李鵬，聞武，張軍開封市中心血站，河南開封　475000

新時(shí)期血站檔案管理工作信息化建設(shè)探討

李鵬，聞武，張軍
開封市中心血站，河南開封475000

血站業(yè)務(wù)檔案管理工作是血站各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。隨著無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)日益發(fā)展，血站工作中需要管理的檔案日益增多，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前血站檔案管理工作的需求。導(dǎo)致目前血站普遍存在檔案管理中的問題：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采供血檔案管理工作缺乏重視，專業(yè)人才隊(duì)伍薄弱，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等。針對(duì)目前狀況，有以下對(duì)策：加快業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)，建立健全血站檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，加快血站檔案管理信息化進(jìn)程，提高血站檔案利用率?？傊?，我們應(yīng)當(dāng)依靠先進(jìn)的信息化管理模式來(lái)不斷加強(qiáng)和提高血站業(yè)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的有效利用，促進(jìn)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展。

血站；檔案管理；信息化

［Abstract］The business filemanagementwork in blood station is the foundation of various jobs in blood station，with the increasing development of non-remunerated blood donation，the file needed to be managed in blood station ismore and more，and the traditional filemanagementmodel is far from meeting the file management work demands in current blood station，and the issues such as lack of leader's attention to the blood collecting and supplying filemanagementwork，weak professional team and lack of unified standards are common in the filemanagementwork in blood station at present，in order to solve these problems，we should accelerate the digital transformation work of business file resources，enhance the cultivation of professionals，construct and improve the file management working standards in blood station，accelerate the blood station filemanagement information process and improve the file utilization rate of blood station.All in all，we should constantly enhance and improve the blood station business filemanagement level，improve the effective utilization of files and promote the development of non-remunerated blood donation relying on the advanced informationmanagementmodel.

［Key words］Blood station；Filemanagement；Information

近年來(lái)，我國(guó)的無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)飛速發(fā)展，無(wú)償獻(xiàn)血人數(shù)日益增多，各種經(jīng)血液傳播疾病越來(lái)越多，同時(shí)采取輸血治療的患者經(jīng)血液感染疾病的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越大，對(duì)血站采供血工作的安全、有效也提出了新的、更高的要求［1-2］。我國(guó)采供血檔案研究最早始于1997年，至今已經(jīng)有近20年的歷史，2012年達(dá)到頂峰，近年來(lái)熱度不減，涉及醫(yī)藥衛(wèi)生方針政策與法律法規(guī)研究、檔案及博物館、計(jì)算機(jī)軟件及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、臨床醫(yī)學(xué)、行政法及地方法制、特種醫(yī)學(xué)、公安、民商法、文化、法理、法史、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、宏觀經(jīng)濟(jì)管理與可持續(xù)發(fā)展等12個(gè)學(xué)科。文獻(xiàn)來(lái)自期刊、報(bào)紙、會(huì)議等多種媒體。研究涉及社會(huì)科學(xué)與自然科學(xué)的工程技術(shù)、行業(yè)技術(shù)指導(dǎo)、基礎(chǔ)研究、行業(yè)指導(dǎo)、基礎(chǔ)與應(yīng)用基礎(chǔ)研究、專業(yè)實(shí)用技術(shù)、職業(yè)指導(dǎo)、大眾科普、政策研究等多個(gè)層次。采供血業(yè)務(wù)檔案管理在血站整體事業(yè)發(fā)展中舉足輕重的地位日益顯現(xiàn)。這就要求我們血站在努力加強(qiáng)血液采集供應(yīng)和質(zhì)量控制安全的同時(shí)，也要嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好血站檔案整理、收集、分類和保存工作［3］。

