錢 瑛

（南平市產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所，福建 南平 353000）

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地市級(jí)質(zhì)檢所質(zhì)檢檔案管理的難點(diǎn)和對(duì)策探討

錢 瑛

（南平市產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所，福建 南平 353000）

文中基于提高地市級(jí)質(zhì)檢所質(zhì)檢檔案管理水平的目的，明確了質(zhì)檢所檔案管理的特點(diǎn)和主要要求，對(duì)其中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行梳理和分析，提出確保歸檔資料完整性、檔案管理中如何兼顧保密要求和查詢需求、嘗試將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理、探索更好地利用檔案資料實(shí)現(xiàn)其內(nèi)在價(jià)值和增值等方面的對(duì)策，為更好地開展地市級(jí)質(zhì)檢所質(zhì)檢檔案管理提供思路。

質(zhì)檢檔案；管理；難點(diǎn)；對(duì)策

1　引言

作為為社會(huì)提供質(zhì)量檢驗(yàn)服務(wù)的綜合性專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)，地市級(jí)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所已成為各級(jí)政府監(jiān)管部門實(shí)施質(zhì)量強(qiáng)市戰(zhàn)略的重要技術(shù)依托部門，承擔(dān)質(zhì)量監(jiān)督、委托檢驗(yàn)任務(wù)。準(zhǔn)確地完成檢驗(yàn)形成具有法定效力的質(zhì)檢報(bào)告是質(zhì)檢所必須履行的關(guān)鍵職責(zé)。一份可靠的質(zhì)檢報(bào)告既能夠較全面、客觀地反映所檢產(chǎn)品的質(zhì)量狀況，為社會(huì)提供證明數(shù)據(jù)，具有法律效力，同時(shí)也是對(duì)質(zhì)檢所的工作質(zhì)量進(jìn)行查考的憑證，而質(zhì)檢檔案正是能提供這種檢驗(yàn)質(zhì)量可信賴程度的客觀證明。通過對(duì)質(zhì)檢報(bào)告及相關(guān)資料的核查，能全面、真實(shí)地反映一個(gè)技術(shù)機(jī)構(gòu)的整體發(fā)展?fàn)顩r和可信賴程度，了解其是否具備出具可信賴的客觀結(jié)果數(shù)據(jù)的能力，這種能力對(duì)于支持政府主管部門日常監(jiān)管、風(fēng)險(xiǎn)防范以及內(nèi)外部的質(zhì)量溯源等都是一種不可或缺的能力。近年來，伴隨檢驗(yàn)業(yè)務(wù)快速增長帶來檔案資料數(shù)量和品種的不斷增加，如何在這種情形下持續(xù)做好質(zhì)檢檔案管理，并利用檔案資料帶來增值［1］，是政府監(jiān)管部門對(duì)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定提出的要求［2，3］，也是對(duì)管理者提出的挑戰(zhàn)。

2　質(zhì)檢報(bào)告檔案的定義和范圍

質(zhì)檢報(bào)告檔案是產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所在實(shí)施產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)過程中形成的，能直接反映檢驗(yàn)質(zhì)量和檢驗(yàn)過程的證實(shí)性材料的匯總，歸屬科技檔案范疇，包含科技檔案固有屬性，同時(shí)也包含“自然形成”“歷史記錄”“使用價(jià)值”等常規(guī)檔案屬性。［4］

具體而言，質(zhì)檢報(bào)告檔案主要包括質(zhì)量管理信息和檢驗(yàn)過程信息兩類：一類是主管部門文件及所內(nèi)行政文件、質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄等文書性質(zhì)的檔案，另一類是指令性任務(wù)規(guī)范、抽樣單、樣品流轉(zhuǎn)記錄、檢驗(yàn)過程數(shù)據(jù)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告正文、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文本、儀器設(shè)備資料等數(shù)據(jù)性質(zhì)專業(yè)資料等。

