黃家琪

（中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東中山 528436）

談如何做好高職院校行政秘書工作

黃家琪

（中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東中山 528436）

每個教學(xué)秘書，要明確自己的崗位職責(zé)，掌握與人交往溝通的技巧、學(xué)會自我心理調(diào)節(jié)、提高自身操作技能，在工作中不斷探索，努力尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，從而全面地提高自己的綜合素質(zhì)，在穩(wěn)定教學(xué)程序、深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生、全面推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的積極作用，使高等院校的教學(xué)管理隊伍建設(shè)邁上一個新臺階。

高職院校 行政秘書 工作

引言

行政辦公室的工作特點是：多、繁、亂，可謂永無止境，層出不窮，嘴皮磨破，口水說干，鞋底磨破，椅子坐穿，屬于是學(xué)校的“平時無人問，有事都要管”的“救火隊”部門。要切實做好辦公室工作，就要了解辦公室工作的性質(zhì)、作用、特點，遵循相應(yīng)的原則，同時努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識和現(xiàn)代化管理經(jīng)驗，注重實踐，不斷提高業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)辦公自動化管理，高質(zhì)高效地完成各項工作，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)貢獻(xiàn)力量。[1]

一、民辦高職高專院校行政秘書隊伍之現(xiàn)狀

1．行政秘書工作內(nèi)容模糊不清，角色定位不準(zhǔn)

秘書工作的顯著特征通常是輔助性和服務(wù)性的，但是高職院校行政秘書究竟應(yīng)該如何為領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)生提供服務(wù)，以及提供哪些服務(wù)，都缺乏比較明確的規(guī)范，往往都是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求，以及秘書自身對工作的理解來確定，這很容易導(dǎo)致秘書角色的模糊甚至錯位，秘書、領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生的工作出現(xiàn)交叉或者錯位，有的領(lǐng)導(dǎo)兼職秘書，忙得不亦樂乎，秘書清閑，有的領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)甩手掌柜，秘書當(dāng)家，秘書再將工作層層往下安排，有的學(xué)生自己的事情，學(xué)校秘書幫著做，有的學(xué)生的工作沒有人過問，可謂種種亂象。[2]

2．行政秘書隊伍素質(zhì)良莠不齊

總體而言，高職院校行政秘書隊伍素質(zhì)良莠不齊，主要體現(xiàn)在兩個方面。第一，業(yè)務(wù)素質(zhì)高低不齊。首先從所學(xué)專業(yè)上看，很多行政秘書并不是科班出身，而是從其它崗位調(diào)配的，本身并非秘書相關(guān)出身。不少擔(dān)任行政秘書的人員并非本專業(yè)出身，在工作前也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，沒有更多的實際經(jīng)驗，理論和技能的儲備都嚴(yán)重不足。其次從學(xué)歷方面看，行政秘書與其他的教學(xué)科研類教職員工工相比，學(xué)歷普遍偏低，甚至極個別的都沒有大學(xué)文憑。再次行政秘書業(yè)務(wù)需要多面手，秘書工作相對其他教學(xué)科研類型崗位要求鉆研專業(yè)不同，反而講求一人多面手，一人多用，對專業(yè)知識有很強(qiáng)的廣泛性要求，在實踐操作中需要秘書知識、檔案學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)等其它各類知識相結(jié)合，并能要能夠熟練使用計算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代化的工具，工作的特點也具有實效性和綜合性。第二，思想中的抵觸和自輕情緒。首先表現(xiàn)在對待崗位的被動情緒，很多行政秘書的工作都是由單位或者領(lǐng)導(dǎo)調(diào)配的，有時并非處于本人的主動要求，屬于被動擔(dān)任，這難免就會產(chǎn)生厭煩、排斥等被動情緒，對工作沒有積極性，有事能拖就拖，得過且過，缺少積極性、主動性和創(chuàng)造性。從而產(chǎn)生對自己本職工作的輕視和忽視的心態(tài)。第三，心里承受能力偏低。[3]