1　血站檔案管理工作的普遍意義和特殊意義

檔案是科學(xué)研究的可靠依據(jù)，有利于推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步和無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展。采供血業(yè)務(wù)檔案包括采供血全過程中所形成的原始記錄，是采供血機(jī)構(gòu)依法開展血液管理業(yè)務(wù)工作的重要憑證。血站業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的高低既能反映血站業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也可以反映血站的整體管理水平。隨著《獻(xiàn)血法》《醫(yī)療事故管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)的頒布實(shí)施，血站法律意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)得到日益提高，業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量也越來(lái)越受到重視，雖然血站對(duì)業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量控制采取了一系列的措施，但在整個(gè)控制過程中，存在一些問題和弊端?！堆竟芾磙k法》第二十八條規(guī)定：“獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存十年”。血站每一個(gè)工作環(huán)節(jié)、每一個(gè)具體步驟都要準(zhǔn)確無(wú)誤地記錄下來(lái)，保證其可追溯性。此外，在輸血糾紛事件中，血站負(fù)有舉證的責(zé)任［4］。近年來(lái)，隨著全國(guó)采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)展，血站的檔案管理工作也取得了持續(xù)的提高，各地血站都在不斷規(guī)范基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)檔案，同時(shí)依法管理作為建設(shè)、管理檔案事業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)也已經(jīng)確立，采供血機(jī)構(gòu)的檔案管理事業(yè)正穩(wěn)步向信息化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。但是我們發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理理念正在面臨著新的挑戰(zhàn)。因?yàn)槟壳靶畔⒒瘷n案管理被持續(xù)普及，檔案管理模式與檔案服務(wù)方式在慢慢轉(zhuǎn)變，因此我們必須積極探索檔案質(zhì)量工作的新方法、新措施、新途徑，以提高檔案管理質(zhì)量與效益。

2　目前血站檔案管理中普遍存在的問題

2.1領(lǐng)導(dǎo)對(duì)血站檔案管理工作重視程度不夠

領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)不到血站檔案管理工作的重要地位，不重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)不到檔案管理是血站工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)［5］。在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中明確指出：所有員工對(duì)其職責(zé)范圍內(nèi)的質(zhì)量負(fù)責(zé)，法定代表人為血站質(zhì)量第一責(zé)任人，法定代表人應(yīng)負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的建立、實(shí)施、監(jiān)控和改進(jìn)；確保資源的合理、有效配置；定期審核質(zhì)量管理體系并記錄和保留管理審核的情況和內(nèi)容。每名血站員工都應(yīng)充分了解本職崗位在采供血工作中的重要性，領(lǐng)導(dǎo)干部要對(duì)各部門目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的情況進(jìn)行有效評(píng)估，同時(shí)提供更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高員工的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力。同時(shí)檔案管理工作人員對(duì)檔案工作在血站管理中的重要性和必要性理解不深刻，往往只專注于自己的本職工作，對(duì)于各種檔案材料的收集以及歸檔卻有所忽視。因此在檔案的管理方面存在很多問題，檔案信息并不能充分發(fā)揮其作用［6］。

2.2人才隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)亟待提高，相對(duì)薄弱

目前全國(guó)多數(shù)血站并未設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，從事檔案管理的工作人員也往往不是檔案專業(yè)畢業(yè)。檔案部門缺乏正規(guī)院校專業(yè)檔案人員配備，而且這些人員在上崗前未接受過正規(guī)的、系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，使得這些從事檔案工作的人員在專業(yè)素質(zhì)及理論水平等方面存在較大的提升空間。同時(shí)檔案管理員大多數(shù)為兼職人員，年齡往往偏高，工作責(zé)任心不足，容易發(fā)生檔案遺失的情況，這在一定程度上影響了檔案的系統(tǒng)性。此外，直接產(chǎn)生檔案資料的部門往往沒有專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作，既影響了歸檔的質(zhì)量，也增加了檔案管理部門的工作量［7］。

