汪婷婷，舒安琴，管佩鈺，王 東*

(重慶市衛(wèi)生信息中心 重慶401120)

科技期刊編輯如何發(fā)現(xiàn)及規(guī)避排版帶來的常見錯誤
——以方正書版2008軟件為例

汪婷婷，舒安琴，管佩鈺，王 東*

(重慶市衛(wèi)生信息中心 重慶401120)

常用的專業(yè)排版軟件主要有方正書版2008、InDesign、方正飛翔、Latex等，各軟件均有其優(yōu)缺點。不論選擇何種軟件，其軟件功能如何，也不管是以作者投稿的電子版作為一次排版，還是以編輯初步編校后的電子版作為一次排版，經(jīng)過排版軟件的二次排版，其結(jié)果總是與一次排版有許多差異。而糾正由于排版帶來的差錯是編輯進行編校的目的之一，且此類差錯也是編輯容易忽視的差錯之一。對方正書版2008軟件進行電子一校稿件的轉(zhuǎn)化及常規(guī)排版操作后帶來的常見差錯進行總結(jié)，并提出了相應(yīng)的規(guī)避措施，以提高編校質(zhì)量，更好地呈現(xiàn)科技文化成果。

方正書版 排版 常見錯誤 規(guī)避策略

目前，常用的專業(yè)排版軟件主要有方正書版2008、InDesign、方正飛翔、Latex等，各軟件均有其優(yōu)缺點，對于軟件的選擇需根據(jù)主要的投稿方式、刊物類型、刊載內(nèi)容等實際情況作具體分析。[1]其中方正書版2008由于其強大的文字處理功能，規(guī)范的排版結(jié)果，快速排版效率，以及能生成PS、EPS文件直接用于印刷等優(yōu)點而被廣泛應(yīng)用。[2]根據(jù)相關(guān)文獻報道，方正書版2008在期刊中的市場占有率達80%,～85%,。[3]然而，不管選擇何種軟件，其軟件功能如何，不管是以作者投稿的電子版作為一次排版，還是以編輯初步編校后的電子版作為一次排版，經(jīng)過排版軟件的二次排版結(jié)果總是與一次排版有許多差異。糾正由于排版帶來的差錯是編輯進行編校的目的之一，且此類差錯也是編輯容易忽視的差錯之一。本文就方正書版2008排版帶來的常見錯誤進行了總結(jié)與分析。

1 常見錯誤分析

1.1 版式錯誤

1.1.1 空格

方正書版2008排版首先要將一校稿件導(dǎo)入軟件中，然后通過注解命令來排版。然而，進行排版的照排工作人員由于堆積如山的待排稿件、復(fù)雜的注解命令等因素，難免會出現(xiàn)漏排、錯排、多排注解命令的情況。稿件中的空格命令就是最容易漏排、多排的注解命令之一，而其中又以出現(xiàn)在段首、標題序號與標題名之間、表序與表名、圖序與圖名、關(guān)鍵詞之間、作者單位或地區(qū)與郵編之間的空格最容易出現(xiàn)漏排或多排的現(xiàn)象。筆者所在單位出版的幾本期刊中，作者姓名下一行是作者的工作單位及郵編，例如“中南大學(xué)湘雅二醫(yī)院檢驗科，湖南長沙 410011”，作者單位所在地區(qū)與郵政編碼間有兩個空格，“叉頭狀螺旋轉(zhuǎn)錄因子3； 單核苷酸多態(tài)性； 產(chǎn)后抑郁”這樣的關(guān)鍵詞之間也有兩個空格，常見錯誤為沒有空格、只排一個空格或空格大于兩個；另外，“1.1一般資料”這樣的小標題題號與題名之間本身有一個空格，常見的錯誤為遺漏該空格或空格大于一個。

