安娜

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，改變以往供應(yīng)商供貨方式，實(shí)施自主采購(gòu)成為賓館酒店企業(yè)的一種新常態(tài)，結(jié)合工作實(shí)際，本文淺議賓館酒店企業(yè)的自主采購(gòu)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：自主采購(gòu)；監(jiān)督控制

一、明確組織機(jī)構(gòu)、工作目標(biāo)和崗位職責(zé)

自主采購(gòu)需要成立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，為自主采購(gòu)提供組織保證。筆者認(rèn)為賓館酒店企業(yè)一般應(yīng)該成立采購(gòu)部。采購(gòu)部要實(shí)現(xiàn)5大工作目標(biāo)，即一是完成采購(gòu)任務(wù)，達(dá)到采購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量差異應(yīng)控制在申購(gòu)的10%以內(nèi)。二是貨物驗(yàn)收。三是征求使用部門、成本控制部門意見，做好采購(gòu)工作協(xié)調(diào)，不斷提高采購(gòu)效率。四是充分考察市場(chǎng)，確保采購(gòu)價(jià)格合理，加速資金周轉(zhuǎn)，減少資金占用，節(jié)約開支，降低采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化。五是努力減少差錯(cuò)，避免事故、較大問(wèn)題和食物中毒發(fā)生。成立組織機(jī)構(gòu)，明確工作目標(biāo)后，還應(yīng)明確相應(yīng)崗位職責(zé)，做好各自工作。

二、明確采購(gòu)流程，注重流程的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性

詢價(jià)小組的詢價(jià)工作質(zhì)量高低直接影響到自主采購(gòu)工作水平和質(zhì)量，這一環(huán)節(jié)不可忽視。根據(jù)工作實(shí)際需求，筆者建議在采購(gòu)過(guò)程詢價(jià)小組采購(gòu)人員應(yīng)由經(jīng)營(yíng)管理部、成本控制部、采購(gòu)部、使用部門、倉(cāng)儲(chǔ)部組成五部門組成，詢價(jià)小組應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格構(gòu)成和評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)作出規(guī)定。詢價(jià)小組要根據(jù)采購(gòu)需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)通知書讓其報(bào)價(jià)。

采購(gòu)員每周有計(jì)劃的對(duì)企業(yè)采購(gòu)的所有原料進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，在一、二級(jí)市場(chǎng)范圍內(nèi)，不指定詢價(jià)地點(diǎn)，不指定供貨商，但所詢購(gòu)的原料與實(shí)際采購(gòu)的原材料應(yīng)具有可比性，遵循原材料的產(chǎn)地、質(zhì)量、單位、規(guī)格統(tǒng)一的原則，便于價(jià)格對(duì)比分析。詢價(jià)后，由部門內(nèi)勤統(tǒng)一將所詢價(jià)格情況進(jìn)行網(wǎng)上公布。

價(jià)格審核與監(jiān)督是確保物資采購(gòu)陽(yáng)光透明的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購(gòu)監(jiān)督管理工作同樣由成本控制部、財(cái)務(wù)部、使用部門、倉(cāng)儲(chǔ)部五部門共同完成，按照企業(yè)采購(gòu)管理制度，五部門按程序?qū)ζ溥M(jìn)行申請(qǐng)，檢查相關(guān)使用部門所報(bào)計(jì)劃手續(xù)是否齊全，一同對(duì)其采購(gòu)物資進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情，以利于采購(gòu)成本的控制與監(jiān)督。要按照程序進(jìn)行簽約，原則上1萬(wàn)元以上的物資要簽訂合同，由采購(gòu)部與供應(yīng)商談判草擬供貨合同或工程合同。

為控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)采購(gòu)環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性，各部門還要做好協(xié)作配合工作。建議建立完善的采購(gòu)申請(qǐng)審批制度，杜絕不合理、不必要的盲目采購(gòu)；采購(gòu)數(shù)量的確定遵循按單采購(gòu)的原則，各部門把好關(guān)。設(shè)立“五位一體”的采購(gòu)定價(jià)小組每周對(duì)使用部門所需物品進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，定期會(huì)同供貨商制定《報(bào)價(jià)表》，盡量把價(jià)格壓到最低。采購(gòu)部應(yīng)做到貨比三家，保證物品質(zhì)量，降低采購(gòu)價(jià)格。明確供應(yīng)商貨物驗(yàn)收連續(xù)兩次不合格，則通知供貨商限期改正，如第三次不合格，則通知供貨商停止供貨。

抓好驗(yàn)收、入庫(kù)以及結(jié)算工作，完成自主采購(gòu)實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。采購(gòu)?fù)瓿珊?，要進(jìn)行統(tǒng)一驗(yàn)收，這個(gè)也是自主采購(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是確保能否降低成本，檢查督促采購(gòu)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)的必要一環(huán)，在整個(gè)自主采購(gòu)過(guò)程中同樣重要。筆者認(rèn)為賓館酒店企業(yè)最好設(shè)立專門的倉(cāng)儲(chǔ)管理部門，主要對(duì)物料進(jìn)行統(tǒng)一負(fù)責(zé)驗(yàn)收，合格物資開具進(jìn)庫(kù)單，不合格物資退回。日耗材料實(shí)行三方驗(yàn)收制度，由倉(cāng)儲(chǔ)部、使用部門、采購(gòu)部三方共同負(fù)責(zé)驗(yàn)收。

