張亞玲

（新疆巴音郭楞職業(yè)技術學院檔案館 新疆巴音郭楞 841000）

高校學生檔案管理現(xiàn)代化中的問題與對策探討

張亞玲

（新疆巴音郭楞職業(yè)技術學院檔案館 新疆巴音郭楞 841000）

隨著當下社會的信息化發(fā)展，高校學生檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢，不可逆轉(zhuǎn)，但是我國高校學生檔案管理的現(xiàn)代化過程中依然存在著一定的問題和不足，有必要采取一定措施去維護和完善，才能夠徹底實現(xiàn)學生檔案管理的現(xiàn)代化水平，進而提升高校檔案管理工作的水平。本文主要從檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵和特點，檔案管理現(xiàn)代化存在的問題和不足，最后提出加強高校學生檔案現(xiàn)代化管理的可行路徑和舉措。

高校學生 檔案管理現(xiàn)代化 基本內(nèi)涵

高校學生檔案作為學生的重要資料庫，包含了學生的家庭、學校表現(xiàn)等各方面的信息資料，是學生求職應聘的重要參考信息，因此，必須要加強對檔案管理工作的重視程度。而當前信息時代的發(fā)展需要高校學生檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理方式，以提高檔案管理水平，促進檔案管理工作的進步。[1]

一、高校學生檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵和特點

學生檔案管理現(xiàn)代化，顧名思義就是高校通過利用現(xiàn)代化的設備，現(xiàn)代化的管理手段和方法對學生的檔案進行整理、歸納、匯總等一系列工作，以適應現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢，提高高校學生檔案管理的水平。結(jié)合高校學生檔案管理現(xiàn)代化的定義可以發(fā)現(xiàn)，高校學生檔案管理現(xiàn)代化相比較與傳統(tǒng)的檔案管理模式，存在有以下幾個特點：

第一，采用現(xiàn)代化的管理設備?，F(xiàn)代化的檔案管理工作借助的是現(xiàn)代科技設備，計算機、網(wǎng)絡、打印機、掃描儀等各種現(xiàn)代科技設備全部應用到學生檔案管理的工作中去。這種現(xiàn)代設備的應用，為檔案管理工作的開展提供了物質(zhì)保障，不僅減輕了人工的負擔，而且能夠提高工作的效率。[2]

第二，采用現(xiàn)代化的管理隊伍和技術。現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化管理的工作人員隊伍，通過現(xiàn)代化的管理手段和技術對學生檔案進行處理，這就需要工作人員具備現(xiàn)代化操作的水平和能力，利用現(xiàn)代設備進行各項工作，嚴格遵守現(xiàn)代化的各種流程，規(guī)范操作，提高工作進度，完善檔案管理。[3]

第三，檔案現(xiàn)代化管理的共享性和便利性。學生的檔案作為就業(yè)的重要依據(jù)，在參加招聘時起著重要的作用，學生檔案的現(xiàn)代化管理能夠保證招聘單位通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫可以及時的掌握學生的各種資料，非常的便利，能夠通過數(shù)據(jù)篩選，對比和分析，迅速便捷的找到參考數(shù)據(jù)，為用人單位和學生都提供了便利的條件。

二、當下高校學生檔案管理現(xiàn)代化的問題和不足

雖然高校學生檔案管理的現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展的趨勢，但是當前高校學生檔案管理現(xiàn)代化工作中依然存在以下幾點不足：

第一，高校學生檔案管理現(xiàn)代化的理念不成熟，重視程度不夠。高校目前把精力都重點投入到教學當中去，對于學生檔案的現(xiàn)代化管理重視程度不高，而現(xiàn)代化的檔案管理需要投入足夠的人力、物力才能夠形成。目前，學校不能夠很好的開展這項工作，依然采取傳統(tǒng)的管理模式，不重視檔案管理的各項工作，疲于應付，學生檔案管理工作停滯不前，丟失和造假的現(xiàn)象依然屢禁不止。

