張思怡　朱慧子

摘要：企業(yè)管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的方方面面，但是，無(wú)論是哪一方面，都是企業(yè)按照市場(chǎng)反映出來(lái)的社會(huì)需求。西方有句諺語(yǔ)說(shuō)：財(cái)富的一半來(lái)自合同。合同管理是企業(yè)管理的重要方面。本文闡述了現(xiàn)階段公司合同管理中存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)性的建議來(lái)加強(qiáng)合同管理，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范，助推企業(yè)步入良性發(fā)展軌道，獲得理想的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：合同管理 風(fēng)險(xiǎn)防范

合同是一種契約，是當(dāng)事人之間依法確定、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，同時(shí)也是產(chǎn)生糾紛的根源。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)只有依法簽訂合同，堵塞合同管理中的漏洞，才能將經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)降至最低。筆者所在的公司是集采購(gòu)、銷售、倉(cāng)儲(chǔ)、中轉(zhuǎn)、配送于一體的專業(yè)化物資供應(yīng)企業(yè)，每年的交易額數(shù)十億元，因此，加強(qiáng)與外部進(jìn)行物流、資金流、信息流交換的基本形式——合同的管理，將風(fēng)險(xiǎn)防范的關(guān)口前移，就顯得尤為重要。

一、現(xiàn)階段公司合同管理中存在的問(wèn)題

（一）合同簽訂不及時(shí)

合同的簽約沒(méi)有覆蓋到公司經(jīng)營(yíng)的方方面面，在物資采購(gòu)以外的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，口頭合同、不簽訂合同甚至事后補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象依然存在。僅憑對(duì)方的電話、發(fā)貨通知單就進(jìn)行產(chǎn)品的加工、交易，很可能給合同履行帶來(lái)隱患。因?yàn)槊つ枯p信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦對(duì)方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。原本是信任對(duì)方而想圖省事，卻有可能因此付出更多的時(shí)間、精力來(lái)彌補(bǔ)、處理這些當(dāng)初圖省事而造成的后果，實(shí)際上得不償失。

（二）合同文本格式不夠規(guī)范

除工業(yè)品買賣合同采用的是規(guī)范文本，并已納入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理外，其余的合同文本尚不夠規(guī)范，條款約定不夠清晰，漏項(xiàng)時(shí)有發(fā)生。公司目前的合同類型比較多，有工業(yè)品買賣合同、修理修繕合同、租賃合同、加工合同、代理協(xié)議及其他買賣合同。因?yàn)橛行╊愋偷暮贤瑳](méi)有規(guī)范的文本可用，因此，業(yè)務(wù)人員在合同簽訂過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因業(yè)務(wù)不熟或談判經(jīng)驗(yàn)不足而對(duì)合同標(biāo)的約定不明確，合同條款不完善，責(zé)權(quán)利表述不清晰，甚至在合同內(nèi)容中出現(xiàn)漏項(xiàng)，如質(zhì)量約定不明確、履行地點(diǎn)不明確、計(jì)量方法不明確、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)不明確等。

（三）公司的信用管理體系不夠健全

合同能否正常履行，與合同主體的信用度密切相關(guān)，隨著公司外部市場(chǎng)開(kāi)拓力度的不斷加大，建立企業(yè)信用管理體系顯得愈來(lái)愈迫切。物資供應(yīng)企業(yè)的特點(diǎn)是兼買賣于一身，作為買方，因?yàn)楣臼恰皣?guó)家級(jí)的守合同重信用企業(yè)”，而且與供應(yīng)商建立了長(zhǎng)期合作的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，因此基本上是先貨后款；但作為賣方，因?yàn)楣緦?duì)外部市場(chǎng)用戶的信用情況不太清楚，在具體銷售過(guò)程中，往往希望先款后貨，或是要求對(duì)方提供擔(dān)保，因?yàn)閾?dān)心合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)，從而給交易的成功造成種種障礙。哪些企業(yè)的誠(chéng)信度非常好，可以放心地進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來(lái)？哪些企業(yè)需要提供擔(dān)保？這是需要企業(yè)研究的一個(gè)課題。

