胡紹波

（中國(guó)人民銀行昆明中心支行，云南昆明650021）

項(xiàng)目溝通管理在安防系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

胡紹波

（中國(guó)人民銀行昆明中心支行，云南昆明650021）

安防系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜度高、涉及單位多、實(shí)施周期長(zhǎng)、技術(shù)開(kāi)發(fā)和用戶需求相結(jié)合的大型信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目，項(xiàng)目干系人眾多。通過(guò)運(yùn)用系統(tǒng)集成項(xiàng)目溝通相關(guān)理論知識(shí)，然后指導(dǎo)安防系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)，最終取得了很好的效果。

項(xiàng)目溝通管理；安防系統(tǒng)；項(xiàng)目干系人；績(jī)效報(bào)告

引言

安防系統(tǒng)是各級(jí)單位根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，針對(duì)重點(diǎn)要害部位的安全，所建立的以視頻、報(bào)警、門(mén)禁及語(yǔ)音對(duì)講等設(shè)備為主的網(wǎng)絡(luò)集成聯(lián)動(dòng)防范系統(tǒng)，規(guī)范了各單位安全保衛(wèi)工作，提升了安全防范能力，實(shí)現(xiàn)了安全保衛(wèi)工作的信息化管理。安防系統(tǒng)建設(shè)要求將各種硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)和業(yè)務(wù)等有機(jī)的結(jié)合，最終形成一個(gè)滿足用戶實(shí)際應(yīng)用的完整系統(tǒng)。目前，不少單位的安防系統(tǒng)不僅要求轄內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)本地安防系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間的聯(lián)動(dòng)控制，且要求實(shí)現(xiàn)省—市—縣三級(jí)遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)，使得上級(jí)單位可對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行非現(xiàn)場(chǎng)檢查，監(jiān)督各單位業(yè)務(wù)辦理過(guò)程，及時(shí)通報(bào)業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)隱患。安防系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜度高、涉及單位多、實(shí)施周期長(zhǎng)、技術(shù)開(kāi)發(fā)和用戶需求相結(jié)合為特點(diǎn)的大型信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，需要眾多人員的參與，在集成調(diào)試后需要通過(guò)用戶的驗(yàn)收。由于項(xiàng)目涉及的干系人眾多，溝通管理的好壞決定了項(xiàng)目的成敗。

1 項(xiàng)目溝通管理重要性

在世界經(jīng)濟(jì)日益全球化的今天，溝通的重要性越來(lái)越被人們所認(rèn)識(shí)。溝通是人們分享信息、思想和情感的過(guò)程。在一個(gè)具體的項(xiàng)目中，項(xiàng)目干系人之間的溝通貫穿項(xiàng)目始終。與信息系統(tǒng)項(xiàng)目成功有關(guān)的三個(gè)主要因素是用戶參與、管理層的支持和需求的清晰表達(dá)，所有這些因素都依賴于擁有良好的溝通技能[1]。項(xiàng)目溝通管理是指為確保項(xiàng)目信息及時(shí)且恰當(dāng)?shù)厣?、收集、發(fā)布、存儲(chǔ)并最終處置所需的各過(guò)程[2]。在任何一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通管理，通?；ㄔ谶@方面的時(shí)間占到全部工作的75%～90%?？梢哉f(shuō)，溝通是保證項(xiàng)目計(jì)劃合理性的基礎(chǔ)，是推動(dòng)項(xiàng)目執(zhí)行的基礎(chǔ)，是監(jiān)督與控制的基礎(chǔ)，是做好協(xié)調(diào)、保證良好配合的基礎(chǔ)，是防范風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，是減少?zèng)_突的潤(rùn)滑劑，是化解沖突的良方。由此可見(jiàn)，作為PMBOK“九大知識(shí)領(lǐng)域”的重要組成內(nèi)容，溝通管理在項(xiàng)目管理過(guò)程中扮演著重要角色。許多專家認(rèn)為項(xiàng)目尤其是IT項(xiàng)目失敗的重要原因是溝通的失敗[3]。項(xiàng)目經(jīng)理和他們團(tuán)隊(duì)尤其是和高層管理人員及其他干系人進(jìn)行良好的溝通至關(guān)重要。

2 安防系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目溝通管理的難點(diǎn)

項(xiàng)目干系人眾多，且對(duì)項(xiàng)目的影響各不相同。安防系統(tǒng)建設(shè)涉及到項(xiàng)目建設(shè)方、最終用戶方、系統(tǒng)集成商、各種硬件設(shè)備提供商、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方和軟件提供商等多方的領(lǐng)導(dǎo)和管理使用人員。

