劉衛(wèi)兵

（烏魯木齊市圖書館 新疆烏魯木齊 830063）

淺談公共圖書館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)在公共圖書館評估工作的地位和作用

劉衛(wèi)兵

（烏魯木齊市圖書館 新疆烏魯木齊 830063）

以第六次全國縣級以上公共圖書館評估定級工作為切入點，闡述了目前業(yè)務(wù)檔案管理的重要性和必要性，統(tǒng)一管理，建立健全制度，著力提高人員素質(zhì)和數(shù)字化程度，適應(yīng)公共圖書館發(fā)展需要。

公共圖書館 業(yè)務(wù)檔案 作用

檔案是國家機(jī)關(guān)社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。業(yè)務(wù)檔案是圖書館科學(xué)管理的一項重要內(nèi)容， 業(yè)務(wù)文件材料形成、積累、整理和歸檔，是圖書館管理工作的一個有機(jī)環(huán)節(jié)。歸檔范圍涉及到圖書館的各項業(yè)務(wù)活動，檔案的建立可使圖書館的各項工作有據(jù)可查，井井有條，可以更好地為全館各項工作服務(wù)。[1]

一、業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的重要性和必要性

1.業(yè)務(wù)檔案建設(shè)是圖書館評估工作的一項重要內(nèi)容

今年是全國縣級以上公共圖書館第六次評估定級考核驗收，前五次評估定級工作在文化部的統(tǒng)一組織和領(lǐng)導(dǎo)下，在“以評促建”思想的指導(dǎo)下，不斷推進(jìn)全國各地各級公共圖書館建設(shè)與事業(yè)發(fā)展，取得了顯著的成效，我國公共圖書館評估工作已經(jīng)逐步走向規(guī)范化與制度化。此次評估經(jīng)過多次調(diào)研、研討，形成了科學(xué)配置評估目的和方式，首次嘗試用經(jīng)濟(jì)量化法評估公共圖書館的管理、業(yè)務(wù)、服務(wù)工作，實現(xiàn)了評估定級工作新的突破。[2]

此次評估指標(biāo)體系包括三個模塊：服務(wù)效能、業(yè)務(wù)建設(shè)和保障條件。以地市級公共圖書館評估體系為例，評估指標(biāo)體系中一級指標(biāo)30個，二級指標(biāo)111個。其中在業(yè)務(wù)建設(shè)模塊，財務(wù)、資產(chǎn)和檔案管理一級指標(biāo)下，對檔案管理指標(biāo)的考察共5分，其中行政檔案2分，業(yè)務(wù)檔案3分。行政檔案重點考查人事檔案、職工考核、財務(wù)檔案、建筑設(shè)施設(shè)備檔案、館史檔案、工程項目檔案等方面。業(yè)務(wù)檔案重點考查業(yè)務(wù)制度檔案、讀者活動檔案、參考咨詢檔案和業(yè)務(wù)輔導(dǎo)檔案等。要求檔案健全，資料詳實，歸檔及時，有卷宗，有檔案目錄。要求建立相應(yīng)的電子檔案，實現(xiàn)評估材料數(shù)字化，并上傳平臺進(jìn)行評估應(yīng)用。因此，業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫，成為今后公共圖書館評估定級工作的重要手段和實現(xiàn)載體，將直接體現(xiàn)各公共圖書館的工作實績和發(fā)展水平。

2.業(yè)務(wù)檔案建設(shè)是推進(jìn)公共圖書館事業(yè)科學(xué)、規(guī)范發(fā)展的重要措施

圖書館事業(yè)科學(xué)、規(guī)范發(fā)展要求業(yè)務(wù)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣不僅有利于本館自身的科學(xué)管理，而且利于圖書館界的協(xié)調(diào)與協(xié)作。

業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍是否全面、系統(tǒng)，建檔是否規(guī)范，是否進(jìn)行科學(xué)而規(guī)范的分類、立卷、排列、編目，直接反映公共圖書館管理水平。同時，圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計是用數(shù)據(jù)來反映圖書館工作的實際情況，以便對圖書館有一直觀認(rèn)識并實行計量化管理。而業(yè)務(wù)統(tǒng)計是業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的重要組成部分，所以說業(yè)務(wù)檔案建設(shè)工作是業(yè)務(wù)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)。要想反映一個圖書館的業(yè)務(wù)工作情況，必須通過查看業(yè)務(wù)檔案來實現(xiàn)。當(dāng)然，建立業(yè)務(wù)檔案本身這一行為也標(biāo)志著業(yè)務(wù)工作實行了規(guī)范化管理。既然業(yè)務(wù)檔案建設(shè)是業(yè)務(wù)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)，那么，我們只要長期不懈地抓業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)工作，就能促進(jìn)業(yè)務(wù)工作向更高的水平邁進(jìn)。

