黃濤

摘要：檔案是_種珍貴的社會資源，檔案不僅記錄了社會的發(fā)展變革，也是人們對歷史進行研究分析的關鍵依據(jù)。隨著信息時代的到來，各類檔案的重要性日漸突出。為了適應信息時代做好檔案管理的新目標，提高檔案利用效率的新要求，必須開展檔案管理事業(yè)的全面深化改革。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；全面深化改革

隨著科學技術的不斷發(fā)展和社會進步，信息技術已經(jīng)融合到我們生活的各行各業(yè)當中，信息技術對檔案管理事業(yè)帶來了新的機遇。同時以習近平同志為核心的黨中央要求開展全面深化改革，對檔案管理事業(yè)提出了新的挑戰(zhàn)。作為檔案管理工作者，要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，努力開展檔案管理事業(yè)的全面深化改革。

1 信息時代檔案管理全面深化改革的必要性

1.1 信息時代檔案管理的概念

根據(jù)國家檔案管理部門工作指導內(nèi)容，檔案信息化是在相關檔案行政管理機構的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，把現(xiàn)代信息化技術應用到檔案管理的全過程之中，開展對檔案信息資源的“采集”保存和提供檔案信息資源的利用服務。檔案資源信息化的本質(zhì)是將傳統(tǒng)的檔案實體保管和管理利用的檔案管理模式轉變?yōu)椤皵?shù)字化”、“網(wǎng)絡化”的檔案管理模式。

1.2 信息時代檔案管理的機遇

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案實體都是以紙質(zhì)形式進行管理和保存的，檔案管理的方法也不夠科學合理，對檔案信息的利用率低，查找程序繁瑣。隨著科學技術的不斷進步，檔案管理的內(nèi)容也不斷發(fā)生著改變。檔案管理的信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作的主要趨勢，信息化也為檔案管理工作全面深化改革提供了機遇。

檔案是重要的記錄和資料，是需要長期管理和保存的。以往傳統(tǒng)的紙張檔案資料，需要嚴格的管理模式，避免檔案資料受到蟲害、潮、光、火災等的破壞，不僅投入了較大的人力物力，而且保存效果并不完美，依然存在氧化、老化的現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案在進行查閱時，查閱難度大，查閱和檢索的效率較低，而且傳統(tǒng)檔案管理模式為了保證檔案資料的安全性，查閱程序嚴格，手續(xù)繁瑣，不能有效發(fā)揮檔案資料的作用。利用信息化的檔案管理方式，即可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲，解決了檔案的保存問題，提高了檔案的安全性；還可以實現(xiàn)網(wǎng)絡查詢，能夠不受時間和空間的限制進行檔案資料的查詢借閱，提高了檔案的利用率。

1.3 信息時代檔案管理的挑戰(zhàn)

對傳統(tǒng)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式有著明顯的“重視保存，忽視利用”的觀念，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的到來，資源“共享”的理念越來越深入人心。檔案管理部門要積極主動地迎接信息時代的到來，改變自身觀念，不斷開發(fā)檔案信息資源。

對檔案管理人員自身素質(zhì)的挑戰(zhàn)。在檔案管理過程中不斷應用新的信息技術，就要求檔案管理人員熟練掌握信息化的各項技術，熟知相關的操作知識，可以正確地處理一般的問題和困難。而且信息時代的檔案共享、編研等活動，都需要檔案管理人員擁有相應的專業(yè)知識，才能適應檔案全面深化改革帶來的挑戰(zhàn)。

對檔案服務理念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案服務理念是坐等上門，提供檔案資料的查閱服務。在全面深化改革的要求下，對這一服務理念也提出了挑戰(zhàn)。信息化時代，很多行業(yè)都開展了服務對象的分析，進行定向投放。檔案管理也要根據(jù)需要開展自身的服務模式轉變，利用信息技術，建立快捷的查詢系統(tǒng)，對查詢者建立瀏覽記錄，系統(tǒng)依據(jù)記錄向瀏覽者推送相關的檔案資料，更好地為利用者服務。

對檔案安全和保密的挑戰(zhàn)。將檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化存儲，雖然極大地方便了數(shù)據(jù)的保存、查閱和共享。但是也為檔案資料的安全和保密帶來了挑戰(zhàn)。電子檔案存在容易被復制，修改后無痕跡，存儲系統(tǒng)易被黑客和病毒攻擊等特點。

2 信息時代檔案管理全面深化改革的途徑

2.1 轉變管理觀念，做好基礎建設

要讓各級單位領導認識到檔案管理的重要性。把檔案管理的信息化建設和全面深化改革放到本單位的年度工作計劃中，為檔案管理設定目標，完善制度，制定考核目標。同時要加大的檔案管理的資金投入，將檔案管理費用列入單位的年度資金支出預算中，要保證?？顚Ｓ谩Ａ己玫能浻布O施和專業(yè)的檔案管理團隊是檔案管理信息化建設的基礎和前提條件。

