周催影

（銅陵學院，安徽 銅陵 244000）

大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源管理若干問題的思考

周催影

（銅陵學院，安徽 銅陵 244000）

高等教育大眾化導向和規(guī)模擴張使我國高校的檔案信息激增，海量的檔案信息標志著高校檔案管理進入大數(shù)據(jù)時代。高校在充分挖掘檔案信息潛能、建立健全高效便捷的檔案管理服務體系方面的機遇與挑戰(zhàn)并存。積極變革觀念，創(chuàng)新組織管理和服務模式是大數(shù)據(jù)時代改進高校檔案利用服務的必由之路。

大數(shù)據(jù)時代；高校檔案資源；管理；思考

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》(中辦發(fā)〔2014〕15號)（以下簡稱《意見》）指出，當前還存在著“不夠重視檔案工作”、“檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創(chuàng)新”[1]等問題；并把做好新形勢下檔案工作提高到“推動經濟社會科學發(fā)展、維護國家安全和社會穩(wěn)定、維護人民群眾合法權益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平”[1]的新高度?！兑庖姟访鞔_提出要建立健全檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系，進一步完善體制機制，加大支持保障力度，推動檔案事業(yè)科學發(fā)展。

高校檔案資源是學校建設和發(fā)展過程的客觀見證，它忠實記錄了學校的歷史發(fā)展和現(xiàn)實狀況，是國家信息資源和檔案管理體系的重要組成部分。這些信息資源對于評價高校的管理水平、人才培養(yǎng)質量、科學研究能力、社會服務與文化傳承的成效，對于維護師生員工的利益，推進高等教育改革以及服務經濟建設等方面發(fā)揮著不可或缺的重要參考和借鑒作用?！兑庖姟返陌l(fā)布為審視高校檔案工作存在的問題和改進檔案資源的管理利用工作指明了方向。

一、改進高校檔案資源管理的大數(shù)據(jù)時代背景

“數(shù)據(jù)，已經滲透到當今每一個行業(yè)和業(yè)務職能領域，成為重要的生產因素。人們對于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運用，預示著新一波生產率增長和消費者盈余浪潮的到來”[2]。近年來，大數(shù)據(jù)（big data）一詞已被頻頻作為當今時代標志性的特征提及，用以描述信息爆炸所產生的海量數(shù)據(jù)、命名與之相關的技術創(chuàng)新。海量數(shù)量信息與當前迅速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)、云計算和信息行業(yè)的結合更促進大數(shù)據(jù)及其相關產業(yè)的興起。大數(shù)據(jù)時代的決策將日益基于數(shù)據(jù)和分析而作出，而非基于經驗和直覺：“這是一場革命，龐大的數(shù)據(jù)資源使得各個領域開始了量化進程，無論學術界、商界還是政府，所有領域都將開始這種進程”[3]。

大數(shù)據(jù)的精髓在分析和決策方面帶來三個顛覆性觀念轉變：基于全部數(shù)據(jù)，而不是隨機采樣；確立大體方向，而不是精確制導；建立相關關系，而不是因果關系。

大數(shù)據(jù)時代的基本特征是數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型繁多、數(shù)據(jù)價值密度相對較低（價值密度較低的海量信息需要通過強大的機器算法更迅速地完成數(shù)據(jù)的價值“提純”）和數(shù)據(jù)處理速度快，時效性要求高；這也是大數(shù)據(jù)區(qū)分于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)挖掘最顯著的特征，傳統(tǒng)的組織和技術架構，顯然無法高效處理如此海量的數(shù)據(jù)。為此，大數(shù)據(jù)時代既對數(shù)據(jù)的組織和駕馭能力提出更高要求，也為獲得更深刻、全面的洞察能力提供了前所未有機遇。

當前，我國高等教育規(guī)模的迅速擴張和大眾化定位使高校數(shù)量劇增，軟硬件規(guī)模急速擴大，師生員工和利益相關者群體日益龐大和復雜，人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務與文化傳承工作的重要性愈加凸顯，所有這些最終都歸結體現(xiàn)在高校各種檔案信息量的激增上，管理寄存海量信息的高校檔案系統(tǒng)也因此進入了大數(shù)據(jù)時代。在新的時代背景下如何充分挖掘高校檔案信息潛能、建立健全高效便捷的檔案利用服務體系，使檔案資源成為大數(shù)據(jù)時代用戶決策的高效、便捷的重要信息源，切實提升高校檔案利用服務工作水平，是一個值得深入探討的課題。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源管理工作面臨的新