1.1.2 居中

軟件導(dǎo)入后的待排稿件題目、表題并沒有居中，且當(dāng)題目或表題過長時常需要換行，常見的錯誤為文章題目或表題由于沒有注解命令或錯誤的注解命令而頂格排列，或者由于沒有在適當(dāng)?shù)牡胤浇o出換行注解命令而導(dǎo)致整個題目或表題看起來不平衡。例如對于“血管內(nèi)皮生長因子聯(lián)合內(nèi)皮抑素在2型糖尿病腎病患者診斷中的價值分析”這樣一個32個字的長題目，為保證整體美觀、對稱，需要居中排列，通常在第20個字，即“血管內(nèi)皮生長因子聯(lián)合內(nèi)皮抑素在2型糖尿病”后換行，這樣第2行有12個字居中，且第2行兩端各空4個字。

1.1.3 加粗

為使文章層次更加分明，一般期刊或圖書排版會通過加粗的方式，使小標題看起來更加醒目。例如“1 資料與方法”，“1.1 一般資料”，而通過方正書版軟件排版后的二次排版稿件往往這些加粗的地方容易被遺漏，也是編輯再次編校過程中容易疏忽的地方。

1.1.4 斜體、上下標

斜體、上下標在科技期刊中出現(xiàn)較為頻繁，例如：“研究組與對照組比較，差異有統(tǒng)計學(xué)意義(P＝0.015)”，此處“P”要求斜體；正文中引用文獻時的文獻編號和括號，表格用于注釋的符號*、#等，以及×109/L、m2等單位都需要上標；而CO2、H2O等化學(xué)式，以及T1、CV批間、P2.5等表示特定范圍內(nèi)的某值時需要下標。然而，實際工作中由于作者不懂編輯規(guī)范，編輯在編校過程中偏重于關(guān)注內(nèi)容，照排工作者對刊物刊摘內(nèi)容相關(guān)領(lǐng)域知識缺乏了解，常導(dǎo)致斜體、上下標出現(xiàn)錯誤。另外，用于注解正斜體的書版命令是成對出現(xiàn)的，如果少用一個，將改變后文中英文、符號的正斜體，這是排版導(dǎo)致斜體不能顯示或顯示在錯誤位置的重要原因。

1.1.5 行距、字距

方正書版2008排版時，整體文件的字距、行距在PRO文件里設(shè)置，個別處的文字字距、行距可用[KG]、[HJ]注解設(shè)置。在實際排版過程中，常常因為要保證一個組合不掉行，或者保證頁末不空行，而改變個別處的字距、行距，這樣做的后果會導(dǎo)致其組合前的文字字距變寬，或者接近頁末處的幾行字行距變寬。例如“質(zhì)控菌株中金黃色葡萄球菌為ATCC293424，大腸埃希菌為ATCC253784，銅綠假單胞菌為ATCC15344”中，為了保證“ATCC293424、ATCC253784、ATCC15344”這幾個組合中每個組合都在同一行，從而臨時改變其前面文字部分的字距，這樣做顯然是不可取的，建議通過在其前面文字適當(dāng)增字、減字來實現(xiàn)每個組合不掉行。涉及頁末空行時，不臨時改變行距，而通過改變前文圖片、表格位置，或者通過增字、減字來實現(xiàn)頁末不空行。

1.2 公式

公式排版一直是困擾編輯及照排工作者的問題，科技論文中的公式一般由Word公式編輯器及Mythtype軟件編輯，[4]由于方正書版2008對以上軟件編輯的公式具有不兼容性，經(jīng)過轉(zhuǎn)換后，稿件中的公式常常發(fā)生完全丟失或部分缺失情況。當(dāng)公式完全丟失時，則顯示“這里是一個圖片”；部分缺失時，只留下純文字部分。例如在描述統(tǒng)計學(xué)方法中，常出現(xiàn)“均數(shù)±標準差(±s)”，這里的“”就常常丟失。如果公式中有上下標或其他特殊符號混合存在，情況將更為復(fù)雜。對于一個較長的公式，照排工作人員往往需要花費大量時間進行處理，也是編輯及校對人員編校的重點。