項(xiàng)目干系人之間，在對(duì)待項(xiàng)目的問(wèn)題上，可能存在著差異甚至是沖突。如何平衡不同干系人之間的期望，是項(xiàng)目溝通管理的主要問(wèn)題。

不同的項(xiàng)目干系人需要不同的項(xiàng)目資料，不同的階段需要的信息也不同。項(xiàng)目管理者在項(xiàng)目的不同階段，均要按照不同干系人的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需要的項(xiàng)目信息。

3 安防系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目中的溝通管理方法

一般而言，在一個(gè)比較完整的信息系統(tǒng)溝通管理體系中，應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通管理計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和項(xiàng)目干系人管理。

3.1 溝通管理計(jì)劃編制

該階段確定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求。明確哪些人是項(xiàng)目干系人，他們對(duì)該項(xiàng)目的期望和影響程度如何，誰(shuí)需要什么信息、什么時(shí)候需要以及怎樣獲得等問(wèn)題。也就是說(shuō)，溝通的結(jié)果應(yīng)當(dāng)通過(guò)什么形式，向誰(shuí)匯報(bào)、由誰(shuí)執(zhí)行、由誰(shuí)監(jiān)督以及使用什么方法來(lái)發(fā)布等[3]。

根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的不同階段，調(diào)整識(shí)別不同階段的關(guān)鍵干系人，細(xì)化項(xiàng)目的管理策略，完善溝通計(jì)劃。在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，通過(guò)與用戶方領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的溝通，討論了用戶方相關(guān)的管理流程，盡快獲得了系統(tǒng)需求；通過(guò)與項(xiàng)目方領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的溝通，取得了項(xiàng)目方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)方案的認(rèn)可，使得項(xiàng)目成功立項(xiàng)。在項(xiàng)目采購(gòu)階段，通過(guò)與項(xiàng)目采購(gòu)部門(mén)及招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人員的的溝通，使得他們對(duì)安防系統(tǒng)建設(shè)的項(xiàng)目情況有了清晰的認(rèn)識(shí)，根據(jù)項(xiàng)目的需求制定了詳細(xì)的招標(biāo)文件，為項(xiàng)目的順利采購(gòu)奠定了基礎(chǔ)。在項(xiàng)目實(shí)施階段，關(guān)鍵的干系人是系統(tǒng)集成商，另外硬件設(shè)備提供商、用戶方、軟件提供商等也是重要的干系人。制定與各方人員溝通管理計(jì)劃，確定溝通的時(shí)間和方式，為項(xiàng)目順利實(shí)施提供了保證。在試運(yùn)行階段和驗(yàn)收階段，制訂與最終用戶的溝通管理計(jì)劃，順利完成了最終用戶的初步驗(yàn)收測(cè)試和最終驗(yàn)收測(cè)試，以及對(duì)用戶的培訓(xùn)工作等。另外，在項(xiàng)目整個(gè)實(shí)施階段，確定每周五下午周例會(huì)制度。為確保會(huì)議的高效，每次會(huì)議前都收集各用戶方的反饋信息，及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議議程和議題，并下發(fā)會(huì)議資料，以便大家提前準(zhǔn)備，有效地節(jié)約會(huì)議時(shí)間。最后，在會(huì)議結(jié)束前進(jìn)行總結(jié)，重申會(huì)議決議。

3.2 信息分發(fā)

信息分發(fā)使需要的信息以合適的方式及時(shí)發(fā)送給項(xiàng)目干系人。及時(shí)有效地分發(fā)項(xiàng)目干系人所需要的信息是項(xiàng)目溝通的關(guān)鍵[4]。

項(xiàng)目中采用定期匯報(bào)、階段評(píng)審和重大問(wèn)題報(bào)告評(píng)估三種形式報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況。在溝通計(jì)劃和溝通需求表中明確了信息的接受對(duì)象、信息的格式和分發(fā)方式，并規(guī)定了何時(shí)分發(fā)這種信息。根據(jù)溝通對(duì)象、溝通需求的不同，設(shè)置的溝通方式也不同。另外，建立溝通反饋機(jī)制，保證溝通的有效性。在項(xiàng)目實(shí)踐中，采用了適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?，運(yùn)用了有效的溝通技巧，并不一定就能得到準(zhǔn)確的回應(yīng)，因此，對(duì)于重大問(wèn)題的溝通或者多人之間的溝通，要求信息接受方對(duì)信息的溝通結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)和復(fù)述，以確保信息的正確和有效。