問題

大數(shù)據(jù)時代基于互聯(lián)網(wǎng)的信息技術快速發(fā)展和廣泛應用，一方面大大地提高了高校檔案管理工作的效率，另一方面也給高校檔案管理部門帶來了新的問題。與傳統(tǒng)的檔案館藏資源相比，現(xiàn)代高校檔案館中館藏資源具有載體形式多樣化、數(shù)量規(guī)模龐大的特點，尤其是電子文件數(shù)量激增，檔案資源的用戶多元化、用戶需求個性化、需求時效性強、供需互動性問題突出等，這些都對高校檔案利用服務工作提出了新要求。

（一）電子文件資源日漸成為館臧資源的主體要求改進檔案管理服務方式

與傳統(tǒng)的館藏資源以有形的實物資源為主的時代不同，除了常用的紙質、音像等信息載體外，在大數(shù)據(jù)時代，由于計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及使用，高校在教學科研、學生管理、組織人事、社會服務、文化傳承等日常工作過程中產生了海量的元數(shù)據(jù)和電子文檔信息，其中很大部分構成了學校檔案館藏資源，這些摸不著看不到的電子數(shù)據(jù)信息的激增，甚至是“泛濫”帶來了傳統(tǒng)檔案管理、查詢和利用從未遇到的新問題。不同信息載體、不同存儲系統(tǒng)之間的檔案數(shù)據(jù)要進行整合，需要統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準和信息管理系統(tǒng)。

鑒于電子數(shù)據(jù)具有計算機系統(tǒng)依賴性和非人工識別性等方面的特點，這就要求高校檔案專兼職管理人員具有較高的計算機應用能力；同時，由于電子文件數(shù)據(jù)具有復制便捷和容易篡改的特點，這就要求檔案管理系統(tǒng)必須有可靠的控制機制確保館藏電子檔案的信息安全和符合授權的傳播。因此，鑒于館臧電子文件日漸成為數(shù)字資源的主體，對管理人員的知識和能力結構，管理系統(tǒng)和管理方式都提出了新的要求。

（二）多樣化的信息資源需求對高校檔案管理服務工作提出新要求

傳統(tǒng)上，高校檔案部門的用戶主要是高校師生和教育主管部門等有限的群體，而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)就是財富，高校豐富的檔案資源也蘊含著巨大的價值，專門的教育問題研究機構、專門的社會組織、特定的企業(yè)，甚至很多社會公眾都已經成為高校檔案資源的潛在用戶。

用戶多元化和需求個性化，使得在規(guī)定時間內到規(guī)定地點查閱資料的傳統(tǒng)檔案服務方式難以適應用戶需求。為此，高校檔案部門認真分析用戶群的變化，深入思考用戶需求結構，加大檔案資源的加工整理力度，建立交互式、高效便捷的信息供應系統(tǒng)，為用戶提供優(yōu)質滿意的個性化服務。因此，與傳統(tǒng)時代檔案資源的用戶需求相比，大數(shù)據(jù)時代用戶需求具有開放式、互動性、研究性等特征。這就要求高校檔案部門主動適應時代變遷，建立需求導向的檔案資源管理和服務系統(tǒng)，提供符用戶需求的多樣化服務。

（三）傳統(tǒng)的檔案資源管理服務模式無法適應大數(shù)據(jù)時代用戶的便捷需求

當前，很多高校的檔案館管理，無論是實物檔案還是電子文件大都是分門別類、靜靜地放置在檔案館（室）不同的存儲部位，以實物存放保管為主，檔案的利用服務以現(xiàn)場查詢使用為主。這就極大地限制了高校檔案資源向利益相關者展示的空間、查詢的便利性和實際使用的能力。

一方面，高校的各種檔案資源沒有集成為系統(tǒng)綜合、分門別類的便利化、數(shù)字化的可查詢信息，導致高校檔案資源難以為校外眾多潛在用戶所知；另一方面，單純依賴現(xiàn)場查詢利用服務也提高了檔案資源的使用成本，降低檔案資源管理服務效率。兩個方面的因素共同導致當前高校檔案資源利用率不高，資源閑置浪費問題較為突出。