3.業(yè)務(wù)檔案建設(shè)是保存圖書館重要資料的手段

業(yè)務(wù)檔案建設(shè)還是保存圖書館重要資料的手段。圖書館業(yè)務(wù)檔案是圖書館過去業(yè)務(wù)工作和業(yè)務(wù)活動的記載，包含了過去工作或活動中所形成和接受的各種材料，可以為今后的決策和開展相類似工作以及活動提供依據(jù)，提供決策咨詢材料。通過這些歷史上形成的業(yè)務(wù)檔案資料分析，可以發(fā)現(xiàn)圖書館的發(fā)展歷程，可以摸索出管理工作的規(guī)律； 提出最優(yōu)決策以便改進(jìn)工作， 達(dá)到科學(xué)管理的目的，從而使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。如：通過對歷年的讀者數(shù)據(jù)分析和借閱數(shù)據(jù)分析，撰寫讀者群的變化和借閱變化，以及歷年地區(qū)業(yè)務(wù)調(diào)研檔案分析撰寫地區(qū)圖書館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。為科學(xué)管理決策服務(wù)。同時也是向上級匯報業(yè)務(wù)工作和業(yè)務(wù)活動情況、迎接上級對圖書館進(jìn)行評估檢查以及進(jìn)行干部業(yè)績考核的依據(jù)。因此，圖書館日常工作中的重要資料需要保存，它客觀記錄了以往的業(yè)務(wù)活動情況，是最令人信服的歷史證據(jù)。

4.業(yè)務(wù)檔案為撰寫史志提供第一手材料

業(yè)務(wù)檔案還可為編撰史志等提供資料。它是圖書館各項業(yè)務(wù)工作的原始記錄，是最真實可靠的信息，是圖書館史料編纂最重要的資料來源，對回顧與編寫圖書館發(fā)展史，介紹圖書館的昨天和今天，都有重要意義。如烏魯木齊市圖書館依據(jù)業(yè)務(wù)檔案撰寫了《烏魯木齊市圖書館史志1986—2005》、《新疆通志圖書館20年（1991—2010）》。

二、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案工作現(xiàn)狀

在多數(shù)公共圖書館，檔案管理在圖書館業(yè)務(wù)工作中存于弱勢地位，存在諸多問題，極大限制了檔案管理工作在圖書館事業(yè)發(fā)展中作用的發(fā)揮。

1.業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠

目前，多數(shù)公共圖書館對檔案管理工作重視不夠，人、財、物等方面沒有給予有效保障，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段普遍落后。有些館沒有設(shè)置檔案管理崗位，工作人員都是兼職人員；有些館沒有專門的檔案室，檔案散落在各個部門；有些館有檔案室，但是沒有防蟲、防潮防霉、防火等保障設(shè)施設(shè)備等。這些都極大限制了檔案工作的發(fā)展，阻滯了圖書館檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

2.業(yè)務(wù)檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理

很多圖書館至今沒有完備的業(yè)務(wù)檔案制度，建立專業(yè)的業(yè)務(wù)檔案，只是在文書檔案中歸檔部分業(yè)務(wù)資料，缺乏完整性和系統(tǒng)性。沒有配備專職的檔案干部。有的館將文書檔案劃歸人事部門管理，有的將業(yè)務(wù)檔案劃歸業(yè)務(wù)辦公室管理，有的檔案材料沒有收集整理，仍存放在各部門及有關(guān)人員手中。這種分散的管理模式存在許多弊端，最主要的是致使許多有價值的檔案材料嚴(yán)重?fù)p失，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.務(wù)檔案管理制度不健全

沒有依據(jù)《檔案法》和相關(guān)檔案法規(guī)和遵循業(yè)務(wù)檔案的材料之間內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，制定自己單位完整的檔案管理制度和規(guī)范的工作流程。缺少統(tǒng)一的分類、組卷、編目等，檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段普遍落后。管理工作中一人一個干法缺少規(guī)范化管理，使檔案建設(shè)受阻。如：當(dāng)前公共圖書館有大量的采購項目，會產(chǎn)生各種采購合同和資源類財產(chǎn)帳目。還有隨著科技的發(fā)展各館各種計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電子儀器設(shè)備的劇增這些設(shè)備的使用管理操作規(guī)程、基本技術(shù)等文件也急需技術(shù)檔案的建立。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低