1.3 表格

方正書版2008在導(dǎo)入Word形式的稿件后，僅保留表格中的數(shù)據(jù)及文字，而不保留任何表格格式，給排版帶來了很多困難。照排工作者需根據(jù)原稿分行、分欄，并設(shè)置各行各欄相應(yīng)的格式，重要的是還要區(qū)分出各個數(shù)據(jù)間的關(guān)系。[5]因此，表格排版帶來的錯誤主要有表格線條磅數(shù)錯誤，如頂線或底線磅數(shù)小于或等于其他欄目線或輔助線；同一欄目數(shù)據(jù)未對齊，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂、張冠李戴，即數(shù)據(jù)未與正確的欄目相對應(yīng)。

1.4 圖片

方正書版軟件的圖片處理功能一直比較薄弱，為保證圖片質(zhì)量，實際工作中通常借用方正飛騰、Photoshop、Coreldraw等軟件進行圖片處理，然后通過書版注解命令插入排版。[1]由此帶來的問題是原稿中的圖片容易出現(xiàn)漏排、重復(fù)及插入位置錯誤，以及由原稿帶來的圖片不清晰、圖注不完整等問題。另外，由于科技期刊的圖片中一般含有各種特殊的公式、單位、符號、文字等，而Photoshop、Coreldraw軟件并不能直接插入上述內(nèi)容，需要另外對圖片進行“植字”處理，[6]過程繁瑣，工作量大，這也是導(dǎo)致圖片內(nèi)容產(chǎn)生差錯的原因之一。

1.5 數(shù)字、字母、符號混用

筆者在工作過程中發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過方正書版2008軟件轉(zhuǎn)換的稿件，常常會發(fā)生意想不到的數(shù)字、字母、符號混用情況，例如：“et al”中“l(fā)”變成了數(shù)字“1”；英文摘要或英文文獻中字母“O”變成了“0”，而有時是正文中數(shù)字“0”變成了字母“O”；羅馬“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ”變成了英文“I、II、III”；對德文、俄文、羅馬字符、拉丁語等有時不能識別，通常會出現(xiàn)一個“？”；半字線、一字線、連字符常出現(xiàn)混淆，編輯需特別注意幾種橫線的長短區(qū)別，以便快速識別；比號“∶”變?yōu)槊疤枴埃骸?；中文的單、雙引號變?yōu)橛⑽牡膯巍㈦p引號。以上幾種錯誤比較隱蔽，容易被忽略，需編校者仔細進行專項核查。

1.6 自動換行帶來的隱性錯誤

方正書版2008軟件排版具有自動換行功能，一般情況下不會發(fā)生錯誤，但在行末出現(xiàn)長的數(shù)字、單位符號、化學(xué)式時，軟件并不能將其識別為一個組合，容易發(fā)生一個數(shù)字、單位符號、化學(xué)式被割裂到兩行的情況。由于自動換行功能帶來的隱性錯誤還表現(xiàn)為行首出現(xiàn)標點、數(shù)學(xué)符號，以及單字掉行、頁末出現(xiàn)小標題、表題等不規(guī)范現(xiàn)象。另外，特別應(yīng)該注意的是在期刊編校中，由于一本期刊是由不同欄目的不同文章組合而成，故期刊編校一個重要的環(huán)節(jié)就是統(tǒng)版，其中轉(zhuǎn)面接排是統(tǒng)版過程中處理文章版面溢余或不足的重要方式之一。[7]然而，轉(zhuǎn)面接排后的任何一次改動都有可能導(dǎo)致上轉(zhuǎn)下接的部分因為自動換行功能而掉入另一頁，導(dǎo)致后續(xù)版面較大的變化，這是出刊前編校者應(yīng)該特別引起重視的差錯之一。