（四）特殊檔案功能的發(fā)揮要求探索高校檔案資源遠程傳送與控制問題

高校是承擔特殊使命的社會機構，既是人才和科技資源密集之地，更是海量資金的集散地。以一所萬人規(guī)模的普通高校而言，根據(jù)生均教育撥款和相關經費供給計算，每年經費收支一般在2億元左右，而每所重點高校每年的經費收支則從數(shù)億元到上百億元不等，這些教育經費使用的合法性、合規(guī)性和效益性如何，是一個值得密切關注的重大現(xiàn)實問題。

當前政府機關對于高校的審計還都是基于現(xiàn)場環(huán)境的實地審計模式，這種審計模式囿于空局限性，易受人為干預，審計效率相對較低，審計效果很難保證。如果審計機關能隨時便捷地把高校會計檔案資料從高校的檔案系統(tǒng)自由調閱，實施遠程財務審計，這將有助于高校財務信息對審計機關的實時公開，強化審計監(jiān)督的威懾力，促進教育經費的合理使用和教育事業(yè)發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代的技術環(huán)境提供了這種可能，但要變?yōu)楝F(xiàn)實，還需要高校檔案管理信息系統(tǒng)的頂層設計，把財務會計檔案的遠程傳輸利用建立在統(tǒng)籌解決財務會計信息的機密性、安全性與可授權性和便捷性的基礎之上。這無疑又對高校檔案管理工作提出了新問題。

三、大數(shù)據(jù)時代改進高校檔案資源管理工作的對策

高校檔案資源管理服務是高校社會服務職能的一個重要組成部分，也應與時俱進，用新服務形式取代傳統(tǒng)服務形式，變被動服務為主動服務，優(yōu)化資源整合，改進高校檔案利用服務方式。為此，不僅要深入進行數(shù)據(jù)分析，挖掘檔案數(shù)據(jù)信息之間的聯(lián)系，而且要持續(xù)開發(fā)檔案資源中蘊藏的潛能，通過智能化的資源管理系統(tǒng)和界面友好型的服務平臺，最大限度地滿足使者需求，盡可能做到“檔案管理及內容的價值全面提升”。具體來說，大數(shù)據(jù)時代改進高校檔案利用服務的途徑大致有如下幾個方面：

（一）更新高校檔案資源管理服務觀念，樹立公益性與市場性雙重理念

基于大數(shù)據(jù)時代信息技術的應用，高校檔案資源客戶群的開放性和社會化決定了高校檔案部門既要有公益思想，又要具有市場意識，不斷更新服務理念，積極為資源需求者服務。檔案管理部門應有目的的和潛在的客戶群溝通，通過網(wǎng)絡、問卷調查等方式，了解客戶需求，做好檔案資源供給服務，不斷完善資源查閱和提供方式，簡化手續(xù)，合理收費，最大限度滿足利用者需求。對于具有突出公益性的檔案資源，如銅陵學院“沈浩精神”傳承相關的檔案資源，包括實物、圖片、音像、訪談等方面的珍貴檔案資料，具有蕩滌靈魂、激發(fā)效仿的、鮮明的公益性，學?？梢岳眯畔⒓夹g免費進行集成展示，免費供用戶使用。而對于具有商品屬性的高校檔案資源，在提供時應遵循市場規(guī)律，在盡可能滿足用戶需求時實現(xiàn)檔案資源的利用價值。

因此，高校檔案管理部門應把檔案服務的公益性和市場化有機集合起來，積極主動地開發(fā)和利用檔案資源，積極提供檔案信息服務，通過舉辦特色檔案資源展覽、發(fā)行音像制品、制作發(fā)布網(wǎng)絡視頻等形式推介館藏的檔案資源，在為學校師生做好公益性檔案服務的同時，全方位為社會提供市場化的檔案信息服務。

（二）加大檔案資源整理和開發(fā)力度，優(yōu)化高校檔案資源信息產品的供給

根據(jù)《意見》要求，高校檔案管理服務人員應注重檔案資源的原始性價值與加工增值的統(tǒng)一。在加強原始檔案保存保護的同時，切實加強對檔案信息的分析研究，強化基于客戶需求的二次加工和深度開發(fā)工作，不斷提供滿足客戶個性化需求的高質量檔案信息商品，深入發(fā)掘高校檔案資源的潛在價值，結合數(shù)字化校園建設，把看似雜亂無章的“死檔案”變成條理分明的“活信息”，把少人問津的“檔案庫”變成引人關注的“資源庫”，更好為學校、師生和社會用戶的學習、生活、科學研究、商業(yè)決策等活動提供有價值的參考信息。