在硬件設施中，要配備檔案數(shù)字化所需的專業(yè)采集儀器和存儲設備，并且提供相配套的網(wǎng)絡共享設備和專業(yè)的檔案管理信息化基礎設施平臺。軟件設施中，要有檔案管理系統(tǒng)、用戶查閱和檢索系統(tǒng)、共享和保密系統(tǒng)等。

培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團隊，也是檔案管理信息化的基礎條件，要強化檔案信息管理人員的專業(yè)知識和技能培訓力度，開發(fā)檔案信息管理人員的培養(yǎng)途徑，逐步提高檔案信息管理人員管理理念、專業(yè)知識和技能。通過檔案管理方面的專業(yè)技術和業(yè)務知識的學習，培養(yǎng)一批檔案基礎知識扎實、專業(yè)技術過硬、有創(chuàng)新能力的高素質(zhì)專業(yè)技術人才，使之成為不但通曉檔案信息管理、開發(fā)和服務知識，了解掌握現(xiàn)代信息技術，還通曉現(xiàn)代科學技術發(fā)展的最新動態(tài)，可以廣泛涉獵檔案各個學科、各門類技術知識的復合全能型高技能人才，并具有較強的檔案信息處理能力，這樣才能真正為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務。

2.2 規(guī)范管理制度，樹立管理標準

因為檔案信息化是檔案管理事業(yè)全面深化改革的探索和嘗試，沒有統(tǒng)一的標準和現(xiàn)成的案例進行參考。所以檔案信息化的標準化和規(guī)范化程度較低，為檔案信息化管理工作帶來了不便。不同單位、不同部門的檔案管理人員信息化管理方式不同、檔案存儲的格式、共享的方式不同，導致檔案信息缺乏規(guī)范性和標準性，增加了檔案信息查閱和管理的難度，增加了成本。

要加強檔案信息化的制度建設，各檔案管理單位應該依據(jù)電子檔案的管理規(guī)范，結合本單位的實際情況，制定出一系列切實可行的檔案信息化管理制度。將檔案資料信息化過程中的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，制定詳細的標準和工作流程。包括檔案的歸檔時間，歸檔范圍；檔案歸檔后電子文件的鑒定以及責任簽署方式；電子文件的動態(tài)管理流程，例如文件的使用、修改權限等等。讓檔案信息化的過程做到有章可循，達到對全程開展有效的跟蹤與監(jiān)控，并形成相關記錄，為以后的查證工作提供依據(jù)。

2.3 創(chuàng)新服務理念，提高服務能力

在前文提到過，傳統(tǒng)的檔案管理服務理念已經(jīng)遇到檔案事業(yè)全面深化改革要求的挑戰(zhàn)。要創(chuàng)新檔案管理的服務理念，因為理念是行動的指引，只有更加積極和主動的服務理念，才是提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務的保障。首先，轉變舊的觀念，把檔案管理部門和檔案用戶之間的關系，轉變?yōu)闄n案用戶“被動”接受服務，檔案服務部門“主動”提供服務。要建立信息采集系統(tǒng)，收集檔案用戶的資料，并開展調(diào)查研究，站在檔案用戶的立場上，感受檔案用戶的認知和體驗，挖掘出檔案用戶所需要的各種檔案信息，從而為檔案用戶提供更加優(yōu)質(zhì)高效的信息服務。對檔案用戶的研究主要應包括檔案用戶類型、檔案用戶信息心理、社會因素對檔案用戶的影響、檔案用戶信息需求的調(diào)查分析、檔案用戶獲取信息、用戶吸收信息的機理、檔案用戶信息保證、用戶信息培訓、用戶研究方法論等方面的研究。檔案信息管理單位和服務人員要轉變服務思想，提高服務能力，才能夠提供更好的服務，吸引更多的檔案用戶，最大限度地滿足檔案用戶的信息需求，創(chuàng)造更高的社會效益和積極效益發(fā)揮檔案資源的作用。

2.4 加強資源建設，開展檔案編研

信息技術是推動信息服務的主要動力，但是信息技術和信息網(wǎng)絡都是工具，真正的核心依然是檔案資源。要加強檔案信息資源建設，尤其是檔案信息的數(shù)字化和數(shù)字檔案館的建設，開展資源整合，提高檔案的價值密度。將檔案信息集成化、系統(tǒng)化，采用統(tǒng)一的管理模式，減少信息分散程度，利用計算機技術與網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。

還要開展檔案資料的編研工作，主動為領導提供決策依據(jù)，為開展全面深化改革提供信息和數(shù)據(jù)，為史志編寫者提供詳實準確的史料，滿足檔案用戶的需求，對社會開展最實際而有效的檔案工作宣傳，使公眾了解檔案、檔案工作的重要意義，進一步提高社會各界的檔案意識，在此，檔案編研工作發(fā)揮了巨大的作用。

3 結語

檔案是人類社會進步和發(fā)展的歷史記錄，是社會信息資源，對社會和國家的發(fā)展有著不可替代的作用。在各級企事業(yè)單位的日常管理工作中，檔案管理是非常重要的一部分。在全面深化改革的時代背景下，如何利用信息技術適應新時期工作的新特點新要求，探索新時期工作的新方法新經(jīng)驗，提高工作科學化水平，是檔案管理工作者的長期努力方向。