè)計、施工、監(jiān)理及檔案部門共同參與，對工程全部或部分內(nèi)容進行驗證的一種監(jiān)督手段。實施竣工測量既驗證了項目檔案的準(zhǔn)確性，又倒逼相關(guān)參建單位在編制竣工文件時做到圖物相符，打消蒙混過關(guān)的念頭。同時，形成的竣工測量檔案又豐富了項目檔案內(nèi)容，提高竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量，可謂一箭雙雕，有條件的建設(shè)單位不妨一試。[3]

3 保障措施

3.1 法律保障

3.1.1 標(biāo)書事先約定。招標(biāo)文件作為簽訂合同的重要依據(jù)，應(yīng)設(shè)立專門條款對項目檔案的完整、準(zhǔn)確等質(zhì)量指標(biāo)進行約定，以避免雙方簽訂合同時因額外增加項目檔案質(zhì)量要求而推諉扯皮，為運用法律手段把好項目檔案質(zhì)量關(guān)奠定基礎(chǔ)。

3.1.2 合同固化責(zé)任。項目檔案的準(zhǔn)確性主要在項目檔案形成階段，取決于項目檔案形成者的檔案意識、責(zé)任和管控手段，因此，通過合同條款固化參建單位在檔案形成過程中的責(zé)任，并設(shè)置切實可行的管控手段，建立明確的責(zé)任追究機制，是實現(xiàn)項目檔案完整、準(zhǔn)確的重要手段。

3.1.3 違約責(zé)任追究。為配合落實工程質(zhì)量保證金制度，違約責(zé)任追究條款應(yīng)具有可操作性，不能含混不清、模棱兩可。筆者所在單位在合同條款中這樣界定：“各參建單位形成的項目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確反映項目建設(shè)過程和工程概貌，如經(jīng)甲方質(zhì)監(jiān)部門或第三方鑒定機構(gòu)認(rèn)定項目檔案標(biāo)注的內(nèi)容存在一處與實際數(shù)量、規(guī)格、型號、理化性質(zhì)等不符的情況，扣減其工程質(zhì)量保證金的3%，發(fā)現(xiàn)三處以上的不予通過竣工驗收，并計入不良信用記錄?！?/p>

3.2 制度保障

3.2.1 “四同步”制度。為了趕工期和進度，很多施工單位在施工結(jié)束后為應(yīng)付竣工驗收集中編制竣工檔案，特別是隱蔽工程在施工結(jié)束后再進行相關(guān)檔案資料的編制，這種亡羊補牢的做法難免造成項目檔案失真、失信，認(rèn)真落實“四同步”制度是保證項目檔案的完整和準(zhǔn)確的重要手段。

3.2.2 圖紙修改補充制度。竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，如果按施工圖施工有變動的，符合杠改或劃改要求的一般在原圖修改，對于設(shè)計結(jié)構(gòu)、工藝等重大變動或修改面積超過35%的應(yīng)重新繪制竣工圖。在項目改建、擴建、維修等活動結(jié)束后，應(yīng)及時對竣工圖紙進行補充、更新，有底圖的也應(yīng)進行相應(yīng)修改，確?？⒐D紙始終與工程概貌相一致。

3.2.3 竣工文件五級審核制度。在項目檔案管理中僅靠檔案人員的力量無法確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的質(zhì)量要求，實行五級審核制度管控效果明顯。即竣工文件先由施工單位進行自審，然后提交監(jiān)理單位全面審核，再由質(zhì)監(jiān)部門把關(guān)，之后提交專業(yè)技術(shù)人員審核，最后由檔案人員從檔案收集、整理角度審核后辦理檔案交接手續(xù)。落實竣工文件五級審核制度可以劃清職責(zé)界面、明確各自責(zé)任、發(fā)揮各自特長，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確。

3.3 組織保障?！豆こ探ㄔO(shè)監(jiān)理規(guī)定》第九條規(guī)定：“工程建設(shè)監(jiān)理的主要內(nèi)容是控制工程建設(shè)的投資、建設(shè)工期和工程質(zhì)量；進行工程建設(shè)合同管理，協(xié)調(diào)有關(guān)單位間的工作關(guān)系?！庇纱丝梢?，項目檔案質(zhì)量作為工程質(zhì)量的重要組成部分，監(jiān)理單位負(fù)有重要的監(jiān)管責(zé)任，充分發(fā)揮監(jiān)理單位在項目檔案形成過程中的把關(guān)、審核、監(jiān)督、指導(dǎo)作用，并協(xié)調(diào)各參建單位落實項目檔案管理制度，切實履行項目檔案準(zhǔn)確性方面的合同條款，有利于提高項目檔案的完整率、準(zhǔn)確率。強化監(jiān)理單位在項目檔案質(zhì)量方面的監(jiān)管責(zé)任，是確保項目檔案完整、準(zhǔn)確的重要組織保障。[4]

3.4 倒逼機制。以“黑名單”制為盾牌，通過提高檔案部門的話語權(quán)，把好建設(shè)項目檔案驗收關(guān)和檔案交接查驗關(guān)，并綜合運用法律、經(jīng)濟、行政手段倒逼各參建單位在項目檔案形成階段，把其準(zhǔn)確性放在突出位置，是確保項目檔案準(zhǔn)確性的重要途徑。

4 結(jié)語

項目檔案的準(zhǔn)確性是評價項目檔案質(zhì)量的核心要素，通過源頭治理、過程管控、后評價反饋機制，不斷提升項目檔案準(zhǔn)確率，進而實現(xiàn)項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的質(zhì)量控制目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 詹愛民.城建檔案的成套性和準(zhǔn)確性[J].城建檔案，2011（7）：39～42.

[2] 楊暉.淺談科技檔案的準(zhǔn)確性[J].江蘇通信技術(shù)，1994（2）：55.

[3] 李省三，張建中.一項保證工程竣工檔案準(zhǔn)確性的補充措施——淺析實施工程竣工測量的作用[J].上海檔案，1996（1）：48～49.

[4] 宋黎香，淺談建設(shè)工程監(jiān)理與建設(shè)工程檔案完整性、準(zhǔn)確性的關(guān)系[J].云南檔案，2007（3）：25～26.

（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司檔案館 來稿日期：2015-10-20）