在大數(shù)據(jù)時代，隨著用戶群體的擴大，對檔案資源的需求已不僅僅局限于原始的檔案資料本身，用戶需求也變得更加個性化和多樣化。比如，高校排名研究、學生就業(yè)研究、高校影響力研究、高校社會服務能力研究等不同的用戶群對高校檔案資源的需求，無論是需求內容還是需求形式和資源的整合度等方面都迥然不同。因此，高校檔案管理服務人員應從識別各種可能的需求出發(fā)，根據(jù)服務對象的需求差異，有針對性地整理、加工和開發(fā)檔案資源，在去偽存真、去粗取精的基礎上，將檔案資料整合成深層次、高質量的信息產品。同時，積極借助信息技術優(yōu)勢，強化互動式服務理念，改進和加強檔案編研工作，有條件地讓目標客戶參與檔案編研,對于克服檔案工作人員視角的局限性，深入汲取檔案信息精華，更好地滿足用戶日需求具有重要意義。

（三）加快數(shù)字檔案館建設，推進高校檔案資源管理服務的便利化，促進資源共享，構建基于大數(shù)據(jù)的高校檔案網(wǎng)絡互動服務新平臺

根據(jù)《意見》精神，高校檔案管理應加快推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進程，“要把數(shù)字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化”。

數(shù)字檔案館的技術系統(tǒng)一般包括檔案數(shù)據(jù)匯聚系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)庫一體化管理系統(tǒng)、在線服務系統(tǒng)、前臺服務系統(tǒng)和實體檔案庫房管理系統(tǒng)等組成部分。它是以檔案信息的數(shù)字化資源為工作對象，“以知識服務為理念，采用先進的數(shù)字信息系統(tǒng)對檔案進行現(xiàn)代化管理，將多元、異構的檔案數(shù)據(jù)資源集成整合在一起，使之能夠有效地被發(fā)現(xiàn)、保存和獲取，并將這些珍貴檔案數(shù)據(jù)以封裝的標準數(shù)據(jù)服務或直接訪問接口提供給門戶系統(tǒng)以及其他應用系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資源的一體化管理”[4]，“在一體化管理系統(tǒng)支撐下，以原始的檔案數(shù)據(jù)為基礎，通過在線服務系統(tǒng)和到館服務系統(tǒng)，向用戶提供不斷更新的服務。它具有業(yè)務管理自動化、館藏檔案數(shù)字化、信息組織標準化、信息存儲海量化、信息傳遞網(wǎng)絡化和檔案信息社會化等特征”[4]。

數(shù)字檔案館的建設和使用，可有效整合高校的各種檔案信息資源，在一體化的信息系統(tǒng)管控下使信息的檢索、對話和利用變得更加快捷便利。因此，無論是大數(shù)據(jù)時代的時代潮流還是政府管理要求，都使得構建數(shù)字檔案館成為高校檔案利用服務發(fā)展的重要基礎性工作。

為更好地實現(xiàn)高校檔案資源公益性和社會化服務功能，高校檔案管理應該建立基于大數(shù)據(jù)的高校檔案資源網(wǎng)絡互動服務平臺。通過這個平臺，高校檔案管理部門可以利用標題信息、電子郵件服務、在線視頻播放、在線查詢等多種形式為用戶展示和提供信息資源，使高校檔案館藏信息資源實現(xiàn)超越時空的共享，推動高校檔案館社會化服務的實現(xiàn)。

具體來說，建立網(wǎng)絡互動平臺，利用網(wǎng)絡手段開展高校檔案社會化服務，可以使檔案信息資源的用戶超越時間和地域限制，及時地獲得自己需要的檔案信息。高校檔案管理部門應進一步提高檔案信息資源的網(wǎng)絡滲透性和覆蓋率，使檔案館藏資源的內容與服務更廣為人知，從而使檔案資源的潛在用戶、潛在需求現(xiàn)實化，不斷擴大高校檔案用戶規(guī)模，提高高校檔案的社會認知度和社會利用率。