1.7 原稿自設(shè)格式部分內(nèi)容丟失

現(xiàn)代辦公軟件Word普及率非常高，作者在投稿時一般對文章已經(jīng)進行了初步排版，例如設(shè)置了頁眉頁腳進行作者簡介及基金項目標示，或者采用文本框的形式顯示圖注、圖題等，由于方正書版2008與Word軟件不具有兼容性，并不能識別以上內(nèi)容，容易造成以上內(nèi)容的丟失，且丟失后完全沒有提示。另外，Word軟件編校的稿件中，電子郵箱、網(wǎng)址等內(nèi)容常被自動設(shè)置為超級鏈接，方正書版2008轉(zhuǎn)換后也容易造成內(nèi)容完全丟失。

2 應(yīng)對策略

大編輯家葉圣陶指出：“加工之事，良非易為，必反復(fù)諷誦，熟諳作者之思路，深味作者之意旨，然后能辨其所長所短，然后能就其所長所短而加工焉?！倍?，“一句話一個字都不能放過”。根據(jù)《圖書質(zhì)量管理規(guī)定》，圖書差錯率在萬分之一以上萬分之五以下的，出版單位必須自檢查結(jié)果公布之日起30,d內(nèi)全部收回，改正重印后方可繼續(xù)發(fā)行；差錯率在萬分之五以上的，就只有全部收回，不能繼續(xù)發(fā)行。[8]《期刊出版質(zhì)量管理規(guī)定》期刊編校的差錯率不超過萬分之三的，其質(zhì)量為合格。差錯率超過萬分之三的，其質(zhì)量為不合格。[9]可見，要成為優(yōu)秀的編輯并非易事。

排版是圖書、期刊出版的重要環(huán)節(jié)，不光要有效率，還要有質(zhì)量。效率與質(zhì)量的保證依賴于對排版軟件操作的熟練程度、細致程度，以及排版技巧的積累。然而，現(xiàn)實工作中，再熟練的照排工作人員總會因為常規(guī)操作或者軟件自帶的某些功能出現(xiàn)這樣那樣的錯誤。編輯校對是期刊質(zhì)量把關(guān)的主要環(huán)節(jié)，面對嚴格的編校要求，編輯對于差錯的把關(guān)必須在每一輪編校中做到字斟句酌、如琢如磨、環(huán)環(huán)相扣。一位編輯要做好一本圖書、一本期刊，不僅需要相關(guān)研究領(lǐng)域的專業(yè)知識，更加需要相關(guān)的編校、排版知識，更重要的是要與照排工作人員、作者，甚至印刷工人達到通力合作、協(xié)調(diào)一致。下面主要從編輯、校對方面論述如何避免上述排版錯誤。

首先，編輯不僅要對內(nèi)容編校具有深厚的功底，還應(yīng)具備一定的排版能力，只有對排版知識有足夠的了解，才能發(fā)現(xiàn)、避免上述排版帶來的錯誤。例如針對前文提到的原稿自設(shè)格式后進行方正書版排版會導(dǎo)致部分相關(guān)內(nèi)容丟失的問題，編輯可以在收到作者的電子投稿后對其進行初步編校，將作者設(shè)置的格式刪除，將頁眉頁腳顯示的作者簡介、基金、通訊作者等內(nèi)容放入題目下方等顯眼位置，以方便照排工作者排版。

其次，在排版結(jié)束后編輯不僅要通讀全文，進行二次、三次編校，更重要的是要對各個部分進行專項檢查，例如頁眉頁腳、題目及小標題、關(guān)鍵詞、作者信息、文獻、圖表等。實際工作中發(fā)現(xiàn)，針對排版帶來的上述錯誤往往在對某一項進行專項檢查時更容易被發(fā)現(xiàn)。

另外，編校者應(yīng)該善于利用相關(guān)編校軟件對排版后的稿件進行編校。常用的如黑馬校對V15軟件，由北京黑馬公司開發(fā)，內(nèi)嵌79個專業(yè)詞庫、4,800萬條專業(yè)詞匯、450萬條錯誤核心庫，具有漢語切分技術(shù)、漢語語法分析技術(shù)、漢語依存關(guān)系分析技術(shù)等優(yōu)秀的中文智能技術(shù)，其查錯準確率和校對效率已經(jīng)達到一個嶄新的高度。[10]例如針對英文摘要或英文文獻中字母“O”變成了“0”，而有時是正文中數(shù)字“0”變成了字母“O”這類錯誤，黑馬軟件可以發(fā)現(xiàn)。