二、行政秘書工作存在的問題

1．行政秘書工作得不到重視，收入待遇低

在高職院校，行政秘書是為教學(xué)科研服務(wù)。很多領(lǐng)導(dǎo)和教師都認(rèn)為，行政工作沒什么難的，不過是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重視甚至看不起行政秘書。近幾年來。高校分配制度的改革向教學(xué)大量傾斜，在福利和補(bǔ)貼方面對教師有一個很大比例的傾斜，而行政秘書的收入?yún)s無明顯改善，遠(yuǎn)低于教師的平均水平，使行政秘書內(nèi)心的平衡感被打破，并產(chǎn)生失落和迷茫，以致產(chǎn)生對工作的厭煩的情緒，從而影響高校內(nèi)部管理的效率和質(zhì)量。

2．行政秘書職稱評定難，外出培訓(xùn)機(jī)會少

在專業(yè)技術(shù)職稱評聘上，高職院校行政秘書難于進(jìn)行職稱評定，而且評聘的比例極低。行政秘書平時大都忙于具體事務(wù)，個人學(xué)習(xí)進(jìn)修的時間少，也少有機(jī)會外出參觀考察、學(xué)習(xí)和工作研討，缺少接受系統(tǒng)性、專業(yè)性再教育和職業(yè)再培訓(xùn)的機(jī)會。[4]

3．行政秘書職業(yè)前景渺茫

行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關(guān)愛，缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)和交流，缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo)，對于未來不知何去何從，前景渺茫！導(dǎo)致行政秘書大多思想不穩(wěn)定，態(tài)度不積極。造成整個行政秘書隊伍不穩(wěn)定，流動性大。

4．累積性職業(yè)傷害帶來的健康問題

現(xiàn)代辦公設(shè)備的應(yīng)用，一方面提高了行政效率，另一方面也給行政秘書帶來了累積性職業(yè)傷害。行政秘書長時間保持坐姿、雙手頻繁敲打鍵盤，使他們的運動量減少，改變姿勢、緩解疲勞的機(jī)會減少，增加了他們患腰椎疾病和腕管綜合癥等累積性傷害造成的疾病的幾率。[5]

三、做好高職院校行政秘書工作

1．必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)、身心素質(zhì)

高校教學(xué)秘書工作需要具備一定的理論功底，因此，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)。第一、學(xué)習(xí)理論，才有方向。認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線方針政策，學(xué)習(xí)黨的“十七大”精神，認(rèn)真學(xué)習(xí)“三個代表”重要思想，并自覺運用于實踐，提高政治理論水平，覺運用理論武裝頭腦。第二，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)提高水平。學(xué)習(xí)各項業(yè)務(wù)知識，提高處理各方面問題的能力，才能提高水平。高校教學(xué)秘書的工作涉及面廣、綜合性強(qiáng)，這就要求既當(dāng)專家，又當(dāng)通才。要充分認(rèn)識到提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的緊迫感，學(xué)習(xí)運用現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，使自己的理論水平和業(yè)務(wù)水平適應(yīng)不斷變化發(fā)展的新形勢，能夠跟上時代的步伐。在此基礎(chǔ)上，還要廣開視角，向群眾學(xué)習(xí)，在實踐中打牢理論、業(yè)務(wù)和文字功底，努力提高自身素質(zhì)，迎接時代的挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書要正確對待，學(xué)會對自身的心里進(jìn)行調(diào)適，提高心理素質(zhì)，加強(qiáng)對教學(xué)秘書工作的認(rèn)識，樹立光榮感和自豪感，強(qiáng)化自己的責(zé)任心和事業(yè)心，把奉獻(xiàn)當(dāng)成尋常事，變成自覺行為，始終保持一個高尚的人格和健康的心態(tài)，樂觀向上、積極進(jìn)取，在平凡中實踐著自己的偉大，良好的身心素質(zhì)不僅包括良好的心理素質(zhì)，還要擁有健康的身體素質(zhì)，強(qiáng)健的體魄是好工作的基礎(chǔ)條件，教學(xué)秘書應(yīng)在繁忙的工作之余，注意鍛煉身體，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，保證身體處于健康狀態(tài)。[6]