3.3 績(jī)效報(bào)告

績(jī)效報(bào)告收集和傳播項(xiàng)目執(zhí)行信息，包括狀況報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告和預(yù)測(cè)。項(xiàng)目干系人通過(guò)審查績(jī)效報(bào)告，可以隨時(shí)掌握項(xiàng)目的最新動(dòng)態(tài)和進(jìn)展，分析項(xiàng)目的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，以便采取措施。

由于各項(xiàng)目干系人的溝通需求不同，設(shè)置了不同的績(jī)效報(bào)告模板，但均需由項(xiàng)目管理小組審核并發(fā)布。針對(duì)項(xiàng)目方高層領(lǐng)導(dǎo)的績(jī)效報(bào)告，主要目的是報(bào)告項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度、執(zhí)行效果，需要簡(jiǎn)要的描述項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r、所取得的項(xiàng)目效果和項(xiàng)目預(yù)計(jì)完成的時(shí)間等項(xiàng)目宏觀信息。針對(duì)用戶方和系統(tǒng)集成商的績(jī)效報(bào)告，主要目的是通報(bào)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，執(zhí)行中存在的問(wèn)題及解決辦法，以及下一步工作計(jì)劃、工作要求等。針對(duì)用戶方和系統(tǒng)集成商的績(jī)效報(bào)告雖然所包含的內(nèi)容大致相同，但是所站的角度和立場(chǎng)不同，所以二者之間也是不一樣的。針對(duì)系統(tǒng)集成商的績(jī)效報(bào)告，不僅關(guān)心項(xiàng)目的總體進(jìn)展情況，也關(guān)心項(xiàng)目過(guò)程中的具體信息，要求較詳細(xì)?？?jī)效報(bào)告的發(fā)布均由事先確定的接口人分別發(fā)布，保證了發(fā)布信息的統(tǒng)一和一致，保證了溝通的效率和效果。

3.4 項(xiàng)目干系人管理

項(xiàng)目干系人管理是對(duì)項(xiàng)目溝通進(jìn)行管理，以滿足信息需要者的需求并解決項(xiàng)目干系人之間的問(wèn)題[4]。積極地管理項(xiàng)目干系人，提高項(xiàng)目因?yàn)轫?xiàng)目干系人之間存在未解決的問(wèn)題而偏離的可能性，提高操作人員的能力，避免他們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)行期間分崩離析。

在該項(xiàng)目管理中，與單位領(lǐng)導(dǎo)及單位內(nèi)部其他部門(mén)的溝通主要采用面對(duì)面方式，以方便快速解決問(wèn)題。與上下級(jí)單位的溝通，由于各單位分布較廣，不可能采取面對(duì)面的溝通方式，通常采取電子郵件的方式溝通，明確工作內(nèi)容和工作計(jì)劃，必要時(shí)電話溝通。與系統(tǒng)集成商溝通，通常采用電子郵件、電話的方式進(jìn)行方案的溝通，初步溝通后再約定時(shí)間，進(jìn)行面對(duì)面的會(huì)議溝通，最后簽字確認(rèn)。

4 結(jié)語(yǔ)

回顧安防系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目管理的過(guò)程，以信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理相關(guān)理論為指導(dǎo)，靈活運(yùn)用相關(guān)的溝通方法，對(duì)內(nèi)溝通增強(qiáng)了組織戰(zhàn)斗力，對(duì)外溝通營(yíng)造了良好的運(yùn)作環(huán)境，對(duì)項(xiàng)目的順利實(shí)施起到了很大作用。

[1]肖華.論信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理[J].華南金融電腦,2008(6):76-77.

[2]王勇,張斌譯.項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南[M].北京:電子工業(yè)出版社, 2008．

[3]柳純錄.信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程：第2版[M].北京:清華大學(xué)出版社,2008.

[4]劉春紅.淺談醫(yī)院信息化項(xiàng)目的溝通管理[J].醫(yī)療裝備,2011(4): 64-65.

（編輯：劉楠）

Application of Project CommunicationsM anagement in Project M anagement of Security and Protection System Construction

Hu Shaobo
(Kunm ing Central Sub-branch,The People’s Bank of China,Kunm ing Yunnan 650021)

The project construction of security and protection system is a large-scale information system integration project.It is a complex system,which involves many company and long implementation cycle,and combines technology development with user requirements.Through the use of related theory and knowledge of system integration project communication,and the project construction of security and protection system is guided,and finally good results are achieved.

project communicationsmanagement;security and protection system;project stakeholder;performance reports

TU712

A

2095-0748(2016)23-0119-03

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.23.57

2016-11-15

胡紹波（1982—），男，云南江川人，碩士研究生，工程師，研究方向：項(xiàng)目管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用。