高立璽

摘要：目前施工企業(yè)大多依靠會計核算內(nèi)的成本核算來歸集項目所發(fā)生的成本，包括人工費、材料費、機械費、間接費等，但這遠遠不能滿足現(xiàn)代項目成本管理的需求，因為會計歸集的成本只有資源投入的金額，而無法記錄投入資源的數(shù)量和單價，因此這種成本分析結(jié)果無法作用于項目成本管理，也無法為項目管理者提供決策支持。本文著重論述了如何建立項目成本數(shù)據(jù)庫，作為項目成本管理的大數(shù)據(jù)平臺，進行項目成本分析、編制成本分析報告。通過對成本數(shù)據(jù)庫的背景及現(xiàn)狀分析，闡述了如何構(gòu)建項目成本數(shù)據(jù)庫，徹底解決項目成本數(shù)據(jù)不飽和、分析角度單一等系列問題，能夠及時、準確地為項目管理者提供服務，提高項目管理成本管理水平。通過大數(shù)據(jù)平臺的建立，提高企業(yè)核心競爭能力。

關(guān)鍵詞：項目成本 數(shù)據(jù)庫 建立

隨著市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，中國經(jīng)濟環(huán)境也發(fā)生了較大變化，信息技術(shù)的高速發(fā)展，一方面給建筑企業(yè)提供了更好的成本控制平臺；另一方面，建筑市場競爭愈演愈烈，低價中標已是市場發(fā)展的必然趨勢，傳統(tǒng)建筑市場已進入了一個微利和無利時代。適者生存、優(yōu)勝劣汰，建筑施工企業(yè)必須通過自身戰(zhàn)略調(diào)整，不斷提升精細化管理水平才能獲得最大經(jīng)濟效益。項目成本管理水平的提升需要準確歸集項目成本，對成本進行客觀地分析，從而得出結(jié)論，采取相應的整改措施。

作為一個項目管理者，對資源的耗用量以及資源的價格是否能夠隨時了解？資源投入量與業(yè)主的結(jié)算量有多大差異？大多人在項目完工時會有答案，但為時已晚，即便采取部分補救措施，也錯過了較好的解決問題的時機，過程中即使想得到這些數(shù)據(jù)也非常困難，數(shù)據(jù)的收集成本也非常高。因此項目成本數(shù)據(jù)庫的建立成了項目成本管理的基礎，是為項目成本管理服務的工具。

一、建立項目成本數(shù)據(jù)庫的背景

企業(yè)要想在激烈的競爭中立于不敗之地，或者說為了更長久的生存下去，必須首先獲得成本優(yōu)勢，而成本優(yōu)勢的取得并不限于成本本身，應從管理的高度去挖掘降低成本和獲取效益的潛力。項目是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)的成本中心，項目成本管理的水平將決定項目利潤，項目成本分析的結(jié)果將作用于項目成本管理水平，項目成本數(shù)據(jù)將為項目成本分析提供有力保障。因此企業(yè)應當建立項目成本數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)的成本分析和決策提供保障。

二、項目成本數(shù)據(jù)的現(xiàn)狀

（一）項目成本數(shù)據(jù)零散，缺乏完整性

工程項目一般分為投標、合同簽訂、施工準備、施工、竣工驗收（結(jié)算）、保修等階段，每個階段都會發(fā)生成本費用，數(shù)據(jù)的收集周期會比較長。項目不同結(jié)構(gòu)的成本數(shù)據(jù)掌握在不同職能部門，例如：人工費控制在人力資源及商務部門，材料費用控制在物資部門，機械費控制在設備管理部門，現(xiàn)場經(jīng)費在財務部門反映，成本發(fā)生的金額都會集中在財務部門，但是資源投入的數(shù)量、單價卻散落在各部門進行控制，主要原因是因為各職系都在使用各自的信息系統(tǒng)，大量的數(shù)據(jù)不能共享，各部門提交的數(shù)據(jù)存在不完整、漏項等常見現(xiàn)象。

（二）項目成本數(shù)據(jù)滯后，缺乏時效性

項目成本基礎數(shù)據(jù)層層上報、層層匯總，搜集資料的時間很長，項目成本數(shù)據(jù)不能及時獲取，導致分析報告嚴重滯后，不能夠及時發(fā)現(xiàn)施工過程中存在的問題，甚至存在虛開任務單、故意拖延結(jié)算等成本超支現(xiàn)象。會計核算中歸集的成本數(shù)據(jù)與現(xiàn)場成本費用發(fā)生的時間有較大差異，而且不能準確的歸集到成本單元中去，因此會計核算的成本費用與實際發(fā)生的成本費用會存在時間、空間上的差異，受法律、法規(guī)的限制，會計上的成本核算不能準確還原成本發(fā)生的時間和歸屬。

