馬妍

QR公司是一家以生產(chǎn)建筑材料為主的中小型生產(chǎn)企業(yè)，由于產(chǎn)品適銷對路，公司經(jīng)營規(guī)模不斷擴大。但公司的整體管理水平仍然不高，內(nèi)部控制體系薄弱，特別是存貨采購業(yè)務的內(nèi)部控制仍然存在很多重大的問題和風險領域。因此，健全和完善企業(yè)的內(nèi)部控制管理體系已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的當務之急。

采購業(yè)務內(nèi)控流程

QR公司目前存貨采購入庫業(yè)務的主要流程是：首先由使用部門或倉庫部門提出采購申請并填制一式兩聯(lián)的請購單，經(jīng)部門負責人、分管副總和總經(jīng)理審批同意后交采購部門采購。采購員聯(lián)系供應商并確定與本次采購相關的主要條款，經(jīng)總經(jīng)理批準同意后由辦公室專人在采購合同上加蓋合同專用章。貨物到貨經(jīng)驗收后，由倉庫部門辦理入庫，并開具一式三份的入庫單。最后，由財務部門根據(jù)合同、發(fā)票、運單、入庫單等進行相應的賬務處理。

存在問題及風險分析

采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題及風險分析主要有如下幾個方面：

授權(quán)審批方面。授權(quán)控制主要是指企業(yè)在處理各項經(jīng)濟業(yè)務時，應在經(jīng)過適當級別的人員批準后方可執(zhí)行。目前QR公司采購過程涉及到的授權(quán)有：在使用部門或倉儲部門有采購需求時，填寫請購單，經(jīng)部門負責人和分管副總批準同意后報總經(jīng)理審批，采購人員簽定合同時需總經(jīng)理批準后方可蓋章執(zhí)行，采購付款時財務部門在總經(jīng)理批準后辦理付款業(yè)務。

從QR公司授權(quán)審批流程上來看，公司的所有采購業(yè)務都需由總經(jīng)理審批。事實上，在QR公司運營過程中發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務都需由總經(jīng)理審批后才能進行，而且往往一項經(jīng)濟業(yè)務都要經(jīng)過事前授權(quán)審批、事中審批和事后付款審批等。從表面上看，這樣的“一枝筆”的管理方式可以讓公司總經(jīng)理全面把握企業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務活動、進度，以及每筆資金的使用情況。但實際上總經(jīng)理的這些審批事項特別是事中和事后審批多是流于形式，并不能起到真正的監(jiān)督控制作用。同時，這樣的審批制度還會使總經(jīng)理陷入到每天細瑣業(yè)務的處理中，不能專注于企業(yè)整體的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，因而得不償失。

職責分工方面。企業(yè)在職責設置時應遵循內(nèi)部牽制的原則，否則容易導致經(jīng)濟業(yè)務處理過程中錯誤或舞弊行為的發(fā)生。QR公司采購部共有4人，分別為1名采購經(jīng)理、2名采購員、1名采購文員。QR公司的主要原材料供應商都與本企業(yè)有較長時間的穩(wěn)定合作關系，加上采購經(jīng)理是公司的老員工，對操縱流程和業(yè)務環(huán)節(jié)非常熟悉，因此大宗原材料的采購都由采購經(jīng)理一人負責。采購經(jīng)理除了負責公司大宗原材料的采購外也負責對整個采購部門業(yè)務的監(jiān)督管理。另外兩名采購員則分別負責其他物料和備品、備件的采購。

從職責分工的角度來看，QR公司這樣的職責分工存在重大的舞弊風險。盡管對于一般物料和備品、備件的采購有2名采購人員負責，采購經(jīng)理可以起到管理和監(jiān)督的作用，但對于大宗原材料采購的整個流程都由采購經(jīng)理一人負責，缺少必要的內(nèi)部牽制控制，可能導致采購經(jīng)理與供貨商私下達成一致，抬高企業(yè)原材料的進貨價格，從中謀取私利。

采購過程方面。在采購過程中涉及到的工作主要有采購數(shù)量的確定、供應商的選擇、采購價格的確定等。QR公司的采購數(shù)量一般由生產(chǎn)廠長根據(jù)生產(chǎn)計劃和倉庫部門的報告確定采購的數(shù)量，并經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。對于供應商的選擇和價格確定方面，特別是大宗原材料的采購方面，由于供應商相對穩(wěn)定，QR公司沒有明確的詢價、比價等環(huán)節(jié)，而是由采購員自行聯(lián)系供應商并確定交易價格等內(nèi)容。

QR公司這種采購數(shù)量由生產(chǎn)廠長根據(jù)經(jīng)驗確定的做法容易形成存貨擠壓或短缺的風險，雖然QR公司在采購數(shù)量的確定方面沒有出現(xiàn)較大的問題，但由于生產(chǎn)缺貨造成的交貨延遲還是偶有發(fā)生。另外，由于采購過程沒有詢價制度，容易形成企業(yè)高價購貨的風險，并容易造成采購人員與供應商私下協(xié)商損害企業(yè)利益的現(xiàn)象。同時，長期的穩(wěn)定的原材料供應合作關系有可能導致企業(yè)過度依賴于其主要供應商。

