文/姚潔

地鐵工程檔案的信息化管理

文/姚潔

對(duì)于地鐵工程管理，信息化檔案資源起到了至關(guān)重要的作用，它能夠?yàn)槠髽I(yè)的持續(xù)性發(fā)展與生存提供必要的幫助與支持，能夠?yàn)槠髽I(yè)的后續(xù)工程的承接以及現(xiàn)在工程的后期維護(hù)提供有效的支撐，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工程與核心任務(wù)

隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，越來越多的工程開始投入建設(shè)并使用。隨著建設(shè)工程量的增加，越來越多的檔案管理工作急需解決與處理，而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于它的許多不足之處，已經(jīng)不再能夠滿足現(xiàn)代化工程檔案管理的需要，信息化的檔案管理也開始進(jìn)入工程建設(shè)管理之中。

一、地鐵工程檔案

地鐵工程檔案產(chǎn)生于地鐵施工的各個(gè)環(huán)節(jié)，整個(gè)地鐵施工項(xiàng)目中具有保存意義的、需要建檔存放的以及具有各種價(jià)值的文檔文件，都可以歸為地鐵工程檔案的管理之中。在地鐵工程建設(shè)項(xiàng)目中，需要建檔保存的資料類別十分廣泛，其中包含了對(duì)地鐵施工的監(jiān)理資料、地鐵工程質(zhì)量驗(yàn)收文件資料、購入相關(guān)設(shè)備的票據(jù)、工程設(shè)備和軌道安裝的資料、相關(guān)地鐵設(shè)備安裝與修理資料、項(xiàng)目施工、招標(biāo)、申請(qǐng)、備案的相關(guān)文件資料等。

二、工程檔案信息化管理

工程檔案的信息化管理工作主要是利用電腦等相關(guān)設(shè)備，將工程檔案的紙質(zhì)資料記錄在電腦文件或者錄入相關(guān)管理軟件中進(jìn)行保存，并可以實(shí)現(xiàn)方便、快捷、多次查詢利用的效果。建立健全工程檔案的信息化管理工作，極大的加快了檔案資料的接收、存儲(chǔ)、傳遞、查閱的效率，是檔案資料網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的基礎(chǔ)，可以在一定程度上加強(qiáng)地鐵施工的效率和質(zhì)量。

三、工程檔案信息化管理特征

對(duì)于工程檔案管理工作來說，由于工程施工本身存在的一些特殊性，此外加上檔案管理自身的特點(diǎn)，使得這項(xiàng)工作的信息化管理工作有了自己的特征：首先是其一次性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)的含義即是講整個(gè)工程從前期設(shè)計(jì)到后期工程交付是一個(gè)完整的過程，也就是說這個(gè)檔案管理中只會(huì)有一份完整的檔案。第二個(gè)特點(diǎn)便是真實(shí)性，這個(gè)特點(diǎn)是講檔案在建立過程中必須要嚴(yán)格依據(jù)相應(yīng)的現(xiàn)實(shí)進(jìn)行建立，只有真實(shí)的工程才能記錄到這一檔案中，只有這樣才能保證檔案管理的有效性。第三個(gè)特點(diǎn)是有效性，這一特點(diǎn)是指檔案中各個(gè)文件以及記錄都需要有效的記錄出地鐵工程的具體細(xì)節(jié)，都需要將工程的全部問題反映出來，有效性往往是檔案管理中較為重要的一個(gè)特點(diǎn)。

四、工程檔案信息化管理中存在的問題

1、硬件設(shè)施不完善，缺少整體規(guī)劃。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案資料的信息化建設(shè)，認(rèn)為只要將檔案資料記錄進(jìn)電腦里面就可以，沒有相關(guān)的資金預(yù)算，信息化硬件設(shè)施不完善；二是部分企業(yè)沒有一個(gè)清晰的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)檔案管理工作缺少整體的規(guī)劃建設(shè)。

2、檔案管理人員技能水平不高，盲目開展檔案的信息化工作。有些單位雖然有開展檔案信息化工作的意識(shí)，但是由于沒有一個(gè)科學(xué)的管理方法，盲目開展信息化工作，造成了不必要的財(cái)力物力的浪費(fèi)。

3、檔案信息化的開展不夠深入。目前很多企業(yè)的檔案信息化管理仍然滯留在文件掃描存檔和目錄錄入的初級(jí)階段，只是簡單的將檔案資料由紙質(zhì)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)為數(shù)字化存儲(chǔ)，并沒有進(jìn)行充分的利用。

4、沒有對(duì)信息化檔案進(jìn)行有效的整合利用。目前雖然有很多企業(yè)建立了大量的檔案信息資源，但是并沒有對(duì)其進(jìn)行有效的整合，還不能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)資源跨地域、跨平臺(tái)的傳遞、查閱等功能。

