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        政府農(nóng)業(yè)檔案管理信息化服務(wù)工作

        2016-02-12 17:01:01劉淑新
        質(zhì)量探索 2016年4期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化農(nóng)業(yè)

        劉淑新

        黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)人民政府,黑龍.大.163713

        政府農(nóng)業(yè)檔案管理信息化服務(wù)工作

        劉淑新

        黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)人民政府,黑龍.大.163713

        在信息時(shí)代,政府農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展成為檔案管理的重要組成部分,它同時(shí)也面臨著新世紀(jì)的機(jī)遇、挑戰(zhàn)。在檔案管理中,檔案的作用及地位受到的關(guān)注度也越來(lái)越大。

        農(nóng)業(yè)檔案;管理;信息化;服務(wù)工作

        前言:隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在信息時(shí)代的高速發(fā)展,檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度越來(lái)越快,但檔案管理信息化建設(shè)卻相對(duì)滯后,對(duì)農(nóng)業(yè)檔案的利用產(chǎn)生嚴(yán)重的制約影響。所以怎樣使農(nóng)業(yè)檔案管理工作與信息時(shí)代的發(fā)展要求相符是目前亟待解決的重要問(wèn)題。

        1 農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

        近幾年,農(nóng)業(yè)檔案信息化不斷擴(kuò)大發(fā)展規(guī)模,形成的檔案的類(lèi)別、數(shù)量也相應(yīng)增多,電子檔案、聲像檔案等都是新增的,檔案載體也從紙質(zhì)演變成光盤(pán)、磁盤(pán)等。隨著農(nóng)業(yè)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化,網(wǎng)絡(luò)軟件基本能促使檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔,各單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能收發(fā)文件,并把處理好的檔案材料上傳或輸入到軟件里,檔案查閱與編研工作也變得更加方便、快捷。此外,農(nóng)業(yè)檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,能充分反映農(nóng)業(yè)的建設(shè)與發(fā)展情況,在確保政府工作連續(xù)性方面發(fā)揮著重要作用。因此,農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不僅重要,且勢(shì)在必行。

        2 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

        2.1 創(chuàng)新管理者的思想,構(gòu)建檔案信息平臺(tái)

        管理者創(chuàng)新管理思想、提高思想認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在,所以應(yīng)以檔案管理工作改革為基礎(chǔ)開(kāi)展信息化建設(shè)工作。同時(shí),農(nóng)業(yè)檔案管理者也應(yīng)更新理念,堅(jiān)持提高檔案管理信息化水平。當(dāng)前,政府各方面管理工作的開(kāi)展對(duì)檔案的需求是有增無(wú)減的,要想為檔案的管理工作準(zhǔn)確而快速地提供檔案支持,檔案管理人員就應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性,及時(shí)轉(zhuǎn)變既有的服務(wù)方式,擴(kuò)大收集農(nóng)業(yè)檔案材料的范圍,進(jìn)一步落實(shí)檔案歸檔制度,做好各種載體、各種門(mén)類(lèi)的檔案材料的歸檔工作,避免檔案流失,豐富農(nóng)業(yè)檔案室館藏資源。

        2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入,規(guī)范建立管理體系

        政府首先應(yīng)結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)能力,配置適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施,并加大投入,開(kāi)發(fā)出適合政府的檔案利用軟件。從政府實(shí)際出發(fā),農(nóng)業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用現(xiàn)有的設(shè)備,并適當(dāng)購(gòu)置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,如路由器、掃描圖文影像的設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備等。如政府應(yīng)加大對(duì)農(nóng)業(yè)檔案資金的投入,重視完善綜合檔案室的設(shè)施設(shè)備。由于綜合檔案室所保管的基建資料、設(shè)備資料、照片等檔案幾乎都是紙質(zhì)的,會(huì)受到紙張耐久性、光線、溫度、濕度、灰塵、有害氣體等的影響,導(dǎo)致部分紙質(zhì)綜合檔案自然脆化、老化,加上檔案被頻繁翻閱,毀損、破損現(xiàn)象的發(fā)生是很難避免的。為此,應(yīng)購(gòu)置復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、空調(diào)等專業(yè)設(shè)備,對(duì)綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,開(kāi)發(fā)檔案利用軟件,用數(shù)字化檔案的查閱代替翻查檔案實(shí)物,從而最大限度保護(hù)原始綜合檔案實(shí)物,為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)提供可能。

