文/田 媛

國(guó)有企業(yè)檔案管理思考

文/田 媛

企業(yè)檔案是企業(yè)科技管理、生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)的過(guò)程、成果及其載體的完整統(tǒng)一體,隨著改革的深化和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,國(guó)有企業(yè)正在全面走向市場(chǎng),其產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、組織形式、經(jīng)營(yíng)機(jī)制和管理制度都將發(fā)生重大變化,這將給國(guó)有企業(yè)檔案工作帶來(lái)一系列新的情況和問(wèn)題,同時(shí)對(duì)檔案管理提出了更新、更高的要求。那么,國(guó)有企業(yè)檔案的管理如何適應(yīng)這一形勢(shì)。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）主管負(fù)責(zé)人思想意識(shí)

在很多的情況下，國(guó)有企業(yè)的分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人單方面注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)，對(duì)檔案管理工作意識(shí)淡薄。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案知識(shí)儲(chǔ)備甚少,不了解科學(xué)、有效的檔案管理對(duì)國(guó)有企業(yè)生存、發(fā)展的重要意義，因此沒(méi)有將精力放在搞好檔案管理工作上，影響了國(guó)有企業(yè)檔案工作的正常開(kāi)展。

（二）管理的規(guī)范制度

目前國(guó)有企業(yè)檔案管理規(guī)章制度自上而下基本能形成一種規(guī)范的模式，在同類型的企業(yè)中發(fā)揮這補(bǔ)課或缺的作用，然而對(duì)于企業(yè)的實(shí)際規(guī)范層，卻缺失了一種個(gè)性化的創(chuàng)新方法；少數(shù)國(guó)有企業(yè)檔案借閱手續(xù)不健全、審批不嚴(yán)格，造成重要資料借出后長(zhǎng)期不歸還或者被隨意復(fù)制的窘態(tài)，致使國(guó)有企業(yè)商務(wù)機(jī)密和核心業(yè)務(wù)被泄露，對(duì)國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成巨大損失。

（三）管理中的基礎(chǔ)建設(shè)

部分國(guó)有企業(yè)沒(méi)有專門的檔案室，檔案資料與其他物品存放一起；有的國(guó)有企業(yè)檔案管理方式僵化，沒(méi)有電子查閱檢索系統(tǒng)，采用傳統(tǒng)的手工翻閱檢索，查找資料耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，給經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)諸多不便；有的國(guó)有企業(yè)檔案室缺乏消防、防盜等設(shè)施，存在嚴(yán)重安全隱患。

（四）管理人員素質(zhì)問(wèn)題

一些小規(guī)模國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理雖然制定專人負(fù)責(zé)，但由于其規(guī)模小、人員少，檔案員需要同時(shí)兼任其他工作，難以將更多精力放在文件材料整理、歸檔、管理上；有的國(guó)有企業(yè)安排的檔案管理人員多是不能勝任其他工作而被調(diào)整到檔案管理崗位上來(lái)，其素質(zhì)不到，能力不強(qiáng)，業(yè)務(wù)不通，致使檔案管理難以適應(yīng)國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的節(jié)奏。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理的思路

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、加強(qiáng)檔案宣傳

檔案工作一般在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)員工的眼中是可有可無(wú)的工作，這與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)員工的檔案意識(shí)淡薄，檔案觀念落后有關(guān)，也與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、抓眼前工作、政績(jī)工作，重眼前利益的短期行為有關(guān)。原因雖在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，但筆者認(rèn)為其根本原因還在檔案人員身上。一些檔案人員傳統(tǒng)觀念比較嚴(yán)重、安逸現(xiàn)狀，不主動(dòng)做檔案的宣傳工作。

企業(yè)的檔案工作要保留要發(fā)展，檔案人員應(yīng)積極行動(dòng)起來(lái)，為了企業(yè)的利益和企業(yè)的檔案工作，要敢于丟掉面子，邁出本部門的小圈子積極主動(dòng)地開(kāi)展宣傳工作，宣傳檔案工作的重要性,檔案具有潛在的價(jià)值能給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，宣傳企業(yè)改制與檔案工作的關(guān)系，并宣傳企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成檔案材料的收集、整理、歸檔的重要性和必要性，以引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的重視，支持檔案工作人員參與改制工作。

（二）務(wù)實(shí)基礎(chǔ),確保立卷質(zhì)量

陜能集團(tuán)按照集中統(tǒng)一管理的模式，對(duì)集團(tuán)本部1991年成立以來(lái)文書、會(huì)計(jì)、基建、房產(chǎn)、地質(zhì)、撤并、實(shí)物、聲像、設(shè)備等九類共7198卷、55446件檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。著力體現(xiàn)以法治檔原則,使檔案的收、管、用切實(shí)按照檔案法的規(guī)定有程序地運(yùn)行,逐步形成集中統(tǒng)一、功能齊全、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、靈活高效的企業(yè)檔案管理體系。