3　地市級(jí)質(zhì)檢所質(zhì)檢檔案的主要管理要求

3.1檔案資料應(yīng)完整、齊全，便于檢索

檔案管理從資料收集開始，就應(yīng)確保歸檔保存的文件、資料無缺漏，建立編號(hào)索引，按一定規(guī)則分類保管，如按年度、按科室、按類別等，以滿足便于檢索的要求。

3.2確保檔案資料的原始性

歸檔保存的資料應(yīng)具有原始性，任何謄抄的資料均應(yīng)一并保存被謄抄的原稿，確保資料的真實(shí)和可靠溯源。

3.3檔案資料應(yīng)保存合理的期限

保存期限應(yīng)符合《檔案法》、2015版《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》以及產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所內(nèi)部規(guī)定提出的特殊要求，如對(duì)于工業(yè)品、食品類指令性計(jì)劃任務(wù)檢驗(yàn)報(bào)告相關(guān)資料保存期應(yīng)不短于十年，質(zhì)量管理體系相關(guān)資料保存期不短于五年。

3.4檔案資料保存環(huán)境應(yīng)受控

檔案室應(yīng)能滿足安全存放、不失密、不滅失的要求，如具備避光、防塵、除潮、防蟲等條件，對(duì)以電子文檔形式保存的資料，還需要采取相應(yīng)技術(shù)手段防止其被非法復(fù)制或篡改，如采用光盤記錄、記錄加密、讀取信息時(shí)身份驗(yàn)證等技術(shù)手段。

3.5檔案資料的使用應(yīng)在受控下進(jìn)行

任何借閱、利用、銷毀等需求均應(yīng)按規(guī)則執(zhí)行，履行相應(yīng)手續(xù)，并簽字確認(rèn)。如，查閱時(shí)需登記，查閱的檔案不得帶出檔案室；借閱僅限于復(fù)制品；保存期限到期需銷毀的資料，需經(jīng)相應(yīng)程序確認(rèn)、批準(zhǔn)，并指派兩人以上同時(shí)在場(chǎng)，通過粉碎或其他可靠方式實(shí)施銷毀。

4　地市級(jí)質(zhì)檢所質(zhì)檢檔案管理中的難點(diǎn)和對(duì)策

4.1避免發(fā)生檔案資料不完整的情況

作為綜合性檢驗(yàn)服務(wù)技術(shù)機(jī)構(gòu)，隨著內(nèi)部管理和外部主管部門監(jiān)管要求的提升，所需歸檔保存的檔案資料內(nèi)涵和外延也在不斷變化中，現(xiàn)已拓展到涵蓋行政文件文書類、人事信息類、技術(shù)人員技術(shù)檔案、檢驗(yàn)報(bào)告及試驗(yàn)記錄類、設(shè)備檔案類、科研檔案類、自動(dòng)化設(shè)備運(yùn)行生成的試驗(yàn)圖譜類、電子文檔類等大類，無論是類別還是總量上都較過去大為豐富。而在實(shí)際工作中，因檔案管理人員認(rèn)知水平的差異，人員流動(dòng)以及相應(yīng)規(guī)范性文件的滯后等原因，檔案資料完整性不足情況時(shí)有發(fā)生。

對(duì)策：一方面，以人為本，通過崗前考核確認(rèn)檔案管理員的履職能力，通過在崗培訓(xùn)使其能持續(xù)保持相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，具備檔案管理業(yè)務(wù)技能，做到既熟悉《檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《管理?xiàng)l例》，也熟悉質(zhì)量管理體系提出的歸檔保存要求。 另一方面，通過完善規(guī)范性制度，明確崗位職責(zé)，將分散化的多頭檔案管理模式逐漸變更為集中管理模式，從質(zhì)量管理體系入手，充分識(shí)別不同類別的檔案的特殊要求，以《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等為抓手形成系統(tǒng)化的管理網(wǎng)絡(luò)，如《人員的檔案管理程序》《原始記錄的質(zhì)量控制》《檢驗(yàn)/測(cè)試數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)管理》《記錄和檔案控制程序》《技術(shù)檔案管理和保密的規(guī)定》《食品檢驗(yàn)資料檔案管理制度》等，規(guī)范化推進(jìn)檔案管理工作。

