沈若農(nóng)（湖南省邵陽(yáng)市第六中學(xué)）

初高中學(xué)生學(xué)籍檔案管理方案探究

沈若農(nóng)
（湖南省邵陽(yáng)市第六中學(xué)）

新課改的推廣在順利進(jìn)行的同時(shí)，國(guó)家也更加重視扶植基礎(chǔ)教育的發(fā)展建設(shè)。在這樣的浪潮下，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大、學(xué)生數(shù)量不斷增長(zhǎng)，在給學(xué)校帶來(lái)利益創(chuàng)收的同時(shí)也給校內(nèi)學(xué)生學(xué)籍的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。學(xué)籍檔案是每個(gè)學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間各方面學(xué)習(xí)成果和發(fā)展?fàn)顩r的歷史憑證，需要學(xué)校妥善對(duì)其加以管理。將就初高中學(xué)生的學(xué)籍檔案管理問(wèn)題展開(kāi)討論，以期得到較為有效的管理方案。

中學(xué)；學(xué)生；學(xué)籍檔案；管理

一、初高中生學(xué)籍檔案管理的重要性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種信息檔案內(nèi)容逐步走向電子化，這也促進(jìn)檔案信息管理技術(shù)的發(fā)展與規(guī)范化，對(duì)于人事檔案的管理也應(yīng)該更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。學(xué)生的學(xué)籍檔案，作為每個(gè)人的第一本人事檔案，更需要引起我們的重視。

1.學(xué)籍檔案記錄著學(xué)生的重要學(xué)習(xí)經(jīng)歷

每個(gè)學(xué)生的學(xué)籍檔案，都由經(jīng)過(guò)多年管理經(jīng)驗(yàn)提煉成的表格、文本等信息組成，記錄學(xué)生由入學(xué)開(kāi)始，在校期間的成績(jī)、表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等直到學(xué)生畢業(yè)。是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的重要證明，對(duì)學(xué)生今后的發(fā)展也有重要影響。

2.學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生的繼續(xù)深造有著重要影響

在學(xué)生升學(xué)時(shí)的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是學(xué)籍檔案的移交。尤其是學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)懲情況，會(huì)在這時(shí)起到較為明顯的影響作用。隨著家庭經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增強(qiáng)，越來(lái)越多的家長(zhǎng)選擇把孩子送出國(guó)門(mén)，孩子在國(guó)內(nèi)的學(xué)籍檔案也是必要的遞交材料之一。因此，規(guī)范嚴(yán)格的對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理顯得更為重要。

3.學(xué)籍檔案是學(xué)生社會(huì)檔案中的第一頁(yè)

學(xué)籍檔案從建立之日起就一直跟隨著學(xué)生的人事變遷。我們常常錯(cuò)誤地認(rèn)為，只有大學(xué)的學(xué)籍檔案才會(huì)作為人事檔案的第一頁(yè)，隨著報(bào)到證被打入人才市場(chǎng)進(jìn)行管理。其實(shí)，在這份檔案中也包含著我們之前的學(xué)籍檔案。

二、初高中生學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

義務(wù)教育初級(jí)階段的小學(xué)，學(xué)生的學(xué)籍檔案結(jié)構(gòu)較為簡(jiǎn)單，主要包含學(xué)生手冊(cè)與學(xué)生每學(xué)期的身體健康表格。隨著學(xué)生步入初高中，學(xué)生的學(xué)習(xí)任務(wù)和學(xué)習(xí)活動(dòng)更加豐富，因此學(xué)生的學(xué)籍檔案管理也更為重要。

1.學(xué)生的學(xué)籍開(kāi)始固定

在小學(xué)階段，學(xué)生的學(xué)籍管理還不是特別嚴(yán)格，學(xué)生一旦轉(zhuǎn)學(xué)之后，學(xué)生的部分學(xué)籍檔案是可以重新來(lái)填寫(xiě)編制的。從學(xué)生步入中學(xué)開(kāi)始，學(xué)籍檔案就開(kāi)始固定，不會(huì)因?yàn)閷W(xué)生變更學(xué)校而發(fā)生改變。

2.學(xué)生檔案內(nèi)容開(kāi)始豐富起來(lái)

