文/李影溪

人事檔案利用情況統(tǒng)計(jì)分析與研究

文/李影溪

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是個(gè)人品性道德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的真實(shí)反映，是全方面考察了解、選擇使用人才的重要依據(jù)。人事檔案作為高校人才信息的載體，只有通過服務(wù)與利用才能體現(xiàn)并發(fā)揮出人事檔案的效用，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值

本文以某重點(diǎn)高校為例，對(duì)該高校人事檔案在2010～2015五年間的利用情況進(jìn)行了數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，通過掌握人事檔案的利用情況，探尋影響檔案利用率的原因，并思考提升檔案利用率的對(duì)策。

一、對(duì)象與內(nèi)容

（一）人事檔案庫存情況

該高校是一所以工為主，理工結(jié)合，人文社會(huì)科學(xué)與基礎(chǔ)學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展的重點(diǎn)大學(xué)，學(xué)校全體在編教職工的人事檔案都由人事處統(tǒng)一管理。該校人事檔案室設(shè)有在職人員、離退休人員、去世人員共3間人事檔案庫房，截至2015年12月31日，庫存人事檔案總計(jì)為5426卷。該校人事檔案服務(wù)對(duì)象主要是本校各職能機(jī)關(guān)和教職工，同時(shí)也兼顧社會(huì)及上級(jí)主管部門等。

（二）資料來源

該校在人事檔案的日常管理工作中有著嚴(yán)格的規(guī)范和制度。人事檔案室建立了包括檔案查（借）閱、檔案材料收集、檔案保管保密、材料鑒別歸檔等制度。本研究數(shù)據(jù)來源為 2010～2015年五年間該高校人事處檔案室“檔案查閱登記簿”、“檔案借閱登記簿”、“檔案材料歸入登記簿”、“檔案轉(zhuǎn)遞登記簿”中的原始數(shù)據(jù)。登記簿清楚明確地記載了人事檔案材料的收集、歸入、轉(zhuǎn)遞及查（借）閱情況。原始數(shù)據(jù)的記錄是此次統(tǒng)計(jì)研究的基礎(chǔ)，它確保了研究結(jié)果的可信度和可靠性。

（三）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容

（1）人事檔案庫存總數(shù)與利用情況，主要統(tǒng)計(jì)該高校人事檔案的利用卷次和利用率。（2）人事檔案利用方式情況，主要統(tǒng)計(jì)該高校人事檔案的查閱、借閱以及檔案材料補(bǔ)充歸入的檔案利用比率。（3）被利用的人事檔案人員類型情況，主要統(tǒng)計(jì)該高校被利用的人事檔案分別在在職人員，離退休人員和去世人員之間的比率。（4）人事檔案服務(wù)對(duì)象類別情況，主要統(tǒng)計(jì)該高校人事檔案室服務(wù)與接待利用人事檔案的組織、個(gè)人和社會(huì)三類對(duì)象利用人事檔案的比率。

二、方法與分析

（一）統(tǒng)計(jì)方法

人事檔案利用率作為一個(gè)概念被進(jìn)行探討與研究，起源是將圖書館學(xué)中的圖書利用率評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了模仿，而后產(chǎn)生了計(jì)算檔案利用率的公式。

當(dāng)今學(xué)術(shù)界對(duì)于檔案利用率的計(jì)算方式主要持三種觀點(diǎn)：

第一種觀點(diǎn)認(rèn)為，在一定時(shí)間內(nèi)，檔案利用率就是被提供利用檔案的數(shù)量與館藏檔案總量的比較關(guān)系，即：檔案利用率=被提供利用檔案的數(shù)量（卷、冊(cè)）/藏檔案總量（卷、冊(cè)）×100%。第二種觀點(diǎn)是將檔案被利用的總次數(shù)代替了檔案利用的總數(shù)量進(jìn)行計(jì)算，即：檔案利用率=被提供利用檔案的數(shù)量（卷次、冊(cè)次）/館藏檔案總量（卷、冊(cè)）×100%。第三種觀點(diǎn)則是將檔案編研材料的利用數(shù)量或次數(shù)計(jì)算到檔案利用率中，即檔案利用率=被提供利用檔案（原件、檔案編研產(chǎn)品）的數(shù)量/館藏檔案總量（卷、冊(cè)）×100%。

本文進(jìn)行的相關(guān)研究采用了第二種觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為對(duì)于同一卷檔案來說，利用者的目的各不相同，檔案所產(chǎn)生的作用與效用也各有不同。

（二）統(tǒng)計(jì)情況分析

1.人事檔案總體利用率統(tǒng)計(jì)情況

相關(guān)數(shù)據(jù)顯示近五年來該高校人事檔案庫存量成上升狀態(tài)，以每年約百余份的上升態(tài)勢(shì)增長(zhǎng)。近五年的人事檔案利用卷次在2011～2014年的四年間基本持平，在2015年有明顯上升趨勢(shì)。

2.人事檔案利用方式統(tǒng)計(jì)情況

人事檔案產(chǎn)生效益方法是利用，利用人事檔案提供或證明相關(guān)信息，才能使人事檔案發(fā)揮效用。筆者認(rèn)為，人事檔案的利用方式不能只局限于提供人事檔案對(duì)外的查閱與借閱，還應(yīng)包括人事檔案管理人員對(duì)人事檔案材料的歸入與整理情況。人事檔案管理人員對(duì)人事檔案的整理，材料的歸入補(bǔ)充，信息的鑒別核對(duì)是人事檔案開放利用的起點(diǎn)，更是外界利用人事檔案查閱與借閱的基礎(chǔ)。所以，此次數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中總利用卷次包含了人事檔案對(duì)外提供的利用服務(wù)和人事檔案管理人員對(duì)內(nèi)的工作利用。