4.2為委托方保密，做好保密工作

當(dāng)?shù)谌綄?duì)檢驗(yàn)結(jié)果提出疑義，為申述方提供相應(yīng)檔案資料查詢和試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)溯源時(shí)，如何兼顧保密要求和查詢需求需要斟酌。

對(duì)策：檢驗(yàn)報(bào)告檔案直接涉及企業(yè)和其他委托人的利益，甚至涉及到社會(huì)影響，因此做好保密工作至關(guān)重要。所有歸檔資料均應(yīng)按單位質(zhì)量管理體系所規(guī)定的借閱、查閱制度要求進(jìn)行，相關(guān)內(nèi)部行政性規(guī)章、《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》等質(zhì)量管理體系管理規(guī)則可提供無限制的開放性查詢，檢驗(yàn)報(bào)告檔案和原始記錄的查詢僅限委托方、委托方授權(quán)代表或法律規(guī)定的相關(guān)權(quán)力部門，非授權(quán)人員不可查詢、不可對(duì)查閱的檢驗(yàn)報(bào)告檔案和原始記錄進(jìn)行復(fù)印或拍照。

4.3信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

檢驗(yàn)報(bào)告檔案是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的核心技術(shù)檔案，其中匯集著大量的信息，隨著時(shí)間的延續(xù)以及檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)展、多場(chǎng)所試驗(yàn)室的建立，檔案數(shù)量呈幾何級(jí)數(shù)增加，其管理工作日趨繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度不斷增大，檔案資料異地管理、查詢、利用的需求日益強(qiáng)烈。

對(duì)策：通過檔案管理電腦化，將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少簡(jiǎn)單重復(fù)的勞動(dòng)，便利地開展文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，有助于大幅地提高工作效率，起到事半功倍的效果。以“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，通過建設(shè)本地電腦互聯(lián)局域網(wǎng)和遠(yuǎn)程VPN組網(wǎng)形成互動(dòng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源利用和共享。借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的支持不僅能使紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容得到利用，還能夠滿足上級(jí)部門或第三方提出的新要求，從而將利用者的需求、查詢技巧與計(jì)算機(jī)的大量存儲(chǔ)、高速計(jì)算能力和資源共享有機(jī)地結(jié)合起來。實(shí)踐中，南平市質(zhì)檢所通過遠(yuǎn)程組網(wǎng)、加密網(wǎng)絡(luò)、檢驗(yàn)信息管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室信息傳遞管理自動(dòng)化，除實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)報(bào)告的完整性、溯源性和可控性外，運(yùn)用該系統(tǒng)利用查詢模塊可以實(shí)現(xiàn)資源共享和利用，如利用關(guān)鍵字檢索、時(shí)段檢索等手段，對(duì)樣品基本信息、數(shù)量、來源、狀態(tài)、交接、報(bào)告流程、檢驗(yàn)進(jìn)度和工作量等可進(jìn)行綜合掌控，并能夠進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)、共享、分析。信息一次錄入可供多部門查詢并利用，避免了多次錄入，提高了工作效率，節(jié)約了管理成本，與檢驗(yàn)報(bào)告相關(guān)檔案信息得以暢通流動(dòng)，很好地兼顧了查詢、利用、保密等管理需求。

4.4提高檔案資料利用能力

檔案管理的根本目的在于利用，只有利用才能夠更多地實(shí)現(xiàn)其內(nèi)在價(jià)值。由于檔案資料天然具備的內(nèi)向和封閉的屬性，加上缺少對(duì)其內(nèi)在價(jià)值的認(rèn)識(shí)和主動(dòng)的開發(fā)利用，檔案管理重保管、輕利用常成為一些單位的常態(tài)。