2．樹立三種意識

（1）學(xué)習(xí)意識

作為一名高校行政秘書，需要草擬分院部門行政工作報告、總結(jié)、規(guī)劃和決議等綜合性文字材料文件，這就要求我們熟悉常用的應(yīng)用文類型、格式以及語言的組織，要求我們樹立學(xué)習(xí)求知的意識，開拓自己的知識面，努力提高聽、說、讀、寫、用的能力。當(dāng)然，還應(yīng)通過各種途徑深人科研和行政管理第一線，在工作的同時，不忘學(xué)習(xí)提升自己的科研能力。此外，還要學(xué)習(xí)與人交流、溝通的能力，作為一名秘書，不免要接觸不同崗位不同身份的人員，要學(xué)會與人相處，廣結(jié)良緣，為工作的順利開展實施奠定基礎(chǔ)。

（2）規(guī)則意識

規(guī)則意識，并不意味著要固守成規(guī)，按部就班，一成不變。無論從事何種職業(yè)，都有一定的職場規(guī)則，作為高校行政秘書，首先要遵守一定的職業(yè)道德，要有保密意識，秘書往往需要參加重要會議，領(lǐng)取行政機(jī)要文件，保密部門機(jī)要文件資料，為維護(hù)學(xué)校部門的利益，秘書人員需要掌握一定保密方法，遵守職業(yè)操守。其次，秘書在工作中要保持嚴(yán)明的紀(jì)律，要明白秘書不是領(lǐng)導(dǎo)，在工作中要做到不該聽的不聽，不該看的不看，不該說的不說。

（3）服務(wù)意識

服務(wù)，并不意味著包攬全部大小事務(wù)，也并不意味著低人一等，當(dāng)前高校的行政秘書人員基本都是本科及其以上學(xué)歷，文化、素質(zhì)高，因而服務(wù)他人也應(yīng)有所創(chuàng)新。要心懷寬容之心，學(xué)會換位思考。

3．推崇發(fā)揚三種精神

（1）一絲不茍的精神

秘書工作繁雜，涉及到的工作更是方方面面。作為秘書，首先就要明確自己的工作職責(zé)，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容、分工、步驟、方式方法、完成時間等。要清楚工作的輕重緩急，明白“秘書無小事”的道理。作為高職院校的行政秘書，文書工作就是其中一項最重要、最大量的日常工作。所謂文書工作，主要包括文件的起草、校對、印制、傳遞以及文件資料的立卷與歸檔。這一系列的工作，都要求秘書具有一絲不茍的精神。一絲不茍不僅要體現(xiàn)在具體的工作中，也應(yīng)體現(xiàn)在我們的言行舉止上，行政秘書要根據(jù)不同的工作對象、不同的工作環(huán)境采取恰當(dāng)?shù)男袨榉绞?。[7]

（2）鍥而不舍的精神

前面說過，秘書工作繁雜，要接觸處理的事務(wù)也大小不一，在日常工作中，難免會遇到困難。這就要求我們行政秘書人員要有良好的心理素質(zhì)，要具備一定的心理承受力，要鍥而不舍。鍥而不舍，不僅要表現(xiàn)在工作上，還要表現(xiàn)在對自己的認(rèn)知上，受傳統(tǒng)因素影響，秘書的角色與作用一直未能被高校重視，這就需要我們秘書自身正確認(rèn)知，積極應(yīng)對，鍥而不舍。在做好日常工作之余，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，以尋求高校的重視以及自身發(fā)展。

四、高職院校行政秘書工作的建議

1．高職院校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，給行政秘書更多理解與關(guān)愛

高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立“管理也是學(xué)問，優(yōu)秀的行政秘書也是人才”的觀念，認(rèn)識到行政秘書對提升高職院校行政管理的重要性，重視和評價行政秘書的工作業(yè)績，建立合理的評價機(jī)制。重視行政秘書隊伍建設(shè)，并為行政秘書提供培訓(xùn)與繼續(xù)教育的機(jī)會，提高個人業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)、完善專業(yè)知識、發(fā)揮協(xié)調(diào)能力、強(qiáng)化服務(wù)意識，使行政秘書在高職院校能發(fā)揮出積極的作用。