二、合同履行過(guò)程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)

合同一經(jīng)簽訂，即具有法律效力，雖然雙方當(dāng)事人都有嚴(yán)格按合同執(zhí)行的意思表示，卻不能保證合同的履行一帆風(fēng)順。因?yàn)楹贤穆男杏幸粋€(gè)過(guò)程，在此期間會(huì)出現(xiàn)一些意想不到的情況。因此，需要合同簽訂部門、合同主管部門加強(qiáng)跟蹤管理，及時(shí)協(xié)調(diào)、解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，盡量避免扯皮、糾紛事件的發(fā)生。合同履行過(guò)程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)如下所述。

（一）采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

（1）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。公司承擔(dān)的是受用戶委托進(jìn)行采購(gòu)的角色，一般不直接使用產(chǎn)品，所以，很容易出現(xiàn)購(gòu)買者和使用者脫節(jié)的問(wèn)題。如果不能在產(chǎn)品的檢驗(yàn)期或保質(zhì)期內(nèi)提出產(chǎn)品的質(zhì)量問(wèn)題，就會(huì)失去有利的索賠時(shí)機(jī)。

（2）產(chǎn)品進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。生產(chǎn)商原材料供應(yīng)不暢；日程安排過(guò)于緊張，未考慮合理的生產(chǎn)周期；生產(chǎn)工藝的改變、外部因素的影響（如政策法規(guī)、勞動(dòng)力問(wèn)題、氣候條件等）等都可能導(dǎo)致延期交貨，影響工程如期竣工。

（3）預(yù)付款的風(fēng)險(xiǎn)。部分或全部貨款已付，但交付的產(chǎn)品不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，若退貨則面臨貨款回收難度。

（二）銷售過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

（1）空頭支票風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)方履行經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，以支票付款提貨，但有意支付不符合要求的支票，利用銀行支票承付的時(shí)間差騙取貨物。

（2）信譽(yù)欺詐風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)方先以良好的信譽(yù)履行前期小額合同，騙取信任，在履行后期大額合同時(shí)拒付貨款。

三、加強(qiáng)制度落實(shí)、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范

雖然在合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，但企業(yè)不能因噎廢食而對(duì)外部市場(chǎng)產(chǎn)生畏懼心理。對(duì)于合同履行中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，公司可以通過(guò)加強(qiáng)管理力爭(zhēng)將風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

（一）做好合同簽訂前、簽訂時(shí)的審查工作

在公司內(nèi)部必須加強(qiáng)各類經(jīng)濟(jì)合同的管理，各級(jí)合同管理員要嚴(yán)格按照《合同管理辦法》對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的各類合同從對(duì)方的信譽(yù)、履約能力及對(duì)方經(jīng)辦人的資格進(jìn)行審查、監(jiān)督履行；合同主管部門要嚴(yán)格執(zhí)行“未經(jīng)審計(jì)不得簽約、未經(jīng)審計(jì)不得付款”，并對(duì)合同的形式、主要條款、擔(dān)保及有關(guān)手續(xù)進(jìn)行審查，防范不法分子利用合同進(jìn)行欺詐。

（二）盡量使用格式文本

因?yàn)楹贤v究咬文嚼字，而格式合同一般是在總結(jié)大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上起草的，對(duì)雙方的權(quán)利義務(wù)約定比較均衡，因此，要求有規(guī)范文本的必須使用規(guī)范文本，沒(méi)有規(guī)范文本的也應(yīng)用準(zhǔn)確明晰的合同文字來(lái)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思。