2.3缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔文件的鑒定、整理和利用，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。血站檔案管理相對(duì)分散，缺乏信息資源的整體性，因此難以達(dá)到資料的齊全和完整的歸檔的程度，這在一定程度上影響了檔案的系統(tǒng)性［8］。對(duì)于檔案具體的整理方法、保管期限等都沒有給出明確的、可供參考執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致全國(guó)各地區(qū)血站的檔案管理工作水平參差不齊［9］。

2.4檔案信息資源開發(fā)利用程度較低

目前血站的檔案管理往往局限在檔案的收集、整理、保管過程，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用。一些有價(jià)值的文獻(xiàn)資料得不到及時(shí)的收集、整理。或者有的檔案雖然收集了，但卻忽視了信息的有效利用。查閱、借閱檔案少，編研選題范圍小，對(duì)采供血業(yè)務(wù)工作具有參考和指導(dǎo)作用的編研成果不多，檔案信息不能充分發(fā)揮其作用［10］。

3　思路與對(duì)策

3.1加快業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作

作為血站要加快業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文檢索。將現(xiàn)存的檔案資料通過掃描等手段轉(zhuǎn)化到光盤或磁盤上，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、信息化，同時(shí)做好圖片、錄像、錄音及多媒體資料的存儲(chǔ)、記錄、保存工作。通過檔案資源數(shù)字化，使使用者能夠通過簡(jiǎn)單可行的信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資料的錄入、查詢和查閱等工作［11］。

3.2加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

要不斷加強(qiáng)對(duì)血站檔案信息化管理人才和技術(shù)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，同時(shí)培養(yǎng)好兼職人員隊(duì)伍。①加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)教育力度，定期開展檔案教育培訓(xùn)，提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和基礎(chǔ)理論，使之掌握數(shù)字化辦公、檔案管理軟件應(yīng)用等基本知識(shí)和技能。血站業(yè)務(wù)檔案管理涉及多學(xué)科，主要包括臨床醫(yī)學(xué)、檢驗(yàn)、信息統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及檔案管理學(xué)等方面，要在各業(yè)務(wù)科室中選拔工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力突出的工作人員作為檔案管理的兼職檔案員，加強(qiáng)這些工作人員檔案基本管理知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)通過參加各級(jí)檔案行政、培訓(xùn)管理機(jī)構(gòu)舉辦的學(xué)習(xí)班、培訓(xùn)班進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提高他們的專業(yè)水平。另外，要求全體血站工作人員必須掌握原始記錄書寫規(guī)范，并按“規(guī)范”要求標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自查原始資料質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)補(bǔ)充更改；科室成立以科主任為組長(zhǎng)、兼職檔案員為成員的檔案質(zhì)量控制小組，采取定期或不定期的方式對(duì)科室的原始資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)修改，避免不合格原始記錄資料的出現(xiàn)；站級(jí)質(zhì)量控制小組共同參與，定期抽查，并實(shí)行檔案室終末質(zhì)量把關(guān)的形式，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋科室并令其限期整改，以保證入庫(kù)檔案的質(zhì)量；每月對(duì)各科檔案進(jìn)行檢查，建立檔案質(zhì)量與血站績(jī)效獎(jiǎng)懲制度掛鉤的制度；②為適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展步伐，招聘血站檔案管理所需的復(fù)合型人才，為檔案管理信息化建設(shè)提供充分的人才保障。為血站檔案管理信息化工作的快速持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的人力資源保障［12］。

3.3建立健全血站檔案管理工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔范圍，制定保管期限，嚴(yán)格按密級(jí)實(shí)行檔案管理