最后，編輯及校對人員應(yīng)該善于利用作者的力量，畢竟只有作者本人更了解自己文章的內(nèi)容，編輯在編校過程中發(fā)現(xiàn)任何不能解決的疑問都應(yīng)及時與作者溝通。在出刊前應(yīng)發(fā)給作者清樣，提醒作者應(yīng)重點核對哪些項目，以方便作者快速、有效地核對。作者校對完成，發(fā)回清樣后，應(yīng)進一步核實、修改，必要時向作者發(fā)送二次清樣。例如對于表格中數(shù)據(jù)的關(guān)系、圖片放錯位置等錯誤，作者本人更容易發(fā)現(xiàn)。

3 結(jié) 語

出版事業(yè)是文化事業(yè)，編輯作為文化事業(yè)的傳播者，是出版物質(zhì)量保障的主體。再先進的排版軟件終究也是機械的，而操作它的人是靈活的。在工作中，編輯要當(dāng)一個有心人，善于總結(jié)圖書、期刊排版中的規(guī)律，不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、改進知識結(jié)構(gòu)、主動參與圖書、期刊出版的各個環(huán)節(jié)，才能最大限度地防止差錯的發(fā)生?！?/p>

［1］ 王昌棟，陳翔，幸建華. 科技期刊排版如何選用排版軟件[J]. 中國科技期刊研究，2007，18(1)：95-97.

［2］ 閆新云. 科技期刊常用排版軟件的選擇[J]. 編輯學(xué)報，2013，25(3)：290-292.

［3］ 王立楠，陳鳳云，劉玉娜. 數(shù)字出版環(huán)境下科技期刊排版軟件對比[J]. 編輯學(xué)報，2015，27(增2)：41-44.

［4］ 王勇，姚萍，王嵐，等. LaTex與方正書版排版數(shù)學(xué)論文探討[J]. 中國科技期刊研究，2012，23(6)：1036-1039.

［5］ 孔慶合，孔慶勇. 方正書版中表格的使用技巧[J]. 中國科技期刊研究，2005，16(4)：525-526.

［6］ 于卉. 方正書版中的插圖注解[J]. 廣東印刷，2014，36(1)：15-17.

［7］ 仇宏偉. 方正書版軟件排版連版中的問題及解決辦法[J]. 出版與印刷，2014，25(1)：21-25.

［8］ 新聞出版總署. 圖書質(zhì)量管理規(guī)定[S]. 北京：新聞出版總署，2004.

［9］ 新聞出版總署. 期刊出版質(zhì)量管理規(guī)定[S]. 北京：新聞出版總署，2008.

［10］ 那欣，李彬. 數(shù)字出版時代圖書校對員面臨的新問題及對策[J]. 出版科學(xué)，2010，18(1)：26-27.

On How to Find and Avoid Common Errors Caused by Typesetting：Taking Founder Bookmaker 2008 Software as an Example

WANG Tingting，SHU Anqin，GUAN Peiyu，WANG Dong*
(Chongqing Health Information Center，Chongqing 401120，China)

Among professional typesetting software，F(xiàn)ounder Bookmaker 2008，InDesign，F(xiàn)ounder FX and Latex are normally used ones．No matter which kind of software is selected，no matter what functions the software possesses，the original manuscript or edited manuscript，after the second typesetting，will have many differences compared with the first typesetting version．One of the objectives of the editing work is to correct the typesetting errors，which are easily ignored by editors．Combining with practical experiences，the common errors brought by typesetting including automatic transformation process and routine operating were summarized in this article．Corresponding improvement approaches were put forward to improve the quality of the redaction.

Founder Bookmaker 2008；typesetting；common errors；improvement measures

G230

：A

：1006-8945(2016)12-0066-04

*通訊作者

2016-11-04