前面我們提到小學(xué)時(shí)候的學(xué)籍檔案主要記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和身體健康表格。從中學(xué)開(kāi)始，學(xué)生參加比賽的獎(jiǎng)勵(lì)、參加校級(jí)以上的評(píng)優(yōu)的獎(jiǎng)勵(lì)、校級(jí)以上的參賽成績(jī)、校內(nèi)校外的違紀(jì)行為等都會(huì)記錄到學(xué)生的學(xué)籍檔案中去。

3.學(xué)生的學(xué)籍檔案不再保留在學(xué)生手中

從中學(xué)開(kāi)始，學(xué)生基本只有兩次接觸自己學(xué)籍檔案的機(jī)會(huì)。第一次是入學(xué)階段，老師將空白的檔案分發(fā)給學(xué)生，填寫(xiě)自己的基本個(gè)人信息。第二次就是在畢業(yè)階段，老師將已經(jīng)填完的檔案分發(fā)給學(xué)生，對(duì)個(gè)別的信息內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和檢查。不再像小學(xué)階段一樣每個(gè)學(xué)期都會(huì)看到自己的各種檔案信息。也是從這時(shí)開(kāi)始，學(xué)生對(duì)于檔案的概念開(kāi)始模糊化。

三、初高中生學(xué)籍檔案管理的有效方案

現(xiàn)在對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案的管理還存在很多問(wèn)題。我們應(yīng)該著重注意，從而總結(jié)出較為完善、有效的管理方案。

1.管理人員要專業(yè)有責(zé)任心

學(xué)籍檔案對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，是重要的個(gè)人簡(jiǎn)史，對(duì)于這部分內(nèi)容的規(guī)范管理需要有專業(yè)知識(shí)和責(zé)任心的人才可以勝任?，F(xiàn)在的學(xué)籍管理人員，大多缺乏檔案管理學(xué)習(xí)背景，而且由于對(duì)于學(xué)生學(xué)籍管理工作的重視程度不夠。因此，我們要在管理人員上做出重要的變革。

2.檔案管理內(nèi)容透明化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，個(gè)人的檔案信息已經(jīng)基本完成電子化、透明化。對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍管理，大多出于安全考慮采取統(tǒng)一管理的模式，但是對(duì)于檔案的內(nèi)容可以進(jìn)行一定程度的公示。例如，我們?cè)诒４婕堎|(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，將重要的獎(jiǎng)罰內(nèi)容錄入到電子版本的學(xué)生學(xué)籍檔案中供學(xué)生自由查閱，方便學(xué)生了解自己的學(xué)習(xí)狀況和綜合表現(xiàn)，以便更好地在下一階段的學(xué)習(xí)中對(duì)自己有所突破。

最后，在個(gè)人檔案的基礎(chǔ)上，制定班級(jí)檔案劃分班級(jí)成員檔案時(shí)間表。目前，我們對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案的管理模式為一人為歸類單位，然后再根據(jù)時(shí)間記錄學(xué)生的個(gè)人檔案信息。在這個(gè)基礎(chǔ)上，我們?cè)僖园嗉?jí)為單位，針對(duì)班級(jí)成員以時(shí)間作為歸類單位，將某個(gè)時(shí)間段內(nèi)發(fā)生檔案變動(dòng)的學(xué)生編入表格中，與班級(jí)學(xué)生檔案放在一起進(jìn)行保存。這樣可以豐富個(gè)人檔案的查閱途徑，也能更好地了解班級(jí)內(nèi)學(xué)生的綜合發(fā)展情況。

學(xué)生的學(xué)籍檔案，是學(xué)生學(xué)習(xí)生涯的重要記錄，對(duì)于這部分內(nèi)容的管理和維護(hù)需要老師付出更多的耐心和責(zé)任心。老師要結(jié)合學(xué)校和學(xué)生特點(diǎn)，靈動(dòng)地對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行有機(jī)管理，保證學(xué)生的學(xué)籍檔案安全、完整、真實(shí)。

［1］孫茜.網(wǎng)絡(luò)教育下中學(xué)生學(xué)籍檔案管理初探［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（4S）.

［2］劉琨.學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及完善對(duì)策［J］.城市建設(shè)理論研究：電子版，2015（9）.

·編輯薄躍華