有的圖書館至今沒有設(shè)立專職檔案員，或雖已設(shè)立，但由于一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏正確的認(rèn)識，把檔案工作看成是一項可有可無、可急可緩的工作使得檔案管理人員在工作分配上往往兼職過多，或經(jīng)常換人，難以使業(yè)務(wù)檔案工作連續(xù)做下去，經(jīng)常中斷，直接造成檔案不全，無法集中精力把檔案工作做扎實。

5.檔案數(shù)字化建設(shè)緩慢

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，公共圖書館的數(shù)字化與自動化程度大大提高，但檔案工作在圖書館業(yè)務(wù)工作中一直處于弱勢地位，這造成檔案工作無法滿足圖書館發(fā)展的步伐，然而，現(xiàn)在許多館檔案管理還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，很多紙質(zhì)檔案經(jīng)年累月，人員變動，保存不全，查找困難，利用更無從談起。此次評估定級工作首次通過信息化管理平臺進(jìn)行評估考核，對檔案管理工作數(shù)字化提出了明確的要求，這將加快推進(jìn)公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

三、加強(qiáng)公共圖書館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)管理的措施

1.務(wù)檔案集中統(tǒng)一管理

對業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、標(biāo)注、保管等統(tǒng)一要求，依據(jù)檔案規(guī)范性文件，參考“公共圖書館第六次評估定級標(biāo)準(zhǔn)”，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、制定歸檔范圍、制定完整的工作流程、制定嚴(yán)格的移交制度，各業(yè)務(wù)部門所進(jìn)行的各項業(yè)務(wù)工作或業(yè)務(wù)活動，在其完成或告一段落后，將所形成的文件材料，加以系統(tǒng)整理后，定期移交集中保存。重點收集業(yè)務(wù)制度、讀者活動、參考咨詢、業(yè)務(wù)輔導(dǎo)等檔案。

2.制定相應(yīng)的考核制度

檔案管理是一項長期工作，要使責(zé)任到部門，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核制度。要將業(yè)務(wù)檔案工作納入年初目標(biāo)任務(wù)，制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，年底進(jìn)行考核。檔案人員實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，將檔案管理與工作實績考核獎懲掛鉤，讓檔案管理人員真正負(fù)起業(yè)務(wù)文件材料形成、積累、整理和歸檔的責(zé)任，而確保檔案的收集歸檔。

3.業(yè)務(wù)檔案管理的數(shù)字化和開發(fā)利用

當(dāng)前各個公共圖書館的業(yè)務(wù)檔案有紙質(zhì)文件與數(shù)字化文件同時大量并存，各館在信息化上投入都比較大，有自己的中央機(jī)房，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境好，擁有多余的存儲空間，而業(yè)務(wù)檔案，主要就是處理文檔、圖片、音頻、視頻等多種資料。當(dāng)前FTP在各行業(yè)應(yīng)用已經(jīng)較為廣泛，F(xiàn)TP就是文件傳輸協(xié)議，實現(xiàn)在局域或廣域網(wǎng)內(nèi)的文件信息共享，文件傳輸是信息共享非常重要的一個內(nèi)容之一，對于文件的共享、文件瀏覽，使用FTP來進(jìn)行管理，是再合適不過了，既節(jié)約經(jīng)費，又能高速便捷的對檔案進(jìn)行管理。分配給檔案管理者上傳數(shù)字檔案權(quán)限，給各部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員瀏覽和下載權(quán)限。保證檔案的質(zhì)量，實現(xiàn)文件信息共享，方便隨時使用，檔案管理的最終目的在于利用，在開發(fā)利用方面，充分利用業(yè)務(wù)檔案，撰寫各種分析報告、為評估定級工作提供詳實材料、上報各種數(shù)據(jù)、編撰圖書館史志系統(tǒng)提供檔案資料等，為館內(nèi)各項工作及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書館的各項工作服務(wù)。

4.升業(yè)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

圖書館檔案管理者要委派嚴(yán)肅認(rèn)真，愛崗敬業(yè)，一絲不茍的人員兼任，配備的人員工作要相對穩(wěn)定，不要經(jīng)常換人。他們在具備圖書館專業(yè)知識同時，還要定期參加檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，掌握計算機(jī)相關(guān)知識，處理多種載體檔案的能力。

[1]王艷玲.圖書館業(yè)務(wù)檔案規(guī)范性管理探析[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報，2011（5）

[2]張?zhí)旆f.加強(qiáng)公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理之我見[J].圖書情報工作,2012 年增刊(1)

劉衛(wèi)兵（1968.08——），男 陜西省岐山縣，本科 烏魯木齊市圖書館館員，研究方向：圖書館數(shù)字化建設(shè)；地方文獻(xiàn)工作組織管理；圖書館業(yè)務(wù)檔案管理和利用等。