2．適當(dāng)提升行政秘書的職業(yè)地位和待遇

目前，高職院校許多的改革措施都是向教師和科研人員傾斜，進(jìn)一步拉大了與行政人員在收入與待遇方面的差距，在極大程度上影響了行政秘書對秘書工作的熱愛，動搖了他們長期從事秘書工作的決心和信心，誘發(fā)了他們對工作的倦怠情緒。因此，高職院校應(yīng)對現(xiàn)行的分配制度進(jìn)行適度調(diào)整，建立完善合理的薪酬體系與激勵機(jī)制，將收入與獎勵向教學(xué)第一線傾斜的程度控制在合理、適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)，逐步縮小教學(xué)人員與行政秘書收入的差距，適當(dāng)提高行政秘書的待遇水平，對優(yōu)秀行政秘書進(jìn)行物質(zhì)獎勵。

3．行政秘書人力資源規(guī)劃問題

高職院校在對行政秘書實施人力資源規(guī)劃時，要與自身的發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)。制定完善的行政秘書教育培訓(xùn)計劃，確定培訓(xùn)流程，明確培訓(xùn)方式和內(nèi)容，將行政秘書職業(yè)發(fā)展納入到高職院校人力資源規(guī)劃之中，讓符合高職院校價值理念的行政秘書得到長足發(fā)展，為行政秘書營造良好的職業(yè)發(fā)展環(huán)境和多元化的職業(yè)發(fā)展路徑，建立高職院校和行政秘書相互促進(jìn)、相互發(fā)展的互動機(jī)制和伙伴關(guān)系。將行政秘書群體作為一個整體來考慮，將行政秘書隊伍建設(shè)納入學(xué)校管理隊伍建設(shè)，構(gòu)建科學(xué)合理的行政秘書隊伍，加強(qiáng)對他們的管理，并適當(dāng)進(jìn)行崗位輪換，以提高行政秘書對工作的積極性。

4．提升行政秘書的服務(wù)意識

高職院校行政秘書必須樹立科學(xué)發(fā)展觀，解放思想，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮敬業(yè)，認(rèn)真履行高職院校行政秘書的工作職責(zé)，把握好自己的角色定位，不斷錘煉業(yè)務(wù)素質(zhì)，切實提高工作質(zhì)量和工作效率，積極適應(yīng)高職院校發(fā)展的需要，更好地服務(wù)院系行政管理層與廣大師生員工。高職院校行政管理工作是高職院校各項工作正常運行的保證，行政秘書應(yīng)該以服務(wù)為宗旨，努力辦事、辦好事，同時學(xué)校也應(yīng)該給予相應(yīng)的支持和激勵，充分調(diào)動高職院校行政秘書的工作積極性。

結(jié)語

談到現(xiàn)在的大學(xué)生管理，但凡是在學(xué)生管理實踐中遭遇到現(xiàn)在的大學(xué)生的管理者都會滔滔不絕地說上一大堆，個性強(qiáng)、任性、自我、自私自利、缺乏理想、回避壓力、獨立性差、不善合作等等，而且可能是貶多于褒！不管整個社會如何評價現(xiàn)今的大學(xué)生，但是他們不會有所改變，他們個性鮮明我行我素的特點還是能被大多數(shù)學(xué)生管理工作者所認(rèn)可的。要想使自己的管理方法被他們所接受，使我們的管理有所成效，我認(rèn)為首先要了解他們，了解才是基礎(chǔ)。

[1]鄢彬.淺談如何做好高職院校行政秘書工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2016(3).

[2]許建功.淺析高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀和存在的問題[J].科技視界,2012(21):92-93.

[3]杜秋蘭.高職院校二級學(xué)院行政秘書工作的實踐與思考[J].科技資訊,2011(26):245-245.

[4]閆曉莉.對高職院校二級學(xué)院行政秘書的工作探討[J].經(jīng)濟(jì)生活文摘月刊,2013(3):260.

[5]閆曉莉.如何培養(yǎng)高職院校二級學(xué)院行政秘書的綜合素質(zhì)[J].華人時刊旬刊,2013(4).

[6]潘余佳.以人為本、準(zhǔn)確定位與激勵高效--高職院校二級學(xué)院行政秘書工作淺議[J].都市家教月刊,2015(8).

[7]閆曉莉.如何培養(yǎng)高職院校二級學(xué)院行政秘書的綜合素質(zhì)[J].華人時刊旬刊,2013(4).