根據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)要求及血站實(shí)際情況制訂血站檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。包括歸檔制度、保管制度、檔案保密制度和檔案利用制度。把檔案管理納入法制軌道，對(duì)檔案的歸檔范圍、歸檔要求，檔案的保管、保密，以及利用都加以規(guī)范，把血站的檔案管理工作統(tǒng)一、規(guī)范起來(lái)［13］。在檔案管理體系的建立上，尤其重要的是檔案歸檔范圍的確定規(guī)范，同時(shí)歸檔范圍的完善也必將進(jìn)一步促進(jìn)和提高檔案信息資料的利用成果。在我國(guó)《血站管理辦法》中明確要求業(yè)務(wù)類檔案，包括獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄檔案的保存期是至少10年，但從證據(jù)學(xué)的角度分析，同時(shí)結(jié)合我們?cè)谔幚砭唧w涉血輸血醫(yī)療糾紛案例的體會(huì)。如果僅保存獻(xiàn)血、檢測(cè)、供血的記錄顯然是不夠的，保存期限為10年也是不夠的。在《民法通則》中規(guī)定“訴訟時(shí)效期間從知道或者應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利被侵害時(shí)起計(jì)算。但是，從權(quán)利被侵害之日起超過20年的，人民法院不予保護(hù)，有特殊情況的，人民法院可以延長(zhǎng)訴訟時(shí)效期間。”由此可見，每種記錄都是證據(jù)的組成部分，血站采供血過程中形成的業(yè)務(wù)檔案如果只保存10年，如果需要舉證倒置時(shí)，證據(jù)類檔案銷毀往往無(wú)法成為免除舉證責(zé)任的充分理由，而且血液的整個(gè)采供血流程中也存在交接環(huán)節(jié)多、流動(dòng)性強(qiáng)，質(zhì)量記錄數(shù)量多且涉及面廣、利用頻繁等特點(diǎn)。因此能夠證明血站采供血工作的合法性、條理性、規(guī)范性的業(yè)務(wù)類檔案都應(yīng)當(dāng)保存，而且為適應(yīng)民事訴訟20年除訴期間的規(guī)定，建議保存期限規(guī)定為血液有效期滿后20年以上。同時(shí)為確保檔案的完整性、真實(shí)性，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定采供血業(yè)務(wù)檔案外借制度，任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人不得未經(jīng)主管部門批準(zhǔn)擅自查閱采供血業(yè)務(wù)檔案，嚴(yán)禁任何人隨意涂改、偽造、銷毀、隱匿、竊取采供血檔案。如因業(yè)務(wù)需要查閱檔案的必須經(jīng)血站有關(guān)部門同意，并于現(xiàn)場(chǎng)查閱后立即歸還。

4　著力加快、加大對(duì)血站檔案管理的投入

在單位重視的基礎(chǔ)上，要不斷加大投入力度，確保血站檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。要切實(shí)保障檔案類庫(kù)房用地，配備到位檔案庫(kù)房?jī)?nèi)必備的設(shè)備設(shè)施。盼望各級(jí)衛(wèi)生計(jì)生委、財(cái)政等重視血站檔案管理信息化建設(shè)的重要性，能夠在政策支持和資金保障上加大對(duì)血站的支持投入力度［14］。加快引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，為血站檔案管理配置電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，加大檔案信息化管理的硬件投入。

5　加快血站檔案管理的信息化進(jìn)程

目前國(guó)家采供血行業(yè)的信息化進(jìn)程發(fā)展到今天，要求我們借助現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)工作人員的操作流程記錄檔案與相關(guān)血液制品的信息管理結(jié)合，以求促進(jìn)血站標(biāo)準(zhǔn)化處理系統(tǒng)發(fā)展健康、有序進(jìn)行，以便更好地為社會(huì)服務(wù)，同時(shí)使血站獲得管理效益、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等多方面共贏的結(jié)果。信息化是檔案管理工作的必然趨勢(shì)。在數(shù)字化資料的基礎(chǔ)上，建設(shè)血站檔案管理的信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案信息作用，提高血站檔案管理效率是目前工作的重中之重。對(duì)業(yè)務(wù)性強(qiáng)、重要性突出、利用頻率高的血站檔案要率先建立數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家及檔案行業(yè)內(nèi)頒布的各級(jí)各類信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，總結(jié)國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，抓住機(jī)遇，推進(jìn)血站檔案管理的信息化進(jìn)程。