（三）項目成本數(shù)據(jù)失真，缺乏有效性

施工過程中，需要對分部分項工程進行控制，因成本資料提交的時間受人為因素影響，會導致項目成本數(shù)據(jù)失真，從而影響分部分項工程成本的準確性，進一步影響項目成本管理措施的改進。

（四）項目成本數(shù)據(jù)單一，缺乏多樣性

項目成本數(shù)據(jù)的搜集只能采用一個維度進行分析，很難發(fā)現(xiàn)問題，如果需要增加分析維度，只能重新搜集數(shù)據(jù)，耗時、費力，造成嚴重的資源浪費，還會陷入大量的重復工作，甚至會引起員工不滿。

三、建立項目成本數(shù)據(jù)庫關(guān)鍵要素

（一）基礎檔案的設定

在建立基礎檔案時應當充分考慮數(shù)據(jù)的唯一性，因此需設定各類檔案的編碼原則，建立樹形結(jié)構(gòu)圖，為多維度的數(shù)據(jù)輸出做充分的準備工作。項目成本數(shù)據(jù)庫至少應建立如下基礎檔案：工程分部分項檔案、施工專業(yè)檔案、人員檔案、供應商檔案、物資檔案、設備檔案等基礎檔案，并且指定專業(yè)人員定期對設定的檔案進行維護。

（二）成本單元的確定

項目成本單元的結(jié)構(gòu)應以“工程分部分項+施工專業(yè)”編碼建立樹形結(jié)構(gòu)，以技術(shù)方案，施工方案為依據(jù)設定，主控部門應為工程技術(shù)部門。各成本單元應按“施工專業(yè)”標注計量單位，如噸、立方、平方、米等，并且錄入計劃工程量。

（1）施工專業(yè)編碼。施工專業(yè)應采用列舉方式，將所涉及的工程專業(yè)全部列示出來，再分類整理。如：混凝土工程、模板工程、鋼筋工程、預應力工程等，再按分類結(jié)果進行編碼，應當注意編碼的唯一性。如混凝土工程（10）、模板工程（11）、鋼筋工程（12）、預應力工程（13）等依次編碼。一般工程專業(yè)編碼最多設置為兩級。

（2）分部分項編碼。分部分項編碼應按照工程項目的規(guī)模，將廠房（樓號）進行區(qū)分，如：反應堆廠房（RX），核燃料廠房（KX），發(fā)電機廠房（DX）等，層位設置應按照施工方案分別編碼。如-10米至±0（A層），±0至+5米（B層）等，分部分項編碼最少分兩級設置。

（3）成本單元編碼。成本單元編碼應為分部分項加施工專業(yè)構(gòu)成。如：反應堆廠房第二層砼施工代碼為（RXB10），反應堆廠房第三層砼施工代碼為（RXC10），反應堆廠房第二層鋼筋施工代碼為（RXB12）等。

所有基礎表格都應以最小成本單元作為編制基礎，以保證成本單元的唯一性，以及錄入數(shù)據(jù)與成本單元的對應關(guān)系，便于期末進行成本統(tǒng)計、分析。

（三）設計基礎表單

基礎表單的設計應簡單，實用，只需滿足項目成本分析的各項要素即可。表單不應采用過多的文字描述，應考慮以對話框選擇填為主，但資源消耗的數(shù)據(jù)必須準確填制?；A表單應包括：電子記工單、工資結(jié)算單、電子任務單、任務結(jié)算單，物資需求計劃、物資采購計劃、入庫驗收單、限額領料單，機械任務單、機械臺班結(jié)算單，間接費用分配表等，注意所有基礎表單的設計都應包括成本單元字段。

（四）確定成本結(jié)構(gòu)

成本結(jié)構(gòu)應包括直接費和間接費兩方面，直接費用包括人工費、材料費、機械費；間接費用包括現(xiàn)場管理費、稅金、財務費用等（見下圖）。

四、數(shù)據(jù)錄入

項目各部門應對所負責的填報數(shù)據(jù)負責，認真錄入各基礎表單，形成項目數(shù)據(jù)積累。下圖列舉了電子記工單的結(jié)構(gòu)和錄入。