（三）加強(qiáng)合同的全過(guò)程管理

合同一經(jīng)簽訂，即具有法律效力，為此，公司的合同管理部門應(yīng)及時(shí)了解和掌握合同履行的情況，適時(shí)記載因不可抗拒原因或人為因素致使合同不能如期履約的信息，并及時(shí)簽認(rèn)，變被動(dòng)為主動(dòng)。要建立合同履行部門、財(cái)務(wù)部門和合同管理部門信息溝通機(jī)制，及時(shí)把合同履行、結(jié)算等信息反饋到合同管理部門，使合同管理部門及時(shí)掌握情況，適時(shí)處理履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

（四）確保按時(shí)、保質(zhì)交貨

作為買方，公司在履行合同過(guò)程中應(yīng)確保按時(shí)取得合同約定的賣方應(yīng)交付的貨物。如果賣方遲延交貨，公司可根據(jù)合同約定，要求賣方承擔(dān)違約責(zé)任；確屬特殊情況，無(wú)法按時(shí)交貨，經(jīng)雙方協(xié)商應(yīng)及時(shí)簽訂延遲交貨的補(bǔ)充協(xié)議或解除合同。如果賣方提供的產(chǎn)品質(zhì)量有缺陷，而公司視情況采取了相應(yīng)的措施，如同意利用但降低貨物價(jià)格、交付替代貨物、拒收或退貨等，那么，無(wú)論采取哪種方式，公司都應(yīng)及時(shí)與賣方簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確違約責(zé)任、補(bǔ)償方式，以維護(hù)公司合法權(quán)益。

（五）確保貨款回籠

作為賣方，公司在履行合同過(guò)程中應(yīng)確保在交付貨物之后順利取得用戶支付的貨款。一般情況下，都是公司先交付貨物，用戶在驗(yàn)收貨物之后才支付貨款。為此，在對(duì)社會(huì)市場(chǎng)銷售過(guò)程中，公司應(yīng)對(duì)用戶的資信情況進(jìn)行充分了解后再進(jìn)行貨物的交易，必要的話，可以要求用戶提供擔(dān)保；若用戶使用支票，則接受支票的人員必須仔細(xì)核實(shí)用戶提供的有關(guān)資料，并設(shè)法與其開(kāi)戶行取得聯(lián)系，以查詢其賬戶上是否有足額存款，并及時(shí)貼現(xiàn)，防打時(shí)間差。節(jié)假日無(wú)法查詢、貼現(xiàn)時(shí)要特別慎重，一定要等到銀行正常辦公時(shí)間再進(jìn)行貨物交易。對(duì)出票人真實(shí)情況了解不深時(shí)，最好讓出票人提供擔(dān)保物或擔(dān)保人，或者不要接受對(duì)方的支票。為了預(yù)防“空頭支票”，現(xiàn)在相當(dāng)多的企業(yè)規(guī)定收到支票3天后方發(fā)送貨物。

四、充分利用法律手段應(yīng)對(duì)合同糾紛的發(fā)生

合同訂立后，公司要密切跟蹤合同履行過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，注意搜集相關(guān)資料，在對(duì)方違約包括預(yù)期違約時(shí)及時(shí)采取有效法律手段，避免和減少自身?yè)p失的發(fā)生，維護(hù)自身合法權(quán)益。

五、結(jié)論

企業(yè)要生存和發(fā)展，開(kāi)拓市場(chǎng)獲取利潤(rùn)固然重要，但如何保證權(quán)益不被侵害更為重要。具有法律保障和降低法律風(fēng)險(xiǎn)的合同條款是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保證，企業(yè)應(yīng)當(dāng)把依法治企、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，通過(guò)強(qiáng)化合同管理，樹(shù)立“外講信用、依法經(jīng)營(yíng)，內(nèi)講制度、依法管理”的形象，使企業(yè)能夠持續(xù)穩(wěn)健地發(fā)展。

（作者單位：張思怡，英國(guó)杜倫大學(xué)；朱慧子，中石油東部管道有限公司財(cái)務(wù)處）