劉淑新

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)人民政府，黑龍.大.163713

政府農(nóng)業(yè)檔案管理信息化服務(wù)工作

劉淑新

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)人民政府，黑龍.大.163713

在信息時(shí)代，政府農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展成為檔案管理的重要組成部分，它同時(shí)也面臨著新世紀(jì)的機(jī)遇、挑戰(zhàn)。在檔案管理中，檔案的作用及地位受到的關(guān)注度也越來(lái)越大。

農(nóng)業(yè)檔案；管理；信息化；服務(wù)工作

前言：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在信息時(shí)代的高速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度越來(lái)越快，但檔案管理信息化建設(shè)卻相對(duì)滯后，對(duì)農(nóng)業(yè)檔案的利用產(chǎn)生嚴(yán)重的制約影響。所以怎樣使農(nóng)業(yè)檔案管理工作與信息時(shí)代的發(fā)展要求相符是目前亟待解決的重要問(wèn)題。

1 農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

近幾年，農(nóng)業(yè)檔案信息化不斷擴(kuò)大發(fā)展規(guī)模，形成的檔案的類(lèi)別、數(shù)量也相應(yīng)增多，電子檔案、聲像檔案等都是新增的，檔案載體也從紙質(zhì)演變成光盤(pán)、磁盤(pán)等。隨著農(nóng)業(yè)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，網(wǎng)絡(luò)軟件基本能促使檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，各單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能收發(fā)文件，并把處理好的檔案材料上傳或輸入到軟件里，檔案查閱與編研工作也變得更加方便、快捷。此外，農(nóng)業(yè)檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，能充分反映農(nóng)業(yè)的建設(shè)與發(fā)展情況，在確保政府工作連續(xù)性方面發(fā)揮著重要作用。因此，農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不僅重要，且勢(shì)在必行。

2 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 創(chuàng)新管理者的思想，構(gòu)建檔案信息平臺(tái)

管理者創(chuàng)新管理思想、提高思想認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在，所以應(yīng)以檔案管理工作改革為基礎(chǔ)開(kāi)展信息化建設(shè)工作。同時(shí)，農(nóng)業(yè)檔案管理者也應(yīng)更新理念，堅(jiān)持提高檔案管理信息化水平。當(dāng)前，政府各方面管理工作的開(kāi)展對(duì)檔案的需求是有增無(wú)減的，要想為檔案的管理工作準(zhǔn)確而快速地提供檔案支持，檔案管理人員就應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，及時(shí)轉(zhuǎn)變既有的服務(wù)方式，擴(kuò)大收集農(nóng)業(yè)檔案材料的范圍，進(jìn)一步落實(shí)檔案歸檔制度，做好各種載體、各種門(mén)類(lèi)的檔案材料的歸檔工作，避免檔案流失，豐富農(nóng)業(yè)檔案室館藏資源。

2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，規(guī)范建立管理體系

政府首先應(yīng)結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)能力，配置適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施，并加大投入，開(kāi)發(fā)出適合政府的檔案利用軟件。從政府實(shí)際出發(fā)，農(nóng)業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用現(xiàn)有的設(shè)備，并適當(dāng)購(gòu)置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，如路由器、掃描圖文影像的設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備等。如政府應(yīng)加大對(duì)農(nóng)業(yè)檔案資金的投入，重視完善綜合檔案室的設(shè)施設(shè)備。由于綜合檔案室所保管的基建資料、設(shè)備資料、照片等檔案幾乎都是紙質(zhì)的，會(huì)受到紙張耐久性、光線、溫度、濕度、灰塵、有害氣體等的影響，導(dǎo)致部分紙質(zhì)綜合檔案自然脆化、老化，加上檔案被頻繁翻閱，毀損、破損現(xiàn)象的發(fā)生是很難避免的。為此，應(yīng)購(gòu)置復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、空調(diào)等專業(yè)設(shè)備，對(duì)綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，開(kāi)發(fā)檔案利用軟件，用數(shù)字化檔案的查閱代替翻查檔案實(shí)物，從而最大限度保護(hù)原始綜合檔案實(shí)物，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)提供可能。

與此同時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建立相應(yīng)的檔案管理體系。如農(nóng)業(yè)綜合檔案的管理軟件應(yīng)具備多種存儲(chǔ)格式，支持農(nóng)業(yè)綜合檔案使用者實(shí)時(shí)瀏覽，具備網(wǎng)絡(luò)檢索功能等，能實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)綜合檔案的收集整理、存儲(chǔ)、借閱管理、權(quán)限控制等，從而滿足農(nóng)業(yè)檔案一體化管理、信息資源開(kāi)發(fā)和利用的實(shí)際需求。一個(gè)大多數(shù)軟件都適用的、通用性強(qiáng)的檔案資料存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，才能幫助農(nóng)業(yè)檔案建立規(guī)范管理體系，確保政府能順利實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)與交換。

2.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)

由于農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備廣博的知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，所以應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，在更新檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上重視培養(yǎng)他們的素質(zhì)，強(qiáng)化他們的信息意識(shí)。因?yàn)檗r(nóng)業(yè)檔案管理工作具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，如農(nóng)業(yè)檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備管理知識(shí)，還要具備一定的農(nóng)業(yè)知識(shí)、農(nóng)業(yè)管理知識(shí)等，以便能正確分類(lèi)農(nóng)業(yè)檔案。加上信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了新要求，不僅要具備對(duì)農(nóng)業(yè)檔案的采集、分類(lèi)、整理、歸檔、立卷、保管、檢索等能力，還要具備農(nóng)業(yè)管理工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉農(nóng)業(yè)的管理趨勢(shì)，熟悉掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息處理知識(shí)等，并具備一定的外語(yǔ)能力。

因此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)重視組織現(xiàn)職檔案管理人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，并鼓勵(lì)他們自學(xué)，把人員學(xué)習(xí)情況與聘任、晉升等掛鉤，從而加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。而農(nóng)業(yè)檔案管理人員自身要想適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求，就必須主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，從以往單一的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成檔案一體化管理。如按照檔案工作的不同崗位有計(jì)劃地更新知識(shí)，深化專業(yè)知識(shí)，提高農(nóng)學(xué)、科技、管理、計(jì)算機(jī)等知識(shí)能力，從而開(kāi)拓自己的視野，全面提高信息技術(shù)水平，提高自設(shè)綜合素質(zhì)，助推農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)取得進(jìn)步。

結(jié)語(yǔ)：信息時(shí)代不僅給農(nóng)業(yè)檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，還使其擁有良好的發(fā)展機(jī)遇。在實(shí)際工作中，只要農(nóng)業(yè)檔案管理部門(mén)及人員能更新理念、牢牢把握機(jī)遇，重視培養(yǎng)人才、應(yīng)用新技術(shù)，那么農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)必能與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，推動(dòng)農(nóng)業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展。

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