對(duì)策：主動(dòng)挖掘檔案附加價(jià)值、將檔案資料轉(zhuǎn)換為能共享的知識(shí)。如，在食品安全監(jiān)管方面，通過對(duì)不同檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)抽檢結(jié)果進(jìn)行匯總，對(duì)不同區(qū)域、不同時(shí)間周期的檢驗(yàn)結(jié)果的進(jìn)行分類對(duì)比、提煉和統(tǒng)計(jì)分析，找出趨勢(shì)性、共性的特征，形成對(duì)某些品類產(chǎn)品進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的依據(jù)，能實(shí)現(xiàn)對(duì)被監(jiān)測(cè)產(chǎn)品進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的監(jiān)管需求，更好地開展食品安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。再如，通過匯集檢驗(yàn)報(bào)告檔案，從樣品來源、檢驗(yàn)任務(wù)數(shù)量變化趨勢(shì)、不同時(shí)間段檢驗(yàn)任務(wù)的頻度等方面展開統(tǒng)計(jì)分析，能發(fā)現(xiàn)潛在檢驗(yàn)需求，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方面為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)，發(fā)揮參謀助手的作用。又如，通過對(duì)檢驗(yàn)原始記錄的梳理，對(duì)不同產(chǎn)品相同或相似檢驗(yàn)項(xiàng)目開展分類核查、分析，可將一個(gè)具體檢驗(yàn)項(xiàng)目的操作過程標(biāo)準(zhǔn)化分解，以流水線操作的思維組合相似的重復(fù)性操作項(xiàng)目，進(jìn)而在任務(wù)分派過程中合理分組、優(yōu)化流程，形成一種基于數(shù)據(jù)的優(yōu)化混流任務(wù)安排模式，實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)有資源變化不大的情況下，對(duì)人員能力要求、檢驗(yàn)周期、應(yīng)對(duì)突發(fā)檢驗(yàn)任務(wù)能力的兼顧。

5　結(jié)束語

通過對(duì)質(zhì)檢報(bào)告檔案管理范圍、主要管理要求的識(shí)別，對(duì)檔案管理中的難點(diǎn)進(jìn)行梳理并擬定相應(yīng)對(duì)策，可為更好地開展地市級(jí)質(zhì)檢所檔案管理提供思路，更有效的檔案管理，有利于質(zhì)檢報(bào)告檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用，滿足檔案信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的利用需求，使質(zhì)檢報(bào)告檔案更好地為質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督工作服務(wù)，滿足社會(huì)、政府對(duì)高質(zhì)量檢測(cè)服務(wù)的需求。

［1］王華玉.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究［D］.北京：北京交通大學(xué)，2009.

［2］ 國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì).實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南：實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則宣貫教材［M］.二版.北京：中國計(jì)量出版社，2007.

［3］中國國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)，國認(rèn)實(shí)〔2015〕50號(hào)：檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則［Z］.2015-07-29.

［4］王傳宇.科技檔案管理學(xué)（修訂本）［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，1998.

Difficulties and Countermeasure Discussion of Municipal level Quality Inspection Files Management

QIAN Ying
（Nanping Inspection Institute for Product Quality， Nanping 353000， Fujian， China）

Based on improving the management of inspection files management of the quality inspection institutes at the municipal level ， in this paper， the characteristics and the main requirements of quality inspection files management are cleared， the difficulty of them generalized and analyzed， the integrity of archive data and balance on security and query in files management proposed. In order to providing ideas to the management of inspection files management of the quality inspection institutes at the municipal level ，trying to apply the information technology to files management and exploring better countermeasures to using files to realize its intrinsic value and increment are discussed.

Quality inspection files； Management； Difficulties； Countermeasures

2016-05-23

錢 瑛，女，南平市產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所，副所長，館員