確保檔案立卷質(zhì)量,應(yīng)從以下幾方面著手:

1、文件材料收集要齊全完整。企業(yè)在日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成許多文件材料,例如:召開(kāi)重要會(huì)議形成的文件材料;重大事件、重大活動(dòng)形成的文件材料等,對(duì)這些文件材料要及時(shí)收集,最大限度地記錄歷史過(guò)程。對(duì)于發(fā)文和收文,屬于歸檔范圍的文件材料要及時(shí)登記、存檔,對(duì)每份文件的來(lái)龍去脈做到心中有數(shù)。承辦部門辦理完畢后要及時(shí)清退,文書人員要定期清退未辦結(jié)的文件。同時(shí),還應(yīng)及時(shí)收集企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人或部門工作人員參加各種會(huì)議帶回的文件材料。

2、科學(xué)分類,合理組卷。根據(jù)企業(yè)情況制定科學(xué)有效的分類方案,判定每份文件的價(jià)值,去粗取精,按分類原則,在問(wèn)題相同、期限一致的情況下,合并同類項(xiàng),優(yōu)化組卷,在每卷內(nèi)按文件形成規(guī)律,進(jìn)行卷內(nèi)文件排列,經(jīng)過(guò)鑒定的文件組卷后,應(yīng)齊全完整、突出核心、分類清楚、組卷合理。

3、劃分保管期限,擬寫案卷題名。做到保管期限劃分準(zhǔn)確,卷內(nèi)目錄填寫清晰,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切。

（三）做好服務(wù),強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用

檔案使用是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的主要途徑。一要轉(zhuǎn)變坐、等、靠的被動(dòng)思維方式,樹(shù)立主動(dòng)積極直接參與的動(dòng)態(tài)思維。檔案工作者的一切活動(dòng)都要以企業(yè)經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)為中心,直接參與企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng),使檔案管理的目標(biāo)與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)一致起來(lái)。二要實(shí)行檔案咨詢服務(wù),根據(jù)利用者的需求,幫助解決難題。三要開(kāi)放用活檔案信息,隨著企業(yè)的發(fā)展,主動(dòng)、連貫、及時(shí)地挖掘和提供檔案信息,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),做到企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)展到哪里,檔案工作就延伸到哪里。四要編研資料,根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要,對(duì)企業(yè)檔案中儲(chǔ)存的大量信息進(jìn)行有目的、有計(jì)劃的整理、篩選,經(jīng)過(guò)分析、研究、綜合、歸納、提煉出典型性、規(guī)律性的結(jié)論,編輯加工成能說(shuō)明某一主題的匯編、簡(jiǎn)介等,及時(shí)為利用者提供服務(wù)。

（四）創(chuàng)新發(fā)展理念，革新技術(shù)

社會(huì)信息化程度的大幅提高，各行各業(yè)對(duì)信息依賴程度的逐步加強(qiáng)，促進(jìn)了各種信息系統(tǒng)的建成和投入使用。檔案管理的數(shù)字化、信息化是現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)檔案管理的必然要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法完全緩解越來(lái)越多的國(guó)有企業(yè)檔案給保管和服務(wù)帶來(lái)的壓力。因此國(guó)有企業(yè)應(yīng)該在信息化建設(shè)和檔案管理上進(jìn)行必要的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，對(duì)原有設(shè)施進(jìn)行改造，利用現(xiàn)代技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，按照《歸檔文件整理規(guī)范》要求，提高管理效率，提升管理質(zhì)量，有力促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。2015年陜能集團(tuán)本部建立了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)1991年成立以來(lái)永久、長(zhǎng)期保存的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，累計(jì)掃描500111張，錄入案卷信息7198條、文件信息55446條，掛接電子文件37615件。系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，檔案查詢量已達(dá)38142人次，極大地提高了檔案的利用率和辦公效率。

（五）強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求承擔(dān)這項(xiàng)工作的人員既要有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感、良好的道德操守、沉穩(wěn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，又要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和利用現(xiàn)代科技手段管理檔案的基本技能。國(guó)有企業(yè)要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、注重實(shí)效”的原則，投入必要的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，組織檔案管理人員參加省、地、市檔案管理部門舉辦的各類培訓(xùn)班，開(kāi)拓視野、更新知識(shí)、提高技能、增強(qiáng)素質(zhì)，有條件的國(guó)有企業(yè)要把檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)職能與本人收入掛鉤，有利于調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

企業(yè)檔案工作者必須緊緊抓住為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)這條主線,進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案工作管理模式多樣化,管理行為法制化,服務(wù)內(nèi)容綜合化。企業(yè)檔案部門服務(wù)對(duì)象不但要面向企業(yè),而且要面向市場(chǎng),實(shí)現(xiàn)高效服務(wù),依靠科技興檔,探索與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng),符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展要求的檔案工作新路。

(作者單位：陜西能源集團(tuán)有限公司)