        與此同時(shí),應(yīng)按照國(guó)家關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建立相應(yīng)的檔案管理體系。如農(nóng)業(yè)綜合檔案的管理軟件應(yīng)具備多種存儲(chǔ)格式,支持農(nóng)業(yè)綜合檔案使用者實(shí)時(shí)瀏覽,具備網(wǎng)絡(luò)檢索功能等,能實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)綜合檔案的收集整理、存儲(chǔ)、借閱管理、權(quán)限控制等,從而滿足農(nóng)業(yè)檔案一體化管理、信息資源開(kāi)發(fā)和利用的實(shí)際需求。一個(gè)大多數(shù)軟件都適用的、通用性強(qiáng)的檔案資料存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn),才能幫助農(nóng)業(yè)檔案建立規(guī)范管理體系,確保政府能順利實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)與交換。

        2.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè),提高檔案人員素質(zhì)

        由于農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備廣博的知識(shí),還要掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),所以應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè),在更新檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上重視培養(yǎng)他們的素質(zhì),強(qiáng)化他們的信息意識(shí)。因?yàn)檗r(nóng)業(yè)檔案管理工作具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性,如農(nóng)業(yè)檔案的專業(yè)性較強(qiáng),要求檔案管理人員不僅要具備管理知識(shí),還要具備一定的農(nóng)業(yè)知識(shí)、農(nóng)業(yè)管理知識(shí)等,以便能正確分類(lèi)農(nóng)業(yè)檔案。加上信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了新要求,不僅要具備對(duì)農(nóng)業(yè)檔案的采集、分類(lèi)、整理、歸檔、立卷、保管、檢索等能力,還要具備農(nóng)業(yè)管理工作經(jīng)驗(yàn),熟悉農(nóng)業(yè)的管理趨勢(shì),熟悉掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息處理知識(shí)等,并具備一定的外語(yǔ)能力。

        因此,有關(guān)部門(mén)應(yīng)重視組織現(xiàn)職檔案管理人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng),并鼓勵(lì)他們自學(xué),把人員學(xué)習(xí)情況與聘任、晉升等掛鉤,從而加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。而農(nóng)業(yè)檔案管理人員自身要想適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求,就必須主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu),從以往單一的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成檔案一體化管理。如按照檔案工作的不同崗位有計(jì)劃地更新知識(shí),深化專業(yè)知識(shí),提高農(nóng)學(xué)、科技、管理、計(jì)算機(jī)等知識(shí)能力,從而開(kāi)拓自己的視野,全面提高信息技術(shù)水平,提高自設(shè)綜合素質(zhì),助推農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)取得進(jìn)步。

        結(jié)語(yǔ):信息時(shí)代不僅給農(nóng)業(yè)檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn),還使其擁有良好的發(fā)展機(jī)遇。在實(shí)際工作中,只要農(nóng)業(yè)檔案管理部門(mén)及人員能更新理念、牢牢把握機(jī)遇,重視培養(yǎng)人才、應(yīng)用新技術(shù),那么農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)必能與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng),推動(dòng)農(nóng)業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展。

        [1]周桂華.淺談新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].農(nóng)業(yè)科技管理.2015(01).

        [2]林丹青.關(guān)于新時(shí)期農(nóng)業(yè)檔案管理的思考[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技.2006(11).

        [3]付華娟.關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的若干思考[J].種子科技.2009(07).

        [4]劉建婷.林業(yè)科研檔案管理與歸檔規(guī)范的探討[J].河北林業(yè)科技.2014(04).

        [5]林華.檔案管理工作探討[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào).2011(02).

        [6]柴樹(shù)桔. 農(nóng)業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].吉林蔬菜.2011(05).

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