五、工程檔案信息化管理工作的幾點(diǎn)改進(jìn)建議

1、建立一套完善、有效的管理軟件

隨著工程量的不斷增加，工程檔案管理工作也越來越繁重，信息化管理對(duì)于檔案管理來說是一個(gè)十分不錯(cuò)的借鑒與幫助，它能夠有效的幫助工程檔案管理工作人員準(zhǔn)確及時(shí)地完成相應(yīng)的工程檔案的記錄與登記，降低了相應(yīng)的工程量。以往由于檔案管理所能夠使用的軟件種類繁多，沒有統(tǒng)一的要求與規(guī)定，很多專業(yè)都有一定的交叉性，對(duì)于辦公OA、合同管理以及物料管理等都沒有較好的鏈接口。這一連接口對(duì)于工程檔案管理人員來說至關(guān)重要，他能夠利用這一接口一鍵鏈接各個(gè)系統(tǒng)，將各個(gè)系統(tǒng)中有用的以及需要存留的資料進(jìn)行整理與歸類，并將其有效的管理與儲(chǔ)存。因此對(duì)于檔案管理工作來說，要建立一個(gè)較為有效、可靠的檔案信息化管理的應(yīng)用軟件，利用這一軟件對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行一鍵式管理，既方便了管理人員的工作，又提高了管理人員工作的有效性與準(zhǔn)確性，提高了工作效率。

2、改善檔案庫房信息化管理的硬件設(shè)施建設(shè)

地鐵工程的檔案管理，除了要對(duì)管理應(yīng)用軟件進(jìn)行升級(jí)與設(shè)計(jì)，還要對(duì)檔案管理庫房進(jìn)行現(xiàn)代化升級(jí)，打造一個(gè)較為先進(jìn)水平的檔案管理庫房，一方面能夠方便管理者準(zhǔn)確尋找相應(yīng)的檔案，另外一方面也能提高檔案的保存質(zhì)量，有利于長期保存。

3、加強(qiáng)檔案管理工作人員的信息化技能培訓(xùn)

檔案管理工作，很多企業(yè)都是選擇一些文化水平相對(duì)較高的工作人員兼職負(fù)責(zé)，這些工作人員雖然文化水平達(dá)到了一定的程度，但是由于他們沒有進(jìn)行過專業(yè)的培訓(xùn)與訓(xùn)練，不能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行專門的學(xué)習(xí)與研究，沒有相應(yīng)的信息化管理的業(yè)務(wù)能力，導(dǎo)致他們不能夠有效的完成相應(yīng)的信息化管理工作。對(duì)于工程檔案的信息化管理工作來說，需要一批具有專業(yè)化技術(shù)的人員進(jìn)行，這些專業(yè)化的工作人員需要有相應(yīng)的信息化管理的技能與水平，在遇到相應(yīng)的工程管理中的問題以及信息化管理的問題時(shí)能夠及時(shí)解決難題。檔案管理工作人員應(yīng)該要積極的參與到整個(gè)工程的建設(shè)中來，無論是前提的設(shè)計(jì)制圖、中期的修改調(diào)整、后期的施工以及完工交付，檔案管理人員都要充分的參與進(jìn)去，只有充分了解到其中工程中的一些問題，才能在進(jìn)行檔案管理時(shí)進(jìn)行更好地分類與歸檔。

4、積極開發(fā)工程檔案資源

檔案管理信息化管理工作，不僅僅能夠有效地使用到地鐵工程中，對(duì)于其他的一些企業(yè)事業(yè)單位同樣可以有效利用，檔案管理工作的服務(wù)宗旨是為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，更好服務(wù)更多的工作是它自身價(jià)值提升與體現(xiàn)的最好方式?；谶@方面的考慮，對(duì)于檔案管理來說，需要使用統(tǒng)一化的管理軟件，方便在后期的各項(xiàng)單位的使用中更好地融合與貫通。另外，需要讓檔案管理人員參加一系列的培訓(xùn)工作，讓他們能夠較好地了解信息化檔案管理工作的重要性以及管理的操作要點(diǎn)，能夠較好地使用這一先進(jìn)的信息化檔案管理工具。此外，對(duì)于檔案管理工作人員來說還應(yīng)該將編制好的檔案進(jìn)行存檔管理，對(duì)于不同工程的檔案要進(jìn)行分類儲(chǔ)存，保證后期使用時(shí)能夠準(zhǔn)確定位與查找，方便后期的檢查與使用。實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身各類檔案資源統(tǒng)一、集中管理，并在此基礎(chǔ)之上提高企業(yè)檔案跨部門、跨地區(qū)的利用效率。為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與各級(jí)管理者提供決策參考與信息服務(wù)，提高企業(yè)管理、科研、基建、經(jīng)營、生產(chǎn)等工作的質(zhì)量與效率。為企業(yè)客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)一步建立企業(yè)的良好形象。

對(duì)于地鐵工程管理，信息化檔案資源起到了至關(guān)重要的作用，它能夠?yàn)槠髽I(yè)的持續(xù)性發(fā)展與生存提供必要的幫助與支持，能夠?yàn)槠髽I(yè)的后續(xù)工程的承接以及現(xiàn)在工程的后期維護(hù)提供有效的支撐，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工程與核心任務(wù)。因此，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作人員來說，最為重要的是要做好整個(gè)工程信息化檔案資源的收集、管理、利用等工作，只有這樣才能為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更好的條件，為社會(huì)效益的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：城市軌道交通工程有限公司）