為促進檔案資源網(wǎng)絡互動服務平臺切實“動”起來，網(wǎng)絡互動平臺建設應提供用戶與高校檔案管理人員、用戶與用戶之間交流協(xié)作的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡空間。檔案用戶通過免費注冊賬戶登錄平臺，按約定向后臺工作人員提出獲取檔案信息的申請，后臺管理人員在驗證用戶身份后，按照用戶的授權層級和需求情況、檔案資源的開放程度等提供不同的服務安排：對滿足條件的用戶和信息直接提供所需資源，幫助其鏈接到檔案資源管理系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)庫，提供只讀性全文，或提供相關檔案開發(fā)資料；否則應及時通知客戶相關授權信息。如果用戶申請使用的信息資源校內的實體庫和數(shù)字資源庫都沒有，可從嘗試通過高校聯(lián)盟網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫進行資源共享服務。同時，用戶也可以通過平臺管理人員提出建議，促使高校檔案管理平臺做好相關的檔案服務工作，不斷滿足客戶個性化的服務需求。

建立高校檔案大數(shù)據(jù)互動服務平臺既可以快捷地滿足檔案用戶的需求，又能調動用戶參與積極性，不僅有利于提高館藏資源的利用率，還能不斷提升高校檔案管理系統(tǒng)的運行效率。

（四）拓寬檔案資源利用思路，建立特殊檔案資源定向開放使用的特殊聯(lián)結機制

針對財務會計信息資源等具有高度敏感性、保密性強、只對特定部門或授權人員開放，且其電子文本復制、實物調閱等均受到嚴格控制的特殊檔案信息資源，由于其中蘊含著巨大的政治（尤其是在反腐敗方面）和經濟等價值，如何開發(fā)利用是一個值得檔案管理部門，甚至是黨和政府高度關注的問題。

一個較為現(xiàn)實的選擇是，對于高校的財務會計報表、賬簿、憑證等電子文本信息，在館藏信息資源中設立特殊的端口，在授權基礎上定向開放，僅供經上級教育主管部門、國家審計機關授權的用戶才能申請，申請確認后，在限定時間內無條件提供查閱服務，但若復制信息文本或進一步調閱實物資源，則需經更進一步授權才能實現(xiàn)。在保障特殊信息絕對安全的前提下，有限授權開放，以充分發(fā)揮特殊檔案信息在高等教育管理中的特殊作用。

當然，這項檔案資源利用改革涉及問題復雜，影響重大，需要黨和政府統(tǒng)籌推進，是加強高校治理的重要手段，在高校檔案資源管理層面，主要是做好授權審核、信息資源及時供給和做好記錄報備等相關工作，以此推動高校教育經費的合理、有效利用。

四、結束語

信息技術和大數(shù)據(jù)改變了人們的思維和生活方式，既對高校檔案信息資源的管理和利用提出了一系列新的問題，也為便捷高效入地利用這些資源提供了廣闊空間。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理服務系統(tǒng)已經變成了相互連通的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)上的一個節(jié)點，高校檔案管理部門應主動順應環(huán)境變化，積極做出回應，對服務定位、服務形式、服務內容、服務手段等各方面做出符合時代特征的改進，盡可能利用信息技術整合、開發(fā)、管理和維護檔案信息資源，促進高校檔案資源的有效利用。

[1]中共中央辦公廳,國務院辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見.[EB/OL].[2014-05-05].http://news.xinhuanet. com/politics/2014-05/05/c_126464500.htm.

[2]徐昊.大數(shù)據(jù)時代的經營[J].中關村,2015(2):46.

[3]君羊.“數(shù)據(jù)”就是“財富”[J].金融科技時代,2012(7):14.

[4]黃少芳,劉曉鴻,張俊芳.應對大數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案館及其服務體系[J].國土資源信息化,2013(5):23.

Reflection on Some Issues of University Archives Resources Management in Big Data Era

Zhou Cui-ying
（Tongling University, Tongling Anhui 244000, China）

Because of the popularization orientation and the scale expansion of higher education, the university archives information surge in China. Vast amounts of archives information indicates that the archives management of universities have stepped into the era of big data. Both opportunities and challenges exist in fully tapping the potential of archives information, establishing and improving the efficient of archives utilization service system. Actively changing ideas, innovating organization management and service mode are the only way to improve archives resources utilization service in the era of big data.

big data era; university archives resources; management; reflection

G270.7

A

1672-0547(2016)06-0076-04

2016-10-20

周催影(1976-),女,安徽阜陽人,銅陵學院工會秘書,館員,研究方向:檔案管理。