3.利用人事檔案人員類別統(tǒng)計(jì)情況

該校人事檔案主要有在職、離退休和去世三大類別，2010～2015年五年間該校在職人員的人事檔案利用率最高，其次是離退休人員的人事檔案，而去世人員的人事檔案利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他兩類人員。五年來在職人員的人事檔案共提供利用7018卷次，占五年利用總量的75.92%，對(duì)于在職人員的人事檔案利用范圍較廣，包括組織上對(duì)個(gè)人的考察、對(duì)“三齡兩歷”的認(rèn)定、個(gè)人因升學(xué)或出國等原因需要復(fù)印成績(jī)單或證明親屬關(guān)系等；離退休人員的人事檔案共提供利用2219卷次，占利用總量的24%。近年來，依據(jù)上級(jí)部門要求，對(duì)于部分干部退休需審批相關(guān)情況時(shí)，工作人員必須攜帶實(shí)體檔案前去辦理，除此之外，對(duì)于離退休人員的檔案借閱大多是為了撰寫訃告。去世人員檔案共提供利用7卷次，僅占利用總量的0.08%。對(duì)于去世人員的人事檔案利用主要為證明利用者與此人的親屬關(guān)系，多用于解決遺產(chǎn)繼承問題。

4.人事檔案服務(wù)對(duì)象統(tǒng)計(jì)情況

2010～2015年，該高校的人事處檔案室共接待利用者1778人次，平均約356人次/年；五年間，組織指派干部利用人事檔案為1474人次，占總接待量的82.9%，個(gè)人利用人事檔案為296人次，占總接待量的的16.65%，社會(huì)組織利用人事檔案為8人次，僅占總接待量的0.45%。組織對(duì)于檔案的利用率較高，在一定程度上也體現(xiàn)了人事檔案的保密性特征。

三、結(jié)論與反思

（一）強(qiáng)化人事檔案宣傳工作是增強(qiáng)利用者檔案意識(shí)的關(guān)鍵

因?yàn)槿耸聶n案嚴(yán)格的查（借）閱管理制度和保管保密規(guī)定，使外界對(duì)于人事檔案的利用抱著能省則省，甚至避而遠(yuǎn)之的態(tài)度。人事檔案神秘的色彩在人們心中根深蒂固，人們并不了解人事檔案中所歸入的材料和記載的內(nèi)容，這種情況就大大抑制了人事檔案的利用率。只有加強(qiáng)對(duì)于人事檔案利用的宣傳，才能增強(qiáng)檔案利用者的意識(shí)，同時(shí)提高人事檔案的利用率。該高校在人事網(wǎng)站上公布了人事檔案相關(guān)政策法規(guī)與辦事流程，且人事檔案工作人員對(duì)每年新接收的人事檔案都會(huì)進(jìn)行初步核查，并對(duì)檔案中的材料進(jìn)行鑒別與分類，當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案中缺少某些材料時(shí)，會(huì)通知本人及時(shí)補(bǔ)齊。通過這些舉措，強(qiáng)化了對(duì)于人事檔案的宣傳，同時(shí)提高教職工對(duì)于人事檔案的了解與重視程度。

（二）規(guī)范人事檔案管理工作是保障檔案統(tǒng)計(jì)利用的基礎(chǔ)

人事檔案工作人員將每一次的利用日期、利用者、利用目的等情況記載到檔案查（借）閱與材料歸入登記簿上，這一日常事務(wù)性工作為日后的統(tǒng)計(jì)研究打下了基礎(chǔ)。它不僅反映出了人事檔案管理人員的工作量，還便于發(fā)現(xiàn)與總結(jié)這一時(shí)期內(nèi)，人事檔案被提供利用的特點(diǎn)與規(guī)律。該校人事處檔案室一直嚴(yán)格按照檔案查（借）閱相關(guān)規(guī)定履行查（借）閱手續(xù)，在檔案查（借）閱登記簿上清楚準(zhǔn)確的記載了每一次人事檔案的利用情況，并確保記載到人事檔案的利用卷次。再通過統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)利用人事檔案查（借）閱和材料歸入情況的信息及變化規(guī)律，掌握利用者的需求特征，對(duì)于利用率較高的檔案信息采取統(tǒng)一錄入excel表格的形式將信息電子化，以便之后查找利用。這種做法不僅減輕了人事檔案管理人員進(jìn)行的重復(fù)性工作，還提升了工作效率。雖然對(duì)于人事檔案實(shí)體利用卷次會(huì)有一定影響，但此舉也朝著檔案信息電子化邁出了一步。

（三）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案服務(wù)觀念是提升檔案利用率的重心

長(zhǎng)期以來，人事檔案提供服務(wù)的方式限制于外界的需求，基本都是他人提出查（借）閱的要求，檔案工作人員按照制度提供所需內(nèi)容，這種提供服務(wù)的方式略顯被動(dòng)，并且容易使人事檔案在高校中的重要作用被忽視，有著“用起來重要，日常就忘掉”的尷尬處境。要讓人事檔案服務(wù)觀念由“被動(dòng)”化為“主動(dòng)”，才能使人事檔案發(fā)揮最大的價(jià)值，同時(shí)產(chǎn)生最大的效用。該校人事檔案管理人員摒棄了“重管理，輕利用”的服務(wù)觀念，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，嘗試轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案服務(wù)模式，在嚴(yán)格遵守人事檔案管理人員職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化檔案管理方式，根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)及檔案信息需求情況，主動(dòng)向單位和個(gè)人，將真實(shí)的信息提供給檔案利用者。

(作者單位：長(zhǎng)安大學(xué))