按照標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收后，進(jìn)行最后的入庫(kù)結(jié)算環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)重點(diǎn)是做好庫(kù)存管理、結(jié)算付款等工作。采購(gòu)員采購(gòu)的大宗物品的付款要經(jīng)部門經(jīng)理、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、分管副總、財(cái)務(wù)副總、總經(jīng)理簽字確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款。

三、賓館酒店企業(yè)采購(gòu)存在的問(wèn)題

自主采購(gòu)過(guò)程中容易出現(xiàn)很多管理漏洞，筆者認(rèn)為主要有以下幾點(diǎn)：一是采購(gòu)人員選擇不當(dāng)。二是采購(gòu)制度不完善。盲目采購(gòu)庫(kù)損高，造成流動(dòng)資金呆滯；零庫(kù)存，急需時(shí)緊急采購(gòu)，不能給予采購(gòu)部充分市場(chǎng)考察時(shí)間，造成人力財(cái)力的浪費(fèi)。不能堅(jiān)持多人采購(gòu)制。三是采購(gòu)成本高。大件商品采購(gòu)暗箱操作，未能實(shí)行公開競(jìng)標(biāo)。四是監(jiān)督控制措施不健全。

四、賓館酒店企業(yè)采購(gòu)漏洞的解決方法

針對(duì)自主采購(gòu)容易出現(xiàn)的問(wèn)題，解決方法很多，結(jié)合工作實(shí)際，筆者認(rèn)為主要從以下幾個(gè)方面加以解決。

一是選定好采購(gòu)人員，對(duì)采購(gòu)人員實(shí)行心理監(jiān)控，防患于未然。采購(gòu)人員選定要聽取各方面意見。采購(gòu)人員不能選用領(lǐng)導(dǎo)親屬擔(dān)任；上級(jí)部門指派的人最好不用，一旦出了問(wèn)題左右為難，處理起來(lái)棘手；采購(gòu)員之間曾是同事親屬的，不能選派在一個(gè)采購(gòu)部門工作。有必要實(shí)行心理監(jiān)控。健全有效的監(jiān)控措施對(duì)絕大多數(shù)采購(gòu)人員能起到約束作用，對(duì)個(gè)別僥幸心理監(jiān)控就有必要。

二是完善采購(gòu)制度，做好采購(gòu)管理的基礎(chǔ)工作。采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定采購(gòu)申請(qǐng)、授權(quán)人權(quán)限、采購(gòu)流程、相關(guān)責(zé)任、采購(gòu)方式、報(bào)價(jià)和審批等。對(duì)供應(yīng)商要建立檔案，每個(gè)檔案應(yīng)嚴(yán)格審核才能歸檔。采購(gòu)必須在歸檔供應(yīng)商中進(jìn)行，檔案應(yīng)不定期更新，有專人管理。建立標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格以進(jìn)行比價(jià)采購(gòu)。財(cái)務(wù)部對(duì)重點(diǎn)監(jiān)控采購(gòu)據(jù)市場(chǎng)變化定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)，促使采購(gòu)員貨比三家，不斷地降低采購(gòu)價(jià)格。

三是降低材料成本的方法和手段。價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)供求而變，因此，注意價(jià)格變動(dòng)規(guī)律，把握好采購(gòu)時(shí)機(jī)?？刹捎矛F(xiàn)金交易或貨到付款，這樣往往能帶來(lái)較大折扣。向廠商直接訂購(gòu)可以減少中間環(huán)節(jié)，降低成本，售后服務(wù)更好；幾個(gè)酒店結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)，可得到更多優(yōu)惠。通過(guò)供應(yīng)商相互比價(jià)，最終得到價(jià)格底線。與講信譽(yù)供應(yīng)商合作能保證供貨質(zhì)量，與其簽訂長(zhǎng)期合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

四是制定健全有效的監(jiān)督控制措施，實(shí)行戰(zhàn)略采購(gòu)管理。采購(gòu)進(jìn)貨必須共同采購(gòu)，不能一人說(shuō)了算；制定效益考核指標(biāo)，規(guī)定采購(gòu)物品在保質(zhì)前提下，批量進(jìn)貨必須低于市場(chǎng)價(jià)格。配置物價(jià)調(diào)查人員，預(yù)測(cè)價(jià)格走勢(shì)，供采購(gòu)部門參考，對(duì)采購(gòu)人采購(gòu)物品的價(jià)格實(shí)行監(jiān)督。估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。通過(guò)參觀供應(yīng)商設(shè)施，觀察提問(wèn)獲有用數(shù)據(jù)，盡可能加強(qiáng)溝通，從而尋求成本降低途徑，降低采購(gòu)成本。對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析。