入庫管理方面。在入庫管理方面，QR公司的規(guī)定是企業(yè)采購的物料需按規(guī)定辦理入庫手續(xù)，但這項制度并沒有被有效貫徹執(zhí)行，特別是實驗室申請采購的物料存在問題比較嚴重。實驗室在需要某種物料時，如果企業(yè)有庫存則會按規(guī)定辦理領用手續(xù)。但當企業(yè)沒有庫存而需外部采購物料時，實驗室往往沒有在到貨時及時辦理入庫手續(xù)而直接使用。同時，實驗室對于不需用的物料也沒有及時辦理退庫手續(xù)。

實驗室申請采購的物料如果不納入存貨的入庫管理，一方面會影響企業(yè)成本、費用的正確核算，另一方面也會使企業(yè)對實驗室未使用完的物料疏于管理。實驗室所耗用的物料雖然數(shù)量不多，但往往價格較高，此類物料如果不能納入企業(yè)庫存管理，會給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟損失。

內(nèi)控優(yōu)化

授權(quán)審批控制方面。首先，企業(yè)應建立分級審批制度。為使公司高管有更多的時間對企業(yè)的整體經(jīng)營戰(zhàn)略方向進行把握，減少對非重大事項的時間耗費，QR公司可以根據(jù)各項經(jīng)營活動的性質(zhì)和涉及金額的大小分級設置審批權(quán)限。例如，公司可以規(guī)定對日常500元以下的零星材料采購由請購部門負責人同意后，報分管副總經(jīng)理審批。為了加強整體控制，QR公司可以每月月底由財務部門編制分部門、分審批級別的成本費用支出匯總表提交總經(jīng)理等高管審閱，以使公司高管及時了解企業(yè)的整體支出和各級別每月授權(quán)審批的總體情況。

其次，企業(yè)應避免采購業(yè)務的重復審批。QR公司應改善審批程序，建立以事前審批控制為主的內(nèi)部控制制度。這要求企業(yè)在采購業(yè)務最初提出申請時，根據(jù)采購物料的性質(zhì)和金額按相應的審批級別取得授權(quán)批準。在采購業(yè)務執(zhí)行過程中，QR公司應減少審批機制而加大內(nèi)部牽制監(jiān)督機制的作用，以防止采購過程中舞弊的發(fā)生。在采購付款中，企業(yè)應重點關注大額及例外事項的審批，并對QR公司整體支出通過月底編制的成本費用支出匯總表進行報告。

職責分工控制方面。首先，企業(yè)加強合作式牽制。QR公司大宗原材料采購業(yè)務由一人完成明顯不符合內(nèi)部控制制度的要求，需要通過必要的牽制制度來解決。值得注意的是內(nèi)部牽制不僅包括不相容職責崗位分離的分離式牽制，也包括合作式牽制，即通過會議、會審、協(xié)助等方式而形成的牽制。在具體執(zhí)行時，企業(yè)可以由一名采購員輔助采購經(jīng)理完成大宗原材料的采購業(yè)務，同時也可以實行定期的輪崗制度。

其次，企業(yè)應增加詢價環(huán)節(jié)。這里的詢價是指對原材料市場整體價格情況進行了解，征詢多家供貨商報價并選擇重點供應商進行分析、比較的方法。詢價是企業(yè)了解供需價格、選擇供應商的關鍵環(huán)節(jié)。QR公司可以指定采購文員定期對主要物料進行詢價，這樣一方面可以使企業(yè)及時了解各種物料的市場價格變動情況，另一方面安排采購文員參與到采購環(huán)節(jié)中，可以對采購人員形成有效的監(jiān)督制約，減少采購人員直接負責整個采購環(huán)節(jié)而產(chǎn)生的舞弊風險。

采購過程控制方面。對于采購業(yè)務的過程控制方面，企業(yè)應建立庫存預警機制以實現(xiàn)對存貨的科學化管理。庫存預警機制包括對庫存積壓存貨和庫存短缺存貨的預警。QR公司應由生產(chǎn)部門和采購部門合作，對重要的物料根據(jù)生產(chǎn)周期和進貨周期等確定庫存上、下限額和預計訂貨量，再由倉庫管理人員對實際庫存量進行監(jiān)控并及時反饋信息。另外應適當考慮增加備選的供應商。企業(yè)可以要求采購文員在進行詢價的同時關注供應商的相應資質(zhì)和供貨能力，以使企業(yè)在采購時有更多的選擇余地，進而尋求質(zhì)優(yōu)價廉的物料進行采購。

入庫管理控制方面。QR公司應加強庫存管理規(guī)范的執(zhí)行力度，嚴格按照相關規(guī)定辦理出入庫手續(xù)。針對企業(yè)目前結(jié)存在實驗室和生產(chǎn)環(huán)節(jié)結(jié)余的物料，QR公司應組織人員進行清點，并根據(jù)實際數(shù)量辦理退庫手續(xù)。企業(yè)在以后的存貨管理中對于存貨采購到貨后直接被領用時，也要及時辦理入庫和領用出庫手續(xù)，將相關物料納入企業(yè)存貨管理體系，以保證庫存記錄的完整性和財務核算的準確性。

總之，企業(yè)在對內(nèi)部控制體系進行優(yōu)化的過程中，應在堅持成本與效益的原則下，充分分析內(nèi)部控制體系存在的風險和原因，選擇真正適應企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的內(nèi)部控制措施，切實提高經(jīng)營管理水平。

（作者單位為青島科技大學）