6　提高血站檔案的利用率

加大對(duì)血站檔案管理工作的宣傳力度，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，加快現(xiàn)代科技的運(yùn)用，盡可能地建立起完善的理論系統(tǒng)。積極營(yíng)造“愛護(hù)檔案、利用檔案”的良好氛圍，以網(wǎng)絡(luò)為依托，結(jié)合政務(wù)公開加大檔案信息資源的開發(fā)利用［15］。著力推進(jìn)血站檔案的文化建設(shè)，揭示血站檔案管理的本質(zhì)，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)研究，從而建立起系統(tǒng)的管理模式。管理人員應(yīng)保持良好的服務(wù)態(tài)度，優(yōu)化工作制度，改善服務(wù)方式，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新。

綜上所述，在血站檔案的管理工作中還存在很多問題，這需要我們與時(shí)俱進(jìn)，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。我們應(yīng)充分把握機(jī)遇，依靠科技進(jìn)步，建全血站信息管理系統(tǒng)，加快血站檔案管理工作信息化進(jìn)程。

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3.參考文獻(xiàn)按在正文中出現(xiàn)的先后次序排列于正文后；參考文獻(xiàn)的序號(hào)左頂格個(gè)位對(duì)齊，并用加方括號(hào)表示如［1］，［2］，……以與正文中的指示序號(hào)格式一致。正文指明原始文獻(xiàn)作者姓名時(shí)，序號(hào)標(biāo)注于作者姓名右上角；正文未指明作者或非原始文獻(xiàn)作者時(shí)，序號(hào)標(biāo)注于句末；正文直接述及文獻(xiàn)序號(hào)將之作為語(yǔ)句的組成部分時(shí)，不用角碼標(biāo)注。

4.圖中引用參考文獻(xiàn)，按其在全文中出現(xiàn)的順序編號(hào)，在圖的說(shuō)明或注釋中予以標(biāo)注，圖中不應(yīng)出現(xiàn)引文標(biāo)注。表中引用參考文獻(xiàn)，按其在全文中出現(xiàn)的順序編號(hào)，在表注中依次標(biāo)注；或在表中單一欄說(shuō)明文獻(xiàn)來(lái)源，該欄應(yīng)列出文獻(xiàn)第一作者姓名，在姓名右上角標(biāo)注文獻(xiàn)角碼。

5.同一文獻(xiàn)在正文中有多處引用，文后只列一次，參考文獻(xiàn)列表中可不用標(biāo)注頁(yè)碼，在正文中引用位置右上角，標(biāo)注參考文獻(xiàn)序號(hào)和引用起止頁(yè)碼，例如“十二指腸［4］47-59?！?/p>

本刊常見文獻(xiàn)格式規(guī)定如下，投稿者請(qǐng)以下列格式為準(zhǔn)：

［期刊］作者.文章題目［J］.刊名，年，卷（期）：起頁(yè)-止頁(yè).

［書籍］作者.書名［M或S］.出版地：出版社，出版年：起頁(yè)-止頁(yè).

［專利］專利申請(qǐng)者.專利題名：國(guó)別，專利號(hào)［P］.出版日期.

［學(xué)術(shù)論文集］作者.題目［C］.論文集名.出版地：出版者，年：起頁(yè)-止頁(yè).

［報(bào)紙］作者.文章題目［N］.報(bào)紙名，出版年月日（版）.

Study on Information Construction of File M anagement Work in Blood Station in the New Period

LIPeng，WENWu，ZHANG Jun
Kaifeng Central Blood Station，Kaifeng，Henan Province，475000 China

R197

A

1672-5654（2016）07（a）-0124-04

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.19.124

李鵬（1980.11-），女，河南開封人，本科，主管技師，研究方向：血液質(zhì)量控制與管理。

2016-04-07）