第二，缺乏專業(yè)化的檔案管理人員，設備技術更新較慢?，F(xiàn)代化檔案管理依靠的是現(xiàn)代化的設備、技術和方法，因此，需要專業(yè)的現(xiàn)代化管理人才，需要具備專業(yè)的能力和素養(yǎng)，而傳統(tǒng)的人員老化，知識結(jié)構明顯落后，不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。另外，由于引進現(xiàn)代設備需要大額的資金，高校投入力量不足，資金欠缺，現(xiàn)代化設備的配置不齊全，影響到工作的開展。

第三，現(xiàn)代化管理的制度法規(guī)不健全，評價體系尙需完善。現(xiàn)代化檔案管理工作的開展需要有制度和法規(guī)作為保障，但是當下高校在規(guī)章制度的制定還不明確，導致工作無法順利開展，尤其是缺乏嚴格的評價體系，導致員工的工作積極性不高，工作形式化嚴重，影響了檔案現(xiàn)代化管理的實際效果。

三、加強高校學生檔案管理現(xiàn)代化的可行路徑和舉措

為了提高當前高校學生檔案管理的現(xiàn)代化水平，切實加強高校的檔案管理工作，有必要進行以及幾點嘗試和探索：

第一，加強對現(xiàn)代化檔案管理的重視程度，加大資金扶持，確保工作的開展。學校要提高認識，加強對檔案現(xiàn)代化管理的重視程度。俗語有云“巧婦難為無米之炊”，所以高校要加強對檔案現(xiàn)代管理的資金投入力度，確保學校引進現(xiàn)代化管理的技術和設備，確保工作的順利開展。

第二，完善現(xiàn)代化管理隊伍，配備專業(yè)的技術人才?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要專業(yè)的人才，只有具備現(xiàn)代化設備的操作能力和素養(yǎng)，才能夠為開展此項工作奠定人才基礎，有的學校雖然引進了高端設備，但是工作人員不懂操作，導致設備形同虛設，現(xiàn)代化的檔案管理工作無法開展，所以，要建立一支高素質(zhì)、懂操作、業(yè)務嫻熟的專業(yè)人才隊伍。

第三，建立各項規(guī)章制度，確?，F(xiàn)代化檔案管理的規(guī)范化開展，同時，指定科學的評價體制，確保管理實效?，F(xiàn)代化檔案管理工作的開展要有一定的規(guī)章制度來維護，無論是檔案的歸納、提取、修改或者是派遣要有明文規(guī)定，嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保工作的有法可依，有據(jù)可循。而且，只有嚴格考核評價體系，才能夠保證工作人員的工作效率和積極性，不斷提高工作水平，確保通過考核，不受到任何的懲罰。[4]

結(jié)語

鑒于高校學生檔案管理的重要性，以及開展檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，高等院校必須要完善一系列的舉措和措施，加強學生檔案管理現(xiàn)代化的水平，這樣不僅能夠彌補傳統(tǒng)檔案管理的困難，而且能夠提高學生檔案管理的水平和檔次，對于高校的現(xiàn)代化管理也是進一步加深和推進，因此，高校學生檔案管理的現(xiàn)代化是符合歷史發(fā)展趨勢的正確做法，即使工作中存在著一定的問題，也必須要努力的克服，才能夠?qū)崿F(xiàn)學生檔案管理的現(xiàn)代化，為學生就業(yè)求職提供全面、可靠、可信的檔案資料。

[1] 黃引娣,劉輝. 淺談高等學校教務管理人員應具備的基本素養(yǎng)與能力 [J]. 科技信息. 2014 (01)：78-79.

[2] 陳一紅. 雷亞旭,梁文麗.高校檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新研究——以學生檔案管理為例 [J]. 黑龍江史志. 2015 (13):45-46.

[3] 劉昆鵬,王玉武. 現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型現(xiàn)實下的高校檔案館功能建設研究 [J]. 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟. 2013 (12)：65-66.

[4] 金明輝.,何玉梅,安春平.創(chuàng)新高校檔案管理工作服務于教學科研 [J]. 佳木斯大學社會科學學報. 2016 (05):56-57.

張亞玲，新疆巴音郭楞職業(yè)技術學院檔案館館員，1973年1月出生，研究方向：檔案管理，女