五、進行項目成本分析，生成成本分析報告

有了豐富的基礎數(shù)據(jù)，加上不同的需求，就可以生成不同的分析報告了，再選用不同的分析方法，找出成本差異的原因，采取不同的改進措施控制項目成本，實現(xiàn)項目的利潤最大化。結(jié)合企業(yè)實際大體可分為兩個部分。

（1）有施工圖，有標準定額，可采用比較分析法進行分析。采用計劃成本與實際成本進行分析，找出差異金額，分析原因。具體可從分部分項、施工專業(yè)、組合分析等3個維度編寫成本分析報告。

（2）無施工圖，無標準定額，可采用比率分析法進行分析。采用不同成本單元的各項資源的耗用率編制成本分析報告，找出不同成本單元的差異，分析原因。

項目成本分析是該系統(tǒng)的輸出數(shù)據(jù)端，只要數(shù)據(jù)足夠飽滿，就能夠提供不同的項目成本分析報告，滿足不同的管理者決策需要，為企業(yè)積累豐富的經(jīng)驗數(shù)據(jù)，進一步加強企業(yè)的核心競爭能力。

六、建立項目成本數(shù)據(jù)庫的意義

施工企業(yè)對于提高項目成本管理水平都有著迫切的需求，應當加快建立項目成本數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠解決傳統(tǒng)數(shù)據(jù)中時間性差異、空間性差異，分析口徑高度保持一致，數(shù)據(jù)完整、準確、分析速度快、發(fā)現(xiàn)問題及時，對于項目成本的過程控制有很好的幫助，長期的數(shù)據(jù)積累就是企業(yè)巨大的財富。相反，施工企業(yè)會計核算的成本核算應適當簡化，只要滿足外部財務報告需求即可。

（一）項目進行工程結(jié)算的需要

項目成本數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠完整記錄整個項目周期所發(fā)生的各項成本費用的結(jié)構(gòu)、耗用資源數(shù)量、單價、金額等信息，以及完成的實物工作量，能夠完整、快速、準確地反映項目成本的投入情況，為項目結(jié)算提供各類成本信息，為商務人員提供決策服務。

（二）項目進行精細化管理的需要

工程項目要實現(xiàn)精細化管理，在過程中實現(xiàn)短周期（月、季、年）的成本核算（多算對比）是必不可少的，但實際上國內(nèi)建筑企業(yè)能做到這一點的非常少。實際現(xiàn)狀是企業(yè)總部，包括項目部在過程中對動態(tài)的工程成本基本心中無數(shù)，普遍情況是到項目結(jié)束才知道盈虧狀況。由于項目部成本核算能力弱，導致無法及時發(fā)現(xiàn)項目過程中的管理漏洞，采取有效措施，利潤流失嚴重。如當前項目普遍存在的材料消耗超過定額消耗量、現(xiàn)場勞動安排不合理等現(xiàn)象，都是過程控制不力導致的。而且我們不能快速地反映出某單項工程所投入的各項資源總量，因此項目精細化管理的難度較大。

（三）財務標準化工作的需要

項目成本數(shù)據(jù)庫的建立能夠更大程度的規(guī)范各項業(yè)務流程，規(guī)范需要填制的各類基礎表單，形成項目成本數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，生成各類成本分析報告，有助于提高企業(yè)標準化的建設水平。

（四）大數(shù)據(jù)平臺提供有力保障

“很多人還沒搞清楚什么是PC互聯(lián)網(wǎng)，移動互聯(lián)網(wǎng)來了，我們還沒搞清楚移動互聯(lián)的時候，大數(shù)據(jù)時代又來了。”——馬云。全球產(chǎn)生的數(shù)據(jù)存儲量已從2008年的0.49ZB增加至2014年的10ZB以上（1ZB=1024×1024×1024×1024GB），專家預計2020年將達到50ZB，如此大容量的數(shù)據(jù)存儲，加上每秒數(shù)萬億次計算速度，數(shù)據(jù)分析將變得非常容易。但在這個信息爆炸的時代，人們隨時隨地受到各種數(shù)據(jù)的“轟炸”，有限的注意力被各種碎片化的內(nèi)容“瓜分”。那么如何才能獲得想要的數(shù)據(jù)信息呢？這需要數(shù)據(jù)足夠“聰明”，海量的原始數(shù)據(jù)只有經(jīng)過分類、加工、整理、分析才能滿足不同的要求。項目成本數(shù)據(jù)庫就是要利用信息平臺將海量的成本數(shù)據(jù)搜集起來，進行分類、加工、整理、分析，從而滿足項目成本管理的需要。

（作者單位：中國核工業